Hội thảo, hội nghị là gì? Các bước tổ chức hội thảo, hội nghị

Hội thảo, hội nghị – một trong những sự kiện quan trọng được nhiều công ty quan tâm hiện nay. Tuy nhiên, để một sự kiện quan trọng có thể diễn ra một cách hoàn hảo thì đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có kinh nghiệm và một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Á Châu Event sẽ đáp ứng những yêu cầu cao nhất của khách hàng về một sự kiện hoàn hảo nhất.

Hội thảo, hội nghị là gì?

Hội thảo, hội nghị là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt mà rất nhiều người bị nhầm lẫn. Vậy, hội thảo là gì và hội nghị là như thế nào?

Hội thảo là một khái niệm được sử dụng để chỉ các cuộc gặp gỡ của những người có chung một mối quan tâm. Họ sẽ cùng nhau đến một địa điểm để tranh luận về chủ đề mà họ đang cùng quan tâm. Những cuộc hội thảo phổ biến nhất thường sẽ dựa vào các ngành nghề và sự hâm mộ chung của những người quan tâm.

Các cuộc hội thảo thường sẽ bàn luận về các vấn đề có tính khoa học, lý luận và cả thực tiễn đang xảy ra. Mục đích chính của cuộc hội thảo chính là làm sáng tỏ những vấn đề cơ sở lý luận và cả những cơ sở thực tiễn của vấn đề.

Hội nghị là một từ dùng để chỉ một cuộc họp được tổ chức một cách bài bản để tổng kết lại tình hình hoạt động của công ty. Trong buổi hội nghị này, công ty sẽ rút ra được những kinh nghiệm bổ ích. Đồng thời, mọi người cũng sẽ vạch ra được hướng đi cho tương lai sắp tới.

Đây là khái niệm cơ bản để chỉ hội nghị và hội thảo được nhắc đến trong bài viết này. Bằng cách diễn giải này, bạn có thể phân biệt được đâu là một buổi hội thảo và như thế nào là một buổi hội nghị.

Các bước tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị hoàn chỉnh

Để tổ chức hội thảo, hội nghị được trọn vẹn, các đơn vị tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ được những bước cơ bản quan trọng cần có.

Các bước tổ chức

Thông thường, hội thảo và hội nghị đều là những sự kiện cô cùng trang trọng và cần được chuẩn bị thật sự tỉ mỉ và cẩn trọng. Những chương trình sự kiện như thế này thường sẽ có 5 bước tổ chức và chuẩn bị như sau:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải lên chủ đề chính cho buổi hội thảo, hội nghị. Sự kiện hôm đó sẽ nói về chủ đề gì, mục đích chính của chương trình cũng như mục đích của khách đến tham gia hội thảo.
• Bước 2: Đơn vị tổ chức cần làm việc rõ ràng với diễn giả, người phát ngôn cùng với các khách mời quan trọng của chương trình. Bạn cần chuẩn bị trước đầy đủ các dụng cụ để có thể nhắc khéo diễn giả hoặc khách mời tham gia phòng trường hợp họ quên nội dung thì sẽ có giấy chuyền hoặc bảng để nhắc nhở.
• Bước 3: Bạn tìm kiếm một địa điểm phù hợp để tổ chức chương trình. Một số địa điểm thường được lựa chọn để tổ chức như trung tâm hội nghị và các khách sạn lớn. Bạn cần phải kiểm tra một loạt các dịch vụ và tiện ích mà địa điểm đó cung cấp, phục vụ cho hội nghị của bạn.
• Bước 4: Chuẩn bị đầy đủ những loại vật dụng cần sử dụng cho chương trình. Bạn cần phải nắm rõ được nhu cầu của các diễn giả và biết họ muốn gì để cho việc tổ chức được chu đáo nhất.
• Bước 5: Đăng ký hình thức hội thảo và hội nghị sao cho phù hợp nhất.

Một số lưu ý

• Đối với hội thảo

Những buổi sự kiện như thế này thường sẽ vô cùng cuốn hút nếu như bạn có cùng một quan điểm và sở thích về bất cứ vấn đề chung nào đó. Những buổi hội thảo như thế này cũng sẽ giúp bạn có được thêm nhiều kiến thức hay ho và bổ ích đối với vấn đề mà bạn đang quan tâm.

Đặc biệt, công tác truyền thông cũng cực kỳ quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Bạn cần phải quảng bá hình ảnh của sự kiện thật rầm rộ để nhiều người biết đến. Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện mà bạn lựa chọn được một hình thức truyền thông sao cho phù hợp nhất.

• Đối với hội nghị

Trong các buổi hội nghị, bạn cần phải thêm những tiết mục văn nghệ, các bài phát biểu ý kiến,… Tất nhiên, công tác truyền thông cũng cần phải được chú trọng về mặt hình ảnh. Mọi thứ phải thật chỉn chu để hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Bạn có thể chọn báo chí, truyền thông hoặc quảng bá trên những trang mạng xã hội để lan truyền. Cách bạn lựa chọn bạn sẽ chọn phương thức thích hợp dựa vào quy mô lớn hoặc nhỏ của hội nghị.

Kịch bản tổ chức cho một buổi hội nghị và hội thảo

Thông thường, kịch bản được chuẩn bị cho hội thảo, hội nghị như sau:

• MC mở đầu giới thiệu về chủ đề của chương trình, các đại biểu tham gia và tuyên bố lý do chính của sự kiện hôm đó.
• Đại diện các khách mời sẽ phát biểu ý kiến và khai mạc chương trình.
• Ban chủ trì sẽ tiếp tục điều hành chương trình. Trong trường hợp, sự kiện hướng đến việc phải giải quyết một vấn đề nào đó thì ban chủ trì của sự kiện sẽ chỉ đạo nội dung cũng như điều hành, điều tiết cho sự kiện. Điều này sẽ tránh được sự xung đột không mong muốn xảy ra.
• Bố trí thêm một số những tiết mục văn nghệ để cho chương trình không bị quá đơn điệu và nhàm chán.
• Đại diện phía khách mời tham dự sẽ lên phát biểu và bế mạc chương trình. MC cuối cùng tuyên bố kết thúc buổi hội nghị hoặc hội thảo hôm đó.

Trang phục tham gia hội nghị và hội thảo

Những mẫu trang phục được lựa chọn để tham gia các hội thảo, hội nghị phải đảm bảo sự lịch sự và kín đáo. Trang phục cần phải phù hợp với quy mô cũng như tính chất của sự kiện. Thông thường, phái nam sẽ lựa chọn áo sơ mi đi cùng với quần âu và giày tây tối màu. Phái nữ sẽ lựa chọn áo sơ mi trắng cùng với chân váy hoặc quần dài tối màu kết hợp thêm một đôi giày cao gót.

Một chú ý nho nhỏ khi tham dự những buổi hội thảo là bạn nên ưu tiên sự tối giản. Đặc biệt, khi tham dự không lựa chọn những trang phục quá màu mè, diêm dúa hay hở hang. Không chỉ trang phục và đầu tóc và những phụ kiện mà bạn lựa chọn cũng phải thật gọn gàng và lịch sự.

Những thiết bị và các dịch vụ cần cho hội thảo, hội nghị

Để cho sự kiện hội thảo hoặc hội nghị diễn ra thành công, phía tổ chức cần phải chuẩn bị thật đầy đủ các thiết bị cần thiết. Bên cạnh đó, những dịch vụ phục vụ cho người tham gia cũng phải thật chỉn chu và chuyên nghiệp.

• Giấy tờ, bút viết và các loại văn phòng phẩm khác
• Background sân khấu
• Các màn hình Led (Có thể chỉ chuẩn bị một màn hình lớn, trong trường hợp sự kiện quá lớn thì cần chuẩn bị nhiều màn hình để những người ở xa có thể quan sát)
• Máy chiếu có độ nét cao nhất
• Loa, đèn chiếu sân khấu, micro và các thiết bị có thể dịch đa ngôn ngữ để phục vụ nhiều đối tượng khách mời tham gia.
• Bàn ghế đại biểu tham dự
• Phòng họp
• Giấy mời
• Thông cáo
• Báo cáo
• Một bản kế hoạch và kịch bản chương trình chi tiết
• Giấy đề nghị được cấp kinh phí
• Các phiếu trưng cầu ý kiến của người tham gia
• Dịch vụ ăn uống cho người tham gia

Một sự chuẩn bị đầy đủ, tinh tế sẽ giúp cho buổi hội thảo, hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ. Đây cũng là nền tảng để đưa sự kiện này đi đến thành công một cách trọn vẹn nhất. Trên đây là toàn bộ những thông tin về hội nghị và hội thảo mà Á Châu Event chia sẻ cho những người quan tâm. Nếu bạn đang muốn tổ chức một sự kiện quan trọng hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Á Châu Event cam kết sẽ mang đến cho bạn sự hài lòng tốt đa.

Đánh giá bài viết này