Hướng dẫn cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Hạch toán tiền lương là gì? Để hạch toán chính xác và chi tiết chi phí tiền lương cho từng bộ phận, doanh nghiệp cần xác định được chi phí đó thuộc bộ phận nào? Ví dụ bộ phận văn phòng, bộ phận sản xuất hay bộ phận bán hàng… Ngoài ra, cần xác định hạch toán theo thông tư nào để hạch toán cho chính xác các khoản mục chi phí của doanh nghiệp.

Xem thêm một số bài viết liên quan:

Tài khoản 334 được sử dụng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 334 cũng tương tự như các tài khoản kế toán khác, bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:

Bên Nợ:

Các khoản phải trả đã trả cho người lao động: tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản khác.
Các khoản mà doanh nghiệp đã khấu trừ vào tiền lương, công của người lao động.
Kết chuyển tiền công mà người lao động chưa nhận được.

Bên Có:

Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động.

Số dư bên Có: các khoản còn phải trả người lao động của doanh nghiệp.

Tài khoản 338 được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội, trong đó có các khoản trích theo lương gồm: kinh phí công đoàn, về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế và về các khoản trích theo lương, khấu trừ vào lương…

Kết cấu của tài khoản 338 cũng tương tự như các tài khoản kế toán khác, bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:

Bên Nợ:

Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. phải nộp cho cơ quan quản lý/phải trả cho người lao động
Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. phải trả cho người lao động

Bên Có:

Trích KPCĐ, BHXH, BHYT.. tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào lương của người lao động
Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT.. được nhà nước cấp bù
Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Các khoản phải trả khác

Số dư bên nợ: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.

Số dư bên có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

Đây là hai tài khoản kế toán chính được sử dụng để thực hiện hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.

Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo TT200 và 133

Lương của bộ phận nào thì được hạch toán tương ứng vào chi phí của bộ phận đó. Ví dụ:
- Lương của nhân viên mua hàng hạch toán vào TK 641 – chi phí bán hàng
- Lương của ban giám đốc hạch toán vào TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
- Lương của nhân công bộ phận sản xuất hạch toán vào TK 622
- Lương của quản lý phân xưởng sản xuất hạch toán vào TK 627 – chi phí sản xuất chung
Các khoản trích theo lương gồm 2 phần: phần 1 do doanh nghiệp chịu, tính vào chi phí của bộ phận tương ứng; phần 2 do người lao động chịu, DN nộp thay và trừ vào lương phải trả cho người lao động.
Kế toán cần luôn cập nhật tỉ lệ các khoản trích theo lương mới nhất để áp dụng đúng cho doanh nghiệp

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 154, 642 (Theo TT 133)

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642

Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).

Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán viên ghi:

Nợ TK 154, 241, 622, 623, 627, 641, 642 …: Tiền lương tham gia BHXH x 23.5%

Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Tiền lương tham gia BHXH x 17.5%

Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Tiền lương tham gia BHXH x 3%

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – bảo hiểm tự nguyện: Tiền lương tham gia BHXH x 1%

Có TK 3382 – KPCĐ: Tiền lương tham gia BHXH x 2%

Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tiền lương tham gia BHXH x 10,5%

Có TK 3383 – BHXH: Tiền lương tham gia BHXH x 8%

Có TK 3384 – BHYT: Tiền lương tham gia BHXH x 1,5%

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Tiền lương tham gia BHXH x 1%

Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3383 – BHXH: Số tiền đã trích BHXH (Tiền lương tham gia BHXH x 25%)

Nợ TK 3384 – BHYT : Số tiền đã trích BHYT (Tiền lương tham gia BHXH x 4,5%)

Nợ TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) – BHTN: Số tiền đã trích BHTN (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Nợ TK 3382 – KPCĐ: Số tiền đóng kinh phí công đoàn (Tiền lương tham gia BHXH x 2%)

Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp (Tiền lương tham gia BHXH x 34%)

Kế toán cần lưu ý nộp các khoản bảo hiểm đúng hạn, nếu không doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm khoản tiền chậm nộp BHXH, gây lãng phí cho DN.

Hạch toán thuế TNCN phải nộp (nếu có)

Khi doanh nghiệp trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của người lao động, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng số thuế TNCN khấu trừ

Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân: Số thuế TNCN khấu trừ

Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3335 – Thuế TNCN: số thuế TNCN đã nộp

Có TK 111, 112: số thuế TNCN đã nộp

Khi doanh nghiệp thanh toán tiền lương hoặc ứng trước tiền lương cho người lao động, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền đã trả người lao động

Có TK 111, 112: Số tiền đã trả người lao động

Nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao bằng hàng hóa, sản phẩm:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).

hoặc:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá thanh toán).

Nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao bằng quỹ khen thưởng, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

Khi xuất quỹ chi tiền thưởng, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.

Có các TK 111, 112, . . .

Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo TT200 và 133

Hạch toàn BHXH – Hạch toán tiền ốm đau thai sản phải trả nhân viên, kế toán viên ghi nhận:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

Khi nhận được tiền của cơ quan BHXH trả cho doanh nghiệp, kế toán viên ghi nhận:

Nợ TK 111, 112: Khoản nhận về từ cơ quan BHXH

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Khi trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (thai sản, ốm đau, tai nạn …), kế toán viên ghi nhận:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 111, 112

Tại Công ty A áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200, trong tháng 6 có các tài liệu sau. (Đơn vị tính: Đồng):

Số dư đầu tháng của các TK:

TK 334: 16.000.000

TK 338 (chi tiết 3383): 1.000.000

Tình hình phát sinh trong tháng:

1. Giữa tháng 6, kế toán viên rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt là 85.000.000 và chi toàn bộ số tiền mặt này để trả hết lương nợ đầu tháng và ứng lương đợt 1 cho nhân viên.

2. Cuối tháng phòng nhân sự gửi bảng tính lương phải thanh toán cho các bộ phận như sau:

Bộ phận trực tiếp sản xuất: 20.000.000
Bộ phận gián tiếp phục vụ cho sản xuất: 15.000.000
Bộ phận bán hàng: .20.000.000
Bộ phận QLDN: 40.000.000

3. Trích các khoản theo lương theo quy định

4. Chuyển khoản để thanh toán hết các khoản trích theo lương.

5. Nhân viên B tạm ứng tiền ở năm trước, số tiền đã tạm ứng là 5.000.000, đã quá hạn thanh toán tạm ứng nên phòng kế toán khấu trừ vào lương của nhân viên B.

6. Chi tiền mặt thanh toán hết tiền lương còn lại cho công nhân viên.

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ trên và phản ánh vào TK 334

Hướng dẫn thực hiện:

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Nợ TK 111: 85.000.000

Có TK 112: 85.000.000

Chi tiền mặt để trả tiền lương nợ đầu tháng và ứng lương đợt 1 cho nhân viên

Nợ TK 111 85.000.000

Có TK 334 85.000.000

Cuối tháng ghi nhận tiền lương cho các bộ phận:

Nợ TK 622 20.000.000

Nợ TK 627 15.000.000

Nợ TK 641 35.000.000

Nợ TK 642 40.000.000

Có TK 334 110.000.000

Ghi nhận các khoản trích lương theo quy định vào các chi phí của doanh nghiệp:

Nợ TK 622 4.700.000

Nợ TK 627 3.525.000

Nợ TK 641 8.225.000

Nợ TK 642 9.400.000

Có TK 3383 19.250.000

Có TK 3384 3.300.000

Có TK 3386 1.100.000

Có TK 3382 2.200.000

Ghi nhận các khoản trích theo lương vào lương của NLĐ:

Nợ TK 334 11.550.000

Có TK 3383 8.800.000

Có TK 3384 1.650.000

Có TK 3386 (hoặc 3385 – theo Thông tư 133) 1.100.000

Chuyển khoản để trả các khoản trích theo lương:

Nợ TK 3382: 2.200.000

Nợ TK 3383: 28.050.000

Nợ TK 3384: 4.950.000

Nợ TK 3386: 2.200.000

Có TK 112: 37.400.000

Trừ lương nhân viên A phần tạm ứng tháng trước chưa hoàn thiện trả:

Nợ TK 334(A) 2.000.000

Có TK 141: 2.000.000

Chi tiền mặt thanh toán hết tiền lương còn lại cho công nhân viên:

Nợ TK 111 98.450.000

Có TK 334 98.450.000

Hạch toán tiền lương là một hoạt động vô cùng quan trọng và nhạy cảm khi liên kết giữa công ty và nhân viên, trong đó nhân viên tính lương đóng vai trò trung gian. Tuy nhiên trên thực tế, công việc này khá phức tạp khi phải thực hiện nhiều công đoạn và đòi hỏi độ chính xác cao.

Ban biên tập 1BOSS

Nguồn tài liệu tham khảo: