Kế hoạch kinh doanh là gì? Cách lập kế hoạch kinh doanh đúng chuẩn

Lập kế hoạch kinh doanh được biết là một nhiệm vụ quan trọng trong suốt quá trình xây dựng và phát triển của mọi đơn vị. Ngay cả khi bạn muốn kêu gọi vốn đầu tư, chắc chắn sẽ phải bạn trình bày, cung cấp rất nhiều tài liệu khác nhau và kế hoạch kinh doanh cũng nằm trong số đó để đánh giá cụ thể.

Hơn thế, để tồn tại và gặt hái được những thành quả lớn thì buộc các doanh nghiệp phải nắm vững tình hình hoạt động hiện tại, các ưu thế cạnh tranh, mục tiêu, đối thủ và định hướng tương lai. Vì thế mà việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh đúng chuẩn, đảm bảo luôn là điều cần thiết.

Kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh hay còn được gọi là Business Plan là một dạng tài liệu chi tiết quá trình hoạt động kinh doanh trong suốt một giai đoạn, thời gian nhất định của các doanh nghiệp, công ty. Trong đó bao gồm rất nhiều đầu mục tài liệu nhỏ khác nhau như mục tiêu, định hướng, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch truyền thông, kế hoạch bán hàng,… Bản tài liệu này sẽ đưa ra một lịch trình hoạt động với các mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp hướng đến. Kế hoạch này sẽ đi kèm với những bản dự thảo về doanh thu, lợi nhuận và chi phí cho suốt quá trình thực hiện.

Bản kế hoạch kinh doanh cũng sẽ được phân chia thành nhiều loại khác nhau, như kế hoạch kinh doanh khởi nghiệp, kế hoạch kinh doanh nội bộ, kế hoạch kinh doanh chiến lược,… Nhưng điểm chung trong mọi bản kế hoạch phải mô phỏng được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. Tiến hành xây dựng “đường đi nước bước”, trong từng bước, từng bước cụ thể. Vì vậy, nó sẽ do các chủ doanh nghiệp, CEO, giám đốc kinh doanh hoặc những vị trí liên quan thiết lập lên.

Một bản kế hoạch kinh doanh không chỉ được áp dụng cho một hay một vài bộ phận trong doanh nghiệp. Mà nó sẽ được triển khai cho tất cả, vì vậy kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng bao nhiều thì càng dễ thực hiện bất nhiêu. Ngoài ra, còn một cách hiểu đơn giản hơn về kế hoạch kinh doanh mà bạn có thể ghi nhớ ngay lập tức. Theo đó, nhiều người vẫn luôn xác định nhiệm vụ và mục tiêu của việc lập kế hoạch kinh doanh chính là cụ thể hóa bản chiến lược kinh doanh với cả tá mục tiêu, lý tưởng hóa được xây dựng trước đó sao đạt kết quả tốt nhất.

Sự khác biệt giữa chiến lược và kế hoạch kinh doanh

Chiến lược kinh doanh hay kế hoạch kinh doanh đều là những thuật ngữ được đề cập đến thường xuyên. Ngay cả khi bạn phát triển một mô hình kinh doanh nhỏ, thì việc xây dựng, phác thảo hai bản tài liệu này luôn là điều không thể bỏ qua. Tuy nhiên, thực tế nhiều người vẫn hiểu sai về hai khái niệm này. Thậm chí còn sử dụng để thay thế chúng cho nhau trong nhiều trường hợp khác nhau, vì cho rằng ý nghĩa của chúng đều giống nhau. Nếu bạn cũng đang áp dụng với cách như vậy thì cần thay đổi ngay từ ngày hôm nay.

Trong môi trường kinh doanh, chiến lược và kế hoạch là hai khái niệm hoàn toàn độc lập. Dù xuất hiện cùng nhau, nhưng chúng thể hiện cho những ý nghĩa khác biệt hoàn toàn. Trước hết, bạn cần phải hiểu rằng chiến lược kinh doanh là một bản kế hoạch tập trung tổng thể được thiết kế để đạt được các mục tiêu kỳ vọng của doanh nghiệp. Như vậy, giữa chiến lược và kế hoạch kinh doanh sẽ có những điểm khác nhau như sau:

•    Chiến lược là một bản kế hoạch lớn với các phương án tốt nhất, đi kèm là các mục tiêu cụ thể. Kế hoạch là những dự đoán, sự chuẩn bị cho một kế hoạch thực hiện cho các mục tiêu trong chiến lược.
•    Chiến lược sẽ đưa ra các định hướng, mục tiêu và con đường mà doanh nghiệp cần phải đi. Kế hoạch giống như một tấm bản đồ để cho bạn biết mình cần phải đi như thế nào.
•    Có chiến lược thì mới có kế hoạch, chiến lược sẽ dẫn đến kế hoạch kinh doanh cụ thể.
•    Chiến lược là định hướng tương lai, kế hoạch là định hướng hành động.
•    Chiến lược là một phần của quyết định, kế hoạch là một phần của quá trình quản lý.

Tại sao cần phải lập kế hoạch kinh doanh?

Mọi người đều nói rằng, lập kế hoạch kinh doanh là một bước không thể thiếu trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể. Nhưng có lẽ nhiều bạn vẫn chưa hiểu vì sao nó lại được đánh giá quan trọng như vậy và tại sao chúng ta cần phải thức hiện điều này. Đối với những ai chưa tận tay hoặc tham gia vào quá trình xây dựng bản tài liệu này thì đây luôn là câu hỏi gây ra nhiều sự băn khoăn, tò mò. Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh, chắc chắn chúng ta không chỉ xây dựng duy nhất một bản kế hoạch. Đôi khi cùng lúc doanh nghiệp còn phải đưa ra nhiều bản kế hoạch chức năng khác nhau, để phục vụ cho các chiến lược cụ thể của mình.

Như các bạn đã biết, kế hoạch kinh doanh cũng sẽ được phân chia theo từng loại khác nhau và điều này phục thuộc vào chức năng, nhiệm vụ đảm nhận của nó. Tuy nhiên, trong đó nó sẽ cần phải giải quyết được ba vấn đề như sau: Đưa ra các quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh, có một kế hoạch hành động cụ thể và vạch rõ đường lối cần phải thực hiện. Vì vậy, lý do tại sao bạn cần phải hoàn thiện bản tài liệu này sẽ có 7 lý do dưới đây:

1.    Giúp đánh giá tính khả thi của ý tưởng, chiến lược kinh doanh.
2.    Giúp cụ thể hóa các mục tiêu kỳ vọng của doanh nghiệp.
3.    Giúp đánh giá các cơ hội phát triển của doanh nghiệp bạn.
4.    Giúp thu hút nguồn vốn đầu tư bên ngoài.
5.    Là công cụ điều tiết, quản lý vận hành doanh nghiệp.
6.    Xác định được khoảng mức chi phí cần bỏ ra cho hoạt động.
7.    Giảm thiểu các rủi ro, khó khăn mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

Cần chuẩn bị gì khi lập kế hoạch kinh doanh?

Như vậy, lập kế hoạch kinh doanh là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng, ngay từ những người tham gia xây dựng và đảm nhận chúng cũng đã thấy rõ điều này. Tất nhiên, với những bản kế hoạch đơn giản khác thì đội ngũ nhân viên hoàn toàn có thể thực hiện. Nhưng riêng với kế hoạch kinh doanh thì khả năng của họ là chưa thể, bởi nó còn liên quan đến nhiều thứ. Và chỉ những người đứng đầu, dày dặn kinh doanh, thực sự hiểu rõ về doanh nghiệp mới có thể đưa ra một bản tài liệu thực sự chất lượng.

Để lập kế hoạch kinh doanh bạn không thể cứ thể mà tiến hành được ngay lập tức, mà trước đó cần phải trải qua khâu chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu không có sự chuẩn bị này bạn có thể mất nhiều thời gian, nguồn lực hơn. Ngoài ra, việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cũng khó có thể đảm bảo về mặt kết quả tốt nhất. Trong đó, sẽ có 3 điều mà bạn cần phải chuẩn bị trước khi bắt tay vào việc lập kế hoạch kinh doanh.

1.    Thu thập thông tin, số liệu: Mỗi một bản kế hoạch kinh doanh được xây dựng sẽ được phục vụ cho một bản chiến lược, giai đoạn phát triển cụ thể. Nó vạch ra một bản đồ trong từng bước thực hiện của bạn, vì vậy nếu không có đầy đủ các thông tin, số liệu cần thiết thì mức độ khả thi là rất thấp.

2.    Chuẩn bị các tài liệu liên quan: Khi đã thu thập thông tin, số liệu đầy đủ bạn cần phải tiếp tục chuẩn bị các tài liệu liên quan để đính kèm với bản kế hoạch kinh doanh của mình. Như tài liệu về kế toán, báo cáo tình hình kinh doanh, bán hàng, marketing, tài liệu phân tích ngành,…

3.    Xác định người thực hiện:  Muốn mọi thứ được thực hiện một cách trôi chảy thì cần phải xác định rõ người thực hiện, ai làm việc, thời gian cụ thể ra sao.

Nguyên tắc trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh

Là một bản tài liệu được xây dựng chi tiết, phác thảo nên một tấm bản đồ hành động cho các doanh nghiệp. Nên lập kế hoạch kinh doanh cần phải thực hiện theo đúng chuẩn từng bước một. Nhưng kèm theo đó còn có cả những nguyên tắc hàng đầu, chi phối toàn bộ quá trình thực hiện của bạn. Việc bỏ qua các nguyên tắc sẽ khiến bạn dễ mắc phải những sai lầm trong quá trình thực hiện. Từ đó, khiến kế hoạch kinh doanh không khả thi, dễ rơi vào các rủi ro không mong muốn.

Sau đây sẽ là các nguyên tắc trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh mà bạn cần phải biết và thực hiện theo.

Nguyên tắc 1 – Trình bày kế hoạch ngắn gọn, súc tích: Một bản kế hoạch kinh doanh mà dài lê thê, lan man chắc chắn sẽ không một ai muốn đọc. Nhất là khi bạn sử dụng nó để đi kêu gọi nguồn đầu tư bên ngoài, hơn thế họ cũng sẽ đánh giá thấp đơn vị của bạn vì điều này. Vì vậy, hãy điều chỉnh sao cho ngắn gọn, tóm lược đầy đủ các ý chính cần làm nổi bật lên.

Nguyên tắc 2 – Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Kế hoạch kinh doanh được xây dựng ra để cho rất nhiều người khác tham khảo, tìm hiểu cũng như đánh giá. Chứ nó không phải chỉ dành riêng cho bạn hay phòng ban của bạn. Nên nguyên tắc thứ 2 mà chúng tôi muốn đề cập đến là việc sử dụng ngôn ngữ phải phù hợp với người đọc.

Nguyên tắc 3 – Giữ tinh thần thoải mái khi lập kế hoạch kinh doanh: Do vai trò của bản tài liệu này, nên mọi người thường xuyên căng thẳng, chịu sự mệt mỏi khi thưc hiện. Hãy giữ tinh thần thoải mái khi lập kế hoạch kinh doanh, bởi sự căng thẳng, mệt mỏi không bao giờ giúp chúng ta làm tốt việc gì.

Các đề mục quan trọng trong bản kế hoạch kinh doanh

Trong một bản kế hoạch kinh doanh bạn sẽ thấy rất nhiều đề mục khác nhau, điều này sẽ đảm bảo các định hướng, quyết định của bạn được tiến hành một cách hiệu quả nhất. Tưởng như đây là điều rất đơn giản, nhưng nhiều bạn khi thực hiện vẫn bị quên và không đề cập đến đầy đủ các đề mục quan trọng. Trong tất cả các đề mục thì sẽ có 6 đề mục không thể thiếu trong bản kế hoạch kinh doanh của bạn.

1.    Đề mục tóm tắt bản kế hoạch kinh doanh: Một bản kế hoạch kinh doanh thường rất dài, không phải ai cũng đủ nhẫn lại để xem kỹ từng trang một. Hơn thế, nhiều thông tin được truyền tải cũng khó mà ghi nhớ được tất cả. Lúc này đề mục tóm tắt sẽ là điều rất cần thiết mà bạn luôn phải có.

2.    Đề mục mô tả thông tin doanh nghiệp: Đề mục này bạn cần phải cung cấp tất cả các thông tin liên quan đến doanh nghiệp của mình như lịch sự hình thành và phát triển, giá trị cốt lõi, đội ngũ nhân viên,…

3.    Đề mục thông tin về sản phẩm, dịch vụ: Ngoài thông tin doanh nghiệp thì thông tin về sản phẩm, dịch vụ là đề mục tiếp theo cần phải có. Bạn cần cung cấp từ những thông tin cơ bản cho đến chi tiết về sản phẩm, dịch vụ của mình.

4.    Đề mục phân tích thị trường: Bao gồm đầy đủ các thông tin phân tích thị trường như xu hướng, nhu cầu, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa, khách hàng mục tiêu,…

5.    Đề mục báo cáo nhân sự, marketing, tài chính: Để triển xây dựng cũng như triển khai thành công kế hoạch kinh doanh sẽ phải sử dụng đến không ít nguồn lực, cùng với đó bạn phải nắm rõ tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.

6.    Đề mục tài liệu đính kèm: Đây cũng chính là một trong những phần cần phải chuẩn bị mà chúng tôi đã đề cập đến ở phần trên. Tài liệu đính kèm sẽ bao gồm nhiều loại khác nhau và thậm chí sẽ có cả giấy phép kinh doanh.

Các bước lập kế hoạch kinh doanh đúng chuẩn

Khi đã nắm rõ các nguyên tắc cũng như xác định chính xác các đề mục cần phải có, lúc này bạn sẽ bắt tay vào việc lập một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh cho mình. Tất nhiên, không phải ai ngay từ ban đầu cũng đã biết cách xây dựng một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo. Ngay cả các bị giám đốc, quản lý cấp cao cũng vậy, họ cũng phải học hỏi rất nhiều. Thậm chí, còn là mắc nhiều sai sót trước đó mới có thể rút ra được nhiều bài học xương máu cho mình.

Như bạn hiện tại, nếu đây là lần đầu tiên lập kế hoạch kinh doanh cũng không phải quá lo lắng. Điều này chỉ khiến bạn càng mệt mỏi, mất phương hướng khi thực hiện mà thôi. Lập kế hoạch kinh doanh về đúng chuẩn sẽ phải thực hiện thông qua 9 bước. Mỗi một bước sẽ là một nhiệm vụ, yêu cầu khác nhau. Tất cả sẽ tạo dựng nên một bản đồ hành động lý tưởng với tính khả thi giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kỳ vọng.

•    Bước 1: Lên ý tưởng lập kế hoạch kinh doanh.
•    Bước 2: Đặt ra mục tiêu cần đạt được khi lên kế hoạch.
•    Bước 3: Tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường.
•    Bước 4: Lập biểu đồ SWOT.
•    Bước 5: Xác định rõ ràng mô hình tổ chức kinh doanh.
•    Bước 6: Lên các kế hoạch hành động cho từng mục tiêu.
•    Bước 7: Lên kế hoạch quản lý nhân sự cụ thể.
•    Bước 8: Lập các kế hoạch quản lý tài chính rõ ràng.
•    Bước 9: Thực hiện và đo lường, kiểm soát hiệu suất.

Những lưu ý khi lập kế hoạch kinh doanh cần biết

Nhiều bạn sẽ cảm thấy 9 bước lập kế hoạch kinh doanh trên không hề quá khó, nhưng trên thực tế khi bắt tay vào triển khai bạn sẽ thấy rất nhiều vấn đề phát sinh, bấp cập mà mình không lường hết trước đó. Sự chủ quan này còn khiến bạn đưa ra những định hướng, quyết định sai lầm trong kế hoạch. Đương nhiên, dù ít hay nhiều thì nó đều sẽ tạo nên những ảnh hưởng tiêu cực nhất định.

Vì vậy, đây là lý do tại sao nhiều bạn đã thuộc lòng bộ nguyên tắc, các bước thực hiện cũng như các đề mục cần thiết mà bản kế hoạch kinh doanh vẫn chưa thực sự đạt được hiệu quả như mong muốn. Bạn có thể hình dung rằng, hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp là một con đường không có chút ánh sáng nào. Và bản kế hoạch kinh doanh này sẽ trở thành một ngọn đèn thắp sáng để bạn biết mình cần phải làm gì, đi như thế nào. Nên trong suốt quá trình xây dựng và thực hiện bạn còn cần phải lưu ý đến những điều sau.

1.    Hãy đi dần từng bước từ việc phác thảo cho đến cụ thể, chi tiết ý tưởng của mình.
2.    Hãy tìm người có năng lực, am hiểu về điều này để hỗ trợ mình.
3.    Luôn kiểm soát tài chính một cách vững chắc.
4.    Thử nghiệm trước các ý tưởng của mình nhằm đánh giá mức độ khả thi của chúng.
5.    Thiết lập mục tiêu chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu.

Khi lập kế hoạch kinh doanh sẽ có rất nhiều điều, nhiệm vụ mà bạn cần phải thực hiện. Rất khó để một người chưa có kinh nghiệm không mắc phải sai lầm, thiếu sót. Nhưng cũng đừng ngại thất bại, bởi qua đó bạn sẽ rút ra được nhiều điều hữu ích, bài học cho mình. Mong rằng, với những chia sẻ trong khuôn khổ bài viết ngày hôm nay của TUHA sẽ giúp bạn củng cố thêm kiến thức để hoàn thiện bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả nhất cho mình.