Cổng thông tin là gì? Tính năng cơ bản và phân loại Portal?

Cổng thông tin là một nền tảng dựa trên web thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau vào một giao diện người dùng duy nhất và cung cấp cho người dùng thông tin phù hợp nhất với ngữ cảnh của họ. Theo thời gian, các cổng web đơn giản đã phát triển thành các nền tảng cổng hỗ trợ các sáng kiến ​​trải nghiệm khách hàng kỹ thuật số. Vậy cổng thông tin được định nghĩa một cách chính xác nhất là gì? Tính năng cơ bản và phân loại Portal?

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Cổng thông tin là gì?

Ngoài các ứng dụng chuyển đổi kỹ thuật số rộng rãi, các nền tảng cổng thông tin vẫn hữu ích duy nhất cho một số tình huống kinh doanh, chẳng hạn như:

Khách hàng tự phục vụ. Cổng thông tin rất phù hợp để thu thập thông tin liên quan đến khách hàng trong giai đoạn sau khi mua hàng, cho phép các công ty nuôi dưỡng lòng trung thành lâu dài trong khi giảm gánh nặng cho các trung tâm dịch vụ khách hàng.

Sự nhanh nhẹn trong kinh doanh. Các nền tảng cổng thông tin hỗ trợ trải nghiệm di động và sử dụng kiến ​​trúc mô-đun hiện đã được trang bị tốt để nhanh chóng triển khai các điểm tiếp xúc kỹ thuật số mới, trong khi vẫn mang xác thực người dùng và dữ liệu back-end tích hợp cần thiết để kết nối trải nghiệm.

Theo Gartner, “các tổ chức thường xem xét các danh mục phần mềm này – nền tảng cổng ngang hoặc hệ thống WCM – làm nền tảng phần mềm chính cho các trang web của họ.” Cổng thông tin hiện đại tiếp tục là nền tảng hữu ích cho các tổ chức dựa vào tích hợp rộng rãi và giao diện được cá nhân hóa cho các chiến lược kinh doanh kỹ thuật số của họ.

Vấn đề mà các cổng thông tin cố gắng giải quyết trong những ngày đầu của Internet là khám phá nội dung. Trước lượng lớn thông tin có sẵn trên mạng, cách dễ nhất để người dùng bình thường khám phá thông tin là thông qua một trung tâm nội dung do con người quản lý, được gọi là một cổng thông tin. Cổng có thể hiển thị nội dung đã chọn để cung cấp trải nghiệm tùy chỉnh cho người dùng.

Ví dụ về các cổng, đặc biệt là những cổng sử dụng trải nghiệm đăng nhập, có rất nhiều trong hầu hết các ngành:

Cổng thông tin bệnh nhân

Cổng thông tin chính phủ

Mạng nội bộ / Mạng ngoài / Cổng nơi làm việc

Cổng thông tin quản lý tri thức

Cổng thông tin sinh viên

Cổng thông tin nhà cung cấp

Khái niệm thống nhất, cơ bản cho mỗi loại cổng là quyền truy cập được cá nhân hóa, dựa trên vai trò người dùng được chỉ định hoặc giả định. Ví dụ: nơi làm việc thường có nhiều ứng dụng mà nhân viên của họ cần truy cập, chẳng hạn như một ứng dụng để ghi lại bảng thời gian, một ứng dụng khác để lên lịch thời gian nghỉ và một ứng dụng thứ ba để gửi liên lạc nội bộ. Nhân viên cảm thấy thất vọng khi họ có quá nhiều điểm tiếp xúc mà họ cần phải chuyển đổi giữa các công việc như một phần công việc hàng ngày của họ.

Cổng thông tin nhân viên mới tập hợp các dịch vụ và ứng dụng phổ biến này vào một nơi để nhóm của bạn truy cập và có thể tùy chỉnh thêm trang dựa trên bộ phận hoặc vai trò. Cá nhân hóa này cũng có thể mở rộng cho người dùng ẩn danh. Ví dụ: các trang web bán lẻ quần áo có thể bắt đầu cá nhân hóa sản phẩm nào được hiển thị dựa trên thông tin được lưu trữ từ những lần truy cập trước đây, ngay cả khi người dùng chưa tạo tài khoản.

Thuật ngữ cổng thông tin trong lịch sử được sử dụng để chỉ một lỗ mở trong các bức tường của cổng, tòa nhà hoặc cấu trúc khác. Trong bối cảnh này, một cổng thường được coi là một lối vào ấn tượng vào một tòa nhà quan trọng. Định nghĩa về một cổng thông tin đã phát triển đáng kể trong thời hiện đại. Bây giờ, nó thường đề cập đến một trang Web hoạt động như một cổng vào các trang Web khác. Nói cách khác, cổng thông tin điện tử là các trang web dựa trên Internet trình bày thông tin từ nhiều nguồn một cách thống nhất và cho phép người dùng Internet truy cập các trang web khác.

Thông thường, các cổng thông tin Web đóng vai trò là một trang cố định cho người dùng Internet khi họ kết nối với Web lần đầu. Họ thường cung cấp nhiều loại tài nguyên thông tin và thường cung cấp cho người dùng một số dịch vụ cơ bản. Ví dụ, hầu hết các cổng Internet cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào các công cụ tìm kiếm, diễn đàn trò chuyện cộng đồng, trang chủ được cá nhân hóa và truy cập email. Ngoài ra, một cổng thông tin có thể cho phép người dùng kiểm tra các tiêu đề tin tức, xem xét giá cổ phiếu, nhận chỉ đường lái xe hoặc bắt kịp các tin đồn giải trí.

Lý tưởng nhất là các cổng Web cung cấp cho người dùng chức năng cơ bản, chẳng hạn như khả năng tìm kiếm và điều hướng cũng như quản lý thông tin. Trên hết, một cổng thông tin thường có thể cho phép người dùng truy cập vào lịch cá nhân và lời nhắc cuộc hẹn. Khi công nghệ trở nên tiên tiến hơn, một số cổng này cũng cung cấp cho người dùng khả năng tùy chỉnh các trang cổng thông tin của họ để phù hợp với sở thích cá nhân của họ. Ví dụ: một số cổng thông tin cho phép người dùng tùy chỉnh các báo cáo thời tiết để dự báo thời tiết chỉ được cung cấp tự động cho một thành phố cụ thể.

Cổng thông tin được dịch sang tiếng Anh là: “Portal”.

Xem thêm: Lý giải lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ sản xuất hoặc vì lý do kinh tế

2. Tính năng cơ bản của Portal:

Ngày nay, người dùng bình thường có thể giải quyết vấn đề khám phá nội dung bằng các công cụ tìm kiếm, những công cụ này đã trở nên thành thạo hơn trong việc cung cấp các kết quả có liên quan. Điều này, cộng với khả năng chia sẻ thông tin được cung cấp bởi phương tiện truyền thông xã hội, có nghĩa là danh sách thông tin do con người quản lý không phải là nơi khởi đầu cần thiết cho hầu hết người dùng. Tuy nhiên, ba điểm mạnh khác biệt của cổng thông tin – tích hợp, nhất quán và cá nhân hóa – là những thành phần thiết yếu của một phần ngày càng quan trọng trong kinh doanh ngày nay: trải nghiệm khách hàng kỹ thuật số.

Ba điểm mạnh này hỗ trợ trải nghiệm khách hàng kỹ thuật số theo những cách sau:

Khả năng tích hợp cho phép các tổ chức hợp nhất hệ thống và dữ liệu khách hàng ở mặt sau.

Sự nhấn mạnh vào tính nhất quán giữa các điểm tiếp xúc kỹ thuật số mang lại cho các hệ thống thống nhất này một giao diện và cảm nhận chung trên giao diện người dùng.

Cá nhân hóa thông qua sự kết hợp giữa dữ liệu tiểu sử (họ là ai) và dữ liệu hành vi (những gì họ đã làm trên trang web) mang lại cho doanh nghiệp khả năng bối cảnh hóa trải nghiệm, thường được hỗ trợ bởi quy trình đăng nhập.

Các tính năng đó bao gồm:

– Khả năng cá nhân hóa (Customization hay Personalization)

– Tích hợp và liên kết nhiều loại thông tin (Content aggregation)

– Xuất bản thông tin (Content syndication)

– Hỗ trợ nhiều môi trường hiển thị thông tin (Multi-device support)

– Khả năng đăng nhập một lần (Single Sign on)

– Quản trị Portal (Portal Administration)

– Quản trị người dùng (Portal user management)

Các nền tảng cổng thông tin hiện đại có thể đóng một vai trò quan trọng trong sự tham gia của khách hàng, đặc biệt là khi chúng đã được mở rộng với các tính năng mới như hệ thống quản lý nội dung hoặc tự động hóa tiếp thị. Để nhận ra lợi thế cạnh tranh của các nền tảng cổng thông tin, các công ty đang xem xét lại giá trị của ba điểm mạnh này trong bối cảnh đa điểm tiếp xúc của trải nghiệm khách hàng kỹ thuật số ngày nay.

Cổng thông tin đại diện cho một sự thay đổi mô hình ban đầu cho các doanh nghiệp trực tuyến, đó là xây dựng các trang web lấy khách hàng làm trung tâm, thay vì tập trung vào doanh nghiệp. Lý tưởng nhất, một cổng thông tin cho phép doanh nghiệp thiết kế các trang web và điều hướng dựa trên nhu cầu của người dùng, thay vì một cơ cấu tổ chức chỉ có ý nghĩa trong nội bộ.

Khi thị trường cổng thông tin đã trưởng thành, các nhà cung cấp cổng thông tin hàng đầu đã bổ sung các bộ tính năng rộng rãi giúp các doanh nghiệp tạo ra những trải nghiệm kỹ thuật số lấy người dùng làm trung tâm cho web, thiết bị di động, xã hội và thiết bị được kết nối. Các tính năng này bao gồm quản lý nội dung, tiếp thị, quy trình làm việc, nhắm mục tiêu và hỗ trợ di động. Do đó, một số nền tảng cổng thông tin đang chuyển đổi thành nền tảng trải nghiệm kỹ thuật số sử dụng thế mạnh của chúng trong tích hợp và cá nhân hóa để thúc đẩy sự thay đổi trong toàn tổ chức.

Theo Forrester, thách thức kỹ thuật số một đối với các sáng kiến ​​trải nghiệm khách hàng kỹ thuật số là sự tích hợp không đầy đủ của các hệ thống back-end. Các DXP di sản cổng có câu chuyện mạnh mẽ xoay quanh việc tích hợp và tập trung vào việc cá nhân hóa cần thiết để mang lại trải nghiệm nhất quán, được kết nối phù hợp với bối cảnh của từng người dùng.

Có những nền tảng trải nghiệm kỹ thuật số khác, bao gồm cả những nền tảng đã phát triển từ các máy chủ thương mại và hệ thống quản lý nội dung web. Ngay cả khi bạn chọn không sử dụng DXP di sản cổng, bạn có thể sẽ cần phải kết hợp công nghệ cổng vào chiến lược của mình để đáp ứng nhu cầu tích hợp của trải nghiệm kỹ thuật số trên các điểm tiếp xúc khác nhau.

Xem thêm: Tải mẫu và hướng dẫn soạn thảo hợp đồng chuyển giao công nghệ

3. Phân loại cổng thông tin:

Cổng thông tin điện tử cung cấp cho người dùng cuối nhiều loại dịch vụ khác nhau với nhiều nhu cầu khác nhau, có thể phân loại các portal như sau:

– Cổng thông tin công cộng (Public portals)

– Cổng thông tin công ty (Corporate desktops)

– Cổng giao dịch điện tử (Marketplace portals)

– Cổng thông tin ứng dụng chuyên biệt (Specialized portals)