ERP là gì? Khái niệm cơ bản và đặc điểm ERP

Phần mềm ERP đã được nhiều doanh nghiệp nước Việt Nam ta và được đưa vào sử dụng nhưng vẫn chưa được phổ biến rộng rãi. Tuy nhiên giá trị của ERP đem lại đã được chứng minh là rất lớn cho các hoạt động quản lý cũng như đưa ra các chiến lược phát triển của doanh nghiệp nước ngoài. Vậy rốt cuộc phần mểm ERP là gì và tại sao lại có nhiều doanh doanh nghiệp sử dụng ERP đến thế? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết này nhé!

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) hiểu nôm na là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của ty. Cụ thể hơn, ERP có thể được hiểu như sau:

• R-Resource: Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực. Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa người quản lý và nhà tư vấn, giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.
• P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định sẽ vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp, việc tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai sẽ tác động tới các hoạt động sau đó.
• E-Enterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp- thứ mà ERP muốn nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

Đặc điểm đặc trưng của ERP

Những đặc điểm cơ bản của ERP gồm như sau:

Khả năng đồng bộ

Một phần mềm ERP phải đảm bảo kết nối được với mọi phòng ban cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống ERP được xét qua ba khía cạnh chính:

• IT: đảm bảo được kết nối đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng một cách ổn định).
• Phối hợp các phòng ban: đảm bảo sự liên kết của hai hay nhiều phòng ban riêng biệt).
• Hoạt động của doanh nghiệp: đảm bảo sự phối hợp của project team với các quy trình kinh doanh khác.

Sự linh hoạt

Là khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp các phòng ban để có những thay đổi hợp lý và kịp thời theo thời gian thật, đảm bảo vận hành hoạt động có ít độ trễ nhất. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu phải là Open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp.

Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp

Ngoài những ưu điểm nêu trên ERP còn có một số lợi ích rất hữu dụng cho người dùng như sau:

Đáp ứng nhu cầu chung cho các nhân viên

Một số cốt lõi của một phần mềm ERP là giảm thiểu quy trình thu công bằng tự động hóa trong công việc, việc cung cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên sẽ được phân bổ trên ERP dễ dàng. Nhân viên sẽ nhận được các thông tin cơ bản như bộ phận mình làm việc, lương thưởng, bảng chấm công, kho tài liệu (quy định công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo)

Tăng hiệu suất sản xuất và xác định rõ ràng quy trình kinh doanh

Hệ thống phân hệ của ERP yêu cầu xác định quy trình kinh doanh rõ ràng, đòi hỏi phải phân công công việc đầy đủ, điều này sẽ tạo ra quy trình làm việc liền mạch và không rối rắm. “Nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn.

 Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh

Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện bởi ERP. Cụ thể, nhân viên sẽ nhân được thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán từ phân hệ tài chính, lượng hàng tồn kho từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ cung ứng.

Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu

Có nhiều sự cố đã từng xuất hiện khi chuyển dịch dữ liệu qua từng bộ phận, như khi hóa đơn phòng kinh doanh là “16” đơn hàng nhưng nét chữ không rõ ràng dẫn đến kế toán nhập thành “10” đơn hàng, hay nhầm lẫn khi điền sai tên, địa chỉ khách hàng.

Nghiệp vụ kế toán tin cậy

Hệ thống ERP cung cấp module kế toán giúp công ty giảm thiểu nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán này thường được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế, nhưng hiện nay nhiều công ty đã có những thiết kế riêng theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam.

Tham khảo thêm:

• Starup là gì? Định nghĩa chuyên sấu về starup
• Vốn DFI là gì? Có ảnh hưởng gì tới nền kinh tế nước nhà

Lời kết:

Bên trên bài viết là những thông tin bổ ích về ERP là gì và Khái niệm cơ bản và đặc điểm ERP và những lưu ý bạn cần phải nắm rõ trước khi đầu tư. Còn gì thắc mắc hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được giải đáp. Chúc bạn thành công và có thật nhiều sức khỏe. Ngoài ra Xuyenvietmedia còn cung cấp nhiều dịch vụ khác như:  dịch vụ viết bài seo, dịch vụ quản trị web, dịch vụ thiết kế web, dịch vụ mua bán web, dịch vụ backlink, seo tổng thể…