Hướng dẫn thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên Fanpage Facebook

Tạo Fanpage Facebook phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau từ việc bán hàng online, giới thiệu sản phẩm, mặt hàng khác nhau hoặc trao đổi các thông tin và kiến thức. Và để tăng sự tương tác giữa người dùng và Fanpage mà chúng ta có thêm mục điều chỉnh tin nhắn, cài đặt tin nhắn tự động trên Fanpage khi khách hàng, người like Fanpage có nhu cầu tư vấn vấn đề nào đó. Facebook cho phép bạn tạo trước câu trả lời tự động khi chúng ta không onl để trả lời khách hàng. Điều này cũng giúp “giữ chân” khách hàng hơn, thay vì họ đặt câu hỏi mà bên Fanpage không có lời phản hồi ngay lập tức. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách thiết lập tin nhắn tự động trên Fanpage Facebook.

1. Cài đặt và quản lý tin nhắn Fanpage

Bước 1:

Chúng ta truy cập vào Fanpage đang quản lý rồi nhấn vào mục Cài đặt ở giao diện bên trên.

Bước 2:

Chuyển sang giao diện mới chúng ta nhấn chọn vào mục Nhắn tin. Nhìn sang nội dung bên phải sẽ thấy có 3 phần. Trước hết người dùng tiến hành điều chỉnh tại Cài đặt chung.

Bước 3:

Trong phần Cài đặt chung có 3 tuỳ chọn khác nhau như hình dưới đây. Ở từng mục đều có nội dung giải thích chi tiết để chúng ta được biết. Tốt nhất chúng ta nên chuyển sang chế độ On để tăng sự tương tác với khách hàng. Nhấn tiếp vào nút Thay đổi ở bên dưới.

Lưu ý mục 3 trong phần Cài đặt chung sẽ phụ thuộc vào loại Fanpage mà bạn đang quản lý là gì mà có hay không. Với những Fanpage kinh doanh thì sẽ hiển thị thêm tùy chọn này.

Bước 4:

Kết quả hiển thị danh sách các câu hỏi khi khách hàng gửi tin nhắn cho Fanpage. Chúng ta nhấn biểu tượng thùng rác để xóa các câu hỏi sẵn có nếu không muốn sử dụng. Nhấn Thêm câu hỏi bên dưới để bạn tự nhập câu hỏi của mình tới khách hàng cần tư vấn.

Chúng ta sẽ nhìn thấy câu hỏi xem trước ở bên trên. Nhấn Lưu ở bên dưới để lưu thay đổi.

Kết quả khi người khác mở giao diện tin nhắn trên Fanpage sẽ hiển thị các câu hỏi như dưới đây.

2. Cách tạo tin nhắn trả lời tự động Fanpage

Bước 1:

Chuyển sang mục Hỗ trợ phản hồi. Sau đó bạn sẽ thiết lập lời chào trên Messenger khi có người nhắn tin cho chúng ta. Chuyển sang chế độ Bật và sẽ thấy tin nhắn trả lời mà Facebook soạn sẵn. Nhấn tiếp vào nút Thay đổi.

Bước 2:

Hiển thị giao diện để bạn thay đổi lại tin nhắn khi có khách hàng lần đầu tiên chat với Fanpage. Tin nhắn tự động hiện tên người gửi tin nhắn tới Fanpage. Nếu muốn thay đổi nhấn vào Tùy chỉnh tin trả lời.

Thường thì chúng ta nên chọn Họ tên người nhận. Sau khi chỉnh sửa xong nội dung bạn tiếp tục nhấn Lưu bên dưới để lưu lại thay đổi.

Bước 3:

Quay lại nội dung đầu tiên chúng ta nhấn Đi tới Tin trả lời tự động để phản hồi lại câu hỏi khách hàng khi chúng ta không online, vắng mặt.

Bước 4:

Ngay sau đó người dùng được chuyển qua giao diện hoàn toàn mới. Tại đây bạn nhìn sang cột Phản hồi tự động rồi nhấn vào mục Chào khách hàng, rồi bật tiếp vào Tin nhắn vắng mặt.

Tin nhắn vắng mặt sẽ hiển thị với mọi người khi chúng ta chuyển sang chế độ vắng mặt. Khi đó quản lý Fanpage có thể đặt Trang ở chế độ vắng mặt trong mục Hồ sơ, hoặc lên lịch vắng mặt mỗi ngày. Nhấn vào nút Chỉnh sửa bên dưới.

Bước 5:

Hiển thị giao diện để chúng ta điều chỉnh lịch trình hoạt động của Trang cũng như thời gian vắng mặt để trả lời tự động khi có người nhắn tin tới. Nếu muốn thêm khoảng thời gian khác thì nhấn Thêm thời gian bên dưới. Chẳng hạn với ví dụ dưới đây sẽ chọn vắng mặt từ 22h đêm hôm trước tới 7h sáng hôm sau.

Bước 6:

Tiếp xuống phần Nhắn tin chúng ta tiến hành điều chỉnh lại tin nhắn trả lời tới khách hàng khi quản lý Trang không online. Cũng nhấn vào Tùy chỉnh tin trả lời.

Xuất hiện bảng để người dùng điều chỉnh nội dung cho tin nhắn phản hồi.

Chúng ta điều chỉnh lại tin nhắn rồi xem trước ở giao diện bên cạnh. Khi đã ưng ý thì nhấn nút Lưu ở bên trên.

Bước 7:

Trong trường hợp chúng ta online nhưng chưa kịp trả lời khách hàng thì sử dụng tùy chọn Tin nhắn trả lời nhanh. Tin nhắn trả lời nhanh này chỉ áp dụng khi chúng ta online. Nếu Trang ở chế độ vắng mặt theo đúng lịch đã lên, mà bạn có bật trả lời nhanh thì khi đó khách hàng sẽ nhận được tin nhắn vắng mặt.

Nhấn vào nút Chỉnh sửa ở bên dưới để thay đổi nội dung tin nhắn.

Chúng ta cũng soạn nội dung tin nhắn trả lời nhanh rồi xem trước ở giao diện bên cạnh. Nhấn Lưu để lưu lại.

Kết quả khi có người nhắn tin tới Trang nếu chúng ta trong thời gian hoạt động sẽ tự động gửi tin nhắn trả lời nhanh như dưới đây.

3. Sử dụng tin nhắn trả lời sẵn cho Fanpage

Tính năng này của Fanpage giúp chúng ta tiết kiệm thời gian với những câu trả lời mà bạn đã tạo sẵn trước đó phù hợp với câu hỏi của khách hàng.

Bước 1:

Trong giao diện của Trang bạn nhấn vào mục Hộp thư. Sau đó nhấn tiếp vào tin nhắn bất kỳ có trong Trang. Tiếp đến nhấn vào biểu tượng Chèn tin trả lời lưu sẵn.

Bước 2:

Để thêm câu trả lời mới nhấn vào Quản lý câu trả lời.

Sau đó nhấn tiếp vào Tạo câu trả lời để nhập câu trả lời mới.

Bước 3:

Tiếp đến bạn sẽ nhập tiêu đề trả lời tin nhắn rồi nhập nội dung bên dưới. Cũng có phần điều chỉnh lại tin nhắn soạn sẵn. Nhấn Lưu bên dưới để lưu lại. Nhấn Xong để thoát giao diện. Như vậy khi có khách hàng hỏi bạn có câu trả lời như đã soạn sẵn thì chúng ta chỉ cần nhấn chọn để sử dụng là được.

Nếu muốn xóa câu trả lời sẵn có này cũng truy cập vào giao diện Quản lý câu trả lời rồi nhấn vào câu trả lời muốn xóa, nhấn nút Xóa là xong.

Trên đây là toàn bộ các thiết lập cho việc tin nhắn trả lời tự động cho Fanpage, tin nhắn trả lời nhanh cũng như tin nhắn trả lời tự động khi Fanpage không online. Các câu phản hồi lại khách hàng đều có thêm phần tùy chỉnh để chúng ta thay đổi lại nội dung đúng với nhu cầu của người quản lý Trang.

Chúc các bạn thực hiện thành công!