Kế hoạch kinh doanh là gì? Hướng dẫn 5 bước lập kế hoạch kinh doanh

Dù bạn đang vận hành doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ thì đều cần có kế hoạch kinh doanh. Nó là yếu tố quyết định các ý tưởng kinh doanh của bạn có khả thi hay không. Bài viết này sẽ chia sẻ về tầm quan trọng của kế hoạch kinh doanh. Cùng với đó là các yếu tố ảnh hưởng cũng như cách lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả. 

Kế hoạch kinh doanh (Business Plan) chính là tài liệu mô tả quá trình kinh doanh trong 1 khoảng thời gian của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp đều cần có kế hoạch kinh doanh cho từng giai đoạn. Thậm chí là cho từng phòng ban và bộ phận. 

Những người đóng vai trò thiết lập doanh nghiệp sẽ là người lập kế hoạch kinh doanh. Đó có thể là giám đốc điều hành, giám đốc kinh doanh hoặc là giám đốc marketing. Việc lập được một kế hoạch càng cụ thể, chi tiết thì cơ hội thành công sẽ càng cao. Một số doanh nghiệp còn hoạch định trước được các tình huống xảy ra để ứng phó. Điều này là điều vô cùng cần thiết và nên làm.

Tầm quan trọng của kế hoạch kinh doanh đối với doanh nghiệp

Trên thực tế thì việc cấp vốn vay cho doanh nghiệp dựa vào kế hoạch kinh doanh (KHKD). Các nhà đầu tư sẽ dựa vào tính khả thi của nó để quyết định có cho doanh nghiệp vay vốn hay không. Tuy nhiên, ngoài lý do này ra thì vẫn còn rất nhiều lý do mà doanh nghiệp cần có KHKD. 

• Doanh nghiệp có kế hoạch về phạm vi kinh doanh (thời gian, tài chính, nguồn lực…).

• Giúp doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định mang tính chiến lược hơn. 

• Giúp dễ dàng truyền đạt tầm nhìn, xây dựng niềm tin cho đội ngũ nhân viên. 

• Giúp phát hiện ra những điểm yếu, điểm bỏ sót của doanh nghiệp. 

KHKD có thể được chia thành các loại cụ thể sau: 

KHKD khởi nghiệp

Đây là kế hoạch dành cho những ai mới kinh doanh. Kế hoạch này sẽ gồm các thông tin khái quát về sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp định triển khai. Trong đó sẽ bao gồm cả đội ngũ quản lý và chuỗi cung ứng.

KHKD nội bộ

Kế hoạch này tập trung vào cụ thể một bộ phần của doanh nghiệp. Ví dụ như bộ phận Sales lập ra bản kế hoạch để tính chi phí, lợi nhuận tiềm năng. Đồng thời giúp kiểm tra được tính hình hiện tại của phòng, từ đó có phương án cải thiện.

KHKD chiến lược

Thời hạn của kế hoạch chiến lược thường trong khoảng 5 năm. Nó xoay quanh các vấn đề như tầm nhìn, sứ mệnh, cách để đạt được mục tiêu. 

KHKD khả thi

Kế hoạch này giống như một giải pháp khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gặp biến động. Lập ra kế hoạch này nhằm giúp cải thiện tình hình của doanh nghiệp. Nó sẽ nhắm tới một đối tượng mục tiêu cụ thể. 

Lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thường căn cứ vào mấy yếu tố?

Việc lập KHKD có thể dựa vào 6 yếu tố chính sau để đạt được kết quả tối ưu nhất.

Tóm tắt điều hành 

Phần tóm tắt điều hành sẽ phác thảo công ty. Nó sẽ bao gồm tuyên bố sứ mệnh, ban lãnh đạo, nhân viên, hoạt động và vị trí của công ty. 

Sản phẩm và dịch vụ

Phần này sẽ phác thảo các sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp. Nó có thể bao gồm giá cả, tuổi thọ và lợi ích của sản phẩm/dịch vụ. 

Phân tích thị trường

Đây là phần chỉ ra đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp là ai. Đối thủ này có vị trí thế nào trong ngành, điểm mạnh và điểm yếu ra sao? 

Chiến lược tiếp thị

Phần chiến lược tiếp thị sẽ mô tả cách thức doanh nghiệp thu hút khách hàng và tiếp cận người dùng. 

Lập kế hoạch tài chính 

Phần kế hoạch tài chính sẽ giúp thu hút các bên đọc kế hoạch kinh doanh. Doanh nghiệp của bạn cũng có thể cho thêm các dự kiến trong tương lai. 

Ngân sách

Phần ngân sách sẽ bao gồm các chi phí liên quan tới sự phát triển của doanh nghiệp. Đó là chi phí về nhân sự, sản xuất, tiếp thị…

Hướng dẫn Cách lập kế hoạch kinh doanh (các bước lập kế hoạch kinh doanh)

Bước 1: Lên ý tưởng kinh doanh

Muốn thành công, một KHKD cần có những ý tưởng kinh doanh độc đáo. Một ý tưởng kinh doanh độc đáo tất nhiên cần không đụng hàng. Hơn nữa, nó còn cần hợp thị hiếu khách hàng hiện tại. Tất cả sẽ quyết định tới hơn 50% tỷ lệ thành công cho kế hoạch kinh doanh. 

Bước 2: Phân tích thị trường 

Phân tích thị trường bạn cần làm những gì? Tập trung tìm hiểu về thị trường mình đang hướng tới. Khách hàng có sở thích, thói quen và hành vi mua sắm là gì? 

Ngoài ra, bạn còn phải tìm hiểu cả về đối thủ cạnh tranh của bạn. Thậm chí các đối thủ thuộc thị trường khác để vừa học hỏi, vừa đúc rút kinh nghiệm. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng tấn công vào thị trường mục tiêu của mình hơn. 

Bước 3: Tiếp cận và nắm bắt xu hướng của khách hàng

Tiếp cận khách hàng là điều không thể thiếu khi thực hiện một KHKD. Bởi chính khách hàng là người tiêu thụ sản phẩm/dịch vụ của bạn. 

Bạn có thể nắm bắt xu hướng của khách hàng bằng cách: trò chuyện với người dùng, thực hiện khảo sát thực tế… Khi bạn đã làm được điều này thì 60% là bạn có thể chiến thắng được đối thủ của mình. 

Bước 4: Biểu đồ SWOT

Ngoài việc hiểu được đối thủ cạnh tranh thì bạn cũng cần phải hiểu chính mình. Mô hình SWOT sẽ giúp bạn làm được điều đó. SWOT là viết tắt của 4 từ: 

• Strengths – Điểm mạnh 

• Weaknesses – Điểm yếu

• Opportunities – Cơ hội 

• Threats – Thách thức

Khi bạn đã biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình cũng như thấy được cơ hội, thách thức trước mắt, bạn sẽ dễ dàng xác định được hướng đi cho doanh nghiệp. Bạn sẽ sẵn sàng cho những biện pháp khắc phục điểm yếu, đối diện với thách thức.

Bước 5: Xây dựng các kế hoạch

Tại bước này, bạn sẽ xây dựng kế hoạch Marketing, Nhân sự và Tài chính. 

Kế hoạch marketing

Marketing là một phần không thể thiếu trong KHKD của doanh nghiệp. Nó giúp thương hiệu của bạn tiếp cận được nhiều đối tượng hơn. Nó quyết định tới khả năng tiêu thụ sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. 

Khi xây dựng kế hoạch marketing, bạn có thể định hướng các chiến lược cụ thể. Có thể là phát triển đa kênh, tham gia sàn thương mại điện tử, tiếp cận diễn đàn, mạng xã hội… Bên cạnh đó, một số chiến dịch thu hút khách hàng như khuyến mãi, tích điểm, mua 1 tặng 1… cũng là những ý tưởng hay cho bản kế hoạch của bạn. 

Kế hoạch về nhân sự

Yếu tố nhân sự là vấn đề mấu chốt giúp KHKD của bạn được vận hành suôn sẻ. Khi luôn trong trạng thái lục đục, thay đổi nhân viên thì kế hoạch của bạn rất dễ dàng “đổ sông đổ biển”. Vì thế, hãy cố gắng kiểm soát được các vị trí như nhân viên kinh doanh, kế toán, quản lý… Đồng thời, bạn cũng cần kế hoạch đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên. Điều này sẽ giúp bạn vừa quản lý được nhân sự tốt hơn vừa tối đa hóa được nguồn lực nội bộ. 

Kế hoạch tài chính

Để duy trì được hoạt động của doanh nghiệp, dòng tiền luôn cần đảm bảo. Đặc biệt là một kế hoạch hay một chiến lược nào đó được triển khai thì nguồn vốn phải luôn ổn định. Đó cũng là lý do bạn cần tính toán cho một bản kế hoạch tài chính thật chuẩn chỉnh. 

Làm sao để phân bổ chi tiêu hiệu quả, giúp doanh nghiệp tăng thêm lợi nhuận. Một kế hoạch tài chính càng cụ thể càng làm tốt được điều này. 

Bước 6: Lập bảng kế hoạch kinh doanh

Sau khi đã có đầy đủ các thông tin nói trên, bạn có thể bắt tay vào lập bảng kế hoạch cụ thể. Bạn cũng có thể bổ sung thêm các phương án dự trù cho các tình huống bất ngờ. Và hãy đảm bảo rằng mọi thứ triển khai đều đã nằm trong kế hoạch. 

Một số lưu ý khi lập kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh cần ngắn gọn, súc tích

Hãy lập một dàn ý thật ngắn gọn, súc tích cho KHKD của bạn. Nó mang lại 2 lợi ích: 

• Bạn dễ dàng chỉnh sửa, theo dõi bao quát. 

• Người đọc dễ dàng tiếp cận, không cảm thấy chán.

Sử dụng ngôn từ phù hợp

Để dễ tiếp cận với bất cứ ai, hãy sử dụng ngôn từ phổ thông. Đặc biệt là lĩnh vực doanh nghiệp của bạn hoạt động mang tính chuyên ngành cao. Như công nghệ, phần mềm… Hãy tránh dùng những từ chuyên ngành hoặc viết tắt không quen thuộc. Hoặc nếu bắt buộc phải sử dụng thì hãy giải thích các thuật ngữ ở cuối mục lục của kế hoạch kinh doanh. 

Đừng quá lo lắng 

Thực tế thì không phải ai cũng là một chuyên gia kinh doanh, kể cả các chủ doanh nghiệp. Vì thế, hãy tiếp tục học hỏi và tìm kiếm những công cụ hỗ trợ bạn để phát triển.

Giải đáp một số thắc mắc khi xây dựng bản kế hoạch kinh doanh

Bản kế hoạch kinh doanh nên dài bao nhiêu?

Một bản KHKD chuyên nghiệp sẽ dài khoảng 30 – 50 trang. Việc viết kế hoạch có dài vừa dễ lan man vừa khiến người đọc khó tập trung. Bạn nên tập trung vào nội dung hơn là chú ý tới số trang của bản kế hoạch. 

Có cần chèn nhiều hình vào bản kế hoạch kinh doanh không? 

Việc chèn vào bản kế hoạch các hình ảnh, biểu đồ liên quan tới việc kinh doanh của doanh nghiệp là cần thiết. Nhưng chỉ nên duy trì ở mức độ cần thiết. Quá nhiều hình ảnh, bảng biểu, đồ họa sẽ khiến người đọc khó tập trung vào thông tin cần thiết. 

Doanh nghiệp không cần nguồn tài trợ thì có cần lập kế hoạch kinh doanh? 

Theo TinoHost thì dù bạn không cần gọi tài trợ thì vẫn cần có KHKD. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng trong quá trình hoạt động. Hơn nữa, nó cũng giúp ích cho bạn khi giao dịch với đối tác. Các đối tác sẽ cảm thấy tin tưởng và sẵn lòng hợp tác lâu dài khi một doanh nghiệp có KHKD rõ ràng. 

Các nhà đầu tư sẽ làm gì khi nhận được kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp? 

Trên thực tế, các nhà đầu tư có thể nhận được rất nhiều KHKD. Nhưng họ chỉ chọn ra số ít để đầu tư mà thôi. Bản kế hoạch của doanh nghiệp bạn sẽ qua rất nhiều giai đoạn xem xét, thảo luận. Thậm chí, họ sẽ tới doanh nghiệp của bạn để khảo sát. Khi bạn vượt qua tất cả giai đoạn này thì mới có thể nhận được sự đầu tư. 

Có nên sử dụng phần mềm để lập kế hoạch kinh doanh? 

Các phần mềm lập kế hoạch hiện nay mang lại nhiều tiện lợi cho chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn dùng phần mềm được thì người khác cũng dùng được. Do đó, tỷ lệ kế hoạch của bạn nhìn “hao hao” kế hoạch của người khác là khó tránh khỏi. Vì thế, đừng quá phụ thuộc vào phần mềm. Hãy tự lập một bản KHKD theo ý của mình. 

Lời kết

Bài viết trên đây là những kiến thức mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn về kế hoạch kinh doanh. Thông qua bài viết, hy vọng rằng các bạn đã hiểu hơn về kế hoạch kinh doanh cũng như nắm được các bước xây dựng KHKD một cách hiệu quả. Chúc doanh nghiệp của bạn thành công!