Công ty tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ được không? Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới đối với mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ có yêu cầu gì?

Sao y bản chính được hiểu thế cho đúng?

Theo quy định tại khoản 5, khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ta có thể hiểu một số khải niệm như sau:

– “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

– “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Như vậy sao y bản chính là việc ghi chép lại một cách chính xác những nội dung và hình thức của văn bản chính sang một bản khác và bản sao y có giá trị pháp lý như bản gốc khi nó được chứng thực theo quy định của Điều 2, Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: 

Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền sau đây sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu:

– Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

* Dùng trong doanh nghiệp, tổ chức: Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép.

Doanh nghiệp, tổ chức không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu vượt quá thẩm quyền con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.

* Dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước:

– Xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau. Khi chứng thực bắt buộc phải xuất trình chứng minh thư gốc của người cần công chứng.

– Xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước.

Như vậy từ các quy định trên thì doanh nghiệp không có thẩm quyền sao y bản chính. Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Nhưng đối với các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành dùng trong nội bộ công ty hoặc với các doanh nghiệp khác mà đã thỏa thuận từ trước thì khi đóng dấu sao y bản chính là hợp pháp và bản sao y bản chính sẽ có giá trị trong phạm vi nhất định, không có giá trị như việc sao y do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện.

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới đối với mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ có yêu cầu gì?

Theo quy định của khoản 11 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu:

“11. Đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký mẫu con dấu.”

Về hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới căn cứ theo Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định như sau:

– Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

– Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

– Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm:

+ Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;

+ Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

– Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:

+ Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;

+ Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

– Tổ chức trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:

+ Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;

+ Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật;

+ Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

– Đối với tổ chức tôn giáo: Quyết định công nhận tổ chức của cơ quan có thẩm quyền.

– Tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo, hồ sơ gồm:

+ Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;

+ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;

+ Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

– Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.

– Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật, hồ sơ gồm:

+ Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;

+ Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

– Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam: Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.

– Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.