Hướng dẫn thiết lập mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001

Mục tiêu chất lượng là các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, nhưng tại sao? Chúng là gì, và chúng để làm gì? Mặc dù câu trả lời cho những câu hỏi này có thể thú vị, nhưng một câu hỏi quan trọng hơn là làm thế nào để bạn viết các mục tiêu chất lượng tốt để chúng có lợi cho công ty của bạn? Tóm lại, các mục tiêu chất lượng có thể là cách tốt nhất để làm nổi bật các yếu tố chính của Chính sách chất lượng và tìm ra đầu mối cho những nỗ lực của mọi người trong tổ chức nhằm hướng tới cải tiến. Rốt cuộc, cải tiến là lý do chính để một công ty thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng.

Mục tiêu chất lượng là gì?

Mục tiêu chất lượng là các phương pháp kiểm soát chất lượng có thể đo lường được do các công ty thiết lập theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. Bạn sẽ đặt và sử dụng các mục tiêu này để biến các mục tiêu từ chính sách chất lượng của mình thành các kế hoạch hành động có thể định lượng được. Trước tiên, các công ty nên đặt ra các mục tiêu chất lượng của mình khi lập kế hoạch hệ thống quản lý chất lượng và cập nhật chúng khi cần thiết trong quá trình đánh giá theo lịch trình.

Công ty của bạn có thể đặt ra các mục tiêu chất lượng liên quan đến các yếu tố như cải tiến phân phối, hiệu quả quá trình hoặc mục tiêu chất lượng sản phẩm. Một số ví dụ phổ biến nhất bao gồm:

Lỗi: Đưa ra ít hơn X phần trăm sản phẩm bị lỗi.
Hiệu suất: Tăng hiệu suất sản phẩm lên X giờ sử dụng.
Hiệu quả: Cải thiện hiệu quả hoạt động lên X phần trăm.
An toàn: Không có sự cố an toàn nào tại nơi làm việc hoặc không có sản phẩm thu hồi.
Giao hàng: Đạt được X phần trăm giao hàng đúng hạn.
Dịch vụ khách hàng: Duy trì tỷ lệ hài lòng của khách hàng là X phần trăm.

Bạn sẽ cần phải ghi lại các mục tiêu của mình dưới một số hình thức, mặc dù ISO 9001 không nói chính xác cách bạn nên phác thảo chúng. Bạn có thể chọn nêu các mục tiêu chất lượng của mình trong kế hoạch kinh doanh, ngân sách hàng năm hoặc một báo cáo định kỳ khác.

Một số phần của ISO 9001: 2015 đưa ra các điều khoản cụ thể về mục tiêu và chính sách chất lượng của doanh nghiệp.

Tại sao phải thiết lập mục tiêu chất lượng

Việc tạo ra các mục tiêu chất lượng là một yêu cầu chung của các tiêu chuẩn QMS, bao gồm cả ISO 9001. Các mục tiêu này được thiết kế để khuyến khích các tổ chức xác định các mục tiêu chiến lược và mục đích cho QMS. Mục tiêu biến tầm nhìn của tổ chức thành thực tiễn bằng cách tạo ra mối liên hệ giữa các yêu cầu của khách hàng và các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và đạt được. Các mục tiêu được viết thành văn bản mang lại mục đích cho sáng kiến QMS và thiết lập văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm trong một tổ chức.

Một công ty khởi nghiệp dược phẩm đang trong giai đoạn nghiên cứu có thể đã xác định được nhu cầu của khách hàng về các liệu pháp trị liệu giá cả phải chăng để điều trị tình trạng da phổ biến. Vì sản phẩm đang được phát triển, tổ chức có thể tạo ra một chính sách chất lượng với mục tiêu đã nêu “Phát triển một phương pháp điều trị an toàn, hiệu quả cho bệnh nhân chàm có sẵn với chi phí thấp hơn so với các phương pháp thay thế.”

Các mục tiêu chất lượng cho tổ chức này có thể bao gồm:

Hoàn toàn tuân thủ các yêu cầu đào tạo nhân viên và nâng điểm đánh giá trung bình từ 90% lên 95%.
Để triển khai thành công phần mềm QMS trong vòng ba tháng và loại bỏ các phương pháp lưu trữ hồ sơ dựa trên giấy và bảng tính trong vòng sáu tháng.
Để đạt được sự tổng hợp ban đầu thành công của thuốc và hoàn thành tất cả các quy trình cần thiết để FDA xem xét ban đầu trong vòng 12 tháng.

Các mục tiêu chất lượng phải cung cấp một tầm nhìn rõ ràng để mọi thành viên của tổ chức hiểu được mục đích của công ty và giá trị của Hệ thống quản lý chất lượng. Các mục tiêu phải cung cấp một thước đo rõ ràng để đo lường tiến độ so với các mục tiêu chiến lược, bao gồm tiến trình đạt được và một tham số cải tiến có thể đo lường được.

Ví dụ khác, nếu Chính sách chất lượng của một nhà sản xuất phụ tùng đã xác định nhu cầu của khách hàng về việc giao hàng đúng lúc không có khuyết tật là yêu cầu quan trọng nhất, Chính sách chất lượng có thể là: “Để cung cấp các tiện ích cho khách hàng của chúng tôi khi họ cần chúng, không có khuyết điểm, mọi lúc. ” Sau đó, công ty này có thể có hai Mục tiêu Chất lượng: mục tiêu thứ nhất là cải thiện việc giao hàng đúng hạn và mục tiêu thứ hai là giải quyết các bộ phận bị lỗi được vận chuyển cho khách hàng. Mục tiêu đầu tiên có thể là: “cải thiện việc giao hàng đúng hạn từ 90% lên 95% trong năm tới” và mục tiêu thứ hai có thể là: “giảm lượng hàng lỗi cho khách hàng từ 4% xuống 3% trong năm tới”. Khi làm như vậy, việc cải tiến xuất phát từ Mục tiêu chất lượng được liên kết trực tiếp với nhu cầu của khách hàng.

Các nội dung cần phải có trong mục tiêu chất lượng

Tổ chức phải thiết lập các mục tiêu chất lượng tại các cấp, bộ phận chức năng và các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng.

Mục tiêu chất lượng phải:

a) nhất quán với chính sách chất lượng;

b) đo lường được;

c) có tính đến các yêu cầu có thể áp dụng;

d) liên quan đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch

vụ và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng;

e) được giám sát;

f) được truyền đạt;

g) được cập nhật khi thích hợp.

Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về các mục tiêu chất lượng.

Làm thế nào để soạn thảo bảng mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Công ty của bạn nên dựa trên các mục tiêu chất lượng của mình trên các quy trình hoặc kết quả cụ thể mà bạn muốn theo dõi và cải thiện. Sử dụng từ viết tắt SMART để hướng dẫn bạn viết và tạo ra các mục tiêu hợp lý, có thể đạt được:

Thiết lập theo nguyên tắc SMART Thiết lập mục tiêu chất lượng theo nguyên tắc SMART

Specific (Cụ thể): Đảm bảo các mục tiêu chất lượng của bạn trình bày chi tiết chính xác những gì bạn muốn hoàn thành, ai bị ảnh hưởng và quy trình kinh doanh nào có liên quan đến sự thay đổi
Measurable (Có thể đo lường): Bạn sẽ có thể đo lường các mục tiêu của mình. Đánh giá từng mục tiêu theo tỷ lệ phần trăm, số tiền hoặc các kết quả có thể định lượng khác.
Achievable (Có thể đạt được): Mặc dù các mục tiêu của bạn sẽ thúc đẩy bạn đến với thành công lớn hơn, nhưng chúng cũng phải thực tế. Hãy tự hỏi bản thân làm thế nào bạn có thể hoàn thành mục tiêu này
Relevant (Có liên quan): Đừng chỉ tạo các mục tiêu ngẫu nhiên để đáp ứng các yêu cầu của ISO. Đặt ra các mục tiêu có lợi quan trọng đối với bạn, công ty và lợi nhuận của bạn
Time-bound (Giới hạn thời gian): Để mục tiêu của bạn trở nên hữu ích, bạn phải có một mốc thời gian để dựa vào đó. Lập kế hoạch để đạt được mục tiêu của bạn trong quý hoặc năm tới và tự hỏi bản thân bạn có thể làm gì mỗi ngày để đạt được mục tiêu đó trong khoảng thời gian này.

Việc soạn thảo có thể triển khai đi từ chính sách chất lượng, ví dụ như sau:

Chính sách chất lượng 1 Chính sách chất lượng 2 Nội dung chính sách chất lượngĐảm bảo sự hài lòng của khách hàng Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ Mục tiêu chất lượngDuy trì ít nhất 95% sự hài lòng của khách hàngĐảm bảo 100% các món trong thực đơn luôn có sẵnPhương pháp theo dõi (Chúng ta sẽ đo lường thành công như thế nào?) Bảng khảo sát về mức độ hài lòng khách hàng Bảng câu hỏi / khảo sát về mức độ hài lòng Chu kỳ báo cáo (Bao lâu chúng tôi sẽ kiểm tra xem chúng tôi có đạt được mục tiêu chất lượng không?)Mỗi thứ Sáu cuối cùng của thángMỗi 2 tuần Trách nhiệm (Ai / là người / nhóm chịu trách nhiệm đạt được mục tiêu này?)Nhân viên và giám đốc chi nhánh Nhân viên và giám đốc chi nhánh ví dụ về triển khai mục tiêu chất lượng từ chính sách chất lượng

Mẫu mục tiêu chất lượng tham khảo

TTNỘI DUNGCƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ ĐO LƯỜNGKẾ HOẠCH THỰC HIỆNBỘ PHẬN/NGƯỜI CHỊU TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆNBÁO CÁO 1Đảm bảo 95% tiến độ thi công, lắp ráp cho khách hàngTiến độ thi công dự ánThực hiện tốt từ khâu chuẩn bị sản xuất đến khi hoàn thành sản phẩm. Thực hiện tốt công tác theo dõi, giám sát sản xuất. Sắp xếp, phân công và điều hành công tác lắp đặt, thi công. Luôn cập nhật thời gian giao hàng với khách hàng.Dự án, kỹ thuật, Sản xuấtBáo cáo hàng tháng Đảm bảo 95% tiến độ sản xuấtKết quả sản xuất theo hợp đồng, đơn hàngThực hiện tốt từ khâu chuẩn bị vật tư, nguyên vật liệu đến máy móc, thiết bị. Phân công, bố trí ca hợp lý. Hướng dẫn công nhân vận hành máy tốt và thao tác sản xuất theo yêu cầu.Sản xuất, KCSBáo cáo số liệu của Bộ phận hàng ngày Đảm bảo tuyển dụng đạt 100% nhu cầu nhân sựHồ sơ tuyển dụngTìm kiếm, lựa chọn kênh thông tin tuyển dụng hợp lý Xây dựng và đề xuất các chính sách nhân sự để thu hút nhân tài Phối hợp với các bộ phận để có kế hoạch nhân sự hợp lýHCNSBáo cáo hàng quýví dụ mục tiêu chất lượng

Trách nhiệm soạn thảo, phê duyệt

Điều khoản phụ 5.2.1 của ISO 9001: 2015 quy định các yêu cầu của lãnh đạo cao nhất đối với chính sách chất lượng của tổ chức.

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập một chính sách chất lượng phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức và quan trọng nhất, chính sách này phải hỗ trợ cho định hướng chiến lược của tổ chức.

Nó cũng phải cung cấp một khuôn khổ cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng, bao gồm các cam kết để đáp ứng mọi yêu cầu hiện hành và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.

Lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm thực hiện và duy trì chính sách chất lượng.

Nó thể hiện kết quả của lãnh đạo mong muốn đạt được từ hệ thống quản lý chất lượng do đó, việc phê duyệt mục tiêu chất lượng thông thường do lãnh đạo cao nhất thực hiện.

Mục tiêu chất lượng được phổ biến áp dụng như thế nào?

Các mục tiêu chất lượng này sau đó sẽ được thông báo tới từng cấp của tổ chức với các mục tiêu và kế hoạch tương ứng ở mỗi cấp để giúp đạt được mục tiêu kế hoạch tổng thể. Nếu công ty của bạn sử dụng Thẻ điểm cân bằng, đây là một định dạng tốt để sử dụng cho việc truyền đạt các mục tiêu này.

Các mục tiêu cần được thiết lập cho các cấp khác nhau của tổ chức cho đến các mục tiêu cho sản phẩm (ví dụ một mục tiêu cho toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng, sau đó là các mục tiêu riêng lẻ cho sản phẩm hoặc quá trình hỗ trợ mục tiêu tổng thể). Các mục tiêu sản phẩm hoặc quy trình này thường được gọi là các chỉ số năng lực chính (hoặc KPI). Bằng cách sử dụng các KPI mà công ty đã xác định là các chỉ số quan trọng cho thấy các quy trình đang hoạt động tốt các mục tiêu QMS tổng thể để cải tiến trở nên dễ đo lường hơn nhiều.

Tóm lược và khẳng định yêu cầu của việc thiết lập mục tiêu chất lượng

Sau khi các mục tiêu chất lượng được thiết lập, bạn phải xác định cách thức và thời điểm chúng sẽ được đáp ứng, nguồn lực nào cần thiết, ai chịu trách nhiệm và kết quả sẽ được đánh giá như thế nào . Thông tin này thường được nắm bắt trong một biểu mẫu dự án.

Các mục tiêu có thể được thiết lập cho bất kỳ quá trình nào và ở các cấp độ khác nhau trong tổ chức của bạn miễn là chúng có liên quan đến QMS của bạn và đáp ứng các yêu cầu nêu trên. Đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được truyền đạt đúng cách trong toàn bộ tổ chức của bạn để các bên liên quan được biết

Tại sao nên lựa chọn SIS CERT để được hướng dẫn thiết lập theo tiêu chuẩn ISO 9001

SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India. Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.

ĐẠI DIỆN VIỆT NAM: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918 991 146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. Nhất Duy: 0932 321 236

Ms. Quỳnh Như: 0827 796 518

Ms. Thu Thúy: 0774 416 158 Email: [email protected]; Website: www.isosig.com

Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm,

Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar (Mỹ) hoặc IRCA (Anh)

Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất

Chúng tôi có sẵn nhiều bộ tài liệu mẫu ISO với nhiều bộ nguyên tắc giúp bạn nhanh chóng xây dựng hệ thống quản lý