Kế toán sửa chữa tài sản cố định

Tài sản cố định (TSCĐ)cũng là một phần trong Doanh nghiệp (DN). Đây được coi là giá trị cốt lõi của bộ máy DN.

Một DN không thể hoạt động khi không có tài sản. Qua năm tháng TSCĐ sẽ bị hao mòn dần => Vậy kế toán sửa chữa TSCĐnhư thế nào đối với DN?

Trong quá trình hoạt động, sử dụng, TSCĐ sẽ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Nhằm đảm bảo cho TSCĐvẫn có thể hoạt động bình thường trong suốt thời gian sử dụng, vận hành thì DN phải tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ khi bị hư hỏng, cụ thể như sau:

I. Phân loại sửa chữa TSCĐ trong DN:

1. Căn cứ theo quy mô sửa chữa TSCĐ

Dựa theo quy mô thực hiện sửa chữa TSCĐ thì công việc sửa chữa TSCĐđược chia làm 2 loại như sau:

– Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng: Đây là hoạt động sửa chữa nhỏ, bảo trì, bảo dưỡng theo yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo cho TSCĐcó thể hoạt động tốt, bình thường. Công việc sửa chữa được tiến hành thường xuyên và thời gian sửa chữa ngắn, chi phí sửa chữa thường phát sinh không lớn do vậy kế toán thực tế không phải lập dự toán.

– Sửa chữa lớn: Đây là hoạt động mang tính chất khôi phục, nâng cấp hoặc cải tạo khi TSCĐ bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu đảm bảo kỹ thuật để nâng cao năng lực sản xuất và hiệu suất hoạt động của tài sản. Thời gian tiến hành sửa chữa lớn thường dài và  mức chi phí phát sinh nhiều. Do vậy DN cần phải lập kế hoạch dự toán cho từng công trình sửa chữa lớn.

2. Căn cứ vào phương thức tiến hành sửa chữa TSCĐ

Dựa theo phương thức tiến hành sửa chữa TSCĐ theo 2 phương thức sau:

– Phương thức thuê ngoài: DN sẽ tổ chức cho các đơn vị bên ngoài đấu thầu hoặc giao thầu sửa chữa và ký hợp đồng sửa chữa với đơn vị trúng thầu hoặc nhận thầu. Hợp đồng phải quy định rõ về giá giao thầu sửa chữa TSCĐ, thời gian giao nhận, nội dung công việc sửa chữa,… Hợp đồng giao thầu sửa chữa TSCĐ sẽ là cơ sở để DN quản lý, kiểm tra, điều hành công tác sửa chữa TSCĐ.

– Phương thức tự làm: DN phải chi trả ra các khoản chi phí sửa chữa cho TSCĐ như: Chi phí vật liệu, phụ tùng hay nhân công,… Công việc sửa chữa TSCĐ có thể được thực hiện bởi bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ hay bộ phận sản xuất kinh doanh phụ của DN thực hiện.

II. Kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ

Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ khi phát sinh thường được kế toán hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có tài sản cố định sửa chữa.

1. Nếu TSCĐ do bộ phận có tài sản tự tiến hành sửa chữa

– Với trường hợp bộ phận có TSCĐ tự tiến hành sửa chữa, ghi:

Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ – Thông tư  200/2014/TT-BTC)

Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa cần phân bổ dần)

      Có TK 111/152/334,…

– Đồng thời kế toán xác định mức phân bổ tính vào chi phí SXKD từng kỳ, ghi:

Nợ TK 627/641/642

      TK Có 242 – Chi phí trả trước.

2. Nếu do bộ phận phụ tiến hàng sửa chữa: Trường hợp TSCĐ được bộ phận phụ thực hiện tiến hành sửa chữa mà chi phí không tập hợp riêng cho bộ phận phụ thì kế toán thực hiện hạch toán như nghiệp vụ “1” nêu trên.

3. Nếu sửa chữa do bộ phận phụ và DN có tập hợp riêng chi phí

Trường hợp TSCĐ do bộ phận phụ tiến hành sửa chữa mà doanh nghiệp có tập hợp chi phí riêng cho từng bộ phận sản xuất phụ thì kế toán thực hiện tập hợp chi phí để tính giá thành công trình sửa chữa. Sau đó phân bổ gia thành dịch vụ sửa chữa cho bộ phận sử dụng tài sản đó.

– Khi chi phí sửa chữa phát sinh, ghi:

Nợ TK 621/622/627

      Có TK 111/152/153/154,…

– Cuối kỳ kết chuyển chi phí cho bộ phận sản xuất phụ, ghi:

Nợ TK 154 – Chi tiết bộ phận sản xuất phụ

      Có TK 621/622/627

– Khi thực hiện bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành cho bộ phận sử dụng thì căn cứ giá trị sửa chữa hoàn thành do bộ phận sản xuất phụ cung cấp, ghi:

Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ)

Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa cần được phân bổ)

      Có TK 154 – Chi tiết cho phân xưởng sản xuất phụ

Đồng thời xác định mức phân bổ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận sử dụng TSCĐ từng kỳ, ghi:

Nợ TK 627/641/642

      Có TK 242: Chi phí trả trước

4. Nếu thuê bên ngoài sửa chữa TSCĐ

Trường hợp DN thuê ngoài sửa chữa TSCĐ thì số tiền phải trả cho đơn vị sửa chữa, ghi:

Nợ TK 627/641/642/242

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

      TK Có 111/331…

III. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ

* Để phản ánh tình hình sửa chữa lớn TSCĐ => Sử dụng TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (TK cấp 2: 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ).

* Phương pháp kế toán sửa chữa lớn TSCĐ trong các trường hợp cụ thể như sau:

1. Nếu DN có kế hoạch sửa chữa ngay từ đầu năm

Khi DN đã lên kế hoặc sửa chữa lớn TSCĐ từ đầu năm thì DN có thể trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch cụ thể:

1.1. Hàng kỳ, kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch, ghi:

Nợ TK 627/641/642

      Có TK 335 – Chi phí phải trả

1.2. Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

      Có TK 111/152/153/214/334/338…

1.3. Khi công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn  thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

      Có TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

1.4. Kế toán tiến hành xử lý số chênh lệch số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh so với số được trích trước theo kế hoạch (Nếu có), ghi:

– Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước thì sẽ trích bổ sung, ghi:

Nợ TK 627/641/642…

      Có TK 335 – Chi phí phải trả

– Nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn số trích trước thì ghi giảm chi phí (Theo Luật thuế TNDN) hoặc ghi tăng thu nhập khác (Căn cứ theo VAS 15 – Chuẩn mực kế toán số 15), ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

      Có TK 627/641…

      Hoặc Có TK 711 – Thu nhập khác

2. Nếu DN không có kế hoạch trích trước

Trường hợp DN không có kế hoạch trích trước thì DN sẽ phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn vào các đối tượng có liên quan.

2.1. Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ.

      Có TK 111/112/331…

2.2. Khi công trình sửa chữa lớn đã hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn để phân bổ dần, ghi:

Nợ TK 242

      Có TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

2.3. Phân bổ chi phí từng kỳ vào các đối tượng sử dụng có liên quan, ghi:

Nợ TK 627/642/642

      Có TK 242

3. Sửa chữa lớn mang tính chất nâng cấp, cải tạo

DN thực hiện sửa chữa lớn TSCĐ mang tính chất nâng cấp, cải tạo làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Các trường hợp ghi sổ cụ thể như sau:

3.1. Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn mang tính chất nâng cấp, cải tạo TSCĐ hữu hình sau ghi nhận ban đầu, ghi:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

     Có TK 111/152/331/334…

3.2. Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành đưa TSCĐ vào sử dụng

– Những chi phí phát sinh không thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình, ghi:

Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ)

Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa lớn)

      Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

– Những chi phí phát sinh mà thỏa mãn tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình, ghi sổ:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

      Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang