Điều hành tour là gì? Những kỹ năng cần có để trở thành nhân viên điều hành tour xuất sắc

Để có một tour du lịch hoàn hảo, có rất nhiều người tham gia vào quá trình thực hiện. Trong đó, nhân viên điều hành tour là người chuẩn bị hết các vấn đề hậu cần đảm bảo cho tour diễn ra theo đúng lịch trình. Vậy điều hành tour là gì? Cần có những kỹ năng gì để trở thành điều hành tour giỏi? Cùng tìm kiếm câu trả lời ngay dưới đây nhé!

Điều hành tour là gì?

Nhân viên điều hành tour tiếng Anh là “Tour operators”, đây là người có trách nhiệm lên kế hoạch tổ chức chuyến đi và mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Điều hành tour phụ trách tất cả những công việc cần thiết cho một chuyến đi như lên lịch trình, xe cộ đi lại, đặt phòng khách sạn, nhà nghỉ, ăn uống, các trò vui chơi giải trí,…

Nhân viên điều hành tour là người có trách nhiệm lên kế hoạch tổ chức chuyến đi và mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng

Bản mô tả công việc nhân viên điều hành tour

Tuy không theo sát sao khách du lịch như hướng dẫn viên, nhưng nhân viên điều hành tour đóng vai trò rất quan trọng mang đến sự thành công cho tour du lịch. Bản mô tả công việc của nhân viên điều hành tour thường bao gồm những nội dung sau:

• Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, ý tưởng và lộ trình chuyến đi. Thiết kế những lịch trình mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách du lịch. Thông qua xây dựng các hoạt động thực hiện với từng giai đoạn hợp lý.

• Tư vấn và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng du lịch. Mang đến những thông tin cần thiết trong giới thiệu, kích thích hứng thú và tò mò trải nghiệm của khách hàng. Thông qua các nắm bắt nhu cầu chính xác nhất, để có thể thuyết phục thành công khách hàng.

• Làm việc với bên thứ ba là đối tác cộng tác trong khi chuyến du lịch diễn ra. Bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ như di chuyển, ăn uống, vui chơi, giải trí… Đàm phán về cách thức thực hiện, chất lượng và mức giá tốt.

• Phân công nhiệm vụ cho hướng dẫn viên du lịch phụ trách chuyến đi. Điều chỉnh hợp lý, linh hoạt các yêu cầu đưa ra.

• Là đối tượng đầu tiên trong tiếp xúc hay thực hiện thu hút khách hàng. Do vậy, cần thiết quan tâm các chiến lược được thực hiện trong các công ty có hoạt động cạnh tranh.

• Trong khi làm việc với cấp trên, cần xây dựng và phân tích báo cáo trong hoạt động của công ty. Trên khía cạnh phản ánh thuận lợi cũng như khó khăn. Đồng thời đưa ra đề xuất giải pháp và chiến lược cho hiệu quả hoạt động dịch vụ của công ty trong tương lai.

Lên kế hoạch, ý tưởng và lộ trình chuyến đi là một trong những nhiệm vụ của nhân viên điều hành tour

Kỹ năng cần có của nhân viên điều hành tour là gì?

Sau khi đã nắm rõ “điều hành tour là gì?” và những công việc cần làm của nhân viên điều hành tour. Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu để trở thành nhân viên điều hành tour xuất sắc cần có những kỹ năng nào:

Kỹ năng giao tiếp thuyết phục

Nhân viên điều hành, quản lý tour phải làm việc trong lĩnh vực dịch vụ, nên quan trọng nhất là kỹ năng giao tiếp.

• Kỹ năng giao tiếp với các đồng nghiệp trong việc phân chia công việc, lên kế hoạch thực hiện.

• Kỹ năng giao tiếp với khách hàng để tư vấn các thông tin về chuyến đi, lịch trình di chuyển và thuyết phục việc ký kết hợp đồng.

• Kỹ năng giao tiếp với nhà cung cấp, đối tác để đảm bảo các vấn đề di chuyển, ăn uống, vui chơi,giải trí được thực hiện theo đúng lịch trình điều hành tour đã đặt ra.

Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng của nhân viên điều hành tour

Khả năng chịu được áp lực công việc

Nhân viên điều hành tour du lịch có rất nhiều đầu việc cần phải giải quyết, do đó áp lực công việc rất cao. Điều này đòi hỏi ứng viên phải chịu được áp lực công việc tốt, bình tĩnh để xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh. Điều hành tour đòi hỏi ở nhân viên khả năng sắp xếp và phân công công việc khoa học giúp mang lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc.

Nhân viên điều hành tour phải chịu được áp lực công việc để làm hài lòng khách hàng

Kỹ năng ứng biến linh hoạt, xử lý tình huống

Trong quá trình thực hiện lịch trình điều hành tour du lịch, sẽ có rất nhiều sự cố phát sinh, khiếu nại của khách hàng khiến nhân viên quản lý các tour phải đứng ra giải quyết. Điều này đòi hỏi người điều hành tour phải thật bình tĩnh để nhìn nhận vấn đề để tìm ra nguyên nhân, sau đó tìm ra được giải pháp xử lý kịp thời, tránh hậu quả không mong muốn.

Khả năng ngoại ngữ

Ngành du lịch nói chung là ngành phải giao tiếp với số lượng khách hàng lớn, trong đó có rất nhiều du khách nước ngoài. Do đó khả năng ngoại ngữ, nói được tiếng Anh gần như là kỹ năng không thể thiếu của một nhân viên điều hành tour nếu muốn tiến xa ở công việc này.

Nhân viên điều hành tour cần có kỹ năng ngoại ngữ để nói chuyện với khách du lịch nước ngoài

Tìm hiểu quy trình điều hành tour

Như đã nói ở phần “điều hành tour là gì” chúng ta cơ bản đã nắm được vai trò quan trọng của vị trí này. Vậy quy trình điều hành tour du lịch thường bao gồm những bước nào? Cùng tham khảo 3 bước ngay dưới đây.

Chuẩn bị tour

Ở bước đầu tiên này, nhân viên điều hành tour sẽ nghiên cứu kỹ về chuyến đi. Chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách, kiểm tra số lượng khách, thông báo lịch trình di chuyển với lái xe. Thêm vào đó, người điều hành tour cũng tường thuật lại lịch trình di chuyển với hướng dẫn viên để thông báo cho du khách nắm rõ thông tin về chuyến đi.

Ngoài ra, cũng liên hệ với nhà hàng ăn uống, khu nghỉ dưỡng để chủ động sắp xếp nơi nghỉ ngơi, ăn uống cho du khách. Sau khi hoàn tất những bước chuẩn bị, điều hành tour viết phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch.

Nhân viên điều hành tour cần liên hệ với các bên đối tác chuẩn bị  và sắp xếp nơi nghỉ ngơi cho khách du lịch

Thực hiện tour

Tiếp theo, điều hành tour sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các mục cần chuẩn bị một lần nữa. Trong quá trình thực hiện tour, người điều hành phải theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong chuyến đi. Sau khi kết thúc chuyến đi, sẽ cần gửi cho du khách bảng đánh giá trải nghiệm chuyến đi nhằm thu thập đóng góp ý kiến cũng như phản hồi của du khách để hoàn thiện dịch vụ.

Tổng hợp và làm báo cáo

Ở bước cuối cùng này, nhân viên điều hành tour sẽ làm việc cùng bộ phận kế toán để tính toán chi phí của toàn chuyến đi, sau đó tổng hợp thành báo cáo để trình lên cấp trên.

Mức lương dành cho nhân viên điều hành tour

Thu nhập của nhân viên ở vị trí điều hành tour đến từ nhiều khoản khác nhau có thể kể đến như: Lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, hoa hồng theo doanh số.

Nhân viên điều hành tour có mức lương cơ bản không cao, thường chỉ ở mức 5 – 7 triệu đồng/tháng với nhân viên chưa có kinh nghiệm, và 8 – 10 triệu đồng/tháng nếu đã có kinh nghiệm làm việc. Tuy vậy mức thu nhập của công việc này khá cao, bởi tiền hoa hồng, tiền thưởng theo các chuyến du lịch. Với những nhân viên có kinh nghiệm điều hành tour du lịch mức thu nhập có thể đạt đến 20 triệu/tháng.

Mức thu nhập của nhân viên điều hành tour khá cao do nhận được tiền hoa hồng, tiền thưởng theo các chuyến du lịch

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ về khái niệm “điều hành tour là gì?” cũng như những công việc nhân viên điều hành tour du lịch cần phải làm. Mong rằng những thông tin này sẽ hữu ích giúp bạn hiểu biết thêm về công việc này và tìm được vị trí việc làm phù hợp nhất.