Hướng dẫn thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Hướng dẫn thủ tục tham gia BHXH lần đầu dành cho Doanh nghiệp và Người lao động

Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động và doanh nghiệp thế nào? Đây là vấn đề được nhiều đơn vị quan tâm. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng EFY Việt Nam tìm hiểu thủ tục tham gia BHXH lần đầu và trình tự, hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu dành cho Doanh nghiệp và NLĐ.

Thủ tục tham gia BHXH lần đầu của doanh nghiệp và NLĐ

1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN:

– Người làm việc theo HĐLĐ (hoặc hợp đồng làm việc) không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng;

– Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

– Đơn vị thuê mướn, sử dụng lao động theo HĐLĐ.

Theo quy định tại điều 99 Luật BHXH năm 2014, trong 30 ngày kể từ thời điểm NLĐ và doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động, NSDLĐ cần chuyển hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.

2. Thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp và NLĐ

Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu đối với NLĐ

Theo quy định tại quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký tham gia BHXH, NLĐ cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:

– Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1 – TS).

– Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi.

– NLĐ làm việc ở nước ngoài thì cần có hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn. Đồng thời, NLĐ cần nộp kèm văn bản gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động.

Doanh nghiệp và NLĐ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu

Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu đối với các đơn vị

Khi làm hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho NLĐ, đơn vị cần chuẩn bị:

– Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3 – TS

– Danh sách chi tiết NLĐ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (theo mẫu D02 – TS)

– Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS)

Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý:

– Mẫu TK3-TS áp dụng với những doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH.

– Mẫu D02 – TS được dùng để kê khai danh sách lao động tham gia BHXH. Đây là các lao động đủ điều kiện theo quy định bắt buộc. Mẫu D02 – TS cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.

– Mẫu TK1-TS áp dụng với những lao động chưa có mã số BHXH.

– Mẫu D01- TS được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn.

Ngoài các tờ khai, bảng kê nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm:

– Hợp đồng lao động ký với NLĐ

– Sổ hộ khẩu, chứng minh thư/căn cước công dân của NLĐ.

Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở

3. Các bước thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu

Thủ tục tham gia BHXH lần đầu gồm các bước sau:

– Bước 1: chuẩn bị các loại giấy tờ theo yêu cầu để có căn cứ điền thông tin vào các biểu mẫu.

– Bước 2: trong trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, đơn vị sẽ nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm.

Sau khi nộp 1 – 7 ngày làm việc, đơn vị sẽ nhận được mã đơn vị.

– Bước 3: Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các thành phần biểu mẫu, hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu.

– Bước 4: Nộp đủ các hồ sơ cần thiết cho cơ quan BHXH.

– Bước 5: sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.

Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh.

4. Các hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu:

– Đối với hồ sơ giấy: nộp qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản theo quy định và việc nộp hồ sơ sẽ hoàn toàn miễn phí.

– Đối với giao dịch điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử của các đơn vị I-van như EFY Việt Nam. Các đơn vị chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai, việc nộp hồ sơ sẽ cực kỳ đơn giản và dễ dàng.

Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về thủ tục tham gia BHXH lần đầu dành cho các doanh nghiệp và NLĐ. Quy trình thực hiện và hồ sơ cần chuẩn bị không quá khó. Tuy nhiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và điền đúng thông tin để việc báo tăng thành công.

Để được hỗ trợ tư vấn và đăng ký dùng thử EFY-eBHXH, vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY