Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương | Tạp chí Quản lý nhà nước

(Quanlynhanuoc.vn) – Từ việc đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương. Đây có thể là cơ sở cho các cấp, cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh nghiên cứu, tham khảo và sử dụng các giải pháp để khắc phục những vấn đề còn hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin giải quyết thủ tục hành chính hiện nay.

Một số kết quả đạt được

Thời gian qua, công tác ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bỉnh Dương ngày càng được nâng cao và mang lại hiệu quả rất tích cực; lãnh đạo tỉnh luôn quan tâm chỉ đạo đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công tác cải cách hành chính (CCHC), nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi về kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT. Công tác quản lý nhà nước, cũng như các quy định về ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và hoạt động giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) nói riêng ngày càng được hoàn thiện; đã giúp nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động ứng dụng CNTT.

Cơ sở hạ tầng CNTT (trang thiết bị và hệ thống phần mềm) đều được thực hiện bổ sung và nâng cấp đồng bộ, bảo đảm mang lại sự thuận tiện, dễ dàng và phục vụ tốt nhu cầu của các cơ quan, đơn vị và người dân, doanh nghiệp trong quá trình giải quyết và thực hiện TTHC. Việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, trong hoạt động tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, giải quyết TTHC đã phát huy hiệu quả; việc áp dụng dịch vụ công trực tuyến (DVCTT) mức độ 3, mức độ 4 giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân, doanh nghiệp. Đồng thời, nâng cao hiệu quả xử lý công việc của các sở, ban ngành tại Trung tâm Hành chính công tỉnh.

Từ năm 2015, tỉnh Bình Dương đã triển khai chương trình “Tuổi trẻ Bình Dương chung tay cải cách thủ tục hành chính” với đội ngũ tình nguyện viên tham gia hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thực hiện TTHC tại Trung tâm, hướng dẫn thực hiện DVCTT mức độ 3, mức độ 4 để người dân, doanh nghiệp quen dần việc nộp hồ sơ trực tuyến nên số lượng hồ sơ trực tuyến ngày càng được nâng cao; tỷ lệ hồ sơ phải bổ sung dưới 0,5% ngay từ năm 2015 đến nay. Qua hơn 5năm, tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hẹn tăng và ổn định ở mức xấp xỉ 96,79% đã cho thấy, tình hình giải quyết hồ sơ của các sở có sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo cơ quan trong giải quyết TTHC. Số lượng hồ sơ thực hiện qua DVCTT mức độ 3, mức độ 4 tăng nhanh qua từng năm nhờ công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm Hành chính công của tỉnh đã mang lại sự thuận tiện, dễ dàng và phục vụ tốt nhu cầu của các cơ quan, đơn vị và người dân, doanh nghiệp trong quá trình giải quyết và thực hiện TTHC.

Ngoài ra, hàng năm Trung tâm Hành chính công tỉnh còn thực hiện khảo sát đo lường sự hài lòng của người dân đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh; trong đó có tiêu chí đo lường về ứng dụng CNTT (cơ sở vật chất, bố trí trang thiết bị, tiện ích hỗ trợ, DVCTT,…). Qua đó, cho thấy sự hài lòng của cá nhân, tổ chức đối với sự phục vụ của tại Trung tâm Hành chính công tỉnh nói riêng và Bộ phận một cửa các cấp trên địa bàn tỉnh nói chung ngày càng được nâng cao. Song song đó là chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức; trình độ, kiến thức về ứng dụng CNTT ngày càng được nâng cao. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực và thực hiện chính sách ưu đãi về CNTT đã được quan tâm thực hiện.

Tồn tại, hạn chế và nguyên nhân

Bên cạnh các kết quả đạt được nêu trên, thì hoạt động ứng dụng CNTT tại Trung tâm Hành chính công tỉnh trong thời gian qua còn một số vấn đề tồn tại, hạn chế xuất phát từ các nguyên nhân khách quan và chủ quan, cụ thể như sau:

Hệ thống phần cứng, trang thiết bị CNTT mặc dù được trang bị mới, đồng bộ ngay từ ban đầu; tuy nhiên, qua thời gian sử dụng lâu dài từ năm 2015 đến nay một số thiết bị đã xuống cấp, cấu hình máy tính và hệ thống mạng nội bộ đã lỗi thời khó đáp ứng những yêu cầu mới trong tác nghiệp cũng như các đòi hỏi cao trong bảo mật hệ thống. Thêm vào đó, một số thiết bị thuộc Dự án “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Khu hành chính mở” do Sở Thông tin và Truyền thông bàn giao thuộc dạng “đặc chủng” nên khi bị lỗi, hư rất khó sửa, tìm kiếm thiết bị khác thay thế đồng bộ do một số thiết bị này không còn được sản xuất. Hiện tại, hệ thống camera giám sát các quầy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, giải quyết TTHC tại Trung tâm chỉ đáp ứng nhu cầu giám sát tại nội bộ, chưa thể kết xuất hình ảnh truyền về Văn phòng Chính phủ khi có yêu cầu do hệ thống được xây dựng từ lâu khó đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ hình ảnh theo tiêu chuẩn hiện nay.

Hệ thống phần mềm được tỉnh Bình Dương đưa vào vận hành và sử dụng hệ thống một cửa điện tử sớm nhất cả nước, mặc dù được nâng cấp thường xuyên nhưng hệ thống phần mềm vẫn tồn tại một số bất cập như: các chức năng phần mềm còn chưa thân thiện với người sử dụng; chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và sử dụng. Việc tích hợp DVCTT lên Cổng dịch vụ công Quốc gia còn chậm do một số thủ tục chưa có quy trình xử lý.

Hồ sơ DVCTT mức độ 3, mức độ 4 phát sinh đạt khoảng trên 50% trên tổng số hồ sơ tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm Hành chính công tỉnh, nhưng chủ yếu thông qua hệ thống Cổng dịch vụ công Quốc gia và hệ thống phần mềm của các bộ, ngành (Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tư pháp…); hồ sơ phát sinh trên Cổng dịch vụ công của tỉnh chưa cao, chỉ chiếm khoảng 30%.

Hiện nay, việc thanh toán trực tuyến không dùng tiền mặt có tỷ lệ hồ sơ phát sinh khá thấp. Việc thanh toán trực tuyến hiện chỉ thực hiện được ở lĩnh vực đất đai thông qua Cổng dịch vụ công Quốc gia, nền tảng thanh toán của tỉnh thông qua các ngân hàng và ví điện tử đang trong quá trình triển khai thí điểm, tỷ lệ phát sinh thu không đáng kể. Do đó, cần có các chính sách khuyến khích người dân, doanh nghiệp sử dụng chức năng thanh toán không dùng tiền mặt để hạn chế dùng tiền mặt khi thực hiện các TTHC.

Về nguồn nhân lực CNTT, đòi hỏi phải phát triển thêm đội ngũ nhân sự để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Tuy nhiên, với xu hướng chung trong việc tinh giảm biên chế theo quy định của trung ương và của tỉnh thì nguồn nhân lực bố trí cho hoạt động CNTT cũng giảm, công chức, viên chức phải kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác ngoài công tác CNTT. Việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về ứng dụng CNTT và triển khai quy định mới còn chưa được quan tâm đúng mức, chủ yếu là lồng ghép chung với các nội dung tập huấn, bồi dưỡng khác. Bên cạnh đó, trong một vài năm gần đây do tình hình dịch bệnh Covid-19, thì việc tập huấn, bồi dưỡng cũng bị gián đoạn, chưa được tổ chức thực hiện thường xuyên và kịp thời.

Những vấn đề tồn tại, hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân khách quan và chủ quan, trong đó nhiều quy định mang tính pháp lý liên quan đến việc tổ chức giải quyết TTHC, nhất là về DVCTT chưa được ban hành đầy đủ, đồng bộ, kịp thời nên gây khó khăn cho địa phương trong tổ chức thực hiện (công bố TTHC, tính pháp lý văn bản số hóa, lưu trữ điện tử, chữ ký số, lưu trữ hồ sơ gốc, việc khai thác, chia sẽ dữ liệu dùng chung…). Một số phần mềm chuyên ngành của các bộ, ngành còn chưa đấu nối tích hợp Cổng dịch vụ công nên chưa thể thực hiện toàn bộ quy trình trên một hệ thống phần mềm, mất nhiều thời gian xử lý trên nhiều phần mềm tác nghiệp.

Lãnh đạo một số sở, ban, ngành còn chưa quan tâm đúng mức, chưa sâu sát trong chỉ đạo, triển khai thực hiện nhiệm vụ ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC, đặc biệt là trong thực hiện DVCTT mức độ 3, mức độ 4. Một số công chức, viên chức chưa phát huy hết trách nhiệm, chưa có sự phối hợp chặt chẽ, còn có biểu hiện né tránh, ngại va chạm. Ngoài ra, vẫn còn một số công chức có tâm lý muốn gặp người dân, doanh nghiệp, không muốn áp dụng các hệ thống tiếp nhận hồ sơ qua mạng…

Về quy trình vẫn còn trình trạng lấy quy trình giấy áp dụng quy trình điện tử dẫn đến vướng mắc về pháp lý, gây khó khăn nhưng chưa có chỉ đạo thống nhất để đưa vào thực hiện đồng bộ. TTHC tại các sở, ngành đăng ký chưa bảo đảm chất lượng. Công tác tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện TTHC đến người dân, doanh nghiệp chưa thật sự đáp ứng yêu cầu dẫn đến chưa tin tưởng đến việc nộp hồ sơ qua mạng. Một số cá nhân, tổ chức chưa ứng dụng CNTT trong việc thực hiện nộp hồ sơ TTHC, chưa có chính sách khuyến khích người dân, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng; còn gặp khó khăn trong quá trình chi trả phí cho các đơn vị trung gian thanh toán, thu hộ trong quy trình thanh toán trực tuyến. Chức năng thanh toán trực tuyến chỉ tích hợp 01 nhà cung cấp và thanh toán tập trung, chưa thực hiện được đúng bản chất của chức năng thanh toán trực tuyến.

Giải pháp hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính

(1) Hoàn thiện cơ sở pháp lý, quy định, quy chế bảo đảm môi trường pháp lý cho hoạt động ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC nhằm tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi thúc đẩy ứng dụng, phát triển CNTT, xây dựng chính quyền điện tử gắn với cải cách TTHC. Rà soát và phối hợp điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện các quy chế về hoạt động ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC phù hợp với tình hình thực tiễn của tỉnh để từ đó có sự phân công, phối hợp và triển khai tổ chức thực hiện hiệu quả trong thực tế. Hoàn thiện quy định về phân công chức năng, nhiệm vụ trong quản lý, vận hành hoạt động ứng dụng CNTT tại Trung tâm Hành chính công tỉnh để bảo đảm cơ chế phối hợp chặt chẽ trong quá trình triển khai thực hiện. Tham mưu ban hành quy định, hướng dẫn trong việc thuê các dịch vụ CNTT, đặc biệt là trước nhu cầu nâng cao chất lượng DVCTT mức độ 3, mức độ 4 trong thời gian tới; để làm cơ sở cụ thể, rõ ràng cho các đơn vị trong triển khai thực hiện, bảo đảm đồng bộ, hiệu quả, tiết kiệm.

Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo và trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong triển khai và đôn đốc việc thực hiện ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC. Để từ đó gắn với trách nhiệm người đứng đầu, gắn với công tác thi đua khen thưởng hay việc quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,… Xây dựng các quy định, chế độ khuyến khích trong hoạt động ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC để khuyến khích, tạo động lực cho các cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức tham gia đẩy mạnh thực hiện ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC, tham gia đề xuất các sáng kiến đổi mới, sáng tạo trong công tác ứng dụng CNTT gắn với CCHC để hướng đến nâng cao chất lượng hoạt động ứng dụng CNTT. Quan tâm bố trí nguồn kinh phí cho thực hiện các nhiệm vụ ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC (triển khai, trang bị và nâng cấp cơ sở hạ tầng, tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng…) để tạo sự chủ động, linh hoạt, đồng bộ và kịp thời thực hiện các nhiệm vụ phục vụ cho CCHC, không thực hiện mua sắm tập trung hay phải có dự toán khoản, mục chi từ đầu năm.

(2) Nhóm giải pháp về phát triển cơ sở hạ tầng CNTT. Tăng cường công tác hoàn thiện và nâng cấp các ứng dụng, hệ thống phần mềm đáp ứng cho yêu cầu phát triển; nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC tại Trung tâm Hành chính công tỉnh. Rà soát và nâng cấp hệ thống trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giải quyết TTHC tại Trung tâm Hành chính công tỉnh. Phối hợp nâng cấp và thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh mạng tại Trung tâm Hành chính công tỉnh.

(3) Nhóm giải pháp về phát triển hoạt động ứng dụng CNTT; trong đó cần xây dựng phương án và kế hoạch kết nối dữ liệu, liên kết hệ thống phần mềm; đẩy mạnh phát triển các dịch vụ hỗ trợ tiện ích; thí điểm lựa chọn một số TTHC chỉ thực hiện DVCTT; xây dựng các tổ hướng dẫn thực hiện DVCTT mức độ 3, mức độ 4; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, truyền thông về những cải cách, điểm mới và tiện ích trong hoạt động ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC.

(4) Nhóm giải pháp về phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực CNTT. Kiện toàn các đơn vị chuyên trách, nhân sự chuyên trách CNTT ở các sở, ban, ngành và Trung tâm Hành chính công tỉnh, Trung tâm CNTT và Truyền thông. Tăng cường đào tạo nguồn nhân lực thực hiện nhiệm vụ CNTT. Có chế độ hỗ trợ, ưu tiên về các điều kiện làm việc cho công chức phụ trách CNTT, công chức thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả. Thực hiện cơ chế hợp đồng nhân sự hỗ trợ, thuê ngoài một số dịch vụ liên quan đến CNTT, nhân sự tư vấn, hướng dẫn TTHC trực tiếp, hoặc qua tổng đài để cung cấp dịch vụ tốt hơn (lễ tân, chăm sóc khách hàng, hướng dẫn, tư vấn DVCTT,…). Đẩy mạnh tuyên truyền nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT cho công chức, viên chức. Tăng cường hợp tác quốc tế và với các địa phương trên cả nước để phát triển nguồn lực về CNTT.