Hành chính nhân sự là gì? Vai trò của hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

Hành chính nhân sự không phải là bộ phận mang lại doanh thu cho công ty nhưng lại là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong công ty. Vậy hành chính nhân sự có vai trò như thế nào? Cùng 123job tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Hành chính nhân sự là gì?

Nguồn lực con người là yếu tố quan trọng nhất để quyết định sự thành công của một doanh nghiệp trước cả nguồn vốn tài chính. Với tầm quan trọng của nguồn nhân lực thì công việc hành chính nhân sự là công việc quan trọng giúp tìm kiếm nhân tài, quản lý con người, quản lý các bộ phận trong công ty, giúp công ty có sự phát triển về chất lượng và số lượng của yếu tố nhân sự.
Một công ty dù lớn hay bé thì đều cần phải có nhân sự để duy trì hoạt động và phát triển. Một công ty muốn phải triển thì phải có được đội ngũ nhân sự giỏi, chất lượng nhân sự được đảm bảo. Và hành chính nhân sự là bộ phận đảm đương nhiệm vụ quan trọng này. Mặc dù vậy thì hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa dành nhiều sự quan tâm và có phần chủ quan trong việc quản lý hành chính nhân sự, bộ phận hành chính nhân sự chưa thực sự được làm tốt vai trò của mình gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc của doanh nghiệp.
Quản lý hành chính nhân sự đó không chỉ là tuyển dụng nhân sự, làm các việc giấy tờ tại công ty mà còn tham gia vào hoạt động tổ chức phối hợp, điều hành công tác quản lý thông tin tại doanh nghiệp, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá kết quả công việc của nhân viên và đảm bảo đãi ngộ, quyền lợi cho nhân viên.

II. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Về cơ bản, công việc của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm phần công việc hành chính và công việc nhân sự:

1. Công việc hành chính:

Các công việc thuộc phần hành chính của nhân viên hành chính nhân sự chính là: 

• Thực hiện việc quản lý, sắp xếp các văn bản, giấy tờ, hồ sơ của công ty, nhân viên một cách khoa học nhất
• Thực hiện lưu trữ các văn bản, hồ sơ
• Tiến hành cập nhật thường xuyên các dữ liệu, giấy tờ, hợp đồng, văn bản,.. đến và đi
• Làm các văn bản, giấy tờ phục vụ cho công việc quản lý một cách có tổ chức, hệ thống
• Làm các nhiệm vụ khác theo chỉ thị mà cấp trên giao phó

2. Công việc nhân sự:

Các công việc thuộc phần nhân sự của nhân viên hành chính nhân sự chính là:

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và thực hiện công tác tuyển dụng theo kế hoạch đề ra
• Dùng các phương pháp nghiệp vụ đã được đào tạo để tuyển dụng nhân sự cho nhân viên
• Tham gia vào việc vận hành hệ thống lương, thưởng, chế độ đãi ngộ khác theo quy định của công ty
• Tiến hành theo dõi, quản lý và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội,  bảo hiểm y tế cho nhân viên trong công ty
• Trực tiếp cập nhật, theo dõi và quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên trong công ty
• Tham gia vào việc xây dựng, giám sát triển khai hệ thống quản lý, đánh giá công việc tại các phòng ban, đơn vị theo đúng quy định đã đề ra
• Lên kế hoạch đào tạo để nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên
• Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên

Nhân viên hành chính nhân sự đảm nhiệm công việc quan trọng trong việc đảm bảo nguồn nhân lực cho công ty

III. Vai trò của bộ phận hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

1. Hành chính nhân sự thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo

Nhân viên bộ phận hành chính nhân sự sẽ phụ trách tìm hiểu, quan sát về nhu cầu tuyển dụng của công ty, sau đó lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự về làm việc cho doanh nghiệp. Vì vậy, tuyển dụng là chức năng chính của bộ phận hành chính nhân sự trong một doanh nghiệp. 
Với các nhân sự tại công ty, hành chính nhân sự sẽ phụ trách việc đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới làm quen công việc hoặc tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao tay nghề, bồi dưỡng nghiệp cho các nhân sự đã làm việc được một thời gian.

2. Hành chính nhân sự thực hiện đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

Hành chính nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm việc thiết lập, vận hành, quản lý các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Và công tác đánh giá này sẽ được bộ phận hành chính nhân sự thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm để kịp thời khen thưởng, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên tốt hơn.

3. Hành chính nhân sự giúp duy trì không khí làm việc tốt

Môi trường làm việc tốt giúp tăng năng suất làm việc của người lao động và vai trò của hành chính nhân sự lúc này chính là tìm hiểu điều kiện, lấy ý kiến về điều kiện làm việc từ nhân viên các bộ phận, sau đó đề xuất các giải pháp nhằm đem lại môi trường làm việc tốt, thoải mái cho nhân viên phát huy hết khả năng của mình.

4. Hành chính nhân sự giúp giải quyết các mâu thuẫn

Trong một doanh nghiệp với rất nhiều con người thì việc xảy ra các mâu thuẫn là không thể tránh khỏi. Lúc này, bộ phận hành chính nhân sự sẽ đóng vai trò hòa giải và giải quyết các mâu thuẫn đó. Để thực hiện tốt vai trò này, hành chính nhân sự phải là bộ phận trung lập, lắng nghe ý kiến từ nhiều phía, tìm hiểu kỹ nguyên nhân, tình hình và có hành động xử lý kịp thời trước khi sự việc trở nên nghiêm trọng hơn.

5. Hành chính nhân sự đảm nhiệm vai trò quan hệ công chúng

Trong nhiều công ty, hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ các bộ phận kinh doanh và marketing trong việc quan hệ công chúng. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc gặp gỡ với đối tác, buổi họp, hội thảo, họp báo,…, chuẩn bị sao cho kỹ càng, chu đáo để các sự kiện gặp gỡ diễn ra thành công.

IV. Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự

1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng với những người khi làm việc ở bộ phận hành chính nhân sự. Đây là công việc có liên quan đến con người, giao tiếp và làm việc giữa người với người trong một tập thể với nhau. Do đó, khi thực hiện các công việc của bộ phận hành chính nhân sự thì bạn phải thật khéo léo trong cách ứng xử cũng như giao tiếp, trong các trường hợp cần thiết cần phải bỏ qua cái tôi của mình để làm sao đôi bên cùng cảm thấy hài lòng.

2. Đạo đức của người làm nhân sự

Đạo đức nghề nghiệp là một phẩm chất cao đẹp mà không chỉ nghề hành chính nhân sự cần mà bất cứ công việc nào cũng cần. Hành chính nhân sự là bộ phận được cấp trên tin tưởng và chia sẻ nhiều thông tin bí mật về công ty cũng như nắm giữ các thông tin của từng nhân viên. Đạo đức nghề nghiệp chính là không cho phép họ tiết lộ bất kỳ thông tin của bất kỳ nhân viên nào, tránh việc xảy ra các mâu thuẫn không đáng có nơi công sở.

Nhân viên hành chính nhân sự cần rèn luyện các kỹ năng cần thiết để làm tốt công việc được giao

3. Kỹ năng giải quyết các xung đột

Các cuộc xung đột, mâu thuẫn nơi công sở là những điều không thể tránh khỏi ở bất kỳ công ty nào. Vì vậy đây chính là thách thức cũng như cơ hội để hành chính nhân sự thể hiện vai trò của mình trong việc giải quyết các mâu thuẫn nơi công sở. Để có thể giải quyết xung đột nơi công sở, đội ngũ hành chính nhân sự cần thu thập thông tin chính xác, tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra hướng giải quyết thỏa đáng nhất cho cả hai bên.

4. Kỹ năng tổ chức

Nhân viên hành chính nhân sự phải có kỹ năng tổ chức để xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, hợp đồng và hồ sơ người lao động. Việc tổ chức, quản lý tốt giúp nhân viên hành chính nhân sự có thể làm việc một cách khoa học và giải quyết các công việc nhanh chóng, tiện lợi hơn.

VI. Kết luận

Đội ngũ hành chính nhân sự giỏi giúp cho doanh nghiệp sản sinh ra những nhân sự giỏi, làm việc hiệu quả, từ đó phát triển một cách bền vững. Hy vọng, với bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn hiểu được những công việc hành chính nhân sự phải làm cùng với vai trò không thể thiếu được của bộ phận này trong doanh nghiệp để từ đó bạn có thể đưa ra những định hướng để theo đuổi nghề nghiệp này. Chúc bạn thành công!

Xem thêm: 

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc hàng ngày

Quản lý nhân sự là gì? Những vấn đề cần biết về quản lý nhân sự

HR là gì? Công việc và kỹ năng để thành công trong ngành nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự và quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả nhất