Học Anh van cho nguoi di lam: Cách viết business letter

Bài học Anh van cho nguoi di lam hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách đơn giản để viết được thư công việc (business letter) bằng tiếng Anh. Chắc hẳn việc viết thư công việc bằng tiếng Anh khiến nhiều người lo lắng vì họ cho rằng bản thân không đủ giỏi để viết được một lá thư như vậy. Điều này không đúng vì một lá thư hiệu quả sử dụng những câu ngắn gọn và từ vựng đơn giản sao cho lá thư càng dễ đọc càng tốt. Sau đây là một số gợi ý cho các bạn.

Anh Van Cho Nguoi Di Lam

Viết thư tiếng Anh có khiến bạn đau đầu? Giải quyết điều đó cùng bài viết anh van cho nguoi di lam hôm nay nhé!

Mục Lục

Lời chào

Khi dạy Anh van cho người đi làm, giáo viên thường quên đi những chi tiết nhỏ. Khi dạy viết thư, người dạy hướng dẫn rất kĩ các phần và nội dung của mỗi phần mà quên đi một điều không kém phần quan trọng: lời chào. Trước khi vào nội dung chính, hãy đảm bảo là bạn viết đúng tên người nhận. Bạn nên xác nhận giới tính và chức danh chính xác. Sử dụng “Ms.” cho phụ nữ và “Mr.” cho đàn ông. Chỉ sử dụng “Mrs.” nếu bạn chắc chắn 100% rằng người phụ nữ đó đã kết hôn.

Trong những trường hợp không cần quá trang trọng, bạn có thể gọi người đó bằng tên riêng. Khi bạn không biết tên hay không thể tìm được thông tin về người nhận bạn có thể viết “To Whom It May Concern”. Thông thường, sau lời chào sẽ sử dụng dấu phẩy hoặc không. Sau đây là một số ví dụ:

Dear Mr Powell,
Dear Ms Mackenzie,
Dear Frederick Hanson:
Dear Editor-in-Chief:
Dear Valued Customer
Dear Sir or Madam:
Dear Madam
Dear Sir,
Dear Sirs
Gentlemen:

Đoạn đầu tiên

Trong hầu hết các kiểu thư công việc trong tiếng Anh, người việc thường dùng những lời chào, lời nói thân thiện ở câu đầu của lá thư. Ví dụ như sau:

I hope you are enjoying a fine summer.
Thank you for your kind letter of January 5th.
I came across an ad for your company in The Star today.
It was a pleasure meeting you at the conference this month.
I appreciate your patience in waiting for a response.

After your short opening, state the main point of your letter in one or two sentences:

I’m writing to enquire about…
I’m interested in the job opening posted on your company website.
We’d like to invite you to a members only luncheon on April 5th.

Đoạn 2 và 3

Dùng một vài đoạn ngắn để đi vào chi tiết nội dung chính mà bạn muốn đề cập. Nếu bạn chỉ cần một đoạn, đừng cố viết thêm một đoạn nữa để lá thư trông dài hơn. Nếu thư của bạn có những yếu tố nhạy cảm như từ chối một lời mời thì hãy để nó ở đoạn 2 hơn là dùng nó để mở đầu. Dưới đây là một vài cách phổ biến để thông báo những việc có thể khiến người nghe không vui:

We regret to inform you…
It is with great sadness that we…
After careful consideration we have decided…

Đoạn cuối

Đoạn cuối của bạn nên bao gồm lời đề nghị, nhắc nhở, ghi chú hay tài liệu đính kèm. Nếu cần, bạn nên đặt thông tin liên lạc của mình vào đoạn này. Có một vài cách thường được dùng như sau:

I look forward to…
Please respond at your earliest convenience.
I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.
For further details…
If you require more information…
Thank you for taking this into consideration.
I appreciate any feedback you may have.
Enclosed you will find…
Feel free to contact me by phone or email.

Kết thư

Phía dưới là một số cách để kết thúc một lá thư. Sử dụng dấu phẩy giữa lời kết và tên của bạn. Nếu bạn đã không sử dụng dấu phẩy trong lời chào thì cũng không cần sử dụng ở đây: