Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh được hướng dẫn chi tiết tại Quyết định số 772/QĐ-BHXH ban hành ngày 15/6/2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Chi tiết quy trình thực hiện các bước sẽ được chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

1. Lập hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội lần đầu

Doanh nghiệp sau khi đăng ký kinh doanh và chính thức đi vào hoạt động sẽ phải thực hiện đăng ký đóng bảo hiểm xã hội lần đầu. Doanh nghiệp lập 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định số 772/QĐ-BHXH. Doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin chi tiết: tên đơn vị; mã số đơn vị; mã số thuế; địa chỉ đăng ký kinh doanh, địa chỉ giao dịch hoặc liên hệ…

b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS).

Doanh nghiệp thực hiện lập danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định số 772/QĐ-BHXH.

Mẫu D02-TS ban hành theo quyết định 959/QĐ-BHXH

c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Doanh nghiệp lập bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS, kê các thông tin của người lao động đóng.

Mẫu D01-TS ban hành theo quyết định số 595/QĐ-BHXH

Lưu ý: Các mẫu giấy tờ trên được ban hành kèm theo Quyết định số 772/QĐ-BHXH. 

Thành phần hồ sơ nếu không quy định là bản chính thì có thể nộp bản chính, bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.

2. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp 

Căn cứ vào Quyết định số 772/QĐ-BHXH thủ tục làm BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, đơn vị  gồm các bước như sau:

Các bước đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Bước 1. Lập hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Doanh nghiệp thực hiện lần lượt:

– Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH;

– Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người lao động chưa được cấp được mã số BHXH (kể cả người lao động không nhớ mã số BHXH).

– Lập 01 bộ hồ sơ “Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ- BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” theo quy định đã nêu tại Mục 1.

Bước 2: Nộp hồ sơ đã lập

Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động và người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong 3 hình thức sau:

1. Qua giao dịch BHXH điện tử;

2. Qua dịch vụ bưu chính công ích;

3. Trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử thì thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.

Bước 3: Nhận kết quả do cơ quan BHXH đã giải quyết.

Sau khi nộp hồ sơ theo quy định cho cơ quan BHXH doanh nghiệp chờ nhận kết quả giải quyết. Thời gian nhận kết quả không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nhận Sổ BHXH, thẻ BHYT do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký nhận qua hòm thư điện tử, nhận trực tiếp tại bộ phận trả hồ sơ từ cơ quan BHXH hoặc nhận qua hình thức gửi bưu điện. 

Lưu ý doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.

Trên đây là chia sẻ của bảo hiểm xã hội điện tử eBH về thủ tục làm bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp, các đơn vị sử dụng lao động. Nếu doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc hoặc câu hỏi liên quan đến việc lập hồ sơ, kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu hoặc muốn đăng ký sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử nhanh và thuận lợi nhất xin vui lòng liên hệ theo đường dây nóng của trung tâm hỗ trợ khách hàng eBH 1900558873 hoặc 1900558872 để được hỗ trợ tốt nhất.