KEY Business Correspondence - PDFCOFFEE.COM - EU-Vietnam Business Network (EVBN)

Citation preview

ĐÁP ÁN-SÁCH THƯ TÍN-HUTECH Unit 3- Enquiry Part 4 Practices Practice 1. Fill in the blanks with the appropriate words or phrases. 1. Letter 1 1. enquiry 6. value 2. herewith 7. patterns 3. latest 8. hesitate 4. interest 9. requirements 5. to draw your special attention 10. Order 2. Letter 2 1. letter 2. samples 3. pattern cards 4. recommend 5. stand up

6. to test 7. meet your requirements 8. enclose 9. terms and conditions 10. to hearing

3. Letter 3 1. enquiry 2. enclosed 3. In response to your request 4. offer 5. orders

6. competitive 7. deliver 8. payment 9. established 10. interest

Practice 2. Matching Match the words in column A with their definitions in column B 1. e 6. a 2. g 7. d 3. f 8. h 4. i 9. c 5. b 10. j Practice 3. Sentence building Sort out the jumbled words below to make sentences typical of business correspondence. Add capital letters and punctuation as necessary. 1. Could you offer us a cash discount? 2. Could you please send us your catalogue and a price list? 3. As we intend to place a substantial order, we would like to know if you allow quantity discounts?

4. Please could you email us if you are unable to deliver the goods before Friday? 5. We would appreciate it if you could send us some samples. 6. We would be grateful if you could send one of your representatives here to give us an estimate. 7. We would be interested in seeing a demonstration of both models. 8. Would you be able to let us have twenty units on approval? 9. I am writing to enquire when you will be able to let us have the cheque. 10. As a rule, our suppliers allow us to settle by monthly statement. Practice 4. Rewrite/ Complete the following sentences so that they have a similar meaning to the one above, but are more suitable for formal business correspondence. 1. Could you offer us a cash discount? 2. Could you please send us your catalogue and a price list? 3. As we intend to place a substantial order, we would like to know if you allow quantity discounts? 4. Please could you email us if you are unable to deliver the goods before Friday? 5. We would appreciate it if you could send us some samples. 6. We would be grateful if you could send one of your representatives here to give us an estimate. 7. We would be interested in seeing a demonstration of both models. 8. Would you be able to let us have twenty units on approval? 9. I am writing to enquire when you will be able to let us have the cheque. 10. As a rule, our suppliers allow us to settle by monthly statement. Practice 5. English – Vietnamese Translation 1. Phòng thương mại Anh đã cho chúng tôi biết được tên công ty quí ngài. 2. Chúng tôi đã xem quảng cáo của các ngài trên trên số mới nhất của tạp chí “Nông nghiệp” 3. Chúng tôi biết được tên và địa chỉ của các ngài qua sự giới thiệu của Đại sứ Quán Nhật, họ đã thông báo cho chúng tôi biết các ngài là nhà xuất khẩu độc quyền mặt hàng… 4. Chúng tôi muốn mua loại hàng… của các ngài dược quảng cáo trên… và muốn biết liệu … 5. Công ty chúng tôi là một trong những nhà sản xuất chính mặt hàng … tại Việt nam. 6. Nhân dịp này, chúng tôi xin tự giới thiệu là một trong những công ty thương mại hàng đầu kinh doanh tất cả các loại vải sử dụng cho ngành công nghiệp dệt may. 7. Hiện nay, tại đây có nhu cầu lớn đối với loại áo thun chất lượng cao mà các ngài đang sản xuất. 8. Hiện nay, chúng tôi có thị trường dành cho loại… và chúng tôi lấy làm vui mừng nếu các ngài báo cho chúng tôi… 9. Chúng tôi sẽ lấy làm vui mừng nhận được bảng qui cách phẩm chất về loại máy tính cá nhân mới IPC của các ngài, cùng với bảng giá xuất khẩu hiện hành và chi tiết của việc giao hàng.

10. Chúng tôi sẽ lấy làm biết ơn nếu các ngài gửi cho chúng tôi tờ quảng cáo, báo giá mới nhất của các ngài và nói rõ thời gian giao hàng với các điều khoản thanh toán ưu đãi nhất. Practice 6. Vietnamese – English Translation 1. We usually deal on a 10% trade discount basis with an additional quantity discount for orders over 1,000 units. 2. In case we wish to make early payment on C.O.D basis, what cash discount would you allow us? 3. Selling prospects for your garments in this market are promising and we look forward to receiving your early quotation and pattern card. 4. We look forward to receiving your early offer and hope that the business relationship between us will be good in the future. 5. We are indebted for your address to the Trade Delegation of Japan in Hanoi. 6. We are looking forward to your early reply. 7. We are interested in the purchase of tea of Vietnam origin for immediate shipment. 8. We are sure that you will find it sells very well indeed. 9. We have much pleasure in sending you herewith a fairly full collection of your latest and best selling designs. 10. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the following samples.

Unit 4: QUOTATIONS Part 4. Practices Practice 1. Sentence building: Sort out the jumbled words below to make sentences typical of business correspondence. Add capital letters and punctuation as necessary. 1. Thank you for your inquiry of 16 August concerning our earth-moving equipment displayed at the International Farm Machinery Fair. 2. Please find enclosed our current catalogue and price list. 3. We are willing to consider substantial discount on orders over $300,000. 4. With regards to the terms of payment, we would consider payment by 30-day bill of exchange, documents against acceptance 5. Payment would need to be by sight draft until we have established a business relationship. 6. As requested, I am sending our current catalogue and price list to you by express mail. 7. I confirm that we can fulfill orders within three months, unless there are unusual specifications 8. all our machinery is guaranteed for three years against normal use. 9. We are confident that we can deliver well within the two-month time limit you require. 10. If you require any further information, please contact me.

Practice 2. Fill in the blanks with the appropriate words 1. Quotation for potteries 1. about 6. terms 2. confirm 7. quantity 3. guarantee 8. pleasure 4. competitive 9. note 5. regret 10. information 2. Quotation for oven-to-table ware 1. enquiry 6. competitive 2. enclosed 7. established 3. response 8. deliver 4. regret 9. require 5. quantity 10. interest 3. Quotation for delivery vans 1. enquiring 6. offer 2. interested 7. offices 3. enclosing 8. branches 4. charges 9. find 5. notice 10. further Practice 3. English – Vietnamese Translation 1. Chúng tôi xin cám ơn thư hỏi hàng số 103 đề ngày 13/3/20- của quý ngài và hân hạnh gửi cho quý ngài bảng ước giá như sau. 2. Trả lời thư hỏi hàng của quý ngài ngày … chúng tôi vui mừng báo cho quý ngài biết rằng chúng tôi có thể cung cấp cho quý ngài loại Tivi TL20 3. Xin cám ơn quý ngài về lá thư hỏi hàng ngày… nhưng lấy làm tiếc rằng chúng tôi đã hết loại K135, còn loại K136 thì phải đến cuối tháng này mới có thể giao được. Giá cả, thanh toán, chiết khấu 4. Chúng tôi xin gửi cho quý ngài 1 bảng giá mới nhất của chúng tôi bằng đường thư riêng. 5. Vì chúng tôi kinh doanh với giá và mức lãi thấp, chúng tôi sẽ không chào chiết khấu thương mại cho lô hàng này. 6. Chiết khấu thương mại thông thường của chúng tôi là 10%. Tuy nhiên thêm vào mức này, chúng tôi xin dành mức chiết khấu 5% cho nhà bán sỉ với điều kiện đơn đặt hàng đặt ít nhất 10,000 chiếc. 7. Xin quý ngài lưu ý rằng giá trên là giá FOB cảng Sài gòn không kể đóng gói. 8. Giá cả được tính theo thời giá mà không cần phải báo trước, theo biến động của thị trường. Practice 4. Vietnamese – English Translation 1. We could not deliver within two weeks of receipt of order, as we need time to prepare the material. However, if you could let us have a month, we could guarantee delivery within that period.

2. The prices quoted are ex-works, but we can arrange freight and insurance if required and unless otherwise stated, payment is to be made by 30-day bill of exchange, documents against acceptance. 3. We always deal on payment by sight draft, cash against documents. However, we would be prepared to review this once we have established a firm trading association with you. 4. We sell a wide range of cassettes and have enclosed a price-list giving you details of trade, quantity, and cash discount on our other products. 5. It was nice to hear from you again, and to learn that our products are selling well in…..and that your customers have become interested in our new………range. 6. With regards to trade discount, we are allowing 25% off list prices to bona fide retailers and wholesalers, with quantity discounts for orders over $20,000. 7. We usually offer an 18% trade discount on F.O.B prices, and would prefer payment by irrevocable letter of credit. 8. We do not normally give discounts to private customers but because of your long association with our company we will allow you 20% off the retail price. 9. We can quote you a gross price, inclusive of delivery charges, of $20 per 100 items. These goods are exempt from VAT. 10. Payment for initial order should be made by sight draft, payable at Vietcombank, cash against documents.

Unit 5: OFFERS Part 4. Practices Practice 1. Fill in the blanks with the appropriate words or phrases 1. Offer for plastic kitchenware 1. pleased 2. enclosing 3. requested 4. at 5. trade

6. to 7. meet 8. let 9. forward 10. opportunity

2. Offer for furniture and fittings 1. thank 2. informed 3. deliver 4. stock 5. accordance

6. date 7. quoted 8. Packing 9. against 10. find

3. Offer for fashion goods 1. of 2. products

6. range 7. terms

3. terms 4. sent 5. make

8. negotiate 9. articles 10. doing

Practice 2. Sort out the jumbled words below to make sentences typical of business correspondence. Add capital letters and punctuation as necessary. 1 All the items are made from the very best quality material. 2. The wool undergoes a special process which prevents shrinkage and increases strength. 3. Under separate cover, we have sent one sample for each of all items. 4. The quality of our products can compete with any other companies as we are exporting. 5. The prices offered are lower than those of our competitors for products of similar quality. Practice 3. English-Vietnamese Translation 1. Giá này có thể thay đổi mà không cần phải thông báo trước. 2. Chúng tôi đã điện cho quí ngài loại máy khâu mới của chúng tôi vào sáng nay. Giá mới sẽ có hiệu lực từ sáng mai. 3.Chúng tôi xin lưu ý với quí ngài rằng chào hàng này phụ thuộc vào các điều kiện bán hàng tiêu chuẩn của chúng tôi. 4. Chúng tôi xin lưu ý với quí ngài rằng chào hàng trong bức thư trước của chúng tôi chỉ có giá trị một tháng kể từ ngày ghi trên bức thư. 5. Theo yêu cầu của quí ngài, chúng tôi sẽ giữ chào hàng này thêm 10 ngày nữa kể từ ngày 10 tháng 3. 6. Giá của chúng tôi có giá trị chỉ khi quí ngài đặt hàng vào chuyến thư sau. 7. Giá của chúng tôi cố định đến ngày 30 tháng 6. 8. Chào hàng này cố định phụ thuộc vào việc trả lời của quí ngài đến với chúng tôi không chậm quá ngày 22. 9. Chúng tôi chào bán cố định cho các ngài trong 3 ngày trên cơ sở FOB. 10. Trong trường hợp chào hàng cố định, chúng tôi thường để chào hàng có giá trị chấp nhận trong ba ngày. Practice 4. Vietnamese-English Translation 1. The size of our order depends greatly on your price. 2. We understand that there is a good demand for sport shoes in your market, and take this opportunity of enclosing our Quotation No. 507A for your consideration 3. We are very pleased to offer you the goods listed on the attached offer sheet No 259DL and hope to receive your soonest reply. 4. We wish to extend the sale of sportswear to your market. We would take the liberty of sending you herewith our Quotation No. 472SW in the hope that you will introduce it to the prospective buyers at your end. 5. We enclose herewith our latest pricelist on sweaters, for which there is regular demand on your market.

6. We trust the above offer will be acceptable to you and await your trial order with keen interest. 7. We are prepared to give you a special discount of 3% on any orders received before 6th May. 8. We are offering the goods of the very highest quality on unusually generous terms and would welcome the opportunity to serve you. 9. As our stock of these goods are limited, we would advise you to place an order without delay. 10. This offer is firm, subject to the receipt of reply by us before 15th August.

Unit 6: ORDERS Part 4. Practices Practice 1. Fill in the blanks with the appropriate words 1. Letter 1 1. at 6. later 2. up 7. discounts 3. packed 8. way 4. with 9. requested 5. sent 10. sincerely 2. Letter 2 1. concerning 2. placed 3. apologize 4. shortage 5. taken on

6. reach 7. care 8. consignment 9. according 10. prevent

3. Choose the best verb or phrase to complete each sentence 1. place 6. shipped 2. cancel 7. refuse 3. acknowledge 8. made up 4. dispatched 9. hands over 5. confirm 10. substitutes Practice 2. Underline the correct word in the brackets 1. Sirs 6. certificate 2. advise 7. invoice 3. order 8. further 4. air 9. faithfully 5. bill 10. 3

Practice 3. Match the word in column A with the definition in column B 1. f 6. g 2. c 7. b 3. a 8. d 4. i 9. j 5. h 10. e Practice 4 All the sentences below given reasons for refusing an order. Match the sentences in column A with sentences in column B with similar meanings. 1 D 2 E 3 B 4 A 5 C Practice 5. English-Vietnamese Translation 1. Chúng tôi rất vui mừng thông báo là chúng tôi đã thu xếp xong đơn đặt hàng số 9901/1/5 của ông về 50 thùng dao dĩa „Silverline‟, và hiện nay đang thu xếp chất hàng đi Rotterdam. 2. Đơn đặt hàng số 6712/1 hiện đang được tiến hàng và sẽ sẵn sàng gửi đi vào tuần tới. 3. Chúng tôi vui mừng cung cấp 60 tấn, vận chuyển lần đầu là 30 tấn và tiếp theo là 30 tấn. Chúng tôi sẽ thông báo thêm cho ông sau khi chúng tôi nhận được thông báo vận chuyển của đơn hàng 30 tấn đầu tiên. 4. Tôi thật ngạc nhiên và lấy làm tiếc khi nghe tin là hàng của ông (Đơn đặt hàng số B145) đã không tới được chỗ ông. Theo thăm dò, tôi được biết là nó đã bị hoãn lại do sự tranh chấp cục bộ trên tàu chở hàng tàu Hamburg đã được chất hàng. Hiện nay, tôi đang cố gắng cho hàng chuyển sang tàu Samoa sẽ đi Yokohama trước cuối tuần tới. Tuy nhiên, tôi sẽ tiếp tục thông báo cho ông. 5. Tôi viết thư cho ông biết là hàng sẽ bị giao chậm 3 tuần. Do hỏa hoạn ở nhà máy Greenford, hầu hết máy móc đều bị hư. Tuy nhiên, đơn đặt hàng của ông đã được chuyển sang nhà máy Slough của chúng tôi và sẽ được tiến hành ở đó. Tôi xin lỗi về việc chậm trễ này vì tình hình không sao kiểm soát được. 6. Chúng tôi lấy làm tiếc phải thông báo cho ông về việc trì hoãn giao hàng. Vấn đề này xảy ra do việc cung cấp hàng bị gián đoạn ở Gara, nơi cuộc nội chiến bất ngờ xảy ra vào tuần trước. Chúng tôi đã liên lạc với nhà cung cấp có thể được ở Lagos và ông ta sẽ cho chúng tôi biết xem ông ta có thể giúp đỡ chúng tôi không. Nếu ông muốn, ông có thể hủy bỏ đơn đặt hàng, nhưng tôi thiết nghĩ ông sẽ thấy là hầu hết những nhà sản xuất hiện nay cũng đang phải chịu tình hình khó khăn chung. 7. Chúng tôi tiếc phải nói rằng hiện chúng tôi hết mặt hàng này và phải mất ít nhất 6 tuần nữa mới giao được đợt hàng kế tiếp, khi ấy xin vui lòng liên lạc với chúng tôi. 8. Cảm ơn về đơn đặt hàng loại quần áo bảo hộ lao động. Đáng tiếc là chúng tôi không còn kiểu quần yếm lao động vải bông dầy mà ông đã yêu cầu. Vì ông đặc biệt chỉ yêu cầu

loại vải này, nên chúng tôi không thể thay thế loại khác, nhưng chúng tôi sẽ thông báo cho ông ngay khi chúng tôi nhận được lô hàng mới trong hai tháng nữa. 9. Hôm nay chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của ông về loại máy phát điện ACN, nhưng tiếc là do cuộc đình công ở nhà máy ACN, nên chúng tôi không thể hoàn thành được đơn đặt hàng ấy, và chúng tôi hiểu được là những kiểu máy khác không phù hợp với những yêu cầu của ông. Rất hy vọng cuộc tranh chấp ấy sẽ được giải quyết sớm, để chúng tôi sẽ có thể cung cấp hàng cho ông. Ông có thể tin là chúng tôi vẫn tiếp tục thông báo để ông biết tình hình tiến triển. 10. Chúng tôi không bao giờ đề nghị các điều khoản thanh toán theo quý với những đơn đặt hàng ban đầu, ngay cả với những khách hàng mà họ cung cấp cho chúng tôi các tham khảo tài chính. Tuy nhiên, chúng tôi có thể xem xét thể thức cho thanh toán sau này một khi chúng ta có được quan hệ mậu dịch. Practice 6 Vietnamese-English Translation 1. We would like to thank you for your offer of / dated/ on Oct 10th for fancy rush mats and are pleased to place an order with the terms and conditions as follows. 2. We are pleased to accept the prices quoted in your offer dated… and enclose our firm order for… 3. The following documents should be made in triplicate, available for payment. 4. 01 set of technical documents should be airmailed to us for translation into Vietnamese purpose. 5. We must point out that due delivery is most essential as this order accounts for a considerable part of our construction work 6. We shall be very grateful for prompt shipment as we are in urgent need of the goods to complete the sale to our customer. 7. We hope to receive (look forward to receiving) your acceptance/advice of dispatch/ confirmation by return of post. 8. Please confirm your acceptance of this order, such acceptance should arrive (reach us) not later than… days after the date of order. 9. If the goods sell as well as we expect, we shall send further orders in the near future. 10. We hope that the execution of this order will lead to further business between our corporations.

Unit 8: COMPLAINTS and CLAIMS Part 4. Practices Practice 1. Fill in the blanks with the appropriate words or phrases 1. Complaint of frequent late deliveries 1. cabinets 6. feelings 2. delivered 3. delays 4. increasing

7. delivery 8. undertakings 9. position

5. these 2. Reply 1. regarding

10. punctual

2. earlier 3. reaching 4. deliver

7. Frustrated 8. affected 9. which

5. delivery 3. Complaint of non-delivery 1. reference 2. expect 3. export 4. who 5. cancelled 4. Reply 1. Order 2. apologize 3. experienced 4. dispute 5. consequence 5. Reply 1. damage 2. transactions 3. unusual 4. inconvenience 5. whole

10. inconvenience

6. left

6. order 7. consignment 8. except 9. contract 10. legal 6. catch 7. respect 8. unforeseen 9. commitments 10. complete 6. forward 7. compensation 8. troubled 9. shipment 10. stock

Practice 2. Match the word in column A with the definition in column B 1. d 6. e 2. i 7.g 3. J 8. f 4. a 9.c 5. d 10. h Practice 3. Rewrite the following sentences so that they have a similar meaning to the one above, but are more suitable for formal business correspondence. 1. Had we known they were going out of business, we would not have given them credit. 2. In our letter of 5 January: we complained about poor workmanship. 3. The secretary told me to contact our accounts department. 4. Could you return the consignment returned before we give you a refund. 5. An error has been made on your September statement 6. The problem will be dealt with as soon as we have the details. 7. The credit is so large that we cannot allow it. 8. Not only did They offer to exchange the goods, but they also give us a discount 9. After you have filled out the details on the credit application form and return it to us.

Practice 4. English-Vietnamese Translation 1. Chúng tôi đã nhận được những chứng từ và số hàng theo đơn hàng số 123, đến cảng Sàigòn trên tàu White Queen ngày hôm qua. 2. Khi chúng tôi cho mở thùng hàng này, chúng tôi phát hiện thấy rằng nó chứa hoàn toàn những mặt hàng khác. 3. Sau khi xem xét/ kiểm tra kỹ lưỡng, chúng tôi thấy rằng so với 100 thùng phi đặt mua và ghi trên hóa đơn, chuyến hàng này chỉ gồm có 98 thùng. 4. Khi kiểm tra hàng nhận được chúng tôi thấy không có một số mặt hàng ghi trên hóa đơn của quý ngài. 5. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng. 6. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại số hàng nói trên tùy quý ngài định đoạt, xin hãy cho chúng tôi biết quý ngài muốn chúng tôi xử lý thế nào đối với số hàng đó. 7. Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ không xảy ra trong tương lai và các đơn hàng sau này của chúng tôi sẽ được gửi theo đúng yêu cầu của chúng tôi. 8. Chúng tôi rất tiếc rằng thùng hàng số 24 theo đơn hàng nói trên được chuyên chở trên con tàu W.Queen được báo là bị hư hại. 9. Chúng tôi đã cho chuyển thư khiếu nại của quý ngài đến công ty đã đóng gói chuyến hàng này và đã yêu cầu họ chọn nguyên liệu tốt hơn. 10. Chúng tôi sẽ lấy làm biết ơn nếu quý ngài giữ lại thùng hàng số… và số hàng bên trong chờ khi đại lý giao nhận của chúng tôi tới. Practice 5 Vietnamese-English Translation 1. We would offer you as a token of goodwill the sum of US $ 1000 in full settlement of your claim. 2. The packers do not agree that there is any defect in the material used. They maintain that the cases must have been subject to very hard handling. 3. Once again, we apologize sincerely for the trouble caused to you, and will take all possible steps to ensure that such mistake will not be made again. 4. This letter is to inform you that we have not heard from you about the consignment under the above- mentioned order, which should have reached us one week ago. 5. When we placed this order with you, we stressed that prompt delivery was most essential 6. it is absolutely essential that the delivery should be punctual; otherwise we cannot carry out our sales. 7. We regret that unless we hear from you by return we shall be obliged to cancel the order. 8. We trust you will not make it necessary for us to take legal action 9. The factory have advised us that owing to an unexpected domestic demand, they have been unable to cope with orders and are behind with some deliveries. 10. We shall take all the measures possible to prevent this occurring again and dispatch your future orders in accordance with your wishes.