Kế toán bán hàng (sales accountant) là gì? Các công việc cần làm

Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là vị trí có nhiệm vụ ghi chép, quản lý toàn bộ các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Phản ánh kịp thời và chính xác qua việc ghi hóa đơn kinh doanh, ghi sổ chi tiết doanh thu hàng bán, thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp, lập báo cáo bán hàng theo quy định…

Việc bán hàng được coi là khâu cuối cùng trong chuỗi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Khâu này cũng cần có cách thức quản lý, hạch toán riêng. Do vậy, phải có một phần hành kế toán đảm bảo vấn đề đó cho doanh nghiệp – đó là kế toán bán hàng. Hy vọng sau bài viết này các bạn sẽ nắm rõ hơn về khái niệm kế toán bán hàng.

Khái niệm về kế toán bán hàng (Sales Accountant)

Kế toán bán hàng là một vị trí trong bộ máy kế toán, đảm nhận các công việc ghi chép, theo dõi, tổng hợp số liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp.

Tùy thuộc quy mô doanh nghiệp, bộ máy kế toán, số lượng nghiệp vụ phát sinh mà vị trí kế toán bán hàng sẽ là một vị trí riêng biệt hoặc gộp cùng với các vị trí kế toán khác. Trong những doanh nghiệp lớn và phát sinh nhiều nghiệp vụ bán hàng, vị trí kế toán bán hàng có thể cần vài người để xử lý công việc. Trong những doanh nghiệp nhỏ hơn, vị trí kế toán bán hàng thường kết hợp với vị trí kế toán công nợ phải thu, được gọi là kế toán bán hàng và công nợ phải thu hoặc vị trí kế toán bán hàng có thể kết hợp với các vị trí khác tùy theo đặc điểm doanh nghiệp. Còn trong các doanh nghiệp siêu nhỏ, chỉ có một hoặc hai người làm kế toán thì người đó sẽ phải kiêm nhiệm tất cả các vị trí kế toán, bao gồm cả kế toán bán hàng.

Xem thêm: Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

Kế toán bán hàng làm những công việc gì?

Công việc chính của kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là ghi chép chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với một doanh nghiệp hoạt động bình thường, các nghiệp vụ kinh tế sẽ phát sinh liên tục, hàng ngày nên công việc của kế toán cũng phát sinh liên tục và gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp.

Lưu trữ hợp đồng, tạo mã khách hàng

Khi doanh nghiệp ký hợp đồng với khách hàng mới, kế toán bán hàng cần lưu trữ hợp đồng kinh tế. Đồng thời, tạo mã khách hàng mới trên phần mềm kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ.

Nếu khách hàng có thay đổi thông tin trên đăng ký kinh doanh, kế toán bán hàng phải cập nhật lại thông tin khách hàng trên phần mềm kế toán.

Tạo phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp báo giá, đơn đặt hàng của khách hàng gửi cho kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng căn cứ vào đó để xuất phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.

Lưu trữ hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra cần được lưu trữ đúng quy định. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang việc dùng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy như trước kia. Kế toán bán hàng cần tìm hiểu các quy định liên quan về việc lưu trữ hóa đơn điện tử để thực hiện đúng.

Tổng hợp báo cáo doanh thu

Kế toán bán hàng là người nắm số liệu liên quan đến công tác bán hàng của doanh nghiệp. Định kỳ, kế toán bán hàng sẽ làm các báo cáo theo yêu cầu của cấp quản lý để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Các báo cáo cần đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời.

Kiến thức và kỹ năng của kế toán bán hàng

Nói riêng về vị trí kế toán bán hàng thì đây không phải là một vị trí yêu cầu am hiểu quá sâu về nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên, để làm tốt vị trí kế toán bán hàng thì cũng cần có những kiến thức và kỹ năng nhất định để phục vụ cho công việc.

Kỹ năng excel

Kế toán bán hàng sẽ phải xử lý một lượng dữ liệu rất lớn nên kỹ năng sử dụng excel là một kỹ năng cơ bản và rất quan trọng trong công việc. Bạn cứ thử tưởng tượng, hàng ngày kế toán phải xử lý cả nghìn hóa đơn thì không thể ngồi làm việc thủ công được. Ngay cả khi có phần mềm kế toán thì với dữ liệu lớn, bạn vẫn cần excel để hỗ trợ nhập liệu vào phần mềm.

Việc học exel nên tập trung vào các hàm cơ bản và dùng nhiều như: Vlookup, sumif, subtotal, countif, sum,…và cách kết hợp các hàm với nhau.

Kỹ năng giao tiếp

Kế toán bán hàng phải làm việc thường xuyên với khách hàng bên ngoài và khách hàng nội bộ chủ yếu là phòng kinh doanh. Vì vậy, kế toán bán hàng cần học cách giao tiếp hiệu quả để hỗ trợ công việc.

Kiến thức kế toán

Đã là một kế toán thì cần có kiến thức về kế toán. Như đã nói ở trên, kế toán bán hàng không yêu cầu am hiểu quá sâu về nghiệp vụ kế toán nhưng những kiến thức cơ bản về kế toán thì phải có.

Đó là những kiến thức về hạch toán khi bán hàng, khi thu hồi công nợ; thời điểm ghi nhận doanh thu;…

Kiến thức về thuế, quy định của pháp luật

Ngoài kiến thức về kế toán thì kế toán bán hàng cần tìm hiểu các quy định về thuế. Giữa kế toán và thuế có nhiều quy định khác nhau, ở phần bán hàng thì đó là thời điểm ghi nhận doanh thu. Thường thì các doanh nghiệp sẽ ghi nhận theo quy định của thuế vì liên quan đến việc kê khai, nộp thuế và công tác thanh kiểm tra.

Kế toán bán hàng cần tìm hiểu quy định về hóa đơn giá trị gia tăng do hóa đơn liên quan trực tiếp đến doanh thu. Do đó nó cũng liên quan đến phần thuế giá trị gia tăng đầu ra và thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Những phần này rất được cơ quan thuế quan tâm khi thanh tra tại đơn vị.

Kế toán bán hàng là vị trí không quá khó nhưng cũng yêu cầu những kiến thức kỹ năng nhất định để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Nhờ thông tin từ Kế toán bán hàng, doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về tình hình bán hàng. Từ đó tìm những thiếu sót trong quá trình mua, bán, dự trữ hàng hóa. Cuối cùng đưa ra những phương án, điều chỉnh nhằm thu được lợi nhuận cao nhất.

Tìm hiểu các tính năng phần mềm Kaike hỗ trợ kế toán bán hàng tại đây.

Sử dụng phần mềm kế toán Kaike Free

Hỗ trợ doanh nghiệp siêu nhỏ tham gia chuyển đổi số kế toán, GMO thực hiện chương trình tặng miễn phí phiên bản Kaike Free

TRẢI NGHIỆM NGAY

Các tìm kiếm liên quan đến chủ đề “kế toán bán hàng”

Hạch toán kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng là gì

Bài tập kế toán bán hàng
Báo cáo thực tập kế toán bán hàng

Nghiệp vụ kế toán bán hàng
Tài khoản kế toán bán hàng

Giáo trình kế toán bán hàng
Quy trình kế toán bán hàng