Hướng dẫn kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp bằng mô hình BPM (Business Process Management)

Quản lý quy trình vận hành – Business Process Management (BPM) là một trong những công cụ và phương pháp được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng để phát triển tổ chức linh hoạt, nâng cao năng lực cạnh tranh. 

Theo nghiên cứu của IDC (Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế tại Hoa Kỳ), các quy trình vận hành kém hiệu quả khiến doanh nghiệp tiêu tốn tới 20-30% thu nhập hàng năm. Do đó, việc tìm kiếm giải pháp phù hợp để thay đổi hoặc cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp là rất quan trọng.

Hiện nay, BPM đã trở thành xu hướng tất yếu và là điều kiện cần để doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại công nghệ số. Để giúp các nhà quản lý hiểu rõ, cũng như tận dụng tối đa lợi ích khi áp dụng phương pháp này, FastWork sẽ cung cấp đến bạn những thông tin đầy đủ nhất về quy trình vận hành doanh nghiệp BPM ngay trong bài viết dưới đây.

Quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp – Business Process Management (BPM) là gì?

Nhắc tới quy trình vận hành thúc đẩy Chuyển đổi số toàn diện, các doanh nghiệp không thể bỏ qua phương pháp Business Process Management.

Business Process Management viết tắt là BPM, được hiểu là phương pháp & công cụ quản lý quy trình vận hành kinh doanh. Theo đó, BPM bao gồm việc kết hợp các nhiệm vụ: thiết kế mô hình vận hành – tự động hóa – thực thi – kiểm soát – đo lường – tối ưu các luồng hoạt động trong doanh nghiệp. Hướng tới việc vận hành trơn tru, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự, tạo ra nhiều giá trị phục vụ khách hàng, và giúp doanh nghiệp hoàn thành xuất sắc những mục tiêu đã đặt ra.

Về mặt công nghệ, BPM không phải là một sản phẩm phần mềm riêng lẻ. Nó là nền tảng cung cấp các bộ công cụ giúp doanh nghiệp mô hình hóa, thiết kế, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các quy trình nghiệp vụ một cách linh hoạt. Nhìn chung, quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPM là một định nghĩa khá rộng. Do các quy tắc, chiến thuật, mục tiêu kinh doanh và các yếu tố khác xuất hiện trong đó đều liên tục phải cải thiện, đổi mới.

Việc thực hành BPM cũng sẽ có sự khác nhau giữa các tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô, sự phức tạp về kỹ thuật, văn hóa doanh nghiệp và nguồn lực của mỗi doanh nghiệp. Song việc áp dụng BPM luôn đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải chuẩn bị tâm thế sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Doanh nghiệp khi áp dụng BPM cũng nên kết hợp các phương pháp khác nhau để tối ưu hóa quy trình vận hành như hệ thống Six Sigma hoặc mô hình Agile. 

Doanh nghiệp vận hành như những thực thể sống nhờ Agile Organization. Tìm hiểu kỹ hơn về mô hình tổ chức Agile

5 giai đoạn tổ chức, kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPM

Việc thiết kế quy trình vốn đã không dễ dàng và việc đưa vào áp dụng thực tế thậm chí còn khó khăn hơn cho các doanh nghiệp chưa làm quen với mô hình BPM. Chúng tôi giới thiệu chu trình 5 giai đoạn của BPM. 5 giai đoạn trọng tâm và lặp lại này sẽ giúp các chủ doanh nghiệp cải thiện đáng kể được vấn đề quản trị quy trình trong doanh nghiệp nếu như triển khai áp dụng một cách nghiêm túc.

5 Giai đoạn kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp BPM

Giai đoạn 1: Design – Thiết kế

Đây là bước đầu tiên trong vòng đời BPM, giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát, xem xét về quy trình vận hành kinh doanh nào sẽ phù hợp với chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Bạn có thể bắt đầu thực hiện bằng cách thảo luận với tất cả các bên liên quan, nghiên cứu bất kỳ tài liệu nào để tìm câu trả lời cho các vấn đề:

• Làm thế nào để việc thay đổi quy trình vận hành doanh nghiệp được bắt đầu? Quy trình xử lý ra sao?
• Cần bao nhiêu chi phí để thực hiện?
• Mục tiêu, kết quả cuối cùng là gì? Đo lường hiệu quả bằng cách nào?
• Trách nhiệm của từng các cá nhân hoặc phòng ban cụ thể được xác định như thế nào?
• Mất bao lâu để hoàn thành?

Giai đoạn thiết kế quy trình sẽ giúp doanh nghiệp định hình rõ mục tiêu và vạch hướng đi tốt nhất xuyên suốt quá trình áp dụng BPM.

Giai đoạn 2: Modeling – Mô hình hóa

Modeling là giai đoạn các yếu tố được phác họa trong bước trên được chuyển vào phần mềm BPM. Đồng thời cung cấp mô tả trực quan, chi tiết về các giai đoạn của quy trình. Để tăng tính hiệu quả, bạn phải hiểu rõ mọi thứ trong doanh nghiệp đang vận hành như thế nào ở thời điểm hiện tại, và mong muốn chúng thay đổi ra sao trong tương lai. Từ đó lên kế hoạch chuyển đổi các tác vụ thủ công thành quy trình điện tử. Cuối cùng sẽ phân phối cho tất cả các bên liên quan để đánh giá và phê duyệt.

Giai đoạn 3: Execution – Thực thi

Đây là giai đoạn doanh nghiệp tiến hành thử nghiệm mô hình BPM. Trước khi triển khai áp dụng trên toàn tổ chức, bạn nên chạy thử các phương pháp tự động hóa quy trình làm việc trong những một nhóm nhỏ, hoặc một vài phòng ban. Điều này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá được những ưu điểm & hạn chế của mô hình để điều chỉnh, cải tiến.

Giai đoạn 4: Monitoring – Giám sát

Các nhà quản lý thực hiện giai đoạn này bằng cách thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) hoặc áp dụng OKRs. Đồng thời đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ: theo dõi quá trình xử lý từng tác vụ, tập hợp số liệu thống kê liên quan đến hiệu suất, phát hiện điểm tắc nghẽn hoặc bất hợp lý,…

Giai đoạn 5: Optimization – Tối ưu hóa

Dựa trên những kết quả được ghi nhận ở giai đoạn giám sát, lúc này doanh nghiệp sẽ cố gắng cải thiện quy trình và loại bỏ các nút thắt trong quá trình vận hành. Nhà quản lý có thể kết hợp áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình cổ điển như Kaizen, Six Sigma hoặc Total Quality Management (TQM).

Tìm hiểu về sự khác biệt giữa 3 mô hình: TQM, Kaizen và Six Sigma TẠI ĐÂY

Mục đích chính của giai đoạn này là theo dõi và liên tục cải thiện về thời gian hoàn thành công việc, hiệu quả chi phí, giảm tỷ lệ lỗi và các chỉ số hiệu suất chính khác. Doanh nghiệp có thể tái cấu trúc lại quy trình kinh doanh nếu kết quả không như kỳ vọng, hoặc có sự thay đổi từ nhu cầu khách hàng, công nghệ.

Mặc dù vòng đời của BPM có vẻ đủ đơn giản, nhưng mỗi giai đoạn có thể mất vài tháng hoặc hơn để thực hiện, và đòi hỏi việc lập kế hoạch phải thật cẩn thận. Cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ cần có sự hỗ trợ giữa nhiều bộ phận phụ trách, bao gồm: 

• Giám đốc điều hành: Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh chung;
• Chủ sở hữu quy trình: Lập kế hoạch, tổ chức, giám sát, đảm bảo nguồn lực, hướng dẫn xử lý lỗi phát sinh,…;
• Chuyên gia BPM hỗ trợ phát triển các quy trình;
• Nhân viên, phòng ban tiến hành công việc theo tiêu chuẩn và hướng dẫn;
• Chuyên gia công nghệ thông tin, kỹ sư hệ thống chịu trách nhiệm triển khai các công cụ hỗ trợ BPM.

Để tối đa hóa hiệu quả tổng thể của một vòng đời BPM, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, sự phối hợp nhịp nhàng giữa tất cả các bên liên quan là rất quan trọng, nhất là trong giai đoạn đầu triển khai. Nếu quá trình này không được quản lý tốt, khả năng thất bại sẽ rất cao.

Lợi ích của việc triển khai BPM trong doanh nghiệp

Chuyên gia BPM – Michael Rosemann, giáo sư tại Đại học Công nghệ Queensland, và là giám đốc Centre for Future Enterprise đã ví các quy trình vận hành như mạch máu của một doanh nghiệp.

“Tương tự các mạch máu trong cơ thể, chúng cấu thành sự sống, quyết định cách thức, tốc độ, chi phí tạo ra các giá trị phục vụ khách hàng. Các quy trình BPM không chỉ phản ánh năng suất và hiệu quả của tổ chức mà còn thể hiện sự uy tín, và cuối cùng là văn hóa của chính doanh nghiệp”.

Quy trình kinh doanh tạo thành những yếu tố cốt lõi của mọi tổ chức. Chúng hoạt động một cách tối ưu giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh trong dài hạn. BPM giúp các công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả với chi phí thấp hơn, và có thể linh hoạt điều chỉnh các quy trình phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Isaac Gould – Giám đốc nghiên cứu tại Nucleus Research, nhận định: “BPM cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như: quản lý dữ liệu, phân luồng dữ liệu, quy trình phê duyệt, tạo báo cáo,…”

Theo các chuyên gia, phương pháp tiếp cận BPM để cải tiến quy trình vận hành còn giúp các công ty thích ứng với những biến đổi trên thị trường hiện nay. Đồng thời, giải pháp BPM chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp Chuyển đổi kỹ thuật số thành công.

Giải pháp khắc phục khó khăn khi áp dụng quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPM

Bất kỳ sáng kiến ​​thay đổi quy trình vận hành nào cũng sẽ tạo ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng với BPM, khi việc cải tiến quy trình trải dài trên toàn hệ thống và đầy phức tạp. Chính vì thế, để tối đa hóa lợi ích của BPM, các tổ chức phải chuẩn bị kế hoạch để giải quyết những khó khăn sẽ gặp phải. Dưới đây là một số trở ngại phổ biến và cách khắc phục khi doanh nghiệp áp dụng BPM:

1. Thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo

Vận hành theo BPM đòi hỏi sự thay đổi nhiều trong văn hóa doanh nghiệp khi hầu hết các quy trình làm việc đều được số hóa bằng công nghệ. Nhân viên có thể chống lại các sáng kiến ​​BPM nếu nghĩ rằng điều này khiến họ mất việc, hoặc giảm cơ hội thăng tiến.

Dana Daher – Chuyên gia nghiên cứu cấp cao trong lĩnh vực CIO tại Info-Tech Research Group lý giải: “Khi nhân viên không chịu thay đổi hoặc không được cung cấp thông tin để hiểu rõ về những lợi ích của BPM, các dự án triển khai sẽ vấp phải nhiều sự phản đối”. Do vậy, bà khuyến nghị các nhà điều hành doanh nghiệp nên sớm cung cấp đầy đủ những lợi ích định tính và định lượng của BPM cho các bên liên quan.

2. Xác định mục tiêu, lộ trình không rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp khi áp dụng ​​BPM nhưng lại đặt mục tiêu không phù hợp, không thiết lập được chiến lược triển khai toàn diện. Hay nói cách khác, các nhà lãnh đạo chưa đủ thông tin để đưa ra một lộ trình chuyển đổi quy trình vận hành theo BPM xuyên suốt, dài hơi và phù hợp với doanh nghiệp.

Vì thế, các CEO phải xác định rõ mục tiêu khi cải tiến hay tổ chức lại quy trình vận hành doanh nghiệp. Tốt nhất là nên thảo luận với các bộ phận kỹ thuật phần mềm và bộ phận kinh doanh, chuyên gia tư vấn trước khi tạo lộ trình khởi động.

3. Cơ sở hạ tầng thông tin để thử nghiệm không phù hợp

Nhiều doanh nghiệp sử dụng công cụ BPM để tự động hóa quy trình làm việc nhưng lại bỏ qua việc thử nghiệm hoặc các bước xử lý nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Điều này dẫn đến nhiều sự cố, các lỗi không lường trước được khi vận hành, làm gián đoạn mọi hoạt động kinh doanh và gây ra rủi ro về bảo mật hệ thống. Khi lập kế hoạch triển khai BPM, các doanh nghiệp cần kiểm soát vấn đề bảo mật dữ liệu và dùng các công cụ tự động có sẵn để đo lường hiệu suất.

Sự đa dạng của các giải pháp số hiện nay có thể gây nên khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xác định phương án phù hợp với thực trạng và định hướng phát triển của tổ chức. Để khắc phục khó khăn đó, nhà quản lý cũng nên nhờ sự hỗ trợ của các nhà tư vấn, chuyên gia công nghệ thông tin hoặc học hỏi từ các doanh nghiệp khác để lựa chọn được giải pháp phần mềm phù hợp.

4. Khó khăn về năng lực, nguồn lực triển khai

Việc doanh nghiệp chưa được tiếp cận và chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc ứng dụng, khai thác công nghệ mới cũng là một rào cản lớn. Đặc biệt là việc thiếu nguồn nhân lực nội bộ khi triển khai BPM. Vì thế, các công ty cần chú trọng đến việc tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, nhất là những phòng ban, cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình này. Đồng thời, các nhà quản lý có thể cân nhắc tuyển dụng thêm nguồn nhân lực mới có kỹ năng số tốt. Khi đó, việc áp dụng BPM cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Nghiên cứu của McKinsey cho thấy, 25% công ty có chỉ số sức khỏe tổ chức Organizational Health Index (OHI) cao nhất thì có lợi nhuận cổ đông cao gấp 3 lần so với các công ty ở top ¼ dưới cùng. Gợi ý tìm hiểu thêm Chăm sóc Sức khỏe doanh nghiệp: Hướng đi nhanh để cải thiện hiệu suất

Doanh nghiệp nào nên kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPM

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sở hữu những đặc điểm dưới đây, khi triển khai BPM sẽ mang lại hiệu quả.

• Có các quy trình làm việc phức tạp, đòi hỏi sự điều phối và phối hợp giữa nhiều đơn vị kinh doanh, bộ phận, phòng ban chức năng.
• Có các quy trình động, cần thay đổi để tuân thủ quy định khi có yêu cầu. Ví dụ như nâng cấp bảo mật thông tin khách hàng sau những thay đổi về các điều luật hoặc quyền riêng tư.
• Các công việc có thể trực tiếp kiểm soát & đo lường được bằng chỉ số, được phép điều chỉnh để cải thiện hiệu suất.
• Các quy trình nghiệp vụ cần một hoặc nhiều ứng dụng kế thừa để hoàn thành chúng, hoặc yêu cầu thay đổi nhanh chóng.

Ví dụ về công cụ BPMS giúp doanh nghiệp vận hành xuất sắc

Với sự cải tiến không ngừng của công nghệ, nhiều công cụ phần mềm quản lý quy trình vận hành – Business process management software (BPMS) hiện đại ra đời sở hữu vô vàn những tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, linh hoạt hơn. 

Cụ thể như:

• Bộ phận nhân lực: Công cụ BPM có thể làm cho các bộ phận nhân sự hiệu quả hơn bằng cách đơn giản hóa chấm công và làm bảng chấm công. Bên cạnh đó là quản trị trọn vẹn vòng đời nhân sự từ tuyển dụng đến KPI – cải thiện, số hóa & tối ưu quy trình làm việc. 
• Bán hàng: Doanh nghiệp điều phối việc trao đổi báo giá bán hàng và hóa đơn, rút ngắn quy trình công việc của chu kỳ bán hàng với công cụ BPM

Tiên phong trong việc phát triển và phân phối BPMS, FastWork cung cấp nhiều giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp vận hành xuất sắc, tiến tới chuyển đổi số quy trình vận hành thành công. Nền tảng quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork.vn, bao gồm 4 phân hệ chính: 

• FastWork OFFICE+ (Phân hệ Quản trị nội bộ & văn phòng): Giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường văn phòng không giấy tờ, số hóa 100% các nghiệp vụ hành chính nội bộ, tổ chức thông tin.
• FastWork WORK+ (Phân hệ Quản trị công việc & hiệu suất): Số hóa quản lý mọi công việc, dự án và tự động hóa các quy trình phòng ban. Thay thế các phương thức thủ công (Email, Zalo, Facebook, Skype,…).
• FastWork CRM+ (Phân hệ Quản trị bán hàng & khách hàng): Hỗ trợ công việc của Telesale, Marketing, CSKH. Góp phần tăng trưởng khách hàng tiềm năng, doanh thu và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• FastWork HRM+ (Phân hệ Quản trị nhân sự): Giúp quản trị nhân sự toàn diện từ: chấm công, tính lương, cấp phát trang thiết bị nhân sự đến quản lý tuyển dụng, số hóa hồ sơ & đánh giá năng lực nhân sự bằng KPI.

Để nhận tư vấn phần mềm miễn phí hoặc DEMO 1-1 từ chuyên gia FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký bên dưới!

Đăng ký dùng thử