Hướng dẫn chi tiết cách viết Email bằng tiếng Anh từ A-Z

12 Tháng Mười Một 2020

Có bao giờ bạn bối rối khi không biết viết email bằng tiếng Anh như thế nào để hấp dẫn? Bạn cũng không biết sử dụng từ ngữ thế nào để người nhận cảm thấy hài lòng? Nếu vậy, bạn nên áp dụng ngay những cách email sau đây để trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm:

Cấu trúc của một email thông thường 

• Greeting – Chào hỏi

• Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu

• Introduction – Giới thiệu: Nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn.

• Main point – Nội dung chính: Có thể là một hay nhiều đoạn văn.

• Concluding sentence – Kết thúc: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, có thể là yêu cầu sớm phản hồi hay đề nghị gặp mặt,…

• Signing of – Chào kết thư

Cách viết email công việc bằng tiếng Anh

Đối với email công việc bạn sẽ cần phải sử dụng ngôn ngữ trang trọng và cần chú ý không được sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh. Chẳng hạn như: I am -> I’m hay I will not -> I won’t.

Greeting – Chào hỏi

Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc gửi lời chào và cách xưng hô với người nhận email. Tiêu chuẩn một email là phải có “Dear” ở đầu thư. Nếu có thể, bạn nên đính kèm với tên người nhận. Ví dụ như: Dear Mr.A/ Mrs A/ Miss A. Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn, Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không biết tên người nhận thì nên sử dụng lời chào với mẫu “Dear Sir/ Madam”. Tuy nhiên, nên hạn chế dùng mẫu câu này để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận email. Đây cũng là lưu ý quan trọng đầu tiên khi viết email tiếng Anh.

Nếu người nhận là người nước ngoài thì bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là James Wilson , hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Wilson. Còn khi người nhận là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs.Tran Hoang Anh or Dear Mrs.Hoang Anh.

Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu

Hãy cảm ơn người nhận email.

Đối tượng bạn muốn gửi đến là cấp trên, khách hàng hay nhà tuyển dụng? Dù là ai đi chăng nữa thì dòng cảm ơn đầu thư sẽ thể hiện được thiện ý của bạn. Hơn nữa, người nhận cũng cảm thấy thiện cảm và dễ dàng tiếp nhận thông tin ở phần sau. Điều này còn giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Bạn có thể tham khảo câu sau: 

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Thank you for your kind contributions to Red Panda Conservation International.

Cảm ơn sự đóng góp của bạn cho Tổ chức Red Panda Conservation

Thank you for getting back to me.

Cảm ơn về sự phản hồi của bạn.

Introduction – Giới thiệu

Bạn nên đề cập ngay đến mục đích của mình ngay sau lời cảm ơn. Việc này nhằm tránh lan man và tiết kiệm thời gian cho người đọc. Đây cũng là lỗi mà nhiều người thường hay mắc phải khi viết email bằng tiếng Anh. Do đó, đừng quá sa đà vào những chi tiết không cần thiết để email của bạn hấp dẫn hơn.

Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó, ví dụ: Khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email trả lời, có thể viết là: “Thanks for contacting Beta Media”. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: “I am very happy to receive your email”.

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm cho người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email, bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. Có thể tham khảo một số mẫu câu viết email bằng tiếng Anh cho phần giới thiệu như:

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my booking/ to ask for further information about your products.

Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn

I am writing with regard to your registration of Intercontinental Hotel Membership/ to the complaint you made on 21st October.

Tôi viết thư này liên quan đến việc đăng ký Hội viên Khách sạn Intercontinental của quý khách/ để giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 21/10

With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you.

Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm

Main point – Nội dung chính

Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết nội dung chính một cách ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

Making a request/ asking for information – Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Could you please let me know if you can attend our Anniversary Party/ if you are available for a meeting on 19th February?

Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19/02?

I would appreciate it if you could send me a catalogue/ if you could  reply within two days.

Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 2 ngày

Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available.

Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi hiện có

Offering help/ giving information – Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

We are happy to let you know that your article has been selected for publication.

Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản

We are willing to arrange another meeting with the manager.

Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý

Should you need any further information, please contact the hotline…

Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline…

We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions.

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu

Complaining – Phàn nàn

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I am writing to express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products.

Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn

We regret to inform you that your payment is considerably overdue.

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered.

Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi đã phải gánh chịu

Apologizing – Thư xin lỗi

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

We would like to apologize for any inconvenience caused.

Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra.

Please accept our dearest apologies for this delay.

Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này.

Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused.

Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại đã gây ra.

I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow.

Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được

Attaching files – Đính kèm tệp

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I am sending you the contract as an attachment.

Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm

Please, find attached the file you requested

Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm

I am afraid I cannot open the file you have sent me.

Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi

Could you send it again in PDF format?

Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?

Concluding sentence – Kết thúc

Hãy kết thúc email bằng một câu thể hiện thông điệp mà bạn muốn gửi đi. Câu văn đó có thể thúc đẩy người đọc hành động hay chỉ đơn giản là kết thúc cuộc trò chuyện.

Bạn có thể tham khảo những câu kết dùng khi viết email sử dụng tiếng Anh được nhiều người sử dụng.

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Thank you for your patience and cooperation

Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị

I look forward to hearing from you

Tôi chờ sự hồi âm từ anh/ chị

I’ll look forward to discussing this with you further at 11 a.m Thursday

Tôi mong được thảo luận vấn đề này với bạn vào 11 giờ sáng thứ năm

If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know

Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết

Signing of 

Hãy kết thúc email một cách lịch sự. Có rất nhiều cách để kết thúc email ở trước chữ ký của bạn. Để thể hiện sự chuyên nghiệp khi viết email bằng tiếng Anh, bạn nên sử dụng:

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Sincerely

Trân trọng

Yours truly

Trân trọng

Thanks again

Cảm ơn một lần nữa

Appreciatively

Trân trọng

Best regards

Trân trọng

Respectfully

Trân trọng

Warm regards

Trân trọng

Lưu ý: Tránh dùng “Best wishes”, “Cheers”, “Regards”, “Bye” trong công việc, nếu bạn không muốn bị đánh giá là thiếu tinh tế. Bạn chỉ nên dùng chúng với những người bạn thân khi viết thư hỏi thăm nhau.

Cách viết email tiếng Anh cho bạn bè/ người quen

Greeting – Chào hỏi

Tương tự như với email công việc, bạn hãy bắt đầu bằng một lời chào hỏi. Ví dụ: Hi Mary/ Hello Mary/ Dear Mary.

Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu

Giống như phần trên, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức thư.

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother.

Mình chỉ muốn viết đôi dòng để mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của mình/ để báo rằng chúng mình sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của mình

This is to invite you to join my family for dinner.

Email này để mời bạn đến ăn tối cùng gia đình chúng tôi

I wanted to let you know that I have just got a new job.

Tớ muốn báo cho cậu biết là tớ vừa mới có một công việc mới

I’m writing to tell you about my last holiday.

Tớ viết thư để kể cho cậu nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tớ

Nhưng nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy sử dụng câu “Thanks for your email, it was wonderful to hear from you.” (Cảm ơn về email của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn).

Main point – Nội dung chính

Một số nội dung phổ biến khác.

Making a request/ asking for information – Đưa ra yêu cầu/ hỏi thêm thông tin

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I was wondering if you could come and see me sometime next week.

Mình băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm mình vào tuần tới không

Do you think you could call her for me? I lost her phone number.

Bạn có thể gọi cho cô ấy giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của cô ấy rồi

Can you call me back asap (as soon as possible)?

Cậu có thể gọi cho tớ càng sớm càng tốt không?

Offering help/ giving information – Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I’m sorry, but I can’t make it/ come tomorrow.

Tớ xin lỗi, nhưng ngày mai tớ không thể làm/ đến được

I’m happy to tell you that my brother is getting married next month.

Tôi vui mừng thông báo rằng anh trai của tôi sẽ kết hôn vào tháng tới

Do you need a hand with moving the furniture?

Bạn có cần tôi giúp một tay với việc chuyển đồ nội thất không?

Would you like me to come early and help you clear up the place?

Cậu có muốn tớ đến sớm và giúp cậu dọn dẹp chỗ đó không?

Complaining – Phàn nàn

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I’m sorry to say that you’re late with the payments.

Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected.

Tôi mong bạn sẽ không buồn khi tôi nói rằng chỗ mà bạn gợi ý cho chúng tôi không tốt như chúng ta mong đợi

Apologizing – Thư xin lỗi

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I’m sorry for the trouble I caused

ớ xin lỗi vì những rắc rối mà tớ gây ra

I promise it won’t happen again

Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa

I’m sorry, but I can’t come to the wedding next month

Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự đám cưới vào tháng tới được

Attaching files – Tệp đính kèm

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I’m attaching/sending you our wedding photos

Tôi đã gửi kèm trong mail cho bạn ảnh cưới của chúng tôi

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?

Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?

Concluding sentence – Kết thúc

Cũng như trong email công việc, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm:

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Hope to hear from you soon

Tớ hi vọng sẽ sớm có tin tức từ cậu

I’m looking forward to seeing you

Tôi rất mong được gặp bạn

Signing of

Cuối cùng là kết thúc thư bằng một số từ sau và ký tên của bạn:

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Thanks

Cảm ơn

Thank you

Cảm ơn bạn

With gratitude

Với lòng biết ơn

Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly

Chân thành

Regards/ Best regards/ Fond regards

Trân trọng

Best wishes

Những lời chúc tốt đẹp nhất

Love

Yêu thương

Take care

Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe

Lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Giữ nội dung email ngắn gọn

Một email thể hiện sự chuyên nghiệp không nên quá dài. Vì không phải ai cũng có nhiều thời gian để đọc hết một email nhiều chữ và rối rắm. Hơn nữa, đôi khi người nhận cảm thấy nội dung quá nhiều, họ có thể sẽ chỉ đọc lướt.

Một lưu ý quan trọng là bạn nên sử dụng câu từ một cách ngắn gọn, rõ ràng. Đồng thời, chú ý các lỗi về chính tả, ngữ pháp cũng như cấu trúc viết email tiếng Anh. Thêm nữa, một email thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp không nên viết tắt. Tốt nhất bạn nên sử dụng “I am writing to…” thay cho “I’m writing to…”.

Dành thời gian để đọc lại và chỉnh sửa

Trước khi gửi đi, bạn cần một bước nữa cũng quan trọng không kém, đó là đọc lại và chỉnh sửa những lỗi sai (nếu có).

Theo đó, hãy rà soát lại và đảm bảo rằng nội dung thực sự ngắn gọn và dễ hiểu. Hãy chắc chắn rằng bạn viết đúng tên người nhận ở đầu thư. Cũng nên xem xét lại mục đích mà bạn đề cập không quá đột ngột và thể hiện được sự chân thành và thiện ý của mình.

Sau khi hoàn tất các bước, kiểm tra lại lần nữa địa chỉ người nhận đã đúng chưa. Sau đó nhấn gửi và đợi phản hồi từ người nhận.

Trên đây là cách viết email bằng tiếng Anh mà bạn nên tuân thủ để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Đôi khi một chiếc email cũng có thể đánh giá được năng lực cũng như sự nghiêm túc của bạn. Do đó, cẩn trọng từ những điều nhỏ nhất là vô cùng cần thiết.

Viết email bằng tiếng Anh dễ dàng hơn cùng YOLA

Để kỹ năng viết email tiếng Anh của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, có rất nhiều cách để rèn luyện. Trong đó, đăng ký khóa học tiếng Anh tại YOLA là đầu tư có lợi nhất. Vì bạn không chỉ viết email dễ dàng mà còn thành thạo cả 4 kỹ năng trong tiếng Anh.

Tại YOLA, chúng tôi sở hữu đội ngũ giáo viên chuẩn quốc tế cùng phương pháp học phù hợp với từng khóa học. Nhờ đó, viết email bằng tiếng Anh không còn là vấn đề khiến bạn bối rối nữa.

Để nâng cao các kỹ năng tiếng Anh và chạm gần hơn đến ước mơ của mình, trung tâm Anh ngữ YOLA sẽ là người đồng hành đáng tin cậy của bạn.

Giờ đây, việc viết email bằng tiếng Anh sẽ dễ dàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Bên cạnh việc tuân thủ với những hướng dẫn này, bạn cũng cần linh hoạt để phù hợp với tính chất khác nhau của mỗi email.