Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ có phải các bạn đang tìm kiếm tài liệu kham thảo liên quan về công tác văn thư và công tác lưu trữ hay không, nếu vậy thì bạn không nên bỏ lỡ bài viết này, bài viết này khá chi tiết và cụ thể, tổng hợp những nội dung liên quan đến công tác văn thư và công tác lưu trữ, mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, mời các bạn kham thảo bài viết dưới đây nhé.

Quá trình làm báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp các bạn học viên có thể xem qua dịch vụ nhận viết khóa luận thuê của Luận Văn Trust để được hỗ trợ tư vấn đề tài và báo giá viết báo cáo trọn gói nhé.

1. Công tác văn thư

1.1. Khái niệm công tác văn thư

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do các nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan Nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh,…) để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ ngày được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại Phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc cho Vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư Phòng.

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, kinh tế xã hội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là cơ quan) dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận,… Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc.

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn abrn, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

Có thể nói công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nước. Các Cơ quan Đảng, nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ 1.2. Tổ chức công tác văn thư –

Hình thức tổ chức văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan.

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thức tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp.

Hình thức văn thư tập trung: Áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào một đầu mối: Văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan. Còn các đơn vị tổ chức khác của cơ quan không bố trí bộ phận, cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác văn thư. Hình thức này thường được áp dụng tại các cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản, giấy tờ ít.

Hình thức văn thư phân tán: Áp dụng hình thức này khi hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thư được giải quyết các cơ sở , đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan. Hình thức này thông thường được dụng các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp nhiều văn bản đi – đến, có nhiều cơ sở cách xa nhau.

Hình thức văn thư hỗn hợp: Với hình thức tổ chức này, vừa có văn thư chung của toàn cơ quan đặt trực thuộc văn phòng hoặc phòng Hành chính (gọi là văn thư cơ quan hay văn thư trung tâm); vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc. Giữa văn thư cơ quan và văn thư của các đơn vị có sự phân công cụ thể về xử lý văn bản. Nghĩa là có những khâu công tác, những loại văn bản thì phân cho văn thư cơ quan xử lý, có những khâu công tác, những loại văn bản được giao cho văn thư các đơn vị xử lý.

1.3. Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

Yêu cầu nhanh chóng:

Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan.

Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.

Yêu cầu chính xác:

Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.

+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trinh bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.

+ Chính xác về các khẩu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khẩu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.

Yêu cầu bí mật:

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.

Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mặt nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản.

Yêu cầu hiện đại:

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công: văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị văn phòng.

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ 1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư –

Vị trí:

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.

Ý nghĩa:

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ. Nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiều; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp. gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh.

XEM THÊM ==>  Trách Nhiệm Phân Quyền Trong Quản Lý Văn Bản Điện Tử

1.5. Nội dung công tác văn thư

1.5.1. Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản

Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, tổ chức kinh tế, các đơn vị vũ trang…Gọi chung là văn bản. Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc cụ thể sau:

Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng quyền hạn của cơ quan và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó.

Trình duyệt văn bản: Tất cả các bản thảo đều phải được trình duyệt trước khi đưa ra đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn bản gửi đi do thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được chánh văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành. Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt và ký văn bản theo thẩm quyền được giao và phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản ký.

Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản: Trong quá trình xem xét nếu thấy thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng về thể thức thì chánh văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy và in sao văn bản.

Ký và ban hành văn bản: Văn bản sau được chánh văn phòng kiểm tra yêu cầu bổ sung chỉnh sửa lần cuối rồi chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức. Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành.

1.5.2. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản

* Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ sách báo, đơn từ…do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến.

Quy trình xử lý văn bản đến:

Bước 1: Kiểm tra sơ bộ văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, đơn vị mình cán bộ văn thư nhận trực tiếp văn bản phải kiểm tra sợ bộ xem ngoài bì văn bản đó có gửi đúng cho cơ quan mình không? Số lượng văn bản có đủ không? Nếu thiếu phải hỏi lại người chuyển văn bản cho đơn vị mình.

Phải kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hay không? Nếu có dấu hiệu bị rách, bị bóc văn bản bên trong hay không? Nếu có phải báo lại cho người phụ trách văn thư cơ quan và phải lập văn bản với người đưa văn bản đến.

Bước 2: Phân loại sơ bộ văn bản đến

Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi đến cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận thành hai loại:

Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những cán bộ có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan

Loại không phải đăng ký: gồm tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí…

Bước 3: Bóc bì văn bản

Khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư phải chú ý đến các nguyên tắc sau:

Những phong bì có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải được bóc bì trước để giải quyết kịp thời.

Khi bóc bì văn bản phải nhẹ nhàng không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số và ký hiệu văn bản đã ghi ở ngoài phong bì, không được làm mất dấu hiệu bưu điện trên phong bì.

Đối với văn bản thường: Khi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thư phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản , phải đối chiếu ký hiệu văn bản đã được ghi bên ngoài phong bì với số ký hiệu văn bản xem có khớp nhau không?

Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến

Mục đích của công việc đóng dấu, ghi số, ghi ngày đến là để xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan.

Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản

Cán bộ văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ trưởng cơ quan để xin ý kiến phân phối văn bản. Sau khi được thủ trưởng cơ quan cho ý kiến phân phối văn bản thì cán bộ văn thư sẽ chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

Bước 6: Vào sổ văn bản đến

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị và các cá nhân có liên quan. Vào sổ văn bản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nội dung văn bản cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bản đến. Khi vào sổ tránh đánh trùng hoặc bỏ sót sẽ gây khó khăn cho việc thống kê và tra cứu tài liệu. Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức vào sổ, thẻ đăng ký hoặc máy vi tính. Văn bản đến ngày nào thì vào số ngày đó.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì chỉ nên lập hai sổ sau:

01 sổ đăng ký văn bản mật.

01 sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản gửi đến cơ quan.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến trong một năm thì lập các sổ đăng ký chi tiết hơn:

01 sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật.

01 sổ đăng ký văn bản thường.

01 sổ đăng ký văn bản mật.

01 sổ đăng ký đơn thư.

Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến

Tất cả những văn bản đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển giao ngay tới người có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ.

Khi chuyển văn bản, cán bộ văn thư phải giao tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.

Bước 8: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan

Đối với văn bản thường nội dung công việc trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cá nhân, đơn vị nào thì do đơn vị, cá nhân ấy trực tiếp giải quyết.

Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết nhanh chóng đặc biệt là những công việc khẩn cấp, cần thiết phải xin ý kiến lãnh đạo. Khi có ý kiến lãnh đạo ghi trên văn bản thì không đóng dấu lên lề văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Đối với văn bản mật.

Việc tổ chức và giải quyết văn bản mật thì cán bộ văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn bản khi có dấu hiệu chỉ mức độ mật.

Đối với những người được giữ và biết về nội dung văn bản mật thì phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau:

Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi người có trách nhiệm giải quyết.

Không mang tài liệu mật về nhà hoặc đi công tác. Nếu nhất thiết phải mang đi công tác phải có sự đồng ý của lãnh đạo, không giao cho người khác gửi hộ, không để bất kỳ nơi nào không có người trách nhiệm giữ gìn.

Không được, sao chụp ghi chép những điều bí mật trong văn bản, không được trao đổi những điều bí mật trong văn bản trong điều kiện không an toàn.

Theo dõi kiểm tra giải quyết văn bản đến, mục đích nhằm nâng cao hiệu quả, tiến độ giải quyết công việc của cơ quan.

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.

Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. Có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với thời gian quy định.

* Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đi

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu hành chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.

Quy trình xử lý văn bản đi:

Bước 1: Đăng ký văn bản đi

Công việc của cán bộ văn thư ghi chép thông tin cần thiết của văn bản đi vào những phương tiện đăng ký, để quản lý chặt chẽ văn bản đi của cơ quan và để tra tìm văn bản được nhanh chóng.

Việc đăng ký này phải được thực hiện các thủ tục sau:

Đánh số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng ký số thứ tự trong năm kể từ ngày đầu năm, với những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ. Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều đăng ký tập trung ở văn thư để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không được lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức soạn thảo ra văn bản.

Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong phương tiện đăng ký phải giống nhau, phải ghi rõ rang chính xác.

Đăng ký văn bản đi: Tuỳ theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít để lập số đăng ký cho phù hợp.

Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản đi trong một năm thì chỉ nên lập hai số sau: 01 sổ đăng ký văn bản mật; 01 sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản đi.

Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 văn bản đến 2000 văn bản trong một năm thì lập các số sau: 01 số đăng ký văn bản quy phạm pháp luật; 01 số đăng ký văn bản thường; 01 số đăng ký văn bản mật.

Bước 2: Chuyển giao văn bản đi

Các văn bản đi sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan thì phải được chuyển giao nhanh chóng, không được chậm trễ về thời gian gây ách tắc trong xử lý cũng như việc giải quyết công việc.

Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản, tránh nhầm lẫn.

Những văn bản có dấu hiệu mật phải được chuyển trước, những văn bản có nội dung quan trọng thì phải gửi kèm theo phiếu gửi.

Bước 3: Sắp xếp quản lý văn bản lưu

Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan nào cũng phải ban hành văn bản để gửi đi và đều phải lưu lại ít nhất 2 bản, một bản lưu lại bộ phận văn thư cơ quan, một bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn.

Cách bố trí sắp xếp: đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì việc sắp xếp các văn bản lưu chỉ dựa vào số và thời gian ban hành để thực hiện việc sắp xếp. Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì xếp lên trên, văn bản nào có số lớn, ngày tháng sau thì xếp ở dưới.

Việc bảo quản và phục vụ nghiên cứu: Văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá hoặc lên tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập văn bản lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu, sử dụng tra cứu các văn bản lưu đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu văn bản đó.

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là những văn bản, công văn, tài liệu ban hành trong nội bộ cơ quan. Để quản lý tốt văn bản nội bộ, phần trong cột gồm các mục sau: nội dung, số ký hiệu, ngày ký, trích yếu, người nhận, nơi nhận. Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải quyết đối với văn bản thường.

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản mật

Đối với văn bản mật đi: Văn bản mật đi cũng phải đăng ký vào sổ riêng. Văn bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật như: mật, tối mật, tuyệt mật. Các bước tiếp theo cũng phải tiến hành giống như văn bản thường.

Đối với văn bản mật đến: Văn bản mật đến được đăng ký vào một sổ riêng, không đăng ký chung vào sổ công văn thường. Đối với phong bì có dấu chỉ mức độ mật thì văn thư không được bóc bì mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ngoài bì, còn phần trích yếu thì bỏ trống. Nếu được người có trách nhiệm cho phép ghi trích yếu thì văn thư mới được bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công thực hiện mới được phép bóc bì văn bản mật. Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải quyết đối với văn bản thường.

1.5.3. Công tác tổ chức quản lý và xử dụng con dấu

Con dấu phải giao cho cán bộ văn thủ đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ gìn và đóng dấu tại cơ quan đơn vị. Trong trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan.

Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.

Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải huỷ văn đóng dấu tại cơ quan đơn vị. Trong trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan.

Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan đơn vị. Con dấu phải được bảo quản trong hòm tủ có khoá cả trong và ngoài giờ làm việc. Không được tuỳ tiện mang con dấu theo người.

Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo cáo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.

Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ.

Phải sử dụng đúng mẫu mực do nhà nước quy định (màu đỏ), không được dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu.

Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó thủ trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu một cách chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Văn phòng phải nghiên cứu đề xuất dự thảo quy chế báo cáo thủ trưởng cơ quan ban hành để thực hiện thống nhất.

Dấu chỉ mức độ “mật” chỉ rõ mức độ mật của sự việc nêu ra trong nội dung văn bản. Dấu chỉ mức độ mật bao gồm 3 loại: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” và do người ký văn bản quyết định.

Dấu chỉ mức độ “khẩn” chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay văn bản tới tay người nhận. Dấu chỉ mức độ “khẩn” gồm 3 loại: Khẩn – Thượng khẩn – Hoả tốc do người ký văn bản quyết định.

1.5.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ

Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vị chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.

Nội dung và phương pháp lập hồ sơ:

Tất cả các công văn đi, đến đều phải có bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan. Nếu văn bản đi của cơ quan thường là một trong số các bản chính có đủ chữ ký và con dấu được lưu tại bộ phận văn thư. Nếu văn bản đến cơ quan thì bản chính gửi cho ban ngành chức năng trực tiếp còn một bản sao lưu lại bộ phận văn thư cơ quan.

Lập hồ sơ lưu trữ hiện hành được tiến hành như sau:

Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là những bản kê những hồ sơ mà cơ quan cần lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm). Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ nhất là những hồ sơ phản ảnh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước. Cuối mỗi năm cán bộ văn thư phải lập bản dự kiến chính là bản danh mục hồ sơ phải lập trong năm của cơ quan do thủ trưởng cơ quan ký ban hành. Phân loại các đề mục trong danh mục hồ sơ để lập và lưu trữ theo các danh mục đó.

Tiêu đề của hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ảnh khái quát nội dung sự việc. Sau khi dự kiến được sắp xếp theo thứ tự thì các hồ sơ về các công việc được tổng hợp được xếp lên trên, các hồ sơ về công việc cụ thể xếp ở dưới. Thông thường có những các sắp xếp sau: Sắp xếp theo thứ tự thời gian; theo số văn bản; theo trình tự giải quyết công việc; theo mức độ quan trọng của văn bản; theo vần chữ cái.

Yêu cầu cơ bản khi lập hồ sơ:

Lập hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức. Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Tổ chức việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Sau khi hồ sơ giải quyết xong thì được để lại phòng hoặc để lại tổ công tác một năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết, sau khi hoàn chỉnh hồ sơ đó mới nộp vào lưu trữ.

Khi nộp hồ sơ tài liệu vào cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ nào phải được bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thì huỷ theo quy định. Các cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá làm công cụ kiểm tra tìm phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng.

Như vậy công việc lập hồ sơ có vị trí quan trọng trong công tác văn thư vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ. Công việc cần phải được tiến hành thường xuyên để kịp thời bổ sung nguồn tài liệu cho công tác lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu và sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị.

2. Công tác lưu trữ

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ 2.1. Khái niệm công tác lưu trữ –

Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở các cơ quan đơn vị đặt ra yêu cầu khách quan phải tổ chức lựa chọn, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải quyết các công việc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của từng cơ quan. Công tác lưu trữ trở thành một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của từng cơ quan đơn vị, của bộ máy nhà nước.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế về tổ chức quản lý khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Công tác lưu trữ đồng thời là công tác nghiệp vụ khoa học. Để lựa chọn được những tài liệu có giá trị thu thập vào các kho lưu trữ, tổ chức quản lý khoa học, bảo quản tốt và tra tìm sử dụng tài liệu nhanh chóng phải có các phương pháp khoa học và biện pháp nghiệp vụ phù hợp.

2.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ

Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.

Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bỏ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan.

Thứ hai, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu. Đây là điều kiện để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.

Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ.

Thứ ba, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.

Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin.

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ 2.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ –

Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông tin, là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan. Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị thì có ý nghĩa trên nhiều mặt trong quá trình quản lý:

Ý nghĩa chính trị: Ở bất kỳ thời đại nào các giai cấp thống trị đều sử dụng tài liệu lưu trữ để chống lại các giai cấp đối kháng nhằm bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình. Tài liệu lưu trữ cung cấp các thông tin cần thiết, tin cậy để nghiên cứu tổng kết rút ra kinh nghiệm công tác để lãnh đạo cơ quan đề ra phương hướng, những quyết định quản lý phù hợp với chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.

Ý nghĩa kinh tế: Sử dụng tài liệu lưu trữ để điều tra tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khí tượng, thuỷ văn, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển… làm cơ sở cho việc phát triển kinh tế từng vùng, từng ngành. Sử dụng tài liệu lưu trữ để làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch để phát triển kinh tế xã hội hàng năm, nhiều năm. Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công, để quản lý và sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản.

Ý nghĩa nghiên cứu khoa học: Sử dụng tài liệu lưu trữ để tổng kết các quy luật vận động và sự phát triển các sự kiện vận động. Tài liệu lưu trữ là một sử liệu đặc biệt quan trọng và chính xác, để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật của lịch sử giúp cho các thế hệ mai sau hiểu đúng lịch sử dân tộc. Tài liệu lưu trữ còn gọi là tài sản văn hoá dân tộc. Trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được uỷ ban thường vụ Quốc Hội thông qua ngày 04/04/2000 nêu rõ tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Không chỉ vậy tài liệu lưu trữ còn phản ánh những thành quả lao động sáng tạo cả về vật chất lẫn tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử đó là những chứng tích về văn hoá cùng với các loại di sản văn hoá khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tang, các công trình kiến trúc, hội hoạ,…Tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị.

Như vậy: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên mọi phương diện nó vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử.

2.4. Nội dung của công tác lưu trữ

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể của công tác lưu trữ như sau:

2.4.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức: Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào, đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới,…

Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;

+ Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;

+ Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành,…

Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ: Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ quan. Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Vì vậy, trong một số cơ quan nhỏ người ta thường bố trí cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.

Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan bố trí nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học đúng chuyên ngành.

2.4.2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ. Đồng thời, hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.

Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.

Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Luật lưu trữ ra đời trên cơ sở kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành trước đó có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài quy định tương đối đầy đủ những vấn đề về quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; Khen thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động lưu trữ.

2.4.3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ. Các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ như:

– Thu thập, bổ sung tài liệu;

– Phân loại tài liệu;

– Xác định giá trị tài liệu;

– Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;

– Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;

– Chỉnh lý tài liệu;

– Tổ chức bảo quản tài liệu;

– Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;

– Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.

– Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác lưu trữ.

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.

2.4.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian thực hiện nhất định.

Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.

Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước.

Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ.

Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phfong quy định.

3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ

Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết xong, đối với những tài liệu còn có giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn quy định, những tài liệu có giá trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Do đó, giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn cho công tác lưu trữ tiến hành được thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành vẫn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ, đúng đắn thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng.

Nếu các văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn sẽ tạo điều kiện sớm đưa tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan. Mặt khác sẽ giải phóng cho cán bộ lưu trữ khỏi những công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực hiện nhiệm vụ chính của mình như tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu,…

Tình trạng phổ biến hiện nay là nhiều cơ quan, tổ chức chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, các quy định của Nhà nước về công tác này không được chấp hành nghiêm chỉnh như tài liệu giao nộp vào lưu trữ không đầy đủ, đúng hạn và không lập thành hồ sơ,… gây nhiều khó khăn trở ngại cho công tác lưu trữ. Thậm chí làm cho một khối lượng không nhỏ tài liệu phản ánh hoạt động lịch sử của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội,…bị tổn thất hoặc không thể đưa ra phục vụ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng.

Tóm lại, công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội, doanh nghiệp,… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức. Do vậy, công tác này vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật, vừa là một công tác có tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan coi trọng đúng mức.

Cơ Sở Lý Luận Về Công Tác Văn Thư, Công Tác Lưu Trữ những thông tin được chúng tôi trình bày, thể hiện trong bài viết trên đều được kiểm chứng và đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi và chúng tôi hy vọng với những thông tin mình vừa trình bày có thể giúp cho bài khóa luận của các bạn hoàn thành một cách hoàn chỉnh nhất. Ngoài ra, chúng tôi còn chia sẻ rất nhiều bài viết với nhiều chủ đề khác nhau phục vụ cho bài báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp, mời các bạn theo dõi website để cập nhật những bài viết mới nhất.

Số điện thoại : 0917.193.864

Zalo : 0917.193.864