HỒ SƠ CỦA DOANH NGHIỆP VÀ CHẾ ĐỘ LƯU GIỮ

Hồ sơ của doanh nghiệp và chế độ lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp như nào cho hợp lý?

Phong trào khởi nghiệp cùng sự phát triển kinh tế dẫn đến số lượng doanh nghiệp gia tăng nhanh từng ngày. Việc quản lý của cơ quan nhà nước đối với xác doanh nghiệp hiện tại tuy chưa được chặt chẽ tối đa nhưng cũng được nâng cao và ngày càng siết chặt. Bản thân nội bộ doanh nghiệp cũng cần có công cụ quản lý doanh nghiệp của mình bằng các văn bản. Rất rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, hồ sơ doanh nghiệp chỉ vỏn vẹn hồ sơ chứng từ kế toán và tờ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Như vậy sẽ phát sinh các hậu quả ra sao? Việc lưu giữ hồ sơ chưa tốt dẫn đến hậu quả mà các doanh nghiệp không ngờ tới. Ví dụ: giá trị doanh nghiệp khi gọi vốn bị giảm sút, không có tài liệu giải quyết khi có tranh chấp nội bộ,…

Các loại hồ sơ, tài liệu tối thiểu mà doanh nghiệp phải có và lưu giữ là gì, như nào?

Luật Thành Thái kính gửi đến quý khách hàng, đối tác, bạn đọc một vài hướng dẫn về hồ sơ của doanh nghiệp và chế độ lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp để quý khách hàng, đối tác, bạn đọc có thêm kiến thức tham khảo áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

I. Ý NGHĨA CỦA VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN VÀ LƯU GIỮ HỒ SƠ

Lợi ích của việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ, khoa học có rất nhiều lợi ích, trong đó có các lợi ích điển hình sau:

1. Thuận tiện và chuyên nghiệp trong việc quản lý và điều hành công ty.

Việc quản lý công ty bằng các văn bản nội bộ, các quy chế, quy trình sẽ giúp người quản lý công ty dễ dàng hơn trong quản lý. Có một khung pháp lý nội bộ, có căn cứ trong việc phân cấp, phân quyền, quản lý công việc và xử lý các vấn đề phát sinh.

Ví dụ: Công ty bạn có anh A là người lao động thường xuyên đi muộn, về sớm, thường xuyên nói xấu đồng nghiệp, gây mất đoàn kết nội bộ. Công ty quyết định áp dụng xử lý kỷ luật lao động sa thải đối với anh A. Tuy nhiên, công ty không có nội quy lao động. Bộ luật lao động 2012, cụ thể tại Khoản 3, Điều 128 quy định “Những quy định cấm khi xử lý kỷ luật lao động: Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.”. Hậu quả có thể xảy ra: Anh A sau khi bị xử lý kỷ luật quay lại khởi kiện công ty yêu cầu hủy quyết định sa thải và bồi thường thiệt hại do áp dụng xử lý kỷ luật trái pháp luật.

2. Có đầy đủ giấy tờ mỗi khi có cơ quan nhà nước kiểm tra, thanh tra.

Công ty bạn sản xuất thực phẩm, việc lưu giữ hồ sơ không được cẩn thận và bị mất hết các giấy tờ. Đột nhiên, công ty có cơ quan quản lý đến kiểm tra cơ sở và không xuất trình được giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, xác nhận kiến thức ATTP cho người tham gia sản xuất, không có nội quy, quy trình, chế độ vệ sinh,… sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật (Nghị định 115/2018/NĐ-CP – Quy định xử phạt vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm).

3. Tránh các tranh chấp nội bộ.

Bạn cùng thành lập công ty cổ phần cùng bốn cổ đông khác. Mọi người thỏa thuận miệng việc bạn là chủ tịch hội đồng quản trị công ty nhưng không có văn bản ghi nhận. Bốn cổ đông còn lại mâu thuẫn với bạn, họ thực hiện họp bầu hội đồng quản trị mới và bầu chủ tịch hội đồng quản trị. Bạn đưa ra ý kiến: bạn là chủ tịch hồi đồng quản trị; bạn không chấp thuận sự thay đổi đó do chưa hết nhiệm kỳ và không có căn cứ miễn nhiệm, bãi nhiệm. Tuy nhiên công ty chưa làm thủ tục bầu thành viên HĐQT và bầu chủ tịch HĐQT. Bạn sẽ xử lý ra sao?

4. Làm tăng giá trị công ty.

Bạn nên biết rằng không một nhà đầu tư nào mong muốn đầu tư vốn vào một công ty mà hồ sơ sổ sách không có gì cả. Việc công ty hoạt động không có hồ sơ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp; không minh bạch; không có sự phát triển bền vững và ẩn chứa nhiều rủi ro tiềm ẩn. Một startup cũng không thể bán cổ phần, gọi vốn vào công ty với giá cao khi công ty chỉ có một tờ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là hồ sơ pháp lý.

II. QUY ĐỊNH CỦA LUẬT DOANH NGHIỆP VỀ LƯU GIỮ HỒ SƠ

Luật doanh nghiệp 2014 có quy định về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.”

III. HƯỚNG DẪN CÁC HỒ SƠ TỐI THIỂU DOANH NGHIỆP PHẢI CÓ VÀ LƯU GIỮ

Mỗi người và đơn vị sẽ có những các lưu giữ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu khác nhau. Có thể chia ra làm các nhóm một cách cơ bản và tối thiểu như sau:

– Nhóm tài liệu/hồ sơ pháp nhân;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ nội bộ công ty;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ lao động;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ về giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ do cơ quan nhà nước cấp cho doanh nghiệp;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ về tài sản;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ về các hợp đồng, giao dịch;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ về các dự án đầu tư, kinh doanh;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ về phát hành cổ phần, trái phiếu, phát hành chứng khoán;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ về kế toán, thuế, tài chính.

Các loại hồ sơ, giấy tờ chứng nhận không tự hình thành mà cần phải trải qua một quá trình giao dịch. Do đó, việc lưu giữ hồ sơ của doanh nghiệp cũng phải đi kèm với việc lưu giữ các hồ sơ giao dịch để ra kết quả là các tài liệu đó.

1. Nhóm hồ sơ pháp nhân:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Đi kèm là hợp đồng và hồ sơ thành lập doanh nghiệp); Giấy chứng nhận mẫu dấu (nếu có – hồ sơ xin cấp); Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có – hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đầu tư); Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (hồ sơ thành lập).

2. Nhóm hồ sơ nội bộ công ty:

Điều lệ công ty, các quy chế quản lý nội bộ, các quy trình làm việc; Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông; Các biên bản họp, nghị quyết xác lập tư cách các cơ quan quản lý, cá nhân quản lý (hội đồng quản trị, ban kiểm soát, chủ tịch HĐQT, Giám đốc/tổng giám đốc); Các biên bản họp, quyết định, nghị quyết của các cấp quản lý trong quá trình kinh doanh.

3. Nhóm tài liệu/hồ sơ lao động:

Quy chế quản lý lao động, nội quy lao động; thỏa ước lao động tập thể; hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở; hợp đồng lao động (các văn bản kèm theo: thư mời thử việc, làm việc, phụ lục, quyết định điều chuyển,…) đối với từng lao động; hồ sơ bảo hiểm;

4. Nhóm tài liệu/hồ sơ về giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ do cơ quan nhà nước cấp cho doanh nghiệp:

Giấy chứng nhận và bộ hồ sơ xin phép các giấy chứng nhận, điều chỉnh giấy chứng nhận như văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, nhãn hiệu, kiểu sáng công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép con và giấy chứng nhận khác.

5. Nhóm tài liệu/hồ sơ về tài sản:

Các giấy chứng nhận tài sản và hồ sơ hình thành như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (hồ sơ nhận chuyển nhượng, xin giao đất, thuê đất,…); giấy đăng ký xe oto (hồ sơ đăng ký xe, hợp đồng mua xe);..

6. Nhóm tài liệu/hồ sơ về các hợp đồng, giao dịch:

Hợp đồng; các chứng, biên bản về việc đàm phán, giao kết, thực hiện hợp đồng; các phụ lục hợp đồng; biên bản thanh lý hợp đồng;…

7. Nhóm tài liệu/hồ sơ về các dự án đầu tư, kinh doanh:

Các loại giấy tờ chứng nhận, hồ sơ tài sản, lao động,.. liên quan đến từng dự án đầu tư, kinh doanh cụ thể.

8. Nhóm tài liệu/hồ sơ về phát hành cổ phần, trái phiếu, phát hành chứng khoán.

9. Nhóm tài liệu/hồ sơ về kế toán, thuế, tài chính: (Theo quy định của Luật kế toán).

IV. DỊCH VỤ CỦA LUẬT THÀNH THÁI

Luật Thành Thái luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn Quý khách hàng trong các công việc sau:

– Xây dựng hệ thống văn bản, hồ sơ nội bộ;

– Rà soát và hoàn thiện hệ thống văn bản, hồ sơ nội bộ;

– Hỗ trợ lưu trữ hệ thống văn bản, hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.

Ngoài ra, Luật Thành Thái hỗ trợ Quý khách hàng trong các công việc khác như:

Tư vấn, soạn thảo Nội quy, Hợp đồng, Quy chế của doanh nghiệp

Tư vấn và dịch vụ cấp giấy chứng nhận đầu tư

…

Trên đây là những tư vấn sơ bộ của Luật Thành Thái về hồ sơ của doanh nghiệp và chế độ lưu trữ. Nếu có bất cứ thắc mắc gì, Quý khách hàng xin vui lòng liên hệ theo hotline: 081 439 3779 hoặc [email protected]

Luật Thành Thái rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý khách hàng!