Công ty mới thành lập nhân sự cần làm gì?

Đối với một doanh nghiệp vừa mới thành lập sẽ có rất nhiều công việc bộ phận nhân sự cần, ví dụ như đăng ký tham gia bảo hiểm lần đầu, giao kết hợp đồng lao động, xây dựng thang lương, bảng lương… Sau đây, tư vấn thành lập doanh nghiệp TinLaw sẽ tổng hợp các công việc nhân sự cần làm khi mới thành lập công ty. Cùng theo dõi nhé!

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động 2019
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP
• Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH
• Quyết định 595/QĐ-BHXH
• Nghị định 122/2020/NĐ-CP
• Thông tư 36/2019/TT-BLĐTBXH
• Luật công đoàn năm 2012
• Nghị định 191/2013/NĐ-CP
• Quyết định 772/QĐ-BHXH
• Quyết định 505/QĐ-BHXH
• Thông tư 105/2020/TT-BTC
• Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH

Các công việc nhân sự cần làm trong doanh nghiệp mới thành lập

Giao kết hợp đồng với người lao động

Tuyển nhân viên là một trong những công việc đầu tiên cần làm của doanh nghiệp mới thành lập. Và nhân sự sẽ là bộ phận phụ trách phần giao kết hợp đồng với người lao động.

Theo quy Điều 20, Bộ luật lao động Số 45/2019/QH14, hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

Cần lưu ý với trường hợp người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi, thì doanh nghiệp chỉ có thể giao kết hợp đồng khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó.

>> Xem thêm: Những điểm khác nhau giữa hợp đồng lao động và hợp đồng làm việc

Nhân sự thường là bộ phận phụ trách giao kết hợp đồng với người lao động

Khai trình – Báo cáo sử dụng lao động

Theo quy định hiện hành, nhân sự có trách nhiệm “Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.” (Khoản 2, điều 12 của Bộ luật lao động số: 45/2019/QH14)

Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định cụ thể tại điều 4 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động như sau:

Khai trình sử dụng lao động:

Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP ngày 15/10/2020. Cụ thể tại khoản 2, điều 10 của Nghị định 122/2020/NĐ-CP như sau:

“Trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại Nghị định về đăng ký doanh nghiệp và Nghị định này thì không phải khai trình việc sử dụng lao động”

Vì Mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP đã bao gồm nội dung khai trình việc sử dụng lao động rồi (Đây là 1 dạng Hồ sơ phối hợp, liên thông thủ tục được quy định tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia BHXH, đăng ký sử dụng hóa đơn doanh nghiệp)

=> Do do, Các doanh nghiệp đăng ký thành lập mới theo mẫu biểu của Nghị định 122/2020/NĐ-CP thì không cần phải khai tình việc sử dụng lao động khi mới thành lập nữa. Mà cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan này sẽ phối hợp trong việc trao đổi, cập nhật thông tin của doanh nghiệp.

Báo cáo tình hình thay đổi về lao động:

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Thông báo số lao động làm việc

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH doanh nghiệp cần thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động làm việc tại đơn vị trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập.

Lập sổ quản lý lao động

Việc lập sổ quản lý lao động được quy định cụ thể tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Có hiệu lực từ 01/02/2021). Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động được quy định như sau:

• Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
• Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

Theo Điều 93, Bộ luật Lao động 2019, từ ngày 1/1/2021 doanh nghiệp không cần nộp thang bảng lương cho Phòng LĐTBXH như trước nữa. (Trước đây Bộ luật Lao động 2012 quy định doanh nghiệp dưới 10 lao động thì được miễn thủ tục gửi thang bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước).

Nhân sự chỉ cần xây dựng thang bảng lương, sau đó công bố công khai tại nơi làm việc, rồi lưu tại doanh nghiệp và giải trình khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.

Đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì Khi xây dựng thang bảng lương phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

>> Xem thêm: Chế độ lương, thưởng mới của người lao động

Ký kết và thông báo thỏa ước lao động tập thể

Theo Mục 3, chương 5 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thỏa ước lao động tập thể được ký kết, người sử dụng lao động tham gia thỏa ước phải gửi 01 bản thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.

Cụ thể, nhân sự chuẩn hồ sơ như bên dưới và nộp trực tiếp/qua đường bưu điện cho Sở lao động thương binh xã hội (Tỉnh/thành phố):

• Văn bản đăng ký thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp
• Biên bản lấy ý kiến của tập thể lao động về thoả ước lao động tập thể.
• Bản thoả ước lao động tập thể
• Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao)

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Xây dựng nội quy lao động

Nội quy lao động là văn bản quy định về kỷ luật lao động do người sử dụng lao động ban hành để người lao động thực hiện khi làm việc tại doanh nghiệp như:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
• Trật tự tại nơi làm việc;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
• Trách nhiệm vật chất;
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Nội quy lao động cũng là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất đối với những lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

Thông thường, nhân sự sẽ là bộ phận ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, nhân sự phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo 1 trong 3 hình thức: Cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến hoặc nộp trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện.

Doanh nghiệp mới thành lập cần xây dựng nội quy lao động

Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động

Người lao động đã có mã số thuế thì cung cấp cho doanh nghiệp, nếu chưa có thì có thể tự đi đăng ký cấp mã số thuế hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký thay.

Bộ phận phụ trách việc này thường là nhân sự hoặc kế toán. Các bạn tham khảo thủ tục, hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân được quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC (có hiệu lực 17/1/2021).

>> Xem thêm: Hồ sơ đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân cần những gì?

Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp lần đầu

Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động, chi tiết hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020);
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020).

Các bạn làm nhân sự cần lưu ý, đối với doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm lần đầu thì sau khi nộp hồ sơ và được cơ quan bảo hiểm nhận sẽ liên hệ theo số điện thoại đường dây nóng của cơ quan BHXH tại nơi mình đóng bảo hiểm để được cung cấp mã Đơn vị. Trong vòng 2 ngày cơ quan bảo hiểm sẽ gọi điện thoại xuống và cung cấp mã đơn vị cho Công ty.

=> Khi nhận được mã Đơn vị yêu cầu các doanh nghiệp phải mang tiền đi nộp ngay vào tài khoản của BHXH. Các bạn mang số tiền nay ra ngân hàng nộp, hỏi cán bộ bảo hiểm nơi đóng hoặc thông báo dán tại bộ phận 1 cửa nơi đóng.

Khai báo các loại máy, thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động (nếu có)

Doanh nghiệp phải lựa chọn tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động để kiểm định lần đầu trước khi đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động – đối chiếu tại Danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động ban hành kèm theo Thông tư 36/2019/TT-BLĐTBXH.

Doanh nghiệp chỉ được đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động (sau đây gọi tắt là các loại máy, thiết bị và vật tư) khi kết quả kiểm định đạt yêu cầu.

Và đồng thời, phải thực hiện khai báo về việc sử dụng các loại máy, thiết bị và vật tư với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, trong khoảng thời gian 30 ngày trước hoặc sau khi đưa vào sử dụng; bao gồm các giấy tờ sau:

• Phiếu khai báo sử dụng đối tượng kiểm định (Mẫu Iđ ban hành kèm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP);
• Bản sao Giấy chứng nhận kết quả kiểm định của các loại máy, thiết bị và vật tư đó.

Nộp tiền bảo hiểm

Nhân sự ở các doanh nghiệp mới tham gia bảo hiểm cần phải quan tâm thêm phương thức đóng bảo hiểm. Cụ thể:

• Đóng hằng tháng: Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
• Đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần: Đơn vị là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì đóng theo phương thức hằng tháng hoặc 3 tháng, 6 tháng một lần. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH.

>> Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp chốt sổ bảo hiểm xã hội

Thành lập công đoàn cơ sở (nếu có)

Theo quy định tại Điều 6 Luật công đoàn năm 2012 thì khi có mong muốn thành lập công đoàn thì người lao động trong doanh nghiệp phải tổ chức Ban vận động thành lập công đoàn và liên hệ công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở để được hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ trong việc thành lập công đoàn.

Nộp kinh phí công đoàn hàng tháng

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP đối với các doanh nghiệp mỗi tháng đều phải nộp kinh phí công đoàn với mức 2% của quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.

Chúng tôi vừa giải đáp xong cho câu hỏi “Công ty mới thành lập nhân sự cần làm?”. Nếu vẫn còn thắc mắc, vui lòng liên hệ dịch vụ thành lập công ty TinLaw để được hướng dẫn, giải đáp.

Gọi ngay: 1900 633 306

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư:  [email protected]

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho Chuyên gia của chúng tôi 24/07:  1900 633 306

Làm nhanh, lấy gấp đáp ứng nhu cầu công việc, lên ngay Văn phòng TinLaw