Giá vốn hàng bán là gì? Công thức tính nhanh, gọn và chính xác nhất

Có thể nói khái niệm giá vốn hàng bán là một trong những thuật ngữ quan trọng mà bất cứ nhà kinh doanh nào cũng cần phải biết. Nó thể hiện hiệu suất quản lý chi phí sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp, giúp người quản lý biết được những thiếu sót cần phải khắc phục để cải thiện kết quả kinh doanh. Nếu bạn chưa biết giá vốn hàng bán là gì, công thức tính chỉ số này ra sao thì bài viết chính là câu trả lời dành cho bạn. 

Khái niệm giá vốn hàng bán là gì? 

Khi nhắc đến quản lý hoạt động kinh doanh, khái niệm giá vốn hàng bán luôn là một trong những tiêu chí xuất hiện hàng đầu. Hiểu một cách đơn giản nhất thì đây là một thuật ngữ chỉ giá trị vốn của hàng đã tiêu thụ trong một kỳ. Thuật ngữ này bao gồm mọi chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm, từ khi còn là nguyên liệu thô sơ đến khi hoàn thành. 

Ví dụ: Doanh nghiệp bạn bán 1 cái ghế với giá 15 đồng, tuy nhiên trong đó có 5 đồng dùng để mua nguyên vật liệu, chi phí lắp ráp, nhân công chế tạo và vận chuyển,… thì 5 đồng này được gọi là giá vốn.

Giá vốn hàng bán gồm những gì?

Mỗi loại hình công ty thì sẽ có những định nghĩa về giá vốn khác nhau. Tuy nhiên tựu chung lại thì nó sẽ bao gồm một số chi phí cơ bản sau:

• Chi phí mua nguyên vật liệu

• Chi phí sản xuất hàng hóa

• Chi phí nhân công

• Chi phí quản lý doanh nghiệp

• Chi phí vận chuyển

• Chi phí mua máy móc, trang thiết bị 

• v.v..

Cụ thể hơn đối với từng loại hình doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thương mại – Các công ty nhập sản phẩm có sẵn

Đối với những kiểu doanh nghiệp này thì một số chi phí sẽ được lược bỏ. Thay vào đó cách tính giá vốn hàng bán trong TK 632 bao gồm:

• Chi phí mua hàng: là khoản tiền được doanh nghiệp sử dụng để nhập hàng hóa từ các nhà sản xuất. Số tiền này được cố định theo hợp đồng được ký kết, chiết khấu sẽ do 2 bên tự thỏa thuận. 

• Chi phí vận chuyển: có rất nhiều trường hợp là bên bán và bên mua thỏa thuận với nhau về cách thức vận chuyển hàng hóa trong hợp đồng mua bán. Tuy nhiên có một số trường hợp các công ty thương mại cần phải thuê dịch vụ vận chuyển bên ngoài thì chi phí cũng sẽ nằm trong giá vốn. 

• Chi phí bảo hiểm: trong quá trình vận chuyển, hoàn toàn có thể xảy ra những sự cố không ngờ tới. Chính vì vậy cần phải chi trả bảo hiểm lô hàng, nếu có bất trắc thì doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa thiệt hại. Thông thường thì giá trị các gói bảo hiểm thưởng chỉ chiếm 1% giá trị hàng hóa. 

• Thuế: có 2 loại thuế mà các công ty thương mại cần để ý là: VAT và thuế nhập khẩu. Thuế nhập khẩu sẽ được áp dụng cho những đơn hàng được vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam. 

• Chi phí quản lý hàng hóa: khi doanh nghiệp của bạn nhập hàng về thì bạn cần phải có một kho để lưu trữ hàng hóa, từ đây phát sinh ra một số chi phí nhỏ như nhân viên trông coi, các công nghệ duy trì chất lượng hàng hóa,… Để giảm được ngân sách quản lý kho, cũng như là việc hàng hóa không bị tồn đọng quá nhiều thì bạn cần quan tâm đến hệ số vòng quay hàng tồn kho. Chỉ số này có thể giúp bạn tiết kiệm được một số tiền không nhỏ. 

Các doanh nghiệp sản xuất – Công ty trực tiếp chế tạo sản phẩm

• Chi phí mua nguyên vật liệu: phần lớn các doanh nghiệp không thể nào tự sản xuất hết các nguyên vật liệu mà phải nhập từ đối tác. Vì thế để giảm thiểu chi phí này bạn cần phải chọn được những nhà cung cấp uy tín, lúc này chất lượng và giá thành sẽ được đảm bảo hơn.

• Chi phí trả lương nhân viên: dây chuyền sản xuất không chỉ phụ thuộc vào các loại máy móc mà vẫn cần sự điều khiển từ con người. 

• Chi phí trang bị máy móc, thiết bị: doanh nghiệp cần phải lập ngân sách để mua sắm các loại công cụ, máy móc để phục vụ cho việc sản xuất, đồng thời phải liên tục cập nhật những công nghệ hiện đại nhất để có thể tối ưu quy trình chế tạo thành phẩm. 

• Chi phí bảo trì/sửa chữa: các trang thiết bị được sử dụng trong một thời gian dài tất nhiên sẽ cần phải bảo dưỡng để có thể duy trì được hiệu suất làm việc. Các xí nghiệp cần phải kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ để tránh sự cố phát sinh trong quá trình hoạt động.

Tại sao thuật ngữ giá vốn hàng bán lại xuất hiện?

Không phải tự nhiên mà khái niệm giá vốn hàng bán lại luôn xuất hiện trong các bản báo cáo tài chính của các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, từ nội địa đến đa quốc gia. Thị trường là một hàm vạn biến – bị tác động bởi rất nhiều yếu tố khác nhau. Vì vậy chỉ số này xuất hiện giúp những người làm kinh doanh kiểm soát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ trong lĩnh vực kinh doanh siêu thị mini, các sản phẩm tại cửa hàng sẽ có mức giá nhập khác nhau. Chẳng hạn như siêu thị của bạn đang có lợi nhuận 1 tỷ đồng mỗi tháng và giá vốn chỉ chiếm 30%, dẫn đến lợi nhuận gộp cho cửa hàng rất tốt. Tuy nhiên sau này đột nhiên lãi gộp của bạn bị suy giảm thì lúc này ngoài doanh số của siêu thị mini, giá vốn cũng là một chỉ số giúp bạn nhận biết vấn đề này đang diễn ra ở đâu. Từ đó có phương án khắc phục hiệu quả. 

Giả dụ như lợi nhuận của doanh nghiệp giảm vì chi phí nhập hàng cao. Đối mặt với vấn đề này, người chủ phải biết lý do tại sao lại xảy ra trường hợp này. Có phải do nhà cung cấp cố tình ép giá hay do biến động của thị trường, từ đó triển khai các phương án thay thế nhằm đảo bảo lợi ích cho tập thể. 

Công thức tính giá vốn hàng bán nhanh, gọn và chính xác

Cách tính giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước (công thức FIFO – First in First out)

Công thức này chỉ thích hợp với một số doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm có thời gian sử dụng. Các mô hình kinh doanh khác rất ít khi áp dụng vì rất khó khăn trong quá trình tính toán. Điểm khác biệt lớn nhất của công thức FIFO là hàng hóa xuất ra sẽ được tính theo giá trị của lô hàng đầu tiên tương ứng trong kho, nếu vẫn còn thiếu thì sẽ tiếp tục lấy giá kế tiếp theo thứ tự trước sau. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý là khi giá sản phẩm tăng, doanh nghiệp áp dụng công thức First in First out thì giá vốn sẽ thấp hơn. Vậy nên nếu có lạm phát xảy ra thì lợi nhuận gộp sẽ tăng, khiến bạn phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp cao hơn.

Ưu điểm của phương pháp nhập trước xuất trước:

• Khi giá trên thị trường giảm hoặc giao động không nhiều thì phương pháp FIFO sẽ cho những kết quả thiết thực trên báo cáo tài chính, thể hiện đúng nhất so với mức giá trên thị trường. 

• Thực hiện kiểm toán đúng thời hạn. Các kiểm toán viên có đủ thời gian để cung cấp số liệu thực tế và báo cáo cho các bộ phận liên quan và ban quản lý.

• Biết được con số cụ thể trong mỗi lần xuất hàng. 

Nhược điểm của cách tính nhập trước xuất trước:

• Doanh thu không phù hợp với các khoản phải chi ở hiện tại vì có thể bị ảnh hưởng bởi việc tính toán các chi phí cách thời điểm hiện tại một khoảng thời gian dài. 

• Với các doanh nghiệp có quy mô lớn thì công thức này sẽ gây khó khăn trong việc hạch toán vì khối lượng lớn, sổ sách ghi chép cũng sẽ bị quá tải và dẫn đến sai sót. 

Ví dụ

Doanh nghiệp có hàng hoá A tồn 200kg với giá nhập 5000 đồng/kg. 

Ngày 1 nhập 50kg giá 6000 đồng/kg

Ngày 3 xuất sử dụng 230kg 

Ngày 5 nhập 100kg giá 5500 đồng/kg

Vậy giá xuất kho của 230kg vào ngày 3 theo công thức FIFO = 200 x 5000 + 30 x 6000 = 1.180.000 đồng.

Cách tính giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập sau xuất trước (công thức LIFO – Last In, First Out)

Công thức LIFO ngày nay rất ít được sử dụng vì khi hạch toán theo phương pháp này, định giá hàng tồn kho không còn chính xác vì đa số sản phẩm đã cũ, giá trị không tương đồng với thời điểm hiện tại. Chỉ một số doanh nghiệp đặc thù, có nguồn hàng tồn tương đối lớn như các đại lý ô tô thì có thể áp dụng LIFO để tận dụng thuế thấp khi giá tăng, dẫn đến dòng tiền cao hơn. 

Ưu điểm của phương pháp nhập sau xuất trước:

• Thời gian nhập hàng cụ thể. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thời gian nhập/xuất một cách chính xác.

• Bảng cân đối kế toán có giá cả sát với thị trường. Chi phí bỏ ra mua hàng sát với giá vốn thực tế lúc xuất kho.

Nhược điểm của phương pháp nhập sau xuất trước:

• Đầu kỳ thì tương thích các số liệu, tuy nhiên trị giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ lại có sự chênh lệch với giá thị trường.

• Khá phức tạp trong khâu tính toán, kiểm soát các con số cho phù hợp.

Ví dụ

Ngày 1, doanh nghiệp nhập 10 mặt hàng A với giá 10.000 đồng

Ngày 3, tiếp tục nhập thêm 5 mặt hàng A có giá 15.000 đồng

Ngày 5 thì doanh nghiệp bán được 6 sản phẩm, công thức lúc này sẽ được tính = 5 x 15.000 + 1 x 10.000 = 85.000 đồng. 

Cách tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền

Một công thức tính giá vốn hàng bán nữa không thể không nhắc đến chính là bình quân gia quyền. Đến thời điểm hiện tại thì đây là công thức được rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ sử dụng. Các phần mềm bán hàng hay các ứng dụng công nghệ cũng sử dụng cách tính này để hạch toán tài chính cho các cửa hàng, công ty. 

Công thức tính giá vốn hàng bán theo bình quân gia quyền:

MAC = (A+B) / C

Với: 

MAC: bình quân giá vốn sản phẩm 

A: tổng giá trị kho ban đầu = số lượng tồn kho trước nhập * giá MAC trước khi nhập

B: tổng giá trị kho hiện tại = số lượng tồn kho mới * giá nhập kho sau khi phân bổ chi phí

C: tổng toàn bộ kho = số lượng kho ban đầu + số lượng kho sau nhập

Công thức tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền gồm 3 yếu tố chính A, B và C. Vì vậy khi sử dụng phương pháp này bạn cần kiểm tra các yếu tố cho chính xác, nếu không thì bạn khó lòng mà có được một kết quả đúng được. 

Ưu điểm của công thức bình quân gia quyền:

• Các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa nhỏ và khối lượng nhập xuất thì thì tính toán cực kỳ nhanh chóng.

• Không quá nhiều thuật ngữ phức tạp. 

Nhược điểm của công thức bình quân gia quyền:

• Chưa linh động được thời gian cho kế toán. Vì theo công thức sẽ tính theo cả kỳ, hàng hóa đến cuối kỳ mới thực hiện công đoạn tính giá vốn xuất kho, thông tin sẽ bị chậm hơn. 

Ví dụ

Doanh nghiệp có tình trạng nhập xuất hàng hoá trong quý 1 như sau: 

Lần 1: Nhập 1000kg nguyên liệu A với giá 1000 đồng/kg

Lần 2: Nhập thêm 3000kg nguyên liệu A với giá 1200 đồng/kg

Vậy đơn giá trung bình của 1kg nguyên liệu A trong quý 1 = (1000 x 1000 + 3000 x 1200) / (1000 + 3000) = 1150 đồng/kg

Cách tính giá vốn hàng bán theo giá đích danh

Giá định danh là một cách tính được rất nhiều các doanh nghiệp nhỏ áp dụng vì nó tiện lợi nhất. Khi cửa hàng/doanh nghiệp xuất một lô hàng nào đó thì sẽ điền đúng giá trị lúc doanh nghiệp nhập chúng. 

Ưu điểm của phương pháp giá đích danh:

• Đưa ra con số chính xác nhất từ chi phí và doanh thu thực của doanh nghiệp.

• Công thức tính đơn giản, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.

Nhược điểm khi sử dụng công thức tính giá vốn hàng bán theo giá đích danh:

• Không nên áp dụng khi hàng tồn kho lớn và nhiều sản phẩm, nếu không bạn sẽ phải bỏ rất nhiều công sức thống kê.

Ví dụ

Doanh nghiệp A vào đầu tháng có 300kg hàng tồn với giá nhập là 10.000 đồng/kg. 

Ngày 5 nhập thêm 100kg với giá 11.000 đồng/kg

Ngày 10 xuất sử dụng 200kg

Ngày 15 nhập thêm 50kg với giá 10.000 đồng

Lúc này, giả sử số lượng hàng xuất ra ở ngày 10 gồm 100kg tồn đầu và 100kg hàng nhập thêm ở ngày 5. Vậy giá xuất kho lúc này theo phương pháp đích danh = 100 x 10.000 + 100 x 11.000 = 2.100.000 đồng. 

Cách tính giá vốn hàng bán theo giá bán lẻ

Phương pháp ước tính giá trị kho hàng theo giá bán lẻ là hình thức được sử dụng phổ biến trong các cửa hàng, chuỗi bán lẻ như siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi. Công thức này sẽ cho bạn kết quả là số dư tồn kho cuối kỳ bằng việc tính toán chi phí hàng tồn kho với giá bán tại cửa hàng. 

Ưu điểm của phương pháp giá bán lẻ:

• Tính toán một cách dễ dàng, bạn hoặc các kiểm toán viên có thể nhận và xử lý số liệu một cách nhanh chóng.

Nhược điểm của công thức tính giá vốn hàng bán theo giá bán lẻ:

• Chỉ là một cách ước tính, đôi khi sẽ có sự chênh lệch với thực tế.

• Phải đánh dấu một tỷ lệ nhất quán trên toàn bộ các sản phẩm được bán thì mới có thể có số liệu chính xác.

• Dễ dàng dẫn đến sai số khi việc tiếp nhận thông tin đã thực hiện nhưng người nhận giữ một lượng hàng tồn lớn, phần trăm chênh lệch đáng kể với tỷ lệ được khách hàng mua. 

Ví dụ

Một doanh nghiệp kinh doanh mặt bằng A, có lợi nhuận định mức là 40%

Chỉ tiêu

Giá gốc

Giá bán = Giá gốc x Lợi nhuận định mức

Dư đầu kỳ

2.000.000

2.800.000

Mua trong kỳ

4.000.000

5.600.000

Hàng tồn kho cuối kỳ

4.000.000

Tổng doanh thu dự kiến nếu bán hết hàng là: 8.400.000, tuy nhiên chỉ bán được 4.400.000, từ đó suy ra tồn kho còn 8.400.000 – 4.400.000 = 4.000.000

Tỷ giá gốc trên giá bán: 6.000.000/8.400.000 = 6/8.4

Giá gốc hàng tồn kho: 4.000.000 x 6/8.4 = xấp xỉ 2.857.142

Trị giá vốn hàng xuất kho trong kỳ là 6.000.000 – 2.857.142 = 3.142.858

Các sai lầm thường xuyên mắc phải trong cách tính giá vốn hàng bán 

• Không thống nhất số liệu giữa các kỳ. Có rất nhiều người chưa có kinh nghiệm nên mắc phải sai lầm này, vì vậy các kết quả không nhất quán và không thể so sánh độ hiệu quả của mỗi kỳ. 

• Không có đầy đủ giấy tờ trong quá trình ghi nhận hàng tồn kho. Để tránh sai sót thì bạn cần kiểm tra hóa đơn, các chứng từ liên quan đến việc nhập hàng như phiếu nhập kho, biên bản giao nhận,…

• Ghi nhận sai giá trị gốc của hàng hóa. Phần lớn chúng ta ghi nhận số liệu theo nguyên tắc giá gốc, trừ một số doanh nghiệp đặc thù thì xác định giá trị thông qua tài sản. 

• Xem nhẹ hóa đơn, chứng từ. Không ghi nhận nhập kho bằng các chứng từ liên quan, hoặc mua hàng không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Điều này gây rất nhiều khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh sau này.

• Không theo dõi các số liệu đúng chu kỳ, từ đó dẫn đến các con số trở nên phức tạp, gây cản trở cho việc thống kê số liệu lâu dài. 

• Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn để đối chiếu thông tin chính xác. 

• Hạch toán sai, không làm đúng theo các bước. Không đối chiếu theo phiếu xuất và nhập vật tư còn dư mà chỉ tính toán theo số chênh lệch giữa 2 loại phiếu. 

Tại sao giá vốn hàng bán/hàng tồn kho bị âm?

Có rất nhiều người sau một hồi tính toán lại nhận được một con số âm, tại sao lại như vậy? Đây là một điều hoàn toàn bình thường. Ngoài trường hợp các kiểm toán viên tính toán sai thì giá vốn có thể bị âm trong trường hợp: số phát sinh bên Có trong TK 632 nhiều hơn số phát sinh nợ trong TK 632. Cụ thể là doanh nghiệp nhập dự phòng hàng tồn kho với giá trị rất lớn, tuy nhiên lại không thể phát sinh giao dịch bán hàng để bù vào. Khi rơi vào trường hợp này bạn cần tỉnh táo để thay đổi chiến lược kinh doanh cho phù hợp. 

Cách khắc phục giá vốn hàng bán bị sai 

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc hạch toán giá vốn sai, và 2 trường hợp thường gặp nhất chính là: 

• Sai quy trình bán hàng âm

• Sai quy trình nhận trả hàng với đối tác và nhà cung cấp

Sai quy trình bán hàng âm

Một nguyên tắc trong kế toán bạn cần tuân thủ chính là sau khi hàng hóa được nhập kho, bạn cần phải lưu lại thông tin của từng lô hàng vào phần mềm bán hàng. Khi các bước được thực hiện đầy đủ mới được phép xuất kho. Nếu bạn không đi theo một quy chuẩn nhất định thì sai lầm xảy ra là điều không tránh khỏi. 

Tình trạng hay gặp nhất chính là nhập những mặt hàng đang HOT, sản phẩm chưa kịp lưu vào kho thì đã phải vận chuyển cho khách hàng, vì thế đôi lúc bạn sẽ bị quên cập nhật thông tin kho hàng. Ở trường hợp đó thì khi xuất hàng, giá vốn ban đầu bằng 0 dẫn đến tình trạng tính lãi gộp không đúng với thực tế. 

Công thức tính giá vốn hàng bán sau đây của TPos sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung:

Mặt hàng A đang hết hàng, tồn kho = 0, MAC = 10.000 VND

Xuất 100 sản phẩm A ra bán, lúc này A = -100, MAC = 10.000 VND

Nhập thêm 200 sản phẩm A, giá nhập = 15.000 VND

Lúc này theo công thức tính sẽ là: MAC = (-100*10.000 + 200*15.000) / 100 = 20.000 VND

Sau đó lời lãi của cửa hàng sẽ được quy về MAC = 20.000 VND, như vậy sẽ làm giảm lãi thực tế đi rất nhiều

Sai quy trình trả hàng nhà cung cấp

Điều này xảy ra trong trường hợp trả hàng một phần cho nhà cung cấp sau khi đá bán một lượng hàng trên phần còn lại. Nếu áp dụng đúng nguyên tắc kế toán trong cách tính giá vốn hàng bán thì khi trả hàng, các kế toán viên cần hạch toán giá vốn lại một lần, nếu không xử lý đúng thì số liệu đưa ra sẽ không còn chính xác. 

Ví dụ: 

Mặt hàng A, số lượng còn 5, MAC = 10.000 VND

Nhập thêm 5 sản phẩm A với giá = 20.000 VND, lúc này tồn = 10, MAC = (5*10.000+ 5*20.000) / 10 = 15.000 VND

Lúc này bán 10 sản phẩm A, tồn 10 cái với MAC = 15.000 VND, sau đó trả cho đơn nhập sản phẩm 3 cái với MAC = 15.000 VND. Khi đó nếu bán tiếp thì giá vốn sẽ là 15.000 VND, lãi lỗ sẽ không được ghi nhận chính xác. 

>> Nhận thấy được các vấn đề này đã khiến rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn nên phần mềm bán hàng TPos có hỗ trợ tính năng xử lý để các con số chính xác nhất. 

Hy vọng qua bài viết “Giá vốn hàng bán là gì?” mà TPos vừa mới chia sẻ, bạn đọc đã có cái nhìn chính xác hơn khái niệm này, đồng thời có được công thức, cách tính giá vốn hàng bán chính xác và ngắn gọn nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào xoay quanh vấn đề này hoặc muốn tìm hiểu thêm về các kiến thức kinh doanh cần thiết, hãy để lại bình luận phía dưới để được tư vấn miễn phí nhé!