Hàng tồn kho là gì? Những điều cần biết về hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một khái niệm quen thuộc đối với tất cả mọi người. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể định nghĩa đúng khái niệm Hàng tồn kho là gì? và Tại sao việc quản lý hàng tồn kho lại quan trọng đối với các doanh nghiệp? Vì vậy, hãy đọc bài viết bên dưới bạn sẽ có câu trả lời.

Hàng tồn kho là gì?

Nhắc đến hàng tồn kho, chắc hẳn nhiều người sẽ trả lời rằng hàng tồn kho chính là những sản phẩm bị lỗi, bán không hết mới được lưu lại trong kho sau đó tiến hành thanh lý. Tuy nhiên, suy nghĩ trên không hoàn toàn đúng vì hàng tồn kho còn có ý nghĩa lớn hơn trong kinh doanh. 

Theo nhận định từ các chuyên gia, hàng tồn kho chính là những sản phẩm được doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng, hàng hoá đang sản xuất dở dang hoặc là nguyên vật liệu để tạo ra sản phẩm. Đây còn là nguồn tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp đóng góp vai trò quan trọng trong doanh thu. Vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho sao cho hiệu quả là điều mà các doanh nghiệp đang hướng tới để có thể giảm bớt các khoản phí không cần thiết và đem lại lợi nhuận cho công ty.

Xem thêm: Cách Vận chuyển hàng đi Thanh Hoá nhanh nhất

Phân loại hàng tồn kho

Dựa vào chủng loại hàng hóa ta có thể chia hàng tồn kho thành 4 loại:

• Nguồn vật tư

  : gồm đèn, máy móc, nhiên liệu,… Những vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất.

• Nguyên liệu thô

  : là những nguyên liệu ban đầu dùng để sản xuất thành phẩm

• Bán thành phẩm

  : đây là sản phẩm ở dạng thô chưa hoàn thành công đoạn cuối cùng và chưa đạt đủ tiêu chuẩn để trở thành một sản phẩm hoàn chỉnh. 

• Thành phẩm

  : là sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất chuẩn bị được đưa ra thị trường hoặc có thể được giữ lại cho các mục đích khác của doanh nghiệp.

Dựa vào đặc điểm hàng hoá có thể phân hàng tồn kho thành nhiều loại khác như:

• Sản phẩm dở dang 

• Hàng hoá được nhà sản xuất mua về để bán

• Nguyên vật liệu để sản xuất

• Thành phẩm được gửi đi bán

Và nhiều loại hàng tồn kho khác.

Thế nào là quản lý hàng tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát toàn bộ quy trình từ việc mua hàng, lưu trữ, sử dụng và xuất hàng tồn kho. Do đó, người quản lý phải có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện các công việc liên quan đến hàng hoá. Chẳng hạn, họ phải biết tỷ lệ hàng tồn kho bao nhiêu là hợp lý mà không ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp. Ngoài ra, người quản lý cũng cần biết được diện tích bao nhiêu là đủ để chứa được hàng hoá cũng như nếu lưu trữ hàng tồn kho lâu thì tốn bao nhiêu chi phí,… Vì vậy, đây là một công việc vô cùng quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm để tiết kiệm được một phần chi phí cho doanh nghiệp.

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Như đã nói ở trên, việc quản lý hàng tồn kho là vô cùng quan trọng. Vậy mục đích của quản lý hàng tồn kho là gì?

Dùng để dự phòng

Trong một số tình huống, hàng tồn kho chính là cứu tinh của doanh nghiệp khi có trở ngại xảy ra. Lúc này, hàng tồn kho được sử dụng như vật phẩm thay thế cho những sản phẩm bị lỗi không thể đưa ra thị trường. Tuy nhiên, chúng ta không nên trữ quá nhiều hàng tồn kho vì lâu dần nó sẽ trở thành sản phẩm không bán được.

Đầu cơ 

Khi nền kinh tế biến động mạnh, cung cầu không cân bằng, thị trường thiếu sản phẩm thì hàng tồn kho được dùng cho trường hợp này.

Dùng cho việc giao dịch

Quá trình sản xuất hàng hoá sẽ không tránh khỏi việc thiếu nguồn cung. Vì vậy,  cần có hàng tồn kho để đảm bảo quy trình không bị gián đoạn.

Biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Thường xuyên kiểm kê số hàng hóa trong kho

Bất kì doanh nghiệp nào cũng vậy, hàng tồn kho phải được kiểm kê thường xuyên để đối chiếu xem có đúng với sổ sách, có bị thất thoát hay không. Trong quá trình đó, nếu gặp những sản phẩm lỗi, hư hỏng thì có thể tiến hành xử lý kịp thời hoặc tiến hành thanh lý để không gây tổn thất cho doanh nghiệp. Thời gian kiểm kê có thể theo tháng, theo quý, hay theo năm tùy vào lượng hàng hóa ít nhiều của mỗi doanh nghiệp.  

Dùng mã vạch để quản lý hàng tồn kho

Đặt cho hàng hoá một mã vạch để dễ dàng sắp xếp và quản lý là điều mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng. Việc kiểm tra cũng dễ dàng hơn so với dùng tên hay các biện pháp thủ công. Chỉ cần có thiết bị quét là bạn có thể biết được tất cả thông tin từ tên sản phẩm, chỉ số, nơi lưu trữ,…

Sử dụng công nghệ để quản lý hiệu quả

Con người chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả mọi thứ được. Do đó, cần sử dụng công nghệ để có thể thay thế các biện pháp ghi nhớ thông thường. Hơn nữa, ứng dụng công nghệ trong quản lý hàng tồn kho vừa giúp tiết kiệm thời gian chi phí vừa có thể quản lý hiệu quả, tránh xảy ra các sai sót không đáng có.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm giúp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả vừa giúp truy xuất thông tin một cách dễ dàng vừa đảm bảo an toàn như KiotViet, Perfect Warehouse,…

Sắp xếp hàng hoá một cách hợp lý

Việc phân chia hàng hoá theo nhóm, theo kệ hay theo loại mặt hàng và sắp xếp chúng cố định hay linh hoạt tùy thuộc vào cách sắp xếp của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên,  phải sắp xếp sao cho khoa học hợp lý để việc kiểm tra được thực hiện dễ dàng.

Bài viết trên đã trả lời được câu hỏi Hàng tồn kho là gì? Tại sao việc quản lý hàng tồn kho lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Hy vọng rằng những thông tin mà Catcarry chia sẻ có thể giúp đem đến nhiều thông tin bổ ích cho doanh nghiệp của bạn.