Công nợ là gì? Ví dụ, phân loại và cách hạch toán công nợ

Công nợ là một thuật ngữ khá quen thuộc trong lĩnh vực kế toán. Thuật ngữ này được sử dụng một cách phổ biến và rộng rãi trong các doanh nghiệp, nó thường gắn liền với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: Doanh nghiệp tiến hành các hoạt động thu mua hàng hóa, thanh toán các khoản nghĩa vụ khi thực hiện các giao dịch với cá nhân, tổ chức khác,…

1. Khái niệm công nợ là gì ?

Công nợ phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có các giao dịch trao đổi, mua bán hàng hóa, dịch vụ,….hoặc một cá nhân, tổ chức có phát sinh nghĩa vụ thanh toán tiền trong kỳ thanh toán với một cá nhân, tổ chức khác. Số tiền mà một cá nhân, tổ chức có trách nhiệm phải thanh toán khi phát sinh các nghiệp vụ nêu trên khi chưa thể thanh toán trong kỳ mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau thì số tiền đó được gọi là công nợ.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng mua bán gạo với công ty B, cụ thể công ty A mua 1 tấn gạo với giá là 50 triệu đồng với công ty B. Trong hợp đồng có thỏa thuận 10 ngày sau khi nhận được hàng hóa công ty A có trách nhiệm phải thanh toán đầy đủ số tiền cho công ty B. Tuy nhiên đến thời điểm thanh toán, do gặp khó khăn về kinh tế nên công ty A chỉ có thể thanh toán được cho công ty B số tiền là 40 triệu đồng và còn nợ lại 10 triệu đồng. Như vậy số tiền mà công ty A còn nợ công ty B là 10 triệu đồng (đây được gọi là khoản công nợ mà công ty A có trách nhiệm phải trả cho công ty B).

Đối với từng doanh nghiệp, tùy vào các giao dịch phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà công nợ có rất nhiều các khái niệm có liên quan, ví dụ như: 

– Các khoản công nợ đối với nhà nước: Đây được hiểu là khoản nợ của Nhà nước hoặc khoản nợ của Chính phủ. Đối với khoản  nợ này thì Chính phủ sẽ có trách nhiệm chi trả. (Khoản nợ này không phải là khoản tiền nợ mà quốc gia vay từ các nước khác).

– Các khoản công nợ phải trả cho người bán: Đây là khoản nợ phát sinh khi doanh nghiệp có các hoạt động mua bán hàng hóa, vật tư, dịch vụ từ một tổ chức, cá nhân khác nhưng chưa thanh toán được số tiền đã mua.

– Các khoản công nợ thu từ khách hàng: Đây là khoản công nợ phát sinh khi mà một doanh nghiệp bán hàng hóa cho một tổ chức, cá nhân khác. Doanh nghiệp bán đã xuất hóa đơn cho khách hàng, tuy nhiên bên mua chưa thanh toán hoặc bên mua chỉ mới thanh toán được một phần số tiền cần phải thanh toán.

– Các khoản công nợ cá nhân: Đây là khoản nợ mà một cá nhân phải chịu trách nhiệm. Khoản công nợ này có thể phát sinh từ nhiều hoạt động, ví dụ như đi vay, mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ,….Khoản công nợ này có thể liên quan đến nhiều bên khi phát sinh các giao dịch.

2. Phân loại công nợ

Có hai loại công nợ phổ biến là: Công nợ phải thu và công nợ phải trả 

2.1 Công nợ phải trả 

Công nợ phải trả là những khoản mà tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ phải trả/thanh toán cho bên đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó tổ chức, cá nhân này chưa thanh toán được. Đối với những khoản công nợ phải thì thường kế toán của các công ty phải luôn thường xuyên theo dõi và giám sát đối với khoản công nợ này. Kế toán phải đối chiếu các thông tin sổ sách để kịp thời thanh toán những khoản công nợ này cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà bên mình còn đang nợ để trả công nợ đúng hạn cho đối tác. Việc thanh toán công nợ đúng hạn là một trong những cách thức để công ty có thể đảm bảo uy tín của mình đối với bên khách hàng.

2.2 Công nợ phải thu 

Các khoản tiền mà tổ chức, cá nhân bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho các tổ chức cá nhân khác mà vẫn chưa thu hồi được hết hoặc mới chỉ thu hồi được một phần. Khi doanh nghiệp có những khoản công nợ phải thu này thì kế toán phải thường xuyên đối soát và theo dõi khoản công nợ để đảm bảo có thể thu khoản công nợ đúng hạn cho doanh nghiệp.

3. Khái niệm hạch toán là gì?

Hạch toán là một hệ thống gồm chuỗi 4 quá trình, gồm: 

– Quá trình quan sát: Quan sát là quá trình định hướng, phản ánh thông tin về sự tồn tại của đối tượng đang cần thu thập thông tin. Đây là hoạt động đầu tiên của việc hạch toán.

– Quá trình đo lường: Việc đo lường là hoạt động nhằm để lượng hóa những tổn hao, phí hao tổn trong quá trình sản xuất và những hao phí của các của cải vật chất đã được sản xuất. Việc định lượng những hao phí này được thực hiện bằng các đơn vị đo thích hợp.

– Quá trình hạch toán: Việc hạch toán và việc sử dụng các phép tính, các phương pháp phân tích, tổng hợp để người thực hiện quá trình này có thể nhận biết được mức độ có thể thực hiện của một nghiệp vụ kinh tế hay đưa ra được các nhận định, đánh giá về sự hiệu quả khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế này trong mỗi quá trình kinh tế.

– Quá trình ghi chép: Việc ghi chép là việc người thực hiện tiếp nhận, xử lý thông tin mà mình nhận được. Sau đấy người thực hiện sẽ ghi lại tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của các nghiệp vụ kinh tế, để dựa vào đó các doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Toàn bộ 4 quá trình nêu trên đều nhằm mục đích quản lý các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp một cách chặt chẽ hơn.

4. Phân loại hạch toán

4.1 Hạch toán kế toán 

Hạch toán kế toán là một bộ môn khoa học thường nghiên cứu về các hoạt động kinh tế và tài chính. Cụ thể nghiên cứu về sự biến động về tài sản, sự luân chuyển của tài sản, nguồn vốn, quá trình sử dụng và luân chuyển của nguồn vốn trong các doanh nghiệp,…..

Hạch toán kế toán có những đặc điểm như sau:

– Thông qua việc hạch toán kế toán doanh nghiệp có thể theo dõi liên tục và toàn diện về các loại tài sản có ở trong doanh nghiệ cũng như là sự thay đổi về nguồn gốc hình thành tài sản có ở trong công ty. Qua việc theo dõi này doanh nghiệp có thể lường trước được để đánh giá, xem xét việc sử dụng vốn trong doanh nghiệp vào các hoạt động kinh doanh có tạo được hiệu quả không. Từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định triển khai các hoạt động kinh doanh phù hợp.

– Hoạt động kế toán chủ yếu sử dụng thước đo kết quả là tiền tệ, tất cả các nghiệp vụ trong hoạt động này được ghi chép đều được thể hiện thông qua giá trị tiền. Dựa vào hoạt động này có thể cung cấp được các số liệu tổng hợp, qua đó có thể quản lý được việc thực hiện các kế hoạch tài chính kinh tế của doanh nghiệp.

4.2 Hạch toán thống kê

Khác với hạch toán kế toán thì hạch toán thống kê là một ngành khoa học nghiên cứu về lượng. Việc hạch toán thống kê nhằm mục đích rút ra các bản chất, tính quy luật trong sự phát triển của các hiện tượng kinh tế, xã hội trong điều kiện về địa điểm và thời gian cụ thể.

Hạch toán thống kê thường hướng tới các đối tượng: 

– Tình hình giá cả của thị trường;

– Mức thu nhập của lao động trên thị trường;

– Năng suất lao động và tình hình tăng năng suất lao động trên thị trường;…..

Việc hướng tới những đối tượng nêu trên giúp cho các thông tin mà hạch toán thống kê đem lại có tính hệ thống. Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm thì việc hướng tới những đối tượng trên lại không mang đến các thông tin liên tục và thường xuyên của các đối tượng.

4.3 Hạch toán nghiệp vụ 

Quan sát, theo dõi, phản hồi và kiểm tra thực tế các nghiệp vụ kinhn tế một cách cụ thể là một trong những công việc chủ yếu của hạch toán nghiệp vụ. Việc thực hiện này nhằm mục đích phục vụ cho việc doanh nghiệp sẽ chỉ đạo thường xuyên, kịp thời về tình hình thực hiện các quá trình, nghiệp vụ kinh tế đó.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã sưu tầm và biên soạn. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách hàng chưa hiểu hết vấn đề hay có sự vướng ngại, thắc mắc chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Mọi vướng mắc quý khách hàng vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài, gọi số: 19006162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng! Trân trọng cảm ơn!