Công việc lễ tân hành chính và các nghiệp vụ cơ bản

Nhân viên lễ tân hành chính thường là người đầu tiên tiếp xúc với các khách hàng khi đến doanh nghiệp, tổ chức. Họ có trách nhiệm tạo ra ấn tượng tốt ngay từ lần đầu. Từ đó góp phần tạo nên hình ảnh đẹp cho công ty trong mắt đối tác, khách hàng. Vậy, công việc cụ thể của vị trí này là gì? Cần những nghiệp vụ cơ bản nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé.

Lễ tân hành chính văn phòng là người thực hiện các công việc hành chính khác nhau. Từ việc trả lời điện thoại đến và đi, đặt hàng văn phòng phẩm. Hay là cung cấp thông tin cho đối tác hoặc khách hàng… Vị trí công việc thường được thực hiện tại khu vực sảnh chờ tại trụ sở công ty. Hoặc ngay tại quầy lễ tân của tổ chức, doanh nghiệp. 

1. Công việc thường ngày của nhân viên lễ tân hành chính

Lễ tân hành chính văn phòng (hay lễ tân) là người thực hiện các công việc hành chính khác nhau bao gồm:

– Tiếp nhận cuộc gọi qua tổng đài và thực hiện nối máy các cuộc gọi điện thoại/ thư tín đến bộ phận liên quan.

– Đón tiếp khách hàng, đối tác ghé thăm đơn vị, hướng dẫn họ tới các điểm đến cụ thể.

– Tham gia đảm bảo hỗ trợ công tác an ninh cho văn phòng bằng việc giám sát việc ra vào của khách.

– Nhận, gửi thông tin, tài liệu bản cứng hoặc file mềm qua email, bưu phẩm hoặc máy fax.

– Thực hiện thiết lập cuộc hẹn, hỗ trợ các tác vụ quản trị khác.

– Sao chép, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu hợp đồng liên quan.

– Theo dõi, liên hệ đối tác bổ sung các tài liệu, vật dụng cần thiết trong văn phòng…

>>>  Xem thêm: Mô tả công việc hàng chính nhân sự trong mô hình doanh nghiệp chuyên nghiệp.

2. Nhân viên lễ tân hành chính cần những kỹ năng gì?

Nhân viên lễ tân hành chính ngoài các công việc kể trên. Họ còn có thể đảm nhận nhiệm vụ kiểm soát hoạt động ra vào doanh nghiệp của các cá nhân. Thông qua cách xác minh danh tính nhân viên, cấp thẻ khách, phát hiện. Và báo cáo bất kỳ hoạt động đáng ngờ, bất thường nào.

Do gần như là người đầu tiên tiếp xúc khách hàng trong doanh nghiệp (cả trực tiếp và gián tiếp qua tiếp nhận các cuộc gọi). Vậy nên điều các tổ chức mong đợi người giữ vị trí này luôn duy trì một phong thái điềm tĩnh, lịch sự và tác phong chuyên nghiệp, cho dù bất kể hành vi của khách thế nào. 

Một số kỹ năng mà nhân viên lễ tân văn phòng cần phải có để hoàn thành tốt công việc bao gồm: ngoại hình chỉnh chu, sự chu đáo, thái độ tích cực, chủ động, phong thái chín chắn, trung thực, tôn trọng bí mật và đáng tin cậy. Ngoài ra, công việc khá căng thẳng vì phải tương tác nhiều cá nhân với nhiều tính cách khác nhau và phải thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Nên nhân viên lễ tân hành chính cần có phong thái điềm tĩnh, nhẫn nại để hoàn thành nhiệm vụ.

Trên đây là các mô tả chi tiết về công việc của lễ tân hành chính. Nhìn chung công việc này khá phù hợp với các bạn nữ có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo, cùng kỹ năng giao tiếp tốt. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc này, hiểu được nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết của một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm: