Hệ thống quản lý chất lượng là gì? Mục đích và lợi ích của hệ thống?

Khái niệm về chất lượng như chúng ta nghĩ về nó bây giờ lần đầu tiên xuất hiện từ cuộc Cách mạng Công nghiệp. Trước đây, hàng hóa đã được làm từ đầu đến cuối bởi cùng một người hoặc một nhóm người, với việc làm thủ công và chỉnh sửa sản phẩm để đáp ứng ‘tiêu chí chất lượng’. Sản xuất hàng loạt đưa những nhóm người khổng lồ lại với nhau để làm việc trên các giai đoạn sản xuất cụ thể, nơi một người không nhất thiết phải hoàn thành một sản phẩm từ đầu đến cuối.

1. Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một hệ thống tài liệu hóa các chính sách, quy trình kinh doanh và thủ tục cần thiết để một tổ chức tạo ra và cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình cho khách hàng, và do đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm cao.

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một tập hợp các chính sách, quy trình và thủ tục cần thiết để lập kế hoạch và thực hiện (sản xuất / phát triển / dịch vụ) trong lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của tổ chức (tức là các lĩnh vực có thể tác động đến khả năng của tổ chức trong việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng ). ISO 9001 là một ví dụ về Hệ thống quản lý chất lượng.

Nói tóm lại, hệ thống quản lý chất lượng giúp một công ty đáp ứng các yêu cầu quy định và yêu cầu của khách hàng, đồng thời thực hiện các cải tiến liên tục đối với hoạt động của mình.

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một tập hợp các quy trình kinh doanh tập trung vào việc đáp ứng một cách nhất quán các yêu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của họ. Nó phù hợp với mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức (ISO 9001: 2015). Nó được thể hiện dưới dạng các mục tiêu và nguyện vọng của tổ chức, các chính sách, quy trình, thông tin dạng văn bản và các nguồn lực cần thiết để thực hiện và duy trì nó.

Các hệ thống quản lý chất lượng ban đầu nhấn mạnh đến các kết quả có thể dự đoán được của dây chuyền sản xuất sản phẩm công nghiệp, sử dụng thống kê đơn giản và lấy mẫu ngẫu nhiên. Vào thế kỷ 20, đầu vào lao động thường là yếu tố đầu vào tốn kém nhất trong hầu hết các xã hội công nghiệp hóa, do đó, trọng tâm chuyển sang sự hợp tác và động lực của nhóm, đặc biệt là tín hiệu sớm của các vấn đề thông qua một chu kỳ cải tiến liên tục. Trong thế kỷ 21, QMS có xu hướng hội tụ với các sáng kiến ​​bền vững và minh bạch, vì sự hài lòng của cả nhà đầu tư và khách hàng cũng như chất lượng cảm nhận ngày càng gắn liền với những yếu tố này. Trong số các chế độ QMS, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có lẽ được thực hiện rộng rãi nhất trên toàn thế giới – chế độ đánh giá ISO 19011 áp dụng cho cả hai chế độ này và đề cập đến chất lượng, tính bền vững và sự tích hợp của chúng.

Hệ thống quản lý chất lượng khác, ví dụ: Natural Step, tập trung vào các vấn đề bền vững và giả định rằng các vấn đề chất lượng khác sẽ được giảm bớt do tư duy hệ thống, tính minh bạch, tài liệu và kỷ luật chẩn đoán.

Thuật ngữ “Hệ thống quản lý chất lượng” và chủ nghĩa ban đầu “QMS” được phát minh vào năm 1991 bởi Ken Croucher, một nhà tư vấn quản lý người Anh làm việc về thiết kế và triển khai một mô hình chung về QMS trong ngành CNTT.

Vào cuối thế kỷ 19, những người tiên phong như Frederick Winslow Taylor và Henry Ford đã nhận ra những hạn chế của các phương pháp đang được sử dụng trong sản xuất hàng loạt vào thời điểm đó và chất lượng đầu ra thay đổi sau đó. Birland thành lập Phòng Chất lượng để giám sát chất lượng sản xuất và sửa chữa các lỗi, và Ford nhấn mạnh việc tiêu chuẩn hóa các tiêu chuẩn về thiết kế và thành phần để đảm bảo sản xuất ra một sản phẩm tiêu chuẩn. Quản lý chất lượng là trách nhiệm của bộ phận Chất lượng và được thực hiện thông qua Kiểm tra đầu ra của sản phẩm để ‘bắt’ các khuyết tật.

Việc áp dụng kiểm soát thống kê sau này là kết quả của các phương pháp sản xuất trong Thế chiến, được cải tiến bởi công trình nghiên cứu của W. Edwards Deming, một nhà thống kê, người được trao Giải thưởng Deming về chất lượng. Joseph M. Juran tập trung nhiều hơn vào việc quản lý chất lượng. Ấn bản đầu tiên của Sổ tay Kiểm soát Chất lượng của Juran được xuất bản vào năm 1951. Ông cũng đã phát triển “Bộ ba của Juran”, một cách tiếp cận để quản lý đa chức năng bao gồm ba quy trình quản lý: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng. Tất cả các chức năng này đều đóng một vai trò quan trọng khi đánh giá chất lượng.

Hệ thống quản lý chất lượng có tên trong tiếng Anh là: “Quality management system”.

2. Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng:

Mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng là cung cấp tính nhất quán. Khách hàng của bạn nên biết những gì họ mong đợi từ công ty của bạn và họ sẽ nhận được chất lượng tương tự từ mỗi lần mua hàng họ thực hiện từ bạn. Nếu bạn có thể cung cấp sự đảm bảo đó, bạn sẽ có thể duy trì khách hàng hiện tại của mình trong khi tạo danh tiếng về chất lượng sẽ mang lại nhiều khách hàng hơn theo cách của bạn.

Hệ thống quản lý chất lượng cũng có thể hỗ trợ bạn trong các nỗ lực tuân thủ. Dữ liệu do hệ thống của bạn tạo ra có thể giúp bạn phân tích tổ chức và số liệu của mình để xác định bất kỳ khu vực nào có thể phát sinh các vấn đề về tuân thủ. Quản lý dữ liệu cũng có thể đặc biệt hữu ích cho các cuộc đánh giá nội bộ và các bài kiểm tra khác về bối cảnh dữ liệu tổng thể của bạn.

3. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý chất lượng:

Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức và tập trung các chính sách kiểm soát chất lượng của bạn; giúp giữ cho các quy trình của bạn được chuẩn hóa và mạch lạc. Hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp đào tạo nhân viên tương lai và đảm bảo rằng chất lượng sẽ không giảm theo thời gian. Sự tập trung vào khách hàng và kỳ vọng về chất lượng này sẽ làm tăng sự hợp tác giữa các nhân viên của bạn và cho phép bạn đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Lợi ích chính của hệ thống quản lý chất lượng là cơ hội để cải tiến liên tục. Nếu không theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng, rất khó để biết doanh nghiệp đang thiếu những lĩnh vực nào và có thể cải thiện trong tương lai. Hợp lý hóa và ghi lại quy trình này sẽ giúp bạn hiểu những thay đổi nào cần phải thực hiện để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Điều này sẽ giảm thiểu khiếu nại của khách hàng và trả lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.

4. Các loại hệ thống quản lý chất lượng khác nhau:

Có một số hệ thống quản lý chất lượng và loại QMS phù hợp cho công ty của bạn sẽ phụ thuộc vào ngành của bạn, vì các bộ tiêu chuẩn khác nhau sẽ áp dụng cho các loại tổ chức khác nhau. Một trong những tiêu chuẩn QMS quốc tế được công nhận và triển khai rộng rãi nhất là ISO 9001, tiêu chuẩn này nêu chi tiết các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng mà các tổ chức có thể sử dụng để tạo ra các chương trình của riêng họ. ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) lần đầu tiên công bố ISO 9001 vào năm 1987.

Các nguyên lý của ISO 9001 tập trung vào việc cải thiện giao tiếp ở mọi cấp độ và mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng, để đảm bảo rằng những mong đợi của khách hàng được đáp ứng. Điều này bao gồm giao tiếp với khách hàng của bạn, vì phản hồi của khách hàng là công cụ để đảm bảo chất lượng. Kiểm soát tài liệu cũng là một yêu cầu quan trọng trong ISO 9001 và nó yêu cầu bạn theo dõi và bảo vệ thông tin trong hệ thống của mình. ISO 9001 cũng thúc đẩy “phương pháp tiếp cận theo quy trình”, xem tổ chức như một tổng thể thay vì một loạt các phòng ban riêng biệt.

Bộ tiêu chuẩn này đã đóng vai trò là khuôn mẫu cho các tiêu chuẩn ISO khác được điều chỉnh cho các ngành cụ thể, bao gồm cả phần còn lại của loạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, cùng với ISO 13485 quy định các yêu cầu đối với các nhà sản xuất thiết bị y tế, bộ tiêu chuẩn ISO 4000 đối với hệ thống quản lý môi trường và ISO 19011 cung cấp các hướng dẫn về đánh giá hệ thống quản lý.

Bộ tiêu chuẩn ISO không phải là QMS được tiêu chuẩn hóa duy nhất và các phương pháp tiếp cận không được tiêu chuẩn hóa cũng tồn tại. Chúng bao gồm Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Six Sigma và Cải tiến chất lượng liên tục (CQI). Việc xem xét từng hệ thống dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty sẽ giúp bạn trong quá trình ra quyết định.