Định khoản kế toán là gì?3 cách định khoản kế toán đúng luật

Định khoản kế toán là gì và thực hiện như thế nào là điều mà nhiều người đang tìm hiểu hiện nay. Nắm bắt được nội dung này sẽ là cơ sở để có sự chuẩn bị tốt nhất trong quá trình làm việc của người mới bắt đầu. 

Những thông tin về định khoản kế toán

Định khoản kế toán là nội dung kế toán quan trọng và có tầm ảnh hướng lớn đối với hoạt động sản xuất, giao dịch của doanh nghiệp, công ty. Tuy nhiên, vấn đề này vẫn còn nhiều khái niệm khá trừu tượng, gây khó hiểu với người mới bắt đầu. 

Định khoản kế toán là gì?

Để có thể bắt tay vào học hỏi và thực hành việc định khoản kế toán, bạn cần hiểu rõ nội dung định khoản kế toán là gì. Trước hết, khái niệm này còn được hiểu với ý nghĩa là hạch toán kế toán, tức là thao tác ghi chép lại các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động, giao dịch.

Những số liệu, thông tin cần được xác định và nhập sổ bao gồm số tiền trong nghiệp vụ kế toán của bên Có, bên Nợ. Việc ghi chép, hạch toán này phục vụ cho quá trình quản lý dòng tiền, nguồn vốn của doanh nghiệp. Chính vì vậy, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, minh bạch và rõ ràng. 

Định khoản kế toán mang ý nghĩa quan trọng với các doanh nghiệp

Hiện nay, việc định khoản kế toán có hai loại:

• Định khoản đơn giản: Đây là quá trình hạch toán liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp;
• Định khoản phức tạp: Đây là quá trình hạch toán liên quan từ 2 loại tài khoản tổng hợp trở lên. 

Công việc định khoản kế toán có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp, công ty. Từ những dữ liệu này, ban lãnh đạo có thể xác định được số tài khoản nợ cũng như mức chi phí cần thanh toán và bù vào trong hoạt động sản xuất.

Đồng thời, khi xác định đúng được các mặt vấn đề, đội ngũ kế toán quản trị cũng như ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn khách quan hơn về tình hình phát triển của đơn vị. Từ đó, dựa vào trạng thái nguồn vốn hiện có, đưa ra các phương án phù hợp để cải thiện và nâng cao sản xuất, phát triển doanh nghiệp. 

Tham khảo thêm bài viết: Hướng dẫn cách đọc bảng cân đối kế toán

Các khái niệm trong định khoản kế toán

Đối với các kế toán viên đảm nhận nhiệm vụ định khoản kế toán, các khái niệm chuyên ngành không còn là điều khiến họ băn khoăn. Song, với người mới bắt đầu cũng như người ngoài khi tìm hiểu về vấn đề này thì là cả một vấn đề. Dưới đây là những khái niệm cơ bản nhất, sẽ thường xuyên xuất hiện trong một bảng định khoản kế toán:

• Mô hình chữ T: Đây là mô hình thể hiện kết cấu chung của quá trình định khoản. Theo đó, phía bên trái chữ T là bên Nợ, phía bên phải chữ T là bên Có. 
• Bên Nợ: Đây là quy ước chung được sử dụng trong quá trình định khoản. Việc ghi Nợ không mang ý nghĩa là doanh nghiệp đang mắc nợ của đối tác nào đó. 
• Bên Có: Tương tự bên Nợ, bên Có cũng chỉ mang tính chất quy ước. Việc ghi nợ cũng sẽ không mang ý nghĩa là doanh nghiệp đang sở hữu khoản tiền đó;
• Tài khoản ghi Nợ: Thao tác ghi Nợ vào tài khoản ghi Nợ có nghĩa là kế toán viên hạch toán và ghi số tiền được thực hiện ở bên Nợ;
• Tài khoản ghi Có: Tương tự đó, tài khoản ghi có cũng là tài khoản được sử dụng để ghi số tiền được thực hiện ở bên Có. 

Cấu trúc của định khoản kế toán theo mô hình chữ T

Các loại tài khoản sử dụng trong định khoản kế toán

Vậy các tài khoản dùng để định khoản kế toán là gì? Trên thực tế, có khá nhiều loại tài khoản được sử dụng cho mục đích này, tùy thuộc vào từng mặt hàng, từng sản phẩm cũng như từng tính chất công việc khác nhau. Nhìn chung, người ta phân chia theo hai dạng như sau: 

• TK đầu 1, 2, 6, 8: Đây là những tài khoản mang tính chất tài sản. Theo đó, đặc điểm thể hiện là bên Nợ tăng, bên Có giảm;
• TK đầu 3, 4, 5, 7: Đây là những tài khoản mang tính chất nguồn vốn. Đặc điểm của các tài khoản này thể hiện bên Có tăng, bên Nợ giảm. 

Ngoài ra, có một số các tài khoản ngoại lệ mà kế toán viên cần phải ghi nhớ để đảm bảo xử lý đúng dữ liệu trong quá trình hạch toán. Cụ thể:

• TK 214: Hao mòn tài sản cố định;
• TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu;
• TK 214: Tăng bên Có và giảm bên Nợ;
• TK 521: Tăng bên Nợ và giảm bên Có. 

Hướng dẫn chi tiết cách định khoản kế toán

Theo quy định, việc định khoản kế toán luôn cần phải áp dụng đúng nguyên tắc cũng như thực hiện theo các bước cố định. Ngoài ra, để đảm bảo mọi nội dung đều đúng theo pháp lý, người thực hiện cũng nên ghi nhớ những lưu ý được đề cập dưới đây. 

Nguyên tắc định khoản

• Nguyên tắc 1: Xác định đúng theo thứ tự dữ liệu của tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau;
• Nguyên tắc 2: Ghi nghiệp vụ biến động tăng 1 bên, giảm 1 bên;
• Nguyên tắc 3: Áp dụng theo quy ước dòng ghi Nợ so le với dòng ghi Có;
• Nguyên tắc 4: Số dư có thể sẽ xuất hiện ở cả hai bên Nợ và Có;
• Nguyên tắc 5: Trong một định khoản kế toán, tổng số tiền được ghi vào bên Nợ bằng với bên Có, ở các tài khoản;
• Nguyên tắc 6: Một định khoản kế toán phức tạp có thể chia thành nhiều định khoản kế toán đơn giản nhưng không thể thực hiện ngược lại;

Nguyên tắc định khoản kế toán

Các bước thực hiện

• Bước 1: Xác định đúng các đối tượng kế toán trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phải có cơ sở và căn cứ để đưa ra quyết định những nghiệp vụ đó ảnh hưởng hoặc liên quan đến đối tượng kế toán nào, bên Nợ hay bên Có;
• Bước 2: Xác định chính xác các tài khoản kế toán được dùng. Theo đó, cần xác định chế độ mà đơn vị doanh nghiệp/ công ty đang áp dụng cho khâu kế toán. Đồng thời, sử dụng đúng tài khoản cho từng đối tượng kế toán;
• Bước 3: Xác định chiều hướng tăng và giảm của các tài khoản. Trước hết, phải hiểu rõ được nghiệp vụ sẽ sử dụng loại tài khoản đầu mấy. Nhìn vào xu hướng biến động của từng tài khoản để tiến hành ghi chép;
• Bước 4: Định khoản kế toán. Người thực hiện xác định và ghi số tiền tương ứng theo cơ cấu chữ T. Lúc này, cần xác định đúng tài khoản nào ghi Nợ hoặc ghi Có. Cần đảm bảo việc ghi chép phải rõ ràng, minh bạch, trung thực. 

Các bước định khoản kế toán

Các lưu ý khi định khoản kế toán

Trên thực tế, việc định khoản kế toán cũng sẽ phát sinh ra nhiều vấn đề, tùy thuộc vào năng lực và khả năng của kế toán viên. Song, để đảm bảo mọi vấn đề đúng theo pháp lý và quy định hiện hành cũng như độ chính xác tuyệt đối, bạn không nên bỏ qua các lưu ý sau:

• Lưu ý và tận dụng đến sổ nhật ký chung của doanh nghiệp. Việc sử dụng và xem lại số liệu từ loại sổ này ở các năm trước sẽ là cơ sở giúp việc định khoản trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Bởi lẽ, các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp thường sẽ có những điểm giống nhau. Từ đó, kế toán viên sẽ có cái nhìn bao quát hơn và nắm bắt được vấn đề quan trọng liên quan;
• Nghiên cứu kỹ lưỡng chế độ kế toán của doanh nghiệp: Điều này giúp kế toán viên hiểu rõ các điều khoản và cách thực hiện của doanh nghiệp. Từ đó, quá trình thực hiện định khoản sẽ chuẩn và chính xác hơn. Giảm thiểu được các sai sót và hạn chế tối đa việc phải sửa chữa và thực hiện lại nhiều lần;
• Lưu ý đến những tài khoản lưỡng tính. Đó là các TK 138, 338, đây là 2 loại tài khoản mà kế toán viên có thể đặt tạm các dữ liệu nếu chưa biết sử dụng tài khoản nào khi định toán. 

Định khoản kế toán là gì là nội dung quan trọng, khiến không ít người mới bắt đầu học tập hoặc tìm hiểu về nghiệp vụ kế toán cảm thấy e ngại. Bởi tính chất và những khái niệm khó hiểu của việc định khoản khiến cho công việc này đòi người thực hiện phải có nghiệp vụ chuyên môn cao. 

WinPlace chúc bạn thành công!

Đánh giá:

Tốt nghiệp chuyên nghành quản trị văn phòng, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong mảng văn phòng dịch vụ – Coworking Space. Thiên Bình luôn mong muốn truyền tải “giá trị mới” giúp các doanh nghiệp trẻ có cái nhìn cận cảnh về mô hình Coworking space, một mô hình văn phòng giúp doanh nghiệp tiếp thu – cải tiến – hiện đại.