Hành chính nhân sự là gì? Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự – Thư viện Quản trị Nhân Sự

Sự thành công của một doanh nghiệp, không thể không nhắc đến vai trò của nhân sự, chúng được đánh giá trước cả nguồn vốn, tài chính… Điều này cho thấy, tầm quan trọng của công việc hành chính nhân sự bao gồm: quản lý nguồn lực công ty, quản lý các nhân viên và các cán bộ khác trong doanh nghiệp. Theo dõi bài viết dưới đây, để hiểu được hành chính nhân sự là gì và quy trình làm việc của nó nhé!

1. Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Nếu thường xuyên theo dõi các trang mạng, bạn có thể thấy rất nhiều thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự ở các công ty và cả các tập đoàn lớn.

Bạn có thể hiểu, hành chính nhân sự là vị trí đảm nhiệm chức năng của sự tổ hợp hai nhiệm vụ giữa hành chính và nhân sự, nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên. 

Hành chính nhân sự giúp duy trình và phát triển hoạt động của doanh nghiệp

Quản lý hành chính nhân sự cần được hiểu là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành và quản lý công tác thông tin trong cơ quan, đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.

2. Công việc hành chính nhân sự là gì?

Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đều có một bộ phận giám sát các chính sách tổ chức và các dịch vụ của nhân viên. Bộ phận này thường được gọi là bộ phận quản lý nhân sự. Một chuyên viên hành chính nhân sự là người đảm nhiệm cung cấp dịch vụ hỗ trợ hành chính cho bộ phận nhân sự. Cụ thể là:

• Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Thực hiện các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của công ty.

Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới… Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp. Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên.

Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ quản lý các hồ sơ, giấy tờ

• Công tác lễ tân

Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu họ phải đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:

• Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.

• Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay hoạt động nội bộ.

• Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

• Xử lý bảng lương 

Hoạt động quản lý bảng lương là công việc mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng cần thực hiện tốt. Các hoạt động liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm việc chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty, lên danh sách lương, thưởng mỗi tháng cho nhân viên. Và thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn theo quy định của công ty, doanh nghiệp.

• Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại

Công việc lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc chính của bộ phận hành chính nhân sự bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó. 

Nhân viên hành chính nhân sự thực hiện lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động

• Quản lý tài sản, thiết bị

Bộ phận quản lý hành chính nhân sự thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty cũng như tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác được báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới, bảo trì. Từ đó có kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.

Ngoài ra, phòng hành chính nhân sự cần thực hiện kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp.

3. Quy trình làm việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Thông thường, công việc chính của phòng hành chính nhân sự là tuyển dụng và đào tạo. Tùy theo công việc của mỗi doanh nghiệp mà công việc của nhân viên hành chính nhân sự cần có những quy định khác nhau. 

Quy trình thực hiện công việc của một nhân viên hành chính nhân sự:

• Thực hiện hoạt động sắp xếp, quản lý hoạt động làm việc cho các nhân viên trong văn phòng.

• Thực hiện lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo để nuôi dưỡng nguồn nhân lực mạnh cho tổ chức, doanh nghiệp.

• Thực hiện giám sát, biên soạn và lưu trữ giấy tờ cho công ty.

• Tìm hiểu các vấn đề của nhân viên liên quan tới tiến độ làm việc và lý do khi thực hiện các hoạt động kém hiệu quả để kịp thời có kế hoạch khích lệ phù hợp. 

Qua bài viết chia sẻ trên đây, chắc hẳn bạn cũng đã nắm được hành chính nhân sự là gì? Và quy trình làm việc được thực hiện ra sao? Mong rằng khi áp dụng vào thực tế doanh nghiệp mình, đơn vị bạn sẽ quản lý tốt và hiệu quả hoạt động hành chính nhân sự này. Nếu vẫn còn thắc mắc, cần được tư vấn bất cứ thông tin gì liên quan đến hành chính nhân sự, bạn đừng ngần ngại liên hệ đến Thư viện Quản trị Nhân Sự!