Đầy đủ quy trình giao hàng Shopee cho người bán mới nhất 2023

1.1. Xác nhận đơn hàng

Bước đầu tiên trong quy trình giao hàng Shopee đó là xác nhận đơn hàng. Việc xác nhận đơn hàng sẽ được tiến hành sau khi hệ thống Shopee duyệt đơn hàng mà người mua đã đặt trước đó. Thời gian hệ thống duyệt đơn sẽ là 30 phút kể từ thời điểm khách hàng đặt đơn hàng và không hủy đơn hàng đó.

Chi tiết quy trình xử lý đơn hàng của Shopee

Bước xác nhận đơn hàng giúp cho người bán xác minh được độ tin cậy của khách hàng cũng như đảm bảo mặt hàng bạn kinh doanh không thuộc danh mục bị cấm của Shopee.

Để xác nhận đơn hàng Shopee, bạn có thể tiến hành theo 2 cách sau đây:

Cách 1: Bạn có thể xác nhận đơn hàng trên kênh người bán

Đầu tiên bạn truy cập vào kênh người bán -> Nhấn chọn vào mục “Quản lý vận chuyển” -> sau đó click vào chọn “Chờ lấy hàng để kiểm tra các đơn hàng”. Tại mục chờ lấy hàng, người bán có thể kiểm tra được đầy đủ các trạng thái đơn hàng của người mua. Cụ thể như sau đơn đang chờ xác nhận, đơn chờ lấy, đơn đã bị hủy, trả hàng, hoàn tiền hay đơn đã được giao hàng thành công.

Xác nhận đơn hàng trên kênh người bán

Cách 2: Xác nhận đơn hàng trên ứng dụng Shopee

Để xác nhận đơn hàng bằng cách này, bạn truy cập vào ứng dụng Shopee, sau đó bạn nhấn chọn “Tôi” -> Chọn “Shop của tôi” -> Cuối cùng nhấn chọn “Chờ lấy hàng”.

Khi xác nhận đơn hàng bạn cần phải tuân theo quy trình giao hàng shopee và cần lưu ý một số vấn đề sau:   
Bạn có sẵn hàng trong kho nếu như đơn hàng khách đặt có những sản phẩm đó. Thì bạn có thể nhấn chọn “Chuẩn bị hàng ngay” và đóng gói đơn hàng để đơn vị vận chuyển có thể đến lấy đơn hàng và vận chuyển sớm nhất.   
Trong trường hợp bạn bị thiếu sản phẩm đó, bạn có thể đợi đến khi quá trình chuẩn bị hàng hoàn tất rồi hãy nhấn “Chuẩn bị hàng”. Bởi vì thời gian chuẩn bị hàng sẽ được Shopee quy định vào một khoảng thời gian nhất định. Nếu quá thời gian này, đơn hàng có thể tự động bị hủy bởi Shopee.

Dễ dàng quản lý nhiều kênh bán chỉ với một phần mềm – Nhanh.Omnichannel

1.2. Đóng gói chuẩn bị sản phẩm

Sau bước xác nhận đơn hàng, đó là bạn cần phải tiến hàng đóng gói chuẩn bị sản phẩm và bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển. Trong quá trình vận chuyển sẽ phải trung chuyển qua nhiều kho khác nhau, để tránh ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, bạn nên đóng gói sản phẩm một cách rất cẩn thận. Điều này cũng sẽ giúp các sản phẩm của bạn không bị bể, vỡ và tránh tình trạng bị hoàn trả hàng về, cũng như uy tín khi phải xử lý các đơn hàng hoàn trả.

Để đóng gói đơn hàng tránh bị bể, móp, méo thì bạn nên sử dụng băng keo, túi khí, xốp bong bóng chống sốc, thùng carton cứng,…để cố định các sản phẩm trong đơn hàng. Với các đóng gói này sẽ hạn chế được tình trạng sản phẩm đến tay khách hàng không bị méo, vỡ và gói hàng còn nguyên vẹn. Nhất là những sản phẩm có giá trị cao, mỹ phẩm hoặc những sản phẩm nguy hiểm như chất tẩy rửa, dung dịch pha chế,…

Đóng gói chuẩn bị sản phẩm

Việc đóng gói sản phẩm là một phần rất quan trọng, bởi đó là yếu tố quyết định khách hàng có nhận đơn hàng của bạn không đó. Nếu như đơn hàng bị vỡ, bể thì chắc chắn khách hàng sẽ không nhận. Điều này sẽ khiến bạn mất nhiều chi phí vì phải hoàn hàng cũng như chi vận chuyển lại đơn hàng. Vì vậy cách tốt nhất là bạn nên đóng gói sản phẩm cẩn thận ngay từ đầu để tránh những tình huống không đáng có xảy ra và gây giảm doanh thu nhé!

Tham khảo: Tất tần tật về bán hàng quốc tế trên Shopee 2023 dành cho chủ shop 

1.3. In phiếu gửi hàng, dán phiếu hàng

Bước tiếp theo trong quy trình giao hàng Shopee đó là in phiếu gửi hàng, dán phiếu hàng. Việc in phiếu gửi hàng và dán lên đơn hàng sẽ giúp quá trình xử lý đơn hàng Shopee trở nên thuận tiện đơn cho các đơn vị vận chuyển. Và trong quá trình giao hàng cũng hạn chế được tình trạng giao nhầm hàng hóa .

Để in phiếu gửi hàng, bạn thực hiện theo các bước sau đây:   
Bước 1: Bạn vào trang chủ của Shopee sau đó nhấn chọn vào “Chuẩn bị hàng”   
Bước 2: Nhấn chọn gửi hàng tại đơn vị chuyển đến lấy hàng hoặc tại bưu cục. Sau đó bạn nhấn vào “In phiếu giao”.  
Bước 3: Chọn biểu tượng máy in, chọn máy in mà bạn đang có và in phiếu gửi hàng.

In phiếu gửi hàng, dán phiếu hàng

Khi in phiếu gửi hàng, dán phiếu hàng bạn cần lưu ý một số vấn đề sau: 

• Mọi thông tin trên phiếu nên in rõ ràng để tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các đơn hàng với nhau. 
• Để tránh trường hợp một đơn hàng nào đó xảy ra vấn đề, bạn không có bằng chứng để đối chiếu. Thì bạn nên in 2 bản chiếu giao hàng và giữ lại một phiếu làm chứng từ đã giao hàng và xuất đơn đi. Để khi giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng cũng nhanh chóng và kịp thời hơn.

Đọc thêm: Hướng dẫn 5 bước in đơn hàng Shopee bằng điện thoại tiện lợi nhất 

1.4. Bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển

Hiện nay, với đơn hàng trên Shopee sẽ có hai hình thức bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Đó là bạn có thể mang hàng gửi tại bưu cục (phù hợp với số lượng hàng ít) hoặc chờ nhân viên giao hàng đến tận nhà để lấy hàng. Tùy vào từng trường hợp mà người bán hãy lựa chọn hình thức giao hàng phù hợp. 

Để tránh thời gian chuẩn bị hàng bị kéo dài quá lâu và đơn hàng có thể bị hủy thì bạn cần chú ý một số vấn đề sau: 

• Chuẩn bị các sản phẩm trong đơn hàng và bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển trong vòng 2 ngày kể từ ngày xác nhận nếu lựa chọn hình thức đơn vị vận chuyển đến lấy hàng. 
• Chuẩn bị các sản phẩm trong đơn hàng và bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển trong vòng 1 ngày kể từ ngày xác nhận nếu lựa chọn hình thức gửi hàng tại bưu cục.

Bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển

2. Thời gian xử lý đơn hàng Shopee là bao lâu?

Thời gian xử lý đơn hàng Shopee thông thường là 2 ngày tính từ thời điểm khách hàng đặt mua đơn hàng thành công. Thời gian xử lý đơn hàng không bao gồm ngày lễ, tết, ngày nghỉ. Trong thời gian chờ xử lý đơn hàng. Các chủ shop phải hoàn tất việc xác nhận đơn hàng, đóng gói, dán phiếu gửi hàng và gửi đơn hàng cho các đơn vị vận chuyển.

Ví dụ: Đơn đặt hàng được người mua đặt hàng thành công vào lúc 12h ngày 8/03/2023 thì người bán phải xác nhận đơn hàng chậm nhất vào lúc 12h ngày 10/03/2023. Sau đó, các chủ shop sẽ cần phải chuẩn bị đơn hàng và giao cho đơn vị vận chuyển trong ngày 10/3/2023 mới được xem là đơn hàng giao đúng thời hạn quy định của Shopee.

Với trường hợp, bạn xác nhận đơn hàng muộn hơn so với thời gian xử lý đơn hàng của Shopee thì đơn hàng sẽ được hệ thống hủy tự động. Và đơn hàng này bị hủy thì sẽ bị tính vào tỷ lệ đơn hàng xử lý không thành công.

Thời gian xử lý đơn hàng Shopee

Hầu hết các đơn vị vận chuyển sẽ có thời gian xác nhận cụ thể đến lấy hàng, các shop cần lưu ý nhấn xác nhận đơn hàng trước thời hạn sau đây để tránh bị hủy đơn:

• Vietnam Post (VNPost): 12h trưa
• J&T Express, Ninja Van: 4h chiều
• Các đơn vị vận chuyển còn lại: 3h chiều

Nếu như các chủ shop không kịp nhấn xác nhận đơn hàng trong khoảng thời gian này, thì các chủ shop vẫn có thể nhấn xác nhận đến 24h cùng ngày. Tuy nhiên cách này chỉ áp dụng với hình thức tự mang hàng đến bưu cục của đơn vị vận chuyển để gửi.

Đọc thêm: Hướng dẫn sử dụng Tool buff đơn Shopee hiệu quả nhất 

3. Kinh nghiệm xử lý giao hàng Shopee

Sau đây là một vài kinh nghiệm xử lý giao hàng trong quy trình giao hàng của Shopee. Cụ thể như sau:

Chủ động sắp xếp thời gian lấy hàng:

• Các chủ shop phải luôn đảm bảo số lượng sản phẩm trên gian hàng còn nhiều.
• Sắp xếp thời gian lấy hàng vào đúng giờ làm việc của shop và tương thích với đơn vị vận chuyển.
• Bạn luôn phải cập nhật địa chỉ thông tin giao hàng của shop cụ thể là số điện thoại, địa chỉ để bên đơn vị vận chuyển có thể nắm bắt được thông tin và đến lấy hàng.

Một số lưu ý khi chuẩn bị hàng:

• Đảm bảo các đơn hàng cần được chuẩn bị xong ít nhất 1 ngày trước thời gian lấy hàng
• Các đơn hàng cần phải được đóng gói hàng theo quy chuẩn và cần phải dán phiếu gửi hàng lên mỗi đơn hàng để bên vận chuyển dễ dàng giao hàng.

Kinh nghiệm xử lý giao hàng Shopee

Một số mẹo bàn giao hàng hiệu quả trong quy trinh giao hàng của Shopee:

• Khi đến ngày bên vận chuyển đến lấy hàng, các chủ shop hãy nên chuẩn bị xong các đơn hàng đã xác nhận để tài xế của đơn vị vận chuyển có thể đến vào bất cứ lúc nào trong giờ làm việc. 
• Bạn nên đảm bảo thời gian chờ đợi tối thiểu (dưới 15 phút) trước khi tài xế đến lấy các đơn hàng Shopee mà bạn đã xác nhận, để tránh tình trạng hủy đơn. 
• Bạn nên kiểm tra thông tin trên đơn bàn giao hàng có giống với thông tin lấy hàng không. Cụ thể là số lượng đơn hàng đã lấy có trùng với số lượng đơn hàng mà bạn đã đóng và lý do lấy hàng không thành công (nếu có).

Đây là những kinh nghiệm xử lý giao hàng Shopee mà chúng mình đúc kết được. Một số mẹo này sẽ giúp các bạn tránh được tình trạng đơn hàng bị hủy bởi một vài lý do có thể kiểm soát được như thời gian giao hàng, số lượng đơn hàng. Nếu như chỉ vì những lý do này mà đơn hàng bị hủy thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng gian hàng của bạn, khách hàng sẽ cảm thấy không uy tín. Và khả năng có thể sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh.

Ở bài viết này, chúng mình đã hướng dẫn đầy đủ quy trình giao hàng Shopee cho người bán mới nhất năm 2023. Mong rằng với những thông tin được chia sẻ ở trên sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc kinh doanh trên sàn Shopee. Chúc các bạn kinh doanh thành công

Bài viết dành cho bạn

Bật mí 7 cách tăng doanh thu kinh doanh trên Shopee hiệu quả 

Quy trình 8 bước bán hàng trên Shopee chuẩn chỉnh nhất 2023