Hoá đơn đỏ là gì? 7 điều quan trọng về hóa đơn đỏ và xuất hóa đơn

Hoá đơn đỏ là gì? Bạn đã thực sự biết mọi thứ về hoá đơn đỏ và cách sử dụng chúng. Nếu chưa, dưới đây của MISA meInvoice đã tổng hợp những điều cần biết về hóa đơn đỏ, kính mời quý vị xem chi tiết dưới đây.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

hoa don do

Khái niệm hoá đơn đỏ

Hóa đơn đỏ còn được gọi với cái tên khác là hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng) hay hóa đơn VAT – một loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tiến hành tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế.

Hiện nay, Cơ quan thuế chỉ chịu trách nhiệm phát hành hoá đơn lẻ, các loại biên lai thu phí, lệ phí theo pháp luật, đồng thời giám sát, quản lý việc tự in, sử dụng hoá đơn đỏ của các doanh nghiệp.

Hoá đơn đỏ tên Tiếng Anh là gì?

Hóa đơn đỏ tên Tiếng Anh là Value Added tax invoice, hay còn gọi là VAT bill, Hoá đơn đỏ là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán dịch vụ cung cấp cho người mua, nội dung của hoá đơn đỏ bao gồm thông tin hai bên người bán, người mua do bên cung cấp dịch vụ xuất và là căn cứ xác định số thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước của doanh nghiệp.

Hoá đơn đỏ có là hoá đơn bán hàng không?

Hai loại hóa đơn này đều phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng loại không giống nhau. Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT đều lập sau khi doanh nghiệp bán hàng và xuất hàng. Việc phân biệt chúng rất quan trọng đối với kế toán để công tác kê khai, hoạch toán cho doanh nghiệp hiệu quả.

Xem chi tiết: Hoá đơn bán hàng là gì? Phân biệt hai loại hoá đơn này tại đây.

Những hoạt động chủ yếu sau làm phát sinh hoá đơn đỏ:

Mua bán hàng hoá dịch vụ, sản phẩm nội địa
Vận tải quốc tế
Xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ
Xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan như xuất khẩu

2. Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải có hóa đơn. Việc lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ;

Trong bất cứ giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ nào cũng phải có hoá đơn, lập hoá đơn cũng là trách nhiệm của người bán hàng;

Hoá đơn đỏ là căn cứ để người mua, cũng là người lưu giữ hoá đơn, kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, hoàn thuế…

3. Thế nào là một hóa đơn đỏ hợp lệ?

Hoá đơn đỏ hợp lệ hoá đơn viết đúng theo Nguyên tắc quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC như sau:

Bao gồm đầy đủ nội dung bắt buộc trên hoá đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên giao dịch mua bán;
Tên hàng hoá, dịch vụ phải gồm các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng cả số và chữ);
Hai bên mua bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán, ngày tháng năm lập hoá đơn.

4. Khi nào doanh nghiệp/người bán được xuất hóa đơn đỏ?

4.1. Doanh nghiệp/ người bán xuất hóa đơn đỏ trong trường hợp nào?

Theo quy định của Pháp luật, bên bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn đỏ. Và những hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế GTGT) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

>>> Tổng hợp các loại thuế doanh nghiệp phải nộp trong năm 2021

Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm để kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu đã được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn các điều kiện đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng sẽ tính theo phương pháp khấu trừ hoặc có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, thiết bị, công cụ, dụng cụ, máy móc.

4.2. Một số điểm cần lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
Nội dung thể hiện trên hóa đơn đỏ không được tẩy sửa, xóa và cùng một loại mực
Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên
Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
Ngày/tháng/năm ghi trên trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho bên mua.
Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.

5. Mua hóa đơn đỏ ở đâu

Theo từng trường hợp, người bán hàng có thể mua hoá đơn đỏ ở:

Nếu Hóa đơn bán hàng trực tiếp không có VAT (thuế giá trị gia tăng), người mua xin cấp hoá đơn theo cuốn của Cơ quan thuế trực thuộc;
Nếu Hóa đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh, khi có nhu cầu thì làm thủ tục với Cơ quan thuế.

5.1 Thực trạng mua bán hóa đơn đỏ

Nhiều doanh nghiệp mua và bán hóa đơn đỏ trên thị trường hiện nay để bù trừ, cân đối giữa thuế GTGT đầu ra và đầu vào. Hành động này nhằm mục tiêu hạn chế số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan nhà nước. Từ đó làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế, giảm số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp cần nộp trong năm.

Tình trạng mua bán hóa đơn đỏ này thường xảy ra tại các doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động trong các lĩnh vực như thi công, vận tải, xây lắm và thương mại,…

Việc mua – bán hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) là hành vi trái pháp luật và các bên liên quan sẽ phải chịu nhiều rủi ro tiềm ẩn.

5.2 Rủi ro khi mua bán hóa đơn khống

1.
Bên bán hóa đơn giao cho bên mua hóa đơn đỏ liên 2, nhưng giá trị giữa các liên hóa đơn khác nhau.

2.
Hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng, bên mua hóa đơn đỏ buộc phải chuyển khoản cho bên bán.

❌
Những giao dịch như trên của bên bán thường được cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ, nguy cơ bị phát giác là rất cao.

❌
Bên bán hóa đơn khống hoàn toàn có thể bị cơ quan thuế kiểm tra, phát hiện sai phạm như trên,…

❌
Chắc chắn bên liên quan (bên mua hóa đơn đỏ) cũng không tránh khỏi liên lụy, nặng thì có thể bị truy tố hình sự.

3.
Doanh nghiệp có dấu hiệu bán hóa đơn đỏ (bán hóa đơn khống) nhưng chưa rõ hoặc đủ căn cứ để phạt, thường sẽ bị cơ quan thuế sát sao hơn.

4.
Doanh nghiệp mua hóa đơn nếu không giải trình được tính hợp lý, có thực của hóa đơn GTGT đầu vào vẫn sẽ bị xuất toán, phạt hành chính, nặng thì có thể bị điều tra hình sự.

Nhưng dù là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân thì đều nên mua hóa đơn đỏ trực tiếp tại Chi cục thuế để tránh những rủi ro, sai phạm đáng tiếc.

6. Trường hợp nào người mua hàng cần lấy hóa đơn đỏ

Như đã phân tích ở trên, việc người mua hàng lấy hóa đơn đỏ khi giao dịch hàng hóa sẽ giúp Nhà nước kiểm soát được việc bên bán có thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật hay không. Việc yêu cầu bên bán xuất hóa đơn đỏ vừa là quyền lợi, vừa là nghĩa vụ của người mua hàng.

Tuy nhiên trong thực tế, việc người mua có lấy hóa đơn đỏ hay không lại phụ thuộc vào nhu cầu hay thói quen của họ.

Đối với trường hợp người mua hàng là doanh nghiệp, họ cần lấy hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) sau mỗi lần thực hiện giao dịch mua bán để làm căn cứ hạch toán chi phí doanh nghiệp.

Còn đối với người mua hàng là khách lẻ, rất ít người có thói quen lấy hóa đơn đỏ (đặc biệt là những hóa đơn có giá trị nhỏ).

Nếu khách lẻ không lấy (hoặc không yêu cầu xuất) hóa đơn đỏ, thì bên bán vẫn phải có nghĩa vụ xuất hóa đơn VAT đối với những đơn hàng có giá trên 200,000 đồng, nếu không sẽ bị phạt hành chính từ 10 – 20 triệu đồng.

Những đơn hàng có giá dưới 200,000 đồng bên bán không cần lập hóa đơn từng lần, trừ phi người mua yêu cầu (theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC).

7. Những quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ

hoa don do

Trường hợp 1: Mất hóa đơn bán hàng mua

Mất hoá đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;
Mất hoá đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 8 triệu đồng

Trường hợp 2: Mất hóa đơn GTGT đặt in, chưa thông báo phát hành

Nếu làm mất hóa đơn đỏ GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì cũng sẽ căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để xử phạt, cụ thể:

Mất hoá đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 18 triệu đồng;
Mất hoá đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;

Trường hợp 3: Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành

Không bị phạt trong các trường hợp:

Hóa đơn đỏ bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ, trường hợp bất khả kháng.
Làm mất liên 2 (liên giao cho khách mua) khi chưa hết hạn lưu trữ nhưng tìm lại được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo trong các trường hợp:

Chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có 2 tình tiết giảm nhẹ.
Người bán làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn sai và xóa bỏ).
Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ

Phạt tiền trong các trường hợp:

Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) nhưng khách chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ; hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa thì bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu.
Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất
Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo luật kế toán.

Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

Trường hợp 4: Mất hóa đơn đầu vào

Các trường hợp không bị xử phạt:

Bị mất, hỏng, cháy do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
Tìm lại được hóa đơn mất trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo các trường hợp sau:

Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đỏ (liên 2 giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu.
Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất.
Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên giao cho người mua, có lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

Trên đây, MISA MEINVOICE đã giúp các bạn nắm được thông tin chi tiết về hoá đơn đỏ. Bên cạnh đấy, các bạn có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn và tiết kiệm 80% chi phí.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử MIỄN PHÍ.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
Dùng thử hóa đơn điện tử