Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp

Hạch toán lương thuần thục, chính xác là một trong những yêu cầu cơ bản với kế toán tiền lương. Hãy cùng tìm hiểu xem hạch toán lương sẽ trải qua các bước như thế nào trong bài viết dưới đây.

1.1 Hạch toán lương – Tài khoản 334 Phải trả người lao động

Tài khoản 334 được sử dụng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 334 cũng tương tự như các tài khoản kế toán khác, bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:

Bên Nợ:

Bên Có:

1.2 Hạch toán các khoản trích theo lương – Tài khoản 338 Phải trả phải nộp khác

Tài khoản 338 được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội, trong đó có các khoản trích theo lương gồm: kinh phí công đoàn, về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế và về các khoản trích theo lương, khấu trừ vào lương…

Kết cấu của tài khoản 338 cũng tương tự như các tài khoản kế toán khác, bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:

Bên Nợ:

Bên Có:

Số dư bên nợ: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.

Số dư bên có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

Đây là hai tài khoản kế toán chính được sử dụng để thực hiện hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.

– Lương của bộ phận nào thì được hạch toán tương ứng vào chi phí của bộ phận đó. Ví dụ:

– Các khoản trích theo lương gồm 2 phần: phần 1 do doanh nghiệp chịu, tính vào chi phí của bộ phận tương ứng; phần 2 do người lao động chịu, DN nộp thay và trừ vào lương phải trả cho người lao động.

– Kế toán cần luôn cập nhật tỉ lệ các khoản trích theo lương mới nhất để áp dụng đúng cho doanh nghiệp

3.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động

3.2. Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương

– Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán viên ghi:

– Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên, kế toán ghi nhận:

– Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền, kế toán ghi nhận:

Kế toán cần lưu ý nộp các khoản bảo hiểm đúng hạn, nếu không doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm khoản tiền chậm nộp BHXH, gây lãng phí cho DN.

– Hạch toán thuế TNCN phải nộp (nếu có)

Khi doanh nghiệp trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của người lao động, kế toán ghi nhận:

Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN, kế toán ghi nhận:

3.3. Hạch toán chi phí lương(hoặc nhân viên ứng trước tiền lương):

– Khi doanh nghiệp thanh toán tiền lương hoặc ứng trước tiền lương cho người lao động, kế toán ghi nhận:

– Nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao bằng hàng hóa, sản phẩm:

hoặc:

– Nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao bằng quỹ khen thưởng, kế toán ghi nhận::

– Khi xuất quỹ chi tiền thưởng, kế toán ghi nhận:

3.4. Hạch toán bảo hiểm xã hội(ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .) phải trả cho nhân viên

– Hạch toàn BHXH – Hạch toán tiền ốm đau thai sản phải trả nhân viên, kế toán viên ghi nhận:

– Khi nhận được tiền của cơ quan BHXH trả cho doanh nghiệp, kế toán viên ghi nhận:

– Khi trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (thai sản, ốm đau, tai nạn …), kế toán viên ghi nhận:

Tại Công ty A áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200, trong tháng 6 có các tài liệu sau. (Đơn vị tính: Đồng):

– Số dư đầu tháng của các TK:

TK 334: 16.000.000

TK 338 (chi tiết 3383): 1.000.000

– Tình hình phát sinh trong tháng:

1./ Giữa tháng 6, kế toán viên rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt là 85.000.000 và chi toàn bộ số tiền mặt này để trả hết lương nợ đầu tháng và ứng lương đợt 1 cho nhân viên.

Cuối tháng phòng nhân sự gửi bảng tính lương phải thanh toán cho các bộ phận như sau:
– Bộ phận trực tiếp sản xuất: 20.000.000
– Bộ phận gián tiếp phục vụ cho sản xuất: 15.000.000
– Bộ phận bán hàng: .20.000.000
– Bộ phận QLDN: 40.000.000

2./ Trích các khoản theo lương theo quy định

3./ Chuyển khoản để thanh toán hết các khoản trích theo lương.

4./ Nhân viên B tạm ứng tiền ở năm trước, số tiền đã tạm ứng là 5.000.000, đã quá hạn thanh toán tạm ứng nên phòng kế toán khấu trừ vào lương của nhân viên B.

5./ Chi tiền mặt thanh toán hết tiền lương còn lại cho công nhân viên.

6./ Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ trên và phản ánh vào TK 334

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

Chi tiền mặt để trả tiền lương nợ đầu tháng và ứng lương đợt 1 cho nhân viên