Hóa đơn là gì – Những quy định về xuất hóa đơn bạn cần phải biết

Khi xuất hóa đơn thì lưu ý lập hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc quy định về xuất hóa đơn.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn chính là chứng từ do người bán lập ra. Trong đó có chứa các thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

a) Các loại hóa đơn thường gặp

– Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

– Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

– Các loại hóa đơn khác, gồm: Vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác…

b) Nội dung của hóa đơn là gì

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn. Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng; Số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

– Tổng số tiền thanh toán; chữ ký người mua; chữ ký người bán; dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn không cần thiết phải có đủ những nội dung này.

c) Các loại hình thức hóa đơn

– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;

– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.

Xem thêm: Thành lập doanh nghiệp mới – trọn gói

Quy định về xuất hóa đơn

Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT. Kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.

a) Quy định về các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT

Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hóa). Trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);

Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;

Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng;

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;

b) Quy định khi xuất hóa đơn là gì

+ Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật;

+ Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

+ Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế suất áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn. Nếu không sẽ bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.

+ Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng: Doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và Đầu tư (www.hapi.gov.vn) và vào website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn) để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.

c) Quy định về thời điểm và thời kỳ xuất hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn tài chính khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

+ Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

+ Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền…

+ Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng…

+ Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.