Hồ sơ vụ án là gì ? Khái niệm về hồ sơ vụ án

Hồ sơ vụ án là toàn bộ các giấy tờ, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến vụ án, được sắp xếp một cách có trật tự, có hệ thống theo quy định của cơ quan chủ quản hoặc theo chủ ý của người quản lí hổ sơ.

Mục Lục

1. Khái niệm hồ sơ vụ án

Tuỳ thuộc vào từng loại vụ án (dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính) và tính chất của mỗi vụ án (đơn giản, phức tạp, nghiêm trọng) mà hồ sơ vụ án có thể gồm các loại giấy tờ, tài liệu, chứng cứ được sắp xếp theo cách thức khác nhau để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 10 năm.

2. Thành phần của hồ sơ vụ án dân sự

* Điều đầu tiên và cần thiết nhất trước khi tiến hành khởi kiện vụ án dân sự là chúng ta phải có đơn khởi kiện từ người khởi kiện. Người khởi kiện có thể tự mình làm đơn khởi kiện hoặc những người thân theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự quy định hoặc nhờ các tổ chức hành nghề luật làm đơn. Nội dung và hình thức của đơn khởi kiện phải tuân theo quy định tại Điều 189 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.

* Đối với vụ án dân sự, điểm đặc biệt là người khởi kiện phải tự mình thu thập và cung cấp các chứng cứ chứng minh cho yêu cầu khởi kiện của mình cho cơ quan có thẩm quyền. Đây là những hồ sơ tài liệu quan trọng có liên quan đến yêu cầu khởi kiện.

Là căn cứ để Tòa án dựa vào đó xác định vấn đề và giải quyết vụ án theo đúng quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, nguồn của chứng cứ là:

+ Tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử.

+ Vật chứng.

+ Lời khai của đương sự.

+ Lời khai của người làm chứng.

+ Kết luận giám định.

+ Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ.

+ Kết quả định giá tài sản, thẩm định giá tài sản.

+ Văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập.

+ Văn bản công chứng, chứng thực.

+ Các nguồn khác mà pháp luật có quy định.

* Đối với hồ sơ vụ án dân sự, ngoài đơn khởi kiện (theo mẫu hoặc do đương sự tự viết), tuỳ từng vụ án mà hồ sơ gồm có các giấy tờ phù hợp.

Đối với những tranh chấp dân sự khác nhau thì chúng ta có thể cung cấp cho tòa án những chứng cứ, tài liệu khác nhau:

– Đối với vụ án ly hôn:

+ Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn;

+ Giấy khai sinh của con (nếu có con);

+ Các giấy tờ liên quan đến tài sản chung (nếu có yêu cầu chia tài sản);

+ Các giấy tờ về nợ chung (nếu có);

+ Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan như: chứng cứ xác định tình trạng hôn nhân qua sự phản ánh của cơ quan quản lý của vợ, chồng; tổ chức dân cư, đoàn thể, chính quyền địa phương; các chứng cứ về chỗ ở, thu nhập, nghề nghiệp, điều kiện nuôi dưỡng con v.v…

– Đối với vụ án tranh chấp quyền sử dụng đất:

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ quy định Luật đất đai 2013

+ Các giấy tờ liên quan đến tranh chấp như hợp đồng, văn bản cho thuê, cho mượn, mua bán v.v…;

+ Biên bản hòa giải ở xã, phường (nếu có).

– Đối với vụ án thừa kế:

+ Các giấy tờ về quan hệ giữa người khởi kiện và người để lại tài sản: Giấy khai sinh, CMND, giấy chứng nhận kết hôn, sổ hộ khẩu, giấy giao nhận nuôi con nuôi (nếu có) để xác định diện và hàng thừa kế;

+ Di chúc (nếu có);

+ Giấy chứng tử của người để lại di sản thừa kế;

+ Bản kê khai các di sản;

+ Các giấy tờ, tài liệu chứng minh sở hữu của người để lại di sản và nguồn gốc di sản của người để lại di sản;

+ Các giấy tờ khác: Biên bản giải quyết trong họ tộc, biên bản giải quyết tại UBND xã, phường (nếu có), tờ khai khước từ nhận di sản (nếu có);

– Đối với tranh chấp về bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng

+ Biên bản làm việc, giải quyết của cơ quan chức năng;

+ Các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ chứng minh thiệt hại. Trong loại tranh chấp này, người khởi kiện cần chứng minh từng khoản thiệt hại thực tế đã xảy ra bằng các chứng từ hoặc giấy biên nhận hợp lệ về các khoản chi phí hợp lý – những chi phí thực tế, cần thiết, phù hợp với tính chất, mức độ của thiệt hại, phù hợp với giá trung bình ở từng địa phương tại thời điểm chi phí….

– Đối với tranh chấp Hợp đồng:

+ Hợp đồng và/hoặc các giấy tờ, biên bản liên quan đến việc giao kết hợp đồng v.v..

+ Các tài liệu chứng cứ liên quan đến quan hệ hợp đồng; quá trình thực hiện hợp đồng và việc thực hiện/không thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng của các bên;

+ Các tài liệu chứng cứ chứng minh thiệt hại do hành vi vi phạm hợp đồng

– Đối với tranh chấp nhà ở:

+ Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà. Trong trường hợp chưa có Giấy chứng nhận quyền sở hữu thì cần có các giấy tờ xác nhận chủ quyền nhà;

+ Các giấy tờ liên quan đến giao dịch nhà ở có tranh chấp như: Giấy cho mượn, cho thuê, cho ở nhờ, mua bán hoặc những giấy tờ khác thể hiện có quan hệ này;

+ Các giấy tờ, tài liệu của cơ quan có thẩm quyền về việc giải quyết nhà đang có tranh chấp (nếu có).

* Người khởi kiện cần phải cung cấp cho tòa giấy tờ tùy thân của người khởi kiện cũng như giấy tờ tùy thân của người bị kiện (nếu có), cùng với đó là những giấy tờ chứng minh mối quan hệ với những người có liên quan trong yêu cầu khởi kiện để tòa án xem xét về quyền khởi kiện để làm căn cứ giải quyết theo đúng quy định của pháp luật.

3. Thành phần hồ sơ vụ án hình sự

Hồ sơ vụ án thường bao gồm các tài liệu do cơ quan có thẩm quyền khởi tố, điều ta lập, thu thập bao gồm: các tài liệu về khởi tố vụ án, khởi tố bị can như các tài liệu chứa đựng các nguồn tin về tội phạm (tố giác, tin báo của cá nhân, tin báo của cơ quan, tổ chức về tội phạm, kiến nghị khởi tố…); các tài liệu xác minh của cơ quan có thẩm quyền khởi tố về các nguồn tin về tội phạm; các quyết định tố tụng như quyết định khởi tố vụ án, khởi tố bị can, quyết định thay đổi quyết định khởi tố vụ án, khởi tố bị can, quyết định phê chuẩn quyết định khởi tố bị can hoặc quyết định phê chuẩn quyết định thay đổi quyết định khởi tố bị can…; các văn bản về áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp ngăn chặn như lệnh bắt người, lệnh tạm giữ, tạm giam, quyết định cấm đi khỏi nơi cư trú, bảo lĩnh…, quyết định thay đổi, hủy bỏ biện pháp ngăn chặn…; các tài liệu phản ánh quyết định áp dụng và kết quả các hoạt động điều tra nhằm phát hiện, thu thập chứng cứ như lệnh khám xét, khám nghiệm, thực nghiệm điều tra, kết luận giám định…; các tài liệu ghi lời khai của người tham gia tố tụng như biên bản đối chất, lấy lời khai người bị bắt, bị tạm giữ, người làm chứng, bị hại…; các tài liệu phản ánh nhân thân bị hại…; các tài liệu về tạm đình chỉ điều tra và kết thúc điều tra như quyết định trưng cầu giám định pháp y, pháp y tâm thần, kết luận giám định, quyết định tạm đình chỉ quyết định đình chỉ điều tra, kết luận điều tra đề nghị truy tố…

– Trong giai đoạn truy tố, hồ sơ còn có thể được bổ sung các tài liệu về truy tố bao gồm các tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp theo yêu cầu của Viện kiểm sát ; tài liệu Viện kiểm sát bổ sung trong giai đoạn truy tố như biên bản hoạt động điều tra nhằm kiểm tra bổ sung chứng cứ để quyết định việc truy tố hoặc khi Tòa án trả hồ sơ yêu cầu điều tra bổ sung chứng cứ mà xét thấy không cần thiết phải trả hồ sơ cho Cơ quan điều tra để điều tra bổ sung như biên bản hỏi cung bị can, lấy lời khai người làm chứng, biên bản đối chất, bản cáo trạng hoặc quyết định truy tố, các văn bản về áp dụng, thay đổi hủy bỏ biện pháp ngăn chặn, biện pháp cưỡng chế…; Trong giai đoạn xét xử hồ sơ còn được bổ sung thêm các tài liệu sau khi Tòa án nhận hồ sơ vụ án như các tài liệu, chứng cứ mới thu thập được, các quyết định của Chánh án, Phó chánh án, Thẩm phán được phân công chủ tọa phiên tòa trong giai đoạn chuẩn bị xét xử, bản án, quyết định của tòa án khi xét xử…

4. Sắp xếp hồ sơ vụ án

Các tài liệu trong hồ sơ vụ án được sắp xếp theo trình tự thời gian và đánh số bút lục từ tài liệu đầu tiên cho đến tài liệu cuối cùng để dễ theo dõi diễn biến quá trình giải quyết vụ án cũng như tiện cho việc nghiên cứu, tra cứu, trích lục, sử dụng khi tiến hành tố tụng. Cơ quan nào lập hồ sơ vụ án, cơ quan đó có trách nhiệm đánh số bút lục. Kết thúc giai đoạn tố tụng nào cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng trong giai đoạn đó phải lập bản kê tài liệu, thống kê tên tài liệu, số bút lục có trong hồ sơ, đặc điểm của tài liệu (nếu có). Cơ quan tiếp nhận hồ sơ tiếp tục đánh số bút lục với những tài liệu mới mà cơ quan này đưa vào hồ sơ tiếp theo số thứ tự bút mà cơ quan trước đã đánh. Hồ sơ vụ án tại cơ quan nào thì cơ quan đó có trách nhiệm áp dụng các biện pháp phù hợp để quản lý, lưu giữ và sử dụng theo quy định của pháp luật. Về nguyên tắc, hồ sơ vụ án phải được quản lý tại cơ quan điều tra tố tụng, người tiến hành tố tụng không được tự ý mang hồ sơ ra khỏi cơ quan, trừ trường hợp phải chuyển hồ sơ giữa các cơ quan có thẩm quyền tố tụng hoặc khi tòa án quyết định xét xử lưu động đối với vụ án.

5. Kỹ năng chung khi nghiên cứu hồ sơ vụ án

– Nghiên cứu lời khai của bị đơn

Việc nghiên cứu lời khai của bị đơn cũng được tiến hành theo thứ tự thời gian. Sau khi nghiên cứu hết lời khai bị đơn này mới chuyển qua nghiên cứu lời khai bị đơn khác.

Khi nghiên cứu lời khai của bị đơn, vừa phải chú ý các điểm bị đơn thống nhất với nguyên đơn, đồng thời phải nắm được các điểm bị đơn khai khác nguyên đơn; các điểm bị đơn khai trước và sau mâu thuẫn nhau, những yêu cầu nào của nguyên đơn không được bị đơn chấp nhận và bị đơn đã cung cấp tài liệu, chứng cứ về vấn đề đó chưa? từ đó rút ra được kết luận có cần lấy lời khai tiếp của bị đơn hay nguyên đơn để làm rõ các điểm mâu thuẫn không? có cần hướng dẫn bị đơn cung cấp thêm tài liệu, chứng cứ không? Có cần đối chất giữa nguyên đơn và bị đơn không? Hay đó là các điểm thứ yếu, chỉ cần ra phiên tòa tập trung làm rõ là đủ và dự liệu cả phương pháp, cách thức làm rõ tại phiên tòa về vấn đề này.

Sau khi nghiên cứu hết lời khai bị đơn, nghiên cứu tiếp lời khai, tài liệu của các đương sự khác.

Nghiên cứu lời khai của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án (nếu có)

Khi nghiên cứu lời khai của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cần nắm được yêu cầu của họ như thế nào? yêu cầu đó có phù hợp pháp luật hay không?

Nếu các đương sự (nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan) có người đại diện tham gia tố tụng, phải nghiên cứu lời khai của người đại diện và lời khai của người đại diện của đương sự nào thì xếp vào tập lời khai của đương sự đó. Về lời trình bày, khai báo của người đại diện của đương sự nào được xác định chính là lời khai của đương sự đó.

– Nghiên cứu lời khai của nhân chứng, các biên bản đối chất

Khi nghiên cứu lời khai của nhân chứng vừa chú ý về độ tuổi, năng lực, nhận thức, độ chính xác của thông tin, mối quan hệ của nhân chứng với đương sự trong vụ án, vừa chú ý các điểm nhân chứng khai thống nhất với nguyên đơn hoặc bị đơn… và những điểm khai khác hoặc khai mâu thuẫn với các đương sự.

Phải chú ý tìm hiểu nhân chứng biết được các tình tiết, sự kiện, nội dung của vụ án trong hoàn cảnh nào? (trực tiếp chứng kiến, nghe đương sự nào đó nói lại, nghe theo lời kể của người khác…).

Sau khi nghiên cứu lời khai của đương sự và nhân chứng, nhận thấy có điểm chưa rõ hoặc mâu thuẫn phải rút ra có cần tiến hành lấy lời khai tiếp không? Có cần đối chất không? Nội dung cần đối chất? và các đối tượng cần đối chất với nhau.

Nếu hồ sơ đã có biên bản đối chất, cần nghiên cứu kỹ các biên bản đối chất và đối chiếu với lời khai của các đương sự, nhân chứng có trong hồ sơ với nội dung các biên bản đối chất để từ đó rút ra được việc đối chất đó đã đúng, đã đủ chưa? Có cần đối chất thêm vấn đề gì?… Khi đối chất cần nêu rõ các điểm mâu thuẫn nhau, yêu cầu họ trình bày, lý giải, chứng minh về các vấn đề đang có mâu thuẫn và giải quyết vướng mắc (do lời khai mâu thuẫn nhau, mâu thuẫn tài liệu khác).

Nghiên cứu lời khai, tài liệu mà không rút ra được các vấn đề cần xử lý tiếp một cách đúng đắn thì cũng không phải là việc nghiên cứu đã tốt, đã đạt yêu cầu.

– Nghiên cứu các tài liệu, chứng cứ khác

Tùy theo từng loại việc tranh chấp, các đương sự sẽ cung cấp cho Tòa án những tài liệu tương ứng. Thẩm phán phải nghiên cứu kỹ các tài liệu này, từ đó tùy theo yêu cầu của nguyên đơn, sự thừa nhận hay phản tố của bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, Thẩm phán phải tập trung nghiên cứu các điểm đó.

Đối với các tài liệu, chứng cứ khác được thu thập từ bất cứ nguồn nào, nếu qua nghiên cứu thấy việc thu thập tài liệu, chứng cứ đúng quy định Bộ luật Tố tụng Dân sự và các văn bản pháp luật khác có liên quan thì đều phải nghiên cứu kỹ nội dung các tài liệu, chứng cứ đó, xác minh tính đúng đắn của chứng cứ thì mới giúp cho Thẩm phán đánh giá chứng cứ khách quan, toàn diện sau khi đã nghiên cứu xong toàn bộ hồ sơ vụ án.

Những vụ có ý kiến của chính quyền cơ sở, đoàn thể, cơ quan, ban ngành mà các ý kiến có sự khác nhau, Thẩm phán cũng phải nghiên cứu hết, không được bỏ qua ý kiến nào. Sau khi nghiên cứu phải rút ra được có cần hỏi lại, lấy lại ý kiến của chính quyền cơ sở, đoàn thể nào không? Có cần lấy ý kiến của cả tập thể… không?

Thông thường việc nghiên cứu hồ sơ theo tuần tự như đã phân tích ở trên. Tuy nhiên, tùy theo diễn biến cụ thể mà có vụ khi đang nghiên cứu lời khai nguyên đơn có thể đối chiếu ngay với lời khai của bị đơn, của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, biên bản đối chất hoặc các tài liệu khác như bản kết luận giám định, biên bản định giá .v.v…

Trong thực tiễn cho thấy đối với những vụ án phức tạp, hồ sơ dày, việc nghiên cứu tuần tự, hết lời khai nguyên đơn, hết lời khai đương sự này mới chuyển qua nghiên cứu lời khai của đương sự khác là một phương pháp hiệu quả để đánh giá và soi xét tường tận.

Luật Minh KHuê (tổng hợp & phân tích)