KPI là gì? Cách xây dựng và đánh giá KPI cho nhân viên kèm mẫu KPI

Một số tồn tại khi áp dụng KPI tại Việt Nam

Bước 2: Xác định vị trí và các trách nhiệm chính trong từng bộ phận

KPI là gì? Tại sao KPI phải gắn liền với quản trị nhân sự?

Peter Drucker – chuyên gia tư vấn quản trị kinh doanh từng nói “Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý”. Chính vì vậy chỉ số KPI ra đời. Vậy KPI là gì? Có bao nhiêu loại KPI? Xây dựng và đánh giá KPI như thế nào để hoạt động quản trị có hiệu quả và nâng cao năng suất?

Mục Lục

KPI là gì? Tại sao KPI phải gắn liền với quản trị nhân sự?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu đã đặt ra; nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.

Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền trong năm tới; thì có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn kiểm tra hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể đo lường KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực … Và nếu một tổ chức mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao; họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên; thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.

Dựa trên các tiêu chí KPI của doanh nghiệp đặt ra; nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên; cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp; đồng thời nâng cao hiệu quả chất lượng công việc.

Đối với nhân viên; họ sẽ dễ dàng trong việc xác định khả năng hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Từ đó có động lực làm việc cũng như phát hiện ra các điểm sai sót nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.

2 loại KPI cần phân biệt

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau; ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product, HR); và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs); nhưng tựu chung lại thì thường chia làm 2 loại KPI:

1. KPI và các mục tiêu chiến lược

Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là tiền, lợi nhuận, market share; tức là những mục tiêu tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. Ví dụ KPI chiến lược là phải đạt doanh số 1 tỷ/ tháng và mỗi năm 12 tỷ; không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, phải cắt giảm nhân sự hoặc cho thôi việc một số người có liên quan.

2. KPI và các mục tiêu chiến thuật

Các chiến thuật là những mục tiêu nhỏ hơn nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược. Ví dụ HR KPI là mỗi tháng cần phải đạt được 100 số lượng CV sales nhận được trên mỗi kênh. Tuy nhiên; số lượng CV này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số.

Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang thực hiện. Ví dụ: càng nhiều CV thì cơ hội tìm được ứng viên sales tiềm năng càng cao; từ đó công ty sẽ tìm kiếm được nhiều “best seller”, doanh thu lúc đó tăng lên.

Cho nên các cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và những người lãnh đạo này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược.. Các KPI chiến lược này sẽ được phân bổ xuống cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

Ưu và nhược điểm của việc áp KPI

Ưu điểm

Giúp nhà quản trị định lượng mục tiêu chiến lược. Từ đó ra quyết định nhanh chóng hơn với các số liệu chính xác.
Giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó để có hướng khuyến khích, tạo động lực hoặc ra phương án cải thiện.
Giúp đội nhóm phối hợp ăn ý với nhau để hướng tới những mục tiêu chung.

Nhược điểm

Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó gây ảnh hưởng xấu đến hệ thống đánh giá và quản trị của tổ chức nói chung.
Nhân viên sẽ không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn khi mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific).
Kết quả thực hiện công việc không có ý nghĩa gì khi các chỉ số không thể đo lường (Measurable).
Các chỉ số KPIs nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu là quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý làm việc, gây chán nản, thất vọng và giảm hiệu suất nhân viên.
Các chỉ số KPIs không có deadline cụ thể (Time-bound) khiến người lao động không biết công việc này bao lâu phải hoàn thành; khó kiểm soát chính việc họ đang làm.
Nếu KPI không thay đổi theo từng mục tiêu ngắn hạn, trung hạn một cách linh động và phù hợp thì sẽ không có hiệu quả cao.

Nguyên tắc xây dựng KPI

Khi xây dựng hệ thống KPI; cấp quản lý cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:

S – Specific – Mục tiêu cụ thể
M – Measurable – Mục tiêu đo lường được
A – Attainable – Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant – Mục tiêu thực tế
T – Timebound – Mục tiêu có thời hạn

>>> Xem thêm: Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự toàn diện hiệu quả nhất hiện nay

Xây dựng KPI cho nhân viên như thế nào?

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính:

(1) Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.

(2) Người đứng đầu bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý sẽ đưa ra KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế; không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để tránh trường hợp này; bộ KPIs sau khi được xây dựng cần có sự xem xét, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định vị trí và các trách nhiệm chính trong từng bộ phận

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Phần “mô tả công việc” trong JD là các trách nhiệm mà nhân viên đảm nhận. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể.

Bước 3: Xác định các chỉ số đánh giá KPI

– KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban; người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.

– KPIs cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc; bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

– Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận

Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

– Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành thang điểm từ 2-5

– Càng nhiều thang điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá có thể gặp khó khăn.

Bước 5: Đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs; người xây dựng KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Quy trình áp dụng quản trị nhân viên theo KPI

Xác định trách nhiệm cơ bản của các vị trí/bộ phận/phòng ban/
Xác định phương pháp đánh giá thực hiện công việc
Tiến hành đánh giá công việc theo KPI
Đảm bảo cấp quản lý thực hiện đầy đủ việc đánh giá thực hiện công việc
Thảo luận với từng phòng ban, nhân viên về hình thức và nội dung buổi nghiệm thu đánh giá thực hiện công việc
Bổ sung kết quả tự đánh giá, kết quả đánh giá của đồng nghiệp và khách hàng
Tổng kết nghiệm thu đánh giá thực hiện công việc.

Một số mẫu KPI tiêu biểu

Mẫu 1

Bảng đánh giá KPI theo thang điểm

Mẫu 2

Bảng đánh giá tỷ lệ phần trăm hoàn thành KPI

Mẫu 3

Bảng đánh giá KPI và phương hướng tiếp theo với từng nhân viên

4. KPI Sales – Marketing

Tỷ lệ phản hồi = Tổng số phản hồi KH / Tổng số thông tin gửi tới KH.

Thời gian phản hồi KH

Tỷ lệ này đo lường hiệu quả công việc chào hàng/tiếp thị/quảng cáo do các nhân viên kinh doanh/marketing thực hiện. Việc phản hồi này có thể dành cho các email, tin nhắn, điện thoại gọi tới khách hàng và ngược lại…

Tỷ lệ mất khách hàng = Tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi / Tổng số khách hàng mua hàng lần đầu.

Tỷ lệ này cao có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của bạn không phù hợp với nhu cầu của khách hàng; sản phẩm tốt nhưng quảng cáo sai đối tượng dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu; quá trình chăm sóc khách hàng chưa tốt, vấn đề về sản phẩm…

Tỷ lệ nhận biết = Số người nhận ra sản phẩm của bạn / Độ phủ.

Tỷ lệ này được đo lường trước và sau khi quảng cáo. Tỷ lệ này sẽ cho thấy độ hiệu quả trong việc truyền thông, quảng cáo như thế nào. Bạn sẽ xác định được đâu là kênh hiệu quả, đâu là kênh đầu tư dài hạn, ngắn hạn để đem về càng nhiều đơn hàng càng tốt.

>>> Xem thêm: Các chỉ tiêu KPI cho nhân viên kinh doanh

5. KPI Quản lý nhân sự

Tỷ lệ vòng đời của một vị trí bất kỳ trong công ty = bằng tổng thời gian phục vụ của vị trí đó / tổng số nhân viên làm vị trí đó.

Chỉ số này càng cao cho thấy sự trung thành của nhân sự ở vị trí này càng cao và tỷ lệ biến động nhân sự ở vị trí này thấp.

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng (A) = Số ứng viên đạt yêu cầu / Tổng số ứng yên.

A càng cao chứng tỏ công tác truyền thông tuyển dụng của doanh nghiệp tốt và ngược lại.

Chỉ số hiệu quả đăng tuyển (B) = Tổng chi phí quảng cáo tuyển dụng / Tổng số ứng viên.

Tỷ lệ này cho biết để tuyển được một ứng viên mất bao nhiêu chi phí quảng cáo

Tỷ lệ vòng quay ứng viên (C)= Tổng số nhân viên đã tuyển / Tổng số nhân viên theo kế hoạch.

C càng cao chứng tỏ vị trí này hay thay đổi, vòng đời nhân viên thấp

Tỷ lệ vòng đời nhân sự (D) = Tổng thời gian tất cả nhân viên phục vụ trong doanh nghiệp / Tổng số nhân sự đã tuyển.

Tỷ lệ này cho thấy lòng trung thành của nhân viên và hiệu quả cách quản lý của ban quản trị doanh nghiệp

Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ (E) = Số nhân viên không hoàn thành / Tổng số nhân viên.

Tỷ lệ này cho thấy hiệu quả bố trí nhân sự cũng như năng lực từng nhân viên

Ngoài ra KPI trong quản trị nhân sự còn có các chỉ số khác như: KPI đánh giá về lương, về an toàn lao động, về hiệu quả đào tạo, hiệu quả giờ làm việc, mức độ hài lòng của nhân viên….

Một số tồn tại khi áp dụng KPI tại Việt Nam

Tại Việt Nam việc áp dụng KPI chưa thực sự đem lại hiệu quả tốt vì phần lớn nặng về lý thuyết; để hiểu rõ hơn vì sao KPI lại kém hiểu quả ở Việt Nam; chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu 1 số nguyên nhân cụ thể dưới đây:

Nhận thức nửa vời. Phần lớn mọi người chỉ hiểu KPI như một chỉ số đo lường hiệu suất. Trong khi thực tế đó lại là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp thúc đẩy năng suất nhân viên. Từ việc hoạch định mục tiêu, theo dõi quy trình thực hiện, kiểm soát và điều chỉnh để tăng hiệu suất.

Quy trình xây dựng các chỉ số này nặng về hình thức, chưa đưa ra kết quả cụ thể từng bước. Không bám sát mục tiêu từng giai đoạn, từng bộ phận/phòng/ban/chức năng.

Hiểu sai vấn đề. Người lao động vẫn còn hiểu KPIs như một trong những công cụ giám sát mình; trong khi KPIs là một loạt các mục tiêu theo dõi hiệu suất của chính bản thân; từ đó cải tiến năng lực để hoàn thiện bản thân. Điều này bắt nguồn từ cách phân bổ, diễn giải về KPI chưa chuẩn xác từ trên xuống.

Hạn chế năng lực nhân sự, năng lực chuyên môn dẫn tới việc đưa ra các bộ KPIs không sát thực tế, mục tiêu xa vời, khó thực hiện

Mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp/ tổ chức không được hoạch định rõ ràng; việc xác lập các chỉ số hiệu suất cốt yếu gặp khó khăn, không phù hợp với mục tiêu ban đầu.

Thiếu sự tham mưu của các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp về KPI

>>> Xem thêm: Phần mềm đánh giá KPI HRIS thực tiễn và hiệu quả cho doanh nghiệp

Kết luận

Việc quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp hữu hiệu đã được kiểm chứng ở nhiều doanh nghiệp. Hi vọng rằng qua bài viết này; các nhà quản lý có thể xây dựng và áp dụng KPI phù hợp cho nhân viên của công ty mình và đạt được thành công như mong đợi.

Sưu tầm bởi EMSC – Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả

Rate this post