Hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Khái niệm hàng tồn kho chắc hẳn không còn quá xa lạ đối với nhiều người. Khi nhắc đến hàng tồn kho mọi người thường nghĩ ngay đến những mặt hàng không bán được và vẫn còn tồn lại ở trong kho. Khi doanh nghiệp có một lượng hàng tồn kho nhất định thì đã đến lúc cân nhắc có nên giữ lại mặt hàng đó ở trong kho hay không. Bài viết sau đây Catcarry sẽ nêu chỉ rõ những kiến thức liên quan đến các khái niệm hàng tồn kho là gì và hàng tồn kho bao gồm những gì để các doanh nghiệp có thể nắm bắt và có phương pháp quản lý phù hợp.

Mục Lục

Khái niệm hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là gì? Hầu hết mọi người khi nhắc đến hàng tồn kho thường nghĩ đến các mặt hàng không thể bán ra trên thị trường do các lỗi sản xuất, mặt hàng bị ế hoặc sắp bị thanh lý. Tuy nhiên, nếu xét trên các khía cạnh khác thì khái niệm này hoàn toàn sai lầm. Khái niệm hàng tồn kho được hiểu như sau:

Hàng tồn kho còn được gọi là hàng tồn hay hàng lưu kho là những mặt hàng dự trữ được doanh nghiệp sản xuất ra để bán kèm với những thành phần khác để tạo ra sản phẩm. Từ đó ta thấy được sự liên kết giữa sản xuất và bán sản phẩm.

Nếu biết cách quản trị kho hợp lý sẽ giúp giảm bớt chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Mục đích trữ hàng tồn kho là gì?

Các doanh nghiệp thường có mong muốn bán hết hàng hóa có ở trong kho trong một khoản thời gian dài để hạn chế tối đa việc mất mát chi phí trong việc bù lỗ hàng hóa, hàng hóa bị hư hại và chi phí quản lý kho.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ lại một số mặt hàng cần thiết để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và tránh khỏi tình trạng gián đoạn quy trình sản xuất. Sau đây là những mục đích chính của việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp:

1. Dự phòng

Dự phòng giúp doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro và gia tăng lợi nhuận trong trường hợp: Nhu cầu về mặt hàng hóa tại thời điểm đó bỗng nhiên tăng lên, thị trường không đủ hàng hóa để cung ứng thì đây chính là lúc hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng được lợi ích.

Bên cạnh đó còn có trường hợp sản xuất bị thiếu hụt nguồn nguyên liệu nhưng thị trường không có đủ nguồn nguyên liệu để đáp ứng thì lúc này hàng tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiệp bù lại nguồn nguyên liệu còn thiếu và tránh khỏi tình trạng bị ép giá do doanh nghiệp khác đầu cơ vào.

2. Đầu cơ

Giá cả trên thị trường ngày càng biến động và có xu hướng tăng lên. Chính vì thế, doanh nghiệp lưu trữ một lượng hàng hóa ở trong kho sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Lượng hàng lưu trữ này dù là nguồn nguyên vật liệu hay hàng hóa đều mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Thông thường tại các doanh nghiệp người ta thường có xu hướng lưu trữ nguyên vật liệu và bán ra thành phẩm để phục vụ cho quá trình sản xuất bởi vì nguyên liệu nếu chưa qua quá trình sản xuất thì chỉ mất chi phí đầu vào và có thể điều chỉnh để ra các thành phẩm khác nhau, giảm thiểu được các lỗi sản phẩm.

3. Giao dịch

Hàng tồn kho sẽ giúp cho các doanh nghiệp tránh được tình trạng bị gián đoạn trong quá trình sản xuất hay bán hàng.

Duy trì được mức tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp:

Khi quản lý hàng tồn kho, nhân viên quản kho sẽ nắm trong tay đầy đủ các thông tin về số lượng hàng hóa, tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm và duy trì vừa đủ lượng tồn kho cần thiết. Bên cạnh đó giúp cho chủ kho có thể nắm được lượng hàng hóa biến động ở trong kho là như thế nào từ đó có thể biết được nhu cầu của khách hàng và đảm bảo đầy đủ lượng hàng hóa ở trong kho.

Đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của khách hàng:

Quản lý đầy đủ hàng tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi tình trạng bị thiếu hàng khi nhu cầu của khách hàng tăng lên. Lưu trữ hàng tồn kho sẽ giúp đáp ứng đầy đủ lượng hàng hóa cung ứng và giúp khách hàng có được sản phẩm mong muốn. Từ đó khách hàng sẽ tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của doanh nghiệp hơn.

Tiết kiệm nhiều thời gian:

Hàng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc kiểm tra và đếm từng mặt hàng. Quản lý hàng tồn vừa tiết kiệm thời gian vừa tránh xảy ra các sai sót trong việc lưu trữ hàng hóa.

Tiết kiệm chi phí:

Hàng tồn kho được lưu trữ đầy đủ sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng lớn các chi phí về lưu kho. Quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh lượng hàng hóa một cách hợp lý bằng việc căn cứ vào các số liệu hàng nhập và xuất kho. Từ đó có thể vạch ra kế hoạch cho việc sản xuất và lưu trữ các mặt hàng hợp lý giúp tiết kiệm được nhiều chi phí.

Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Để biết được hàng tồn kho bao gồm những gì thì trước hết ta cần xem xét trên hai phương diện sau:

Theo đặc điểm hàng hóa

Xét về đặc điểm của hàng hóa thì hàng tồn kho bao gồm những loại cơ bản sau:

Nguồn vật tư: Các vật liệu dùng để làm sạch máy, đồ dùng văn phòng, nhiên liệu, dầu, bóng đèn và một số vật dụng tương tự. Những loại hàng này đều rất cần thiết để sử dụng trong quá trình sản xuất.
Nguyên liệu thô: Đây là nguồn nguyên liệu được giữ lại hoặc bán đi cho quá trình sản xuất trong tương lai được gửi đi gia công chế biến hoặc được mua đang đi trên đường về.
Bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm được sử dụng trong sản xuất nhưng chưa hoàn thiện hoặc những sản phẩm chưa làm các thủ tục nhập kho thành phẩm.
Thành phẩm: Đây là những sản phẩm hoàn chỉnh sau quá trình sản xuất.

Tùy vào tính chất doanh nghiệp mà có cách lưu trữ phù hợp.

Theo chủng loại hàng hóa

Xét về chủng loại thì hàng tồn kho bao gồm các sản phẩm về thương mại như:

Hàng hóa mua về để bán ( hàng gửi đi bán, hàng hóa được gửi đi gia công chế biến, hàng hóa bất động sản, hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường).
Thành phẩm tồn kho và các thành phẩm được gửi đi bán.
Các sản phẩm dở dang (sản phẩm dở dang hoặc các sản phẩm chưa làm các thủ tục nhập kho).
Các nguyên vật liệu.
Các dụng cụ, công cụ tồn kho được gửi đi gia công chế biến và đã mua ở trên đường.
Các vật liệu, nguyên liệu nhập khẩu dùng trong sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm hàng hóa được lưu trữ ở lại trong kho của doanh nghiệp.

Như thế nào là quản lý hàng tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho chính quá trình kiểm soát từ đầu đến cuối các khâu về đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho tại một doanh nghiệp.

Việc quản lý hàng tồn kho và sử dụng kho hàng là rất quan trọng. Nó quyết định đến các kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều chỉnh hàng hóa tại một doanh nghiệp. Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì các người quản lý cần phải biết:

Tỷ lệ hàng ở trong kho bao nhiêu thì hợp lý?
Làm thế nào để kiểm soát được hàng tồn kho?
Diện tích kho hàng có đủ điều kiện để đáp ứng lưu trữ hay không.
Các trang thiết bị, máy móc và cơ sở vật chất có đủ điều kiện để đáp ứng được các nhu cầu về sản xuất hay không?
Nhu cầu của khách hàng về các mặt hàng như thế nào?
Quá trình quản lý hàng tồn kho mất bao nhiêu chi phí?

Mục đích của việc quản lý hàng tồn kho

Đảm bảo đủ lượng hàng tồn kho theo kế hoạch

Mục đích chính đó là đảm bảo lượng tồn kho đầy đủ theo yêu cầu ở mọi thời điểm. Vì việc thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho đều mất nhiều chi phí trong việc tổ chức và điều hành. Nếu thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất cũng sẽ bị gián đoạn làm giảm đi hiệu quả sản xuất hoặc không thể sản xuất hàng hóa.

Hậu quả dẫn đến rất nghiêm trọng, giảm sút doanh thu, lợi nhuận và có thể dẫn đến thua lỗ. Bên cạnh đó, nếu dư thừa hàng tồn kho thì có thể dẫn đến kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa, các khoản chi phí để tồn kho nhiều hơn.

Tối ưu hóa chi phí

Để tối ưu hóa được chi phí tồn kho thì trước tiên phải đảm bảo khối lượng hàng tồn kho cần thiết ở doanh nghiệp tại mọi thời điểm.

Điều này mang lại lợi ích cho doanh nghiệp theo 2 cách.

Khoản tiền sẽ không bị chặn khi tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể đầu tư vào những nơi khác để kiếm lợi nhuận.
Giảm chi phí để thực hiện đồng thời gia tăng được lợi nhuận.

Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho

1. Phương pháp bình quân gia quyền

Đây là phương pháp phổ biến tại doanh nghiệp. Dựa theo phương pháp này ta hiểu rằng, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của giá trị hàng tồn kho đầu kì và và giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình này sẽ được tính theo từng lô hàng nhập về hoặc được tính theo từng kỳ.

2. Phương pháp FIFO

Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp này được hiểu là các loại hàng tồn kho được nhập trước sẽ được xuất trước. Giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ chính là giá trị hàng tồn kho được mua và nhập vào cuối kỳ. Theo phương pháp này thì hàng tồn kho sẽ được tính theo giá của lô hàng nhập vào thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kỳ.

3. Phương pháp LIFO

Phương pháp này sẽ giả định rằng hàng sẽ được mua sau hoặc sản xuất sau thì bây giờ sẽ được xuất trước. Các mặt hàng tồn kho còn lại chính là những mặt hàng được mua hoặc sản xuất trước đó.

Dựa theo phương pháp này thì giá của lô hàng xuất kho sẽ tính theo giá của lô hàng được nhập sau.

4. Phương pháp giá thực tế đích danh

Phương pháp này được áp dụng dựa trên các giá trị thực tế của từng lô hàng qua mỗi lần mua vào hay nhập hàng từng thứ sản phẩm được sản xuất ra. Phương pháp này được áp dụng tại các doanh nghiệp ít các mặt hàng hoặc các mặt hàng ổn định và có thể nhận diện được chi tiết giá nhập cho từng lô hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho chính là bài toán nan giải đối với tất cả các doanh nghiệp và nhà bán lẻ thành công cần vượt qua. Hy vọng các khái niệm hàng tồn kho là gì? và các giải pháp mà Catcarry đưa ra có thể giúp cho quý khách hàng có thêm nhiều kinh nghiệm và kiến thức bổ ích.