KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM: ĐỊNH NGHĨA, VÍ DỤ VÀ CÁCH CẢI THIỆN - VnResource Blog

Khả năng làm việc theo đội nhóm là một trong những yêu cầu quan trọng nhất đối với người lao động cũng như cấp quản lý trong thời đại hiện nay. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các kỹ năng làm việc nhóm cần thiết đối với thành công trong sự nghiệp.

Ngày nay, hầu như bất kỳ ngành nghề nào cũng cần đến khả năng làm việc theo nhóm. Ngay cả với những công việc tưởng chừng như vô cùng độc lập ( IT, Kế toán,…) bạn vẫn sẽ cần ý thức về vai trò của mình đối với mục tiêu lớn hơn cho doanh nghiệp, cũng như biết cách truyền đạt thành tích của mình đến với những thành viên khác trong tổ chức.

Mục Lục

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm chỉ một tập hợp các năng lực có liên quan lẫn nhau cho phép cá nhân làm việc hiệu quả trong một đội nhóm có tổ chức. Trong môi trường kinh doanh, mọi thành viên luôn cần phải hợp tác và kết hợp các kỹ năng cá nhân của mình để hoàn thành mục tiêu chung.

Theo khảo sát của National Association of Colleges and Employers, vai trò của kỹ năng làm việc nhóm đang ngày càng được đánh giá cao tại nơi làm việc. Những tiến bộ công nghệ gần đây đã cho phép các doanh nghiệp kết nối và hợp tác chặt chẽ hơn bao giờ hết ngay cả khi ngăn cách về khoảng cách địa lý. Trong bối cảnh này, mỗi nhân viên được yêu cầu phải thế hiện kỹ năng làm việc theo nhóm mạnh mẽ, cả trong tương tác trực tiếp và trực tuyến.

Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm

Tại sao phải có kỹ năng làm việc nhóm? Dù ở bất kỳ cấp độ nào, bạn sẽ luôn được yêu cầu phải làm việc chung với người khác, từ đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng, đối tác,.. khả năng hợp tác hiệu quả, có trách nhiệm sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu nghề nghiệp, phát triển hồ sơ và đóng góp tích cực cho tổ chức. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để bạn xây dựng mạng lưới quan hệ, mở ra nhiều cơ hội mới hơn.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là điểm đặc thù phân biệt các doanh nghiệp thành công so với các công ty khác. Nghiên cứu cho thấy hơn 70% các tổ chức tập trung xây dựng và hỗ trợ đội nhóm đều ghi nhận cải thiện đáng kể trong các lĩnh vực quan trọng như:

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Dịch vụ khách hàng
Năng suất
Lợi nhuận

Kỹ năng làm việc nhóm trong bối cảnh Covid – 19

Đại dịch Covid – 19 đã và đang đặt ra hàng loạt thách thức cho cấp lãnh đạo quản lý. Trong bối cảnh bất ổn hiện nay, hơn bao giờ hết, doanh nghiệp ý thức rõ vai trò của quản lý nguồn nhân lực và tăng cường trải nghiệm người lao động.

Một cách cấp quản lý có thể ảnh hưởng tích cực đến trải nghiệm người lao động là đảm bảo rằng nhân viên được trao quyền để hợp tác làm việc cùng nhau.

Tổng hợp các kỹ năng làm việc nhóm cần thiết

Các kỹ năng làm việc nhóm cần thiết bao gồm kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, giải quyết xung đột, ra quyết định, giải quyết vấn đề, tôn trọng sự đa dạng, tư duy phản biện, lập kế hoạch, đồng cảm và tạo dựng niềm tin.

1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Mấu chốt của giao tiếp trao đổi cởi mở và trung thực với các thành viên trong nhóm về kỳ vọng, thời hạn và trách nhiệm của từng người. Mối quan hệ cởi mở thúc đẩy sự tin tưởng và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Trong đó, mọi cá nhân đều sẵn sàng nói lên suy nghĩ của mình. Tuy có thể xảy ra bất đồng, sự thẳng thắn và tôn trọng với các thành viên khác sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Kỹ Năng Giao Tiếp – Hành Trang Của Người Thành Công

2. Giải quyết xung đột

Mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi khi làm việc theo nhóm. Điều quan trọng là bạn thành thục xử lý vấn đề ngay từ khi mới phát sinh. Tuyệt đối không để căng thẳng “ leo thang”, đó là lý do tại sao các thành viên với kỹ năng làm việc nhóm xuất chúng cũng đồng thời là những chuyên gia hòa giải. Chính họ hỗ trợ xây dựng mối quan hệ với những người khác, tạo thành một đội nhóm gắn kết.

Làm thế nào giải quyết mâu thuẫn giữa nhân viên?

3. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian và trách nhiệm giải trình là yếu tố cốt lõi đối với thành công của đội nhóm. Ở vai trò quản lý dự án, bạn cần phải có kỹ năng tổ chức tốt, đặt ra các mục tiêu có thể quản lý được cho nhóm, cũng như hỗ trợ các thành viên khá hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Quản lý thời gian hiệu quả hơn nhờ nguyên lý 80/20

4. Ra quyết định

Việc ra quyết định nghe có vẻ đơn giản, nhưng đó là khi tất cả mọi người đều đồng thuận về quá trình hành động. Thực tế, trong mọi đội nhóm, sẽ luôn có sự khác biệt về ý kiến, mục tiêu và phương pháp làm việc. Những cá nhân với kỹ năng làm việc nhóm tốt là người nhìn ra bức tranh toàn cảnh, sẵn sàng gạt bỏ cái tôi sang một bên và hướng tới mục tiêu chung.

Ra quyết định tối ưu với nghệ thuật sa thải nhân viên

5. Giải quyết vấn đề

Khả năng xem xét vấn đề từ nhiều góc độ, quản lý dựa trên cơ sở kỹ năng của từng thành viên là tiền đề quan trọng thúc đẩy hiệu suất và thành công của đội nhóm. Kỹ năng giải quyết vấn đề và làm việc nhóm đòi hỏi bạn phải suy nghĩ vượt ra khỏi lối mòn khi có thách thức hoặc vấn đề nảy sinh. Thay vì bị phân tâm bởi kết quả tiêu cực, họ bình tĩnh giúp đội nhóm tìm ra giải pháp. Cách tiếp cận này giúp phát hiện ra những rào cản, bất cẩn đang cản trở thành công của nhóm, nhờ đó cải thiện quy trình làm việc chung.

Kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn đang ở mức nào?

6. Tôn trọng sự đa dạng

Làm việc theo nhóm yêu cầu bạn phải có tư duy cởi mở với ý thức rằng các thành viên trong nhóm có thể nhìn sự việc từ góc độ khác. Việc thực hành kỹ năng lắng nghe trong làm việc nhóm sẽ giúp bạn nhận ra nhiều khía cạnh của vấn đề mà bản thân chưa từng xem xét trước đây. Đây là cơ sở để bạn trở thành một đồng nghiệp và nhà lãnh đạo tốt hơn, dự đoán trước nhu cầu và thách thức trong tương lai, cũng như phản ứng hiệu quả khi những điều đó xảy ra.

7. Tư duy phản biện

Tư duy phản biện cho phép cấp quản lý đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn. Chúng ta thường rất hăng hái làm theo quyết định của đội nhóm hoặc điều mà một thành viên trong nhóm tin là hướng hành động tốt nhất. Thế nhưng đôi khi, một cách tiếp cận khác hoặc một ý tưởng mới có thể sẽ giúp đạt được kết quả tốt hơn. Bằng cách suy nghĩ chín chắn và xem xét tất cả các mặt của vấn đề, suy ngẫm về những trải nghiệm trong quá khứ, đồng thời lắng nghe ý kiến của các thành viên khác trong nhóm, bạn sẽ có thể khám phá các bước đi đột phá, đưa đội nhóm phát triển theo hướng mới hơn.

8. Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch

Nếu bạn không biết cần phải làm gì và vào thời điểm nào, sẽ rất khó để hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn. Để giải quyết vấn đề hiệu quả, bạn phải có khả năng đưa ra một kế hoạch tổng thể. Trong đó, mọi thành viên trong nhóm đều hiểu, tuân theo và biết rõ kết quả mong đợi. Một khi thống nhất về kế hoạch, bạn sẽ có thể sắp xếp nhiệm vụ, thiết lập thời hạn và điều phối hành động của từng thành viên chi tiết.

9. Thuyết phục và tạo ảnh hưởng

Một trong những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng là thuyết phục và tạo ảnh hưởng. Khi đội nhóm đi đến một quyết định chung, một số thành viên có thể cần được thuyết phục về giá trị của quyết định này.

Năng lực ảnh hưởng không phải là một đặc điểm tính cách. Đây là một kỹ năng có thể học tập được. Trong bối cảnh làm việc theo nhóm, trưởng nhóm đóng vai trò truyền cảm hứng cho mọi thành viên cùng đóng góp để đạt được mục tiêu chung. Để làm được điều này, nên dành thời gian trau dồi kỹ năng thuyết trình của mình.

10. Khả năng tạo dựng niềm tin

Khi làm việc theo nhóm, bạn phụ thuộc vào các thành viên khác, cũng như họ phụ thuộc vào bạn. Do đó, hãy thể hiện bản thân là người đáng tin cậy, bằng cách hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, vượt qua mọi trở ngại trên đường đi. Sự minh bạch là yêu cầu tối quan trọng, các bên liên quan cần phải hiểu rõ các chuẩn mực nhóm, công việc mà họ chịu trách nhiệm, cũng như nỗ lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn dự kiến.

11. Đồng cảm

Sự đồng cảm với đồng đội có thể cho phép bạn hiểu rõ hơn về động cơ hành động và cảm xúc của họ. Hãy dành thời gian lắng nghe và tìm hiểu cách người khác nghĩ và làm việc, điều này sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn.

Trong làm việc nhóm, điều quan trọng là bạn phải luôn nhận thức được tình trạng của nhóm. Ví dụ, nếu một cá nhân nói quá nhiều hoặc không cho phép người khác chia sẻ ý kiến, vai trò của trưởng nhóm là khôi phục sự cân bằng, để mỗi người đều có cơ hội đóng góp. Ngoài ra, nếu một thành viên có xu hướng ngại chia sẻ ý kiến, bạn hãy tạo không gian để tất cả đều thoải mái đóng góp các kỹ năng và hiểu biết riêng của họ.

Kỹ năng xây dựng đội nhóm

Ngay cả khi sở hữu kỹ năng làm việc nhóm tốt, sẽ chẳng ích gì nếu như đội nhóm của bạn không được xây dựng hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy rằng các nhóm thành công nhất luôn bao gồm những cá nhân thể hiện đa dạng hành vi khác nhau. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện đại lựa chọn xây dựng đội nhóm dựa trên mô hình VAI TRÒ BELBIN.

Theo phân loại của Belbin, có 9 loại vai trò trong đội nhóm:

Người hoàn thiện cuối cùng: đảm bảo rằng kết quả công việc hoàn toàn hoàn hảo theo tiêu chuẩn mong đợi
Điều phối viên: Tập trung vào mục tiêu, biết cách phân công công việc và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm phù hợp
Người thực hiện: Người có tư duy thực tế, biết cách lập kế hoạch và thực hiện chiến lược hiệu quả.
Người giỏi phân tích: Đưa ra các đánh giá nỗ lực của nhóm từ quan điểm khách quan.
Người có nhiều ý tưởng: Suy nghĩ đột phá và nảy sinh ý tưởng
Người sáng tạo: Đánh giá các nguồn lực bên ngoài và sàng lọc thông qua các giải pháp hiện có, nhằm mang lại những giải pháp tốt nhất cho nhóm
Người lập kế hoạch: Thúc đẩy và đảm bảo sự phát triển của đội nhóm
Chuyên gia: Cung cấp chuyên môn kỹ thuật cần thiết
Người làm việc theo nhóm: Xác định những việc cần phải làm và hoàn thành nhiệm vụ thay mặt, hợp tác với các thành viên khác trong nhóm.

Bạn có thể nghĩ rằng những kiến thức trên đây chỉ hữu ích cho cấp quản lý. Tuy nhiên, việc ý thức rõ vai trò của mình và mong đợi của đội nhóm dành cho bản thân sẽ giúp bạn nâng cao đáng kể kỹ năng làm việc nhóm. Chưa kể, nếu cảm thấy mình đang đảm bảo nhiệm không đúng vai trò, bạn có thể thảo luận với trưởng nhóm để điều chỉnh lại lợi ích chung.

Quản lý nhân sự hiệu quả cùng VNRESOURCE, liên hệ hotline: 0914.004.800