Giao tiếp trong doanh nghiệp là gì? Và tại sao bạn cần nó?

Giao tiếp là một nhu cầu thiết yếu được diễn ra hằng ngày trong cuộc sống của mỗi con người, giao tiếp giúp mọi người hiểu nhau hơn, gần gũi hơn, dễ dàng đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Điều này lại càng vô cùng quan trọng đối với môi trường kinh doanh. Các tổ chức không phải là những thực thể vô danh, mà là những nhóm người thực sự. Theo nghiên cứu cho thấy, các tổ chức có nhân viên được kết nối có năng suất tăng đột biến lên tới 25%.

Mức tăng 25% năng suất sẽ tác động như thế nào đến thành công của công ty? Bạn có thấy doanh thu tăng không? Dịch vụ khách hàng tốt hơn và do đó, khách hàng hạnh phúc hơn? Lợi nhuận cao hơn?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày tất cả những gì bạn cần biết để thiết lập quy trình giao tiếp kinh doanh thành công.

Giao tiếp Kinh doanh là gì? Định nghĩa
Các loại giao tiếp kinh doanh
Phương pháp giao tiếp kinh doanh
Các vấn đề mà Giao tiếp kinh doanh hiệu quả có thể giải quyết
Cách thiết lập quy trình giao tiếp kinh doanh của bạn

Giao tiếp kinh doanh là quá trình chia sẻ thông tin giữa những người trong và ngoài công ty. Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh là cách nhân viên và quản lý tương tác để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Mục đích của nó là cải thiện thực hành tổ chức và giảm thiểu sai sót.

Tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh còn nằm ở chỗ:

Trình bày các lựa chọn / ý tưởng kinh doanh mới
Lập kế hoạch và đề
Thực thi các quyết định
Đạt được các thỏa thuận
Gửi và hoàn thành đơn đặt hàng
Bán hàng thành công
Các cuộc họp hiệu quả

Tất cả các hoạt động có tổ chức trong một công ty đều dựa vào quá trình giao tiếp kinh doanh. Đây có thể là bất cứ điều gì từ giao tiếp quản lý đến giao tiếp kỹ thuật với các nhà cung cấp.

Giao tiếp kinh doanh mạnh mẽ trong một công ty có thể sẽ dẫn đến sự tham gia của nhân viên cao hơn.
Các công ty có lực lượng lao động gắn bó với thu nhập hoạt động tăng 19,2% trong khoảng thời gian 12 tháng. Những người có điểm tương tác thấp kiếm được ít hơn 32,7%.
Bạn sẽ thành công hơn bao nhiêu nếu bạn có sự tham gia của nhân viên tốt hơn?
Làm thế nào bạn có thể đảm bảo một quy trình giao tiếp kinh doanh có thể thực hiện được?

Các hình thức giao tiếp trong kinh doanh

Trước tiên, chúng ta hãy phân biệt các kiểu giao tiếp chính trong một tổ chức điển hình.

Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp có thể là:

Giao tiếp cấp trên: bất kỳ giao tiếp nào đến từ cấp dưới với người quản lý. Hoặc từ một người khác lên hệ thống phân cấp tổ chức.
Truyền thông đi xuống / Giao tiếp quản lý: bất cứ điều gì đến từ cấp trên với cấp dưới.
Giao tiếp bên / Giao tiếp kỹ thuật: giao tiếp nội bộ hoặc giữa các phòng ban giữa các đồng nghiệp.

Giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp

Giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp là tất cả các thông tin được truyền đi ngoài văn phòng và nhân viên nội bộ. Nó liên quan đến giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp hoặc bất cứ điều gì ảnh hưởng đến thương hiệu của doanh nghiệp.

Có thể sắp xếp tất cả các giao tiếp trong phạm vi này thành bốn loại giao tiếp trong kinh doanh.

Tiếp nhận thông tin, nhiệm vụ theo cả hai chiều. Điều này bao gồm một sự ủy quyền hiệu quả từ người này sang người khác. Hầu hết các vấn đề trong kinh doanh đều bắt đầu từ việc giao tiếp không rõ ràng trong lĩnh vực này.
Chia sẻ và thảo luận thông tin, yêu cầu độ chính xác cao trong việc chia sẻ thông tin diễn ra trong các cuộc họp. Khi giao tiếp không thành công trong lĩnh vực này, nó khiến các nhiệm vụ được thực hiện không đúng cách hoặc không hoàn toàn.
Đưa ra phản hồi, sửa chữa và kỷ luật cho những người báo cáo với bạn để họ có kiến thức và công cụ cần thiết để thực hiện công việc của mình tốt hơn. Đưa ra phản hồi tuyệt vời, có thể hành động là kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai ở vị trí lãnh đạo. Giao tiếp không lời và ngôn ngữ cơ thể cũng đóng một vai trò ở đây.
Các cuộc họp và thảo luận giải quyết vấn đề và ra quyết định. Đây được coi là một trong những cuộc thảo luận quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Điều này liên quan đến tư duy phản biện cao hơn và công nghệ giao tiếp tốt hơn.

Phương pháp giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh đa dạng với nhiều hình thức: lời nói, văn bản, giao tiếp trực tiếp, mặt đối mặt hoặc Online từ xa.

Thông tin liên lạc bằng văn bản rất tốt để ghi lại các quyết định và hành động được thực hiện cũng như để đưa ra các chiến lược và kế hoạch. Tương tác bằng lời nói cho phép hình thành ý tưởng tức thời và luồng suy nghĩ cởi mở hơn.

Đây là các phương pháp giao tiếp áp dụng cho một số công ty có nhiều chi nhánh và phải điều hành từ xa:
1. Giao tiếp dựa trên web

Điều này bao gồm các kênh giao tiếp hàng ngày như email và các ứng dụng nhắn tin tức thì.

Lợi ích của email và tin nhắn nằm ở khả năng dẫn dắt các cuộc trò chuyện riêng tư trong môi trường văn phòng bận rộn, cũng như chia sẻ tin nhắn với nhiều người.

2. Cuộc họp qua điện thoại

Điện thoại đã loại bỏ rào cản về vị trí để tiến hành các cuộc họp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Nó cho phép trao đổi ý tưởng tốt hơn nhờ vào giao tiếp không lời (giọng nói) so với giao tiếp bằng văn bản. Hệ thống điện thoại đám mây có thể đẩy nhanh quá trình tham gia và cộng tác nhóm tổng thể.

3. Hội nghị trực tuyến

Các hệ thống hội nghị trực tuyến tuyệt vời cho phép mọi người ở các địa điểm từ xa điều hành các cuộc họp gần giống với cuộc họp trực tiếp nhất có thể.

4. Mặt đối mặt

Các cuộc họp trực tiếp có thể giúp một doanh nghiệp phát triển các ý tưởng một cách nhanh chóng. Nghiên cứu cho thấy các cuộc họp trực tiếp tạo ra nhiều ý tưởng hơn các cuộc họp ảo.

Tuy nhiên, có một chương trình họp vững chắc là điều cần thiết để có các cuộc họp hiệu quả. 46% nhân viên hiếm khi hoặc không bao giờ rời khỏi cuộc họp khi biết họ phải làm gì tiếp theo.

5. Báo và tài liệu chính thức

Ghi lại các hoạt động có tác động đến những người và bộ phận khác là một phần quan trọng của hệ thống giao tiếp kinh doanh tốt.

Khả năng tham khảo một tài liệu bằng văn bản bất cứ lúc nào giúp giảm nguy cơ nhầm lẫn hoặc bất đồng và mang lại sự rõ ràng hơn trong giao tiếp.lẫn

6. Thuyết trình

Các bản trình bày được hỗ trợ bởi các báo cáo và trang trình chiếu PowerPoint thường là cách các cuộc họp với các nhóm lớn hơn được tiến hành. Đây là những điều tuyệt vời để chia sẻ những ý tưởng mới theo cách tạo không gian cho các câu hỏi và bất kỳ lời giải thích nào.

7. Diễn đàn và Câu hỏi thường gặp

Khu vực nội bộ cho nhân viên tham khảo các câu hỏi thường gặp về các chủ đề khác nhau của phòng ban và hỏi những câu hỏi mới sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn

Khảo sát

Cả khảo sát nội bộ và khảo sát khách hàng là một cách lý tưởng để thu thập phản hồi và xếp hạng về các chủ đề quan trọng. Các cuộc khảo sát tạo điều kiện cho một chu kỳ cải tiến lành mạnh được hỗ trợ bởi phản hồi và mở ra một kênh giao tiếp giữa tất cả các cấp trong một tổ chức.

Hoạt động quản lý khách hàng

Điều này có thể bao gồm bất kỳ hoạt động quan hệ khách hàng nào. Ví dụ bao gồm hỗ trợ trò chuyện trực tiếp, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quy trình giới thiệu khách hàng, đánh giá của khách hàng, v.v. Câu hỏi hợp lý tiếp theo mà bạn có thể có là:

Doanh nghiệp của tôi cần phương pháp giao tiếp kinh doanh nào?

Câu trả lời phần lớn phụ thuộc vào quy mô và sở thích của doanh nghiệp của bạn. Không có giải pháp chung cho tất cả. Một điều chắc chắn là bạn sẽ đạt được thành công khi chỉ sử dụng các phương pháp giao tiếp kinh doanh mà bạn cần và sẽ thực sự sử dụng. Hãy dành thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng về giá trị của từng thứ đối với tình huống riêng của bạn.

Các vấn đề mà Giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả có thể giải quyết

Giao tiếp kinh doanh rõ ràng và hiệu quả là rất quan trọng để các nhóm, nhân viên, quản lý và giám đốc điều hành thực hiện công việc và hoàn thành trách nhiệm của họ.

Nếu không có các quy trình và công cụ phù hợp, luồng thông tin bị gián đoạn và mọi người bị bỏ lại trong bóng tối. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho công ty, từ việc nhân viên không hài lòng và khách hàng đến mất lợi nhuận.

Dòng thông tin minh bạch là mục tiêu bao trùm rõ ràng của quá trình giao tiếp kinh doanh.

5 bước để thiết lập quy trình giao tiếp kinh doanh của bạn

Một quy trình giao tiếp kinh doanh vững chắc là điều cần thiết cho hạnh phúc của nhân viên và khách hàng của bạn. Cuối cùng, điều này dẫn đến sự ổn định tài chính.

Một báo cáo cho thấy 29% nhân viên tin rằng các công cụ liên lạc nội bộ hiện tại của họ không hoạt động. Dưới đây là một số lý do họ liệt kê:

Thông tin không liên quan, loại trừ, không trung thực và thiếu khả năng tiếp cận thông tin quan trọng cũng là điều mà lực lượng lao động của bạn có thể gặp phải.

Một nghiên cứu của Salesforce cho thấy 86% giám đốc điều hành, nhân viên và nhà giáo dục coi giao tiếp kém hiệu quả là lý do đằng sau những thất bại tại nơi làm việc.

Kiểm tra trạng thái giao tiếp kinh doanh hiện tại của bạn và đặt mục tiêu

Bất kể giai đoạn kinh doanh của bạn là gì, bạn cần có một kế hoạch truyền thông kinh doanh. Tuy nhiên, bạn sẽ làm cho nó trở nên hữu ích nhất nếu bạn tập trung vào những lĩnh vực cần cải thiện lớn nhất

Ví dụ: đây có thể là một số lý do khiến liên lạc của bạn cần xem xét lại:

Mức độ hài lòng của nhân viên thấp hoặc doanh thu cao
Sản lượng thấp hơn dự kiến trên toàn công ty
Tăng trưởng nhanh dẫn đến mất dấu thông tin
Thiếu minh bạch thông tin do làm việc từ xa

Bạn có thể gặp nhiều hơn một trong những điều này hoặc một tình huống hoàn toàn khác. Xác định nó và đặt mục tiêu cho quá trình giao tiếp kinh doanh của bạn dựa trên nó. Ví dụ: mục tiêu của bạn có thể bao gồm:

Tỷ lệ thay đổi hoặc tỷ lệ hài lòng của nhân viên
Tỷ lệ hài lòng của khách hàng
Số lượng dự án đã hoàn thành
Số lượng tương tác giữa các phòng ban

Xác định các nhóm cốt lõi trong tổ chức của bạn và mối quan hệ của họ với nhau

Xem xét cấu trúc tổ chức của daonh nghiệp và tất cả các nhóm liên quan đến khả năng hoạt động của nó. Ghi chú lại mọi nhóm yêu cầu thông tin để hoạt động, bao gồm:

Phân loại theo chiều ngang, tức là các phòng ban (hoạt động, tiếp thị, thiết kế, nhân sự, bán hàng, hỗ trợ khách hàng, tài chính, v.v.)
Phân loại theo chiều dọc: chuyên gia trong nhóm, trưởng nhóm, quản lý bộ phận, giám đốc điều hành
Các nhóm bên ngoài: khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, v.v.

Xác định phương pháp giao tiếp

Tiếp theo, hãy chọn các phương pháp giao tiếp phù hợp với mục tiêu giao tiếp của doanh nghiệp, cũng như sự tương tác giữa các nhóm cốt lõi trong công ty của bạn.

Xem lại danh sách các phương pháp giao tiếp mà chúng ta đã thảo luận trước đó và đảm bảo thêm bất kỳ phương pháp duy nhất nào cho công ty của bạn:

Giao tiếp dựa trên web
Cuộc họp qua điện thoại
Hội nghị truyền hình
Gặp mặt trực tiếp
Báo cáo và tài liệu chính thức
Bài thuyết trình
Diễn đàn và Câu hỏi thường gặp
Khảo sát
Hoạt động quản lý khách hàng

Hãy thực tế về nhu cầu cụ thể của bạn. Ví dụ: một công ty khởi nghiệp năm người, nơi mọi người làm việc trong cùng một văn phòng có thể sẽ tập trung vào:

Giao tiếp dựa trên web
Gặp mặt trực tiếp
Quản lý khách hàng.

Một công ty 50 người hoàn toàn từ xa sẽ đầu tư nhiều nguồn lực hơn vào:

Điện thoại và hội nghị truyền hình
Tổ chức tài liệu để có thể chăm chỉ theo dõi các quy trình của họ

Một doanh nghiệp toàn cầu lớn có thể sẽ sử dụng tất cả các phương pháp giao tiếp được liệt kê và có các nhóm chuyên dụng cho nhiều phương thức đó.

Chọn công cụ phù hợp

Không một cuốn sashc nào xác định đâu là công cụ hoàn toàn tốt nhất cho từng mục đích. Nhưng sự lựa chọn của bạn hoàn toàn phụ thuộc vào sở thích của bạn và lực lượng lao động của bạn. VÌ thế chúng tôi sẽ không cung cấp những công cụ mà sẽ chỉ ra những mẹo sử dụng các công cụ sao cho đúng:

Sử dụng lưu trữ đám mây để bảo quản các tài liệu quan trọng và dữ liệu khác. Bật đồng bộ hóa và sao lưu tự động để tránh lỗi do con người gây ra và quên lưu thông tin vào đó theo cách thủ công.
Sử dụng một nền tảng duy nhất cho email và lịch.
Sử dụng một công cụ duy nhất để nhắn tin trò chuyện. Ví dụ: nếu một số người đang sử dụng Slack và những người khác Hangouts trong Gmail của họ, điều đó sẽ tạo ra xích mích và làm chậm quá trình giao tiếp.
Triển khai một hệ thống điện thoại doanh nghiệp dễ sử dụng, đáng tin cậy nếu nhiều cuộc họp của bạn diễn ra từ xa.
Xây dựng hướng dẫn về thương hiệu và biên tập chi tiết giọng điệu và cách sử dụng các yếu tố thương hiệu. Bằng cách này, tất cả các giao tiếp được thống nhất, bên trong và bên ngoài.

Ghi lại quá trình

Cuối cùng, hãy ghi lại mọi thứ bạn làm trong suốt quá trình thiết lập này và chuyển thành tài liệu được chia sẻ hiển thị cho toàn bộ tổ chức.

Bằng cách này, mỗi nhân viên có thể tham khảo một kế hoạch giao tiếp được phát triển có chủ đích và quyết định hành động tốt nhất cho tình huống mà họ đang gặp phải.

Tài liệu cũng sẽ giúp các nhân viên mới vào làm việc dễ dàng nắm bắt tất cả các công cụ và cách thức giao tiếp tốt nhất.

Bạn có thể tạo lời nhắc lịch định kỳ cho chính mình và nhóm của bạn để truy cập lại tài liệu mỗi quý một lần. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo kế hoạch vẫn phục vụ mục đích tốt nhất của nó và cập nhật nó nếu cần.

Công ty của bạn thành công bắt đầu với giao tiếp

Giao tiếp kém mang lại quá nhiều rủi ro cho một tổ chức. Tuy nhiên, giao tiếp tuyệt vời mang lại cơ hội cho sự gắn kết của nhân viên và khách hàng xuất sắc. Nó tạo ra sự rõ ràng, đầu ra đáng kể hơn, đồng thời tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.

Nguồn Nextiva