Chuyển đổi số là gì? Bức tranh tổng quan về Chuyển đổi số

Chuyển đổi số đã và đang trở thành xu thế phát triển của mọi ngành, mọi doanh nghiệp, mọi quốc gia trong kỷ nguyên 4.0. Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu đối với mọi doanh nghiệp, ở mọi quy mô hoạt động và lĩnh vực kinh doanh.

Vậy chuyển đổi số là gì? Tại sao chuyển đổi số lại quan trọng và đại dịch Covid đã làm thay đổi những gì? Câu trả lời sẽ được FastWork cung cấp tại nội dung bài viết sau đây.

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là việc tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng việc sử dụng các công cụ, phần mềm, làm thay đổi cơ bản cách doanh nghiệp vận hành và mang đến giá trị cho khách hàng.

Chuyển đổi số là gì? Hiểu theo phương thức cắt nghĩa cụm từ chuyển đổi số:

Chuyển đổi số gồm 2 phần, chuyển đổi và số. Phần số nghĩa là bất cứ công nghệ, máy móc và con người được kết nối với nhau… Chuyển đổi số không chỉ chuyển đổi về công nghệ, nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Phần thứ hai là chuyển đổi – nghĩa là sự thay đổi trên toàn quy mô đối với các hợp phần thiết lập ban đầu của doanh nghiệp. Từ mô hình vận hành đến hạ tầng cơ sở của doanh nghiệp”.
Từ cách hiểu rõ, doanh nghiệp có thể sẽ có định hướng rõ ràng hơn trong hành trình chuyển đổi số của mình. Đi từ bước nhỏ nhất, nghĩa là phần số, bắt đầu số hóa doanh nghiệp. Đơn giản nhất là số hóa giấy tờ, tưởng như nhỏ bé nhưng đem lại những hiệu quả rất to lớn cho doanh nghiệp. Bắt đầu số hóa tài liệu như là vạch xuất phát trên chặng đường chuyển đổi từ doanh nghiệp truyền thống đến doanh nghiệp số, từ văn phòng “ngập” giấy tờ hồ sơ đến văn phòng 4.0 – không giấy tờ. Từ số hóa đến chuyển đổi, từ văn phòng số chuyển đổi đến văn phòng số và chạm đích hoàn thiện chuyển đổi số.

Tham khảo một số nhận định về chuyển đổi số

Ngoài ra, tại Việt Nam, khái niệm “Chuyển đổi số” còn được hiểu phổ biến theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Hiện nay, chuyển đổi số không chỉ có vai trò quan trọng, chiến lược của các doanh nghiệp mà còn là mục tiêu của khối đơn vị Nhà nước,…

Ngoài ra, chuyển đổi số là sự thay đổi văn hóa đòi hỏi các đơn vị phải liên tục thách thức thực trạng của doanh nghiệp, thử nghiệm thường xuyên và sẵn sàng đối mặt với thất bại. Đôi khi điều này có nghĩa là từ bỏ các quy trình kinh doanh dài hạn mà doanh nghiệp đã thiết lập để chuyển sang một cách tiếp cận mới vẫn đang được xác định.

Bóng đen của đại dịch COVID-19, khiến việc chuyển đổi trong doanh nghiệp trở nên cấp bách hơn, buộc nhiều doanh nghiệp phải tăng tốc, thay đổi nhằm tồn tại giữa thời cuộc.

Công thức của chuyển đổi số

Để chuyển đổi số trong doanh nghiệp thành công, đó là sự kết hợp ăn ý, nỗ lực từ việc Xác định Quy trình rõ ràng, phù hợp với doanh nghiệp, khả năng tiếp cận của đội ngũ nhân sự và bộ công cụ, phần mềm phù hợp.

Xu hướng chuyển đổi số được xem là tất yếu tối với mọi quy mô doanh nghiệp từ mới thành lập đến các doanh nghiệp lâu năm.

Chuyển đổi kỹ thuật số nên bắt đầu với một tuyên bố về vấn đề, một cơ hội rõ ràng hoặc một mục tiêu lý tưởng

CIO Jay Ferro của Quikrete

Các nhà lãnh đạo cho rằng việc chuyển đổi kỹ thuật số sẽ mang lại ý nghĩa đối với doanh nghiệp qua cách bạn thực hiện nó.

Dựa trên những điều kiện và nhiệm vụ thực tế trong kỷ nguyên số, theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, tháng 6 năm 2020 Thủ tướng Chính phủ đã Phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia đến 2025, định hướng đến năm 2030. Dưới đây là khái quát những nội dung chính.

2. Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia và những nội dung chính

Trích từ Quyết định Phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”

Mục Lục

Mục tiêu của Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2030

Phát triển Chính phủ số, nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động
Phát triển kinh tế số, nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế
Phát triển xã hội số, thu hẹp khoảng cách số

6 Quan điểm của Chuyển đổi số Quốc gia

Nhận thức đóng vai trò quyết định trong chuyển đổi số
Người dân là trung tâm của chuyển đổi số
Thể chế và công nghệ là động lực của chuyển đổi số
Phát triển nền tảng số là giải pháp đột phá để thúc đẩy chuyển đổi số nhanh hơn, giảm chi phí, tăng hiệu quả
Bảo đảm an toàn, an ninh mạng là then chốt để chuyển đổi số thành công và bền vững, đồng thời là phần xuyên suốt, không thể tách rời của chuyển đổi số.
Sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị, hành động đồng bộ ở các cấp và sự tham gia của toàn dân là yếu tố bảo đảm sự thành công của chuyển đổi số.

8 lĩnh vực ưu tiên Chuyển đổi số

Chuyển đổi số trong lĩnh vực y tế
Chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục
Chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng
Chuyển đổi số trong lĩnh vực nông nghiệp
Chuyển đổi số trong lĩnh vực giao thông vận tải và logistics
Chuyển đổi số trong lĩnh vực năng lượng
Chuyển đổi số trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
Chuyển đổi số trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp

3. Chuyển đổi số – Vấn đề sống, còn đối với doanh nghiệp?

Chuyển đổi số là gì và tại sao các doanh nghiệp cần chuyển đổi số là câu hỏi được rất nhiều nhà quản lý cũng như các startup quan tâm. Có nhiều lý do khiến các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số. Trong đó lý do quan trọng nhất chính là: Chuyển đổi số chính là vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp. Bởi, chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, tăng lợi nhuận, và nếu càng nhanh chóng chuyển đổi số, cơ hội khác biệt, chiếm ưu thế so với doanh nghiệp khác càng lớn.

Kinh nghiệm từ các quốc gia đi trước, từ những bài học về sự phát triển của những doanh nghiệp nước ngoài cho thấy, phát triển khoa học công nghệ song hành với đổi mới và sáng tạo là con đường tất yếu, duy nhất của các quốc gia, doanh nghiệp nếu muốn phát triển bền vững, sánh kịp với doanh nghiệp quốc tế.

Dưới đây là biên dịch một số nhận định về chuyển đổi số.

Trong chuỗi hội thảo MIT Sloan CIO gần đây, các nhà lãnh đạo CNTT đã đồng ý rằng kể từ khi đại dịch xảy ra, hành vi của người tiêu dùng đã nhanh chóng thay đổi theo nhiều cách.

Sandy Pentland, giáo sư tại Phòng thí nghiệm truyền thông MIT, đã mô tả cách các hệ thống tự động hóa được tối ưu hóa trong các lĩnh vực như: Quản lý chuỗi cung ứng đã bị phá vỡ như thế nào khi đối mặt với nhu cầu và sự thay đổi nhanh chóng về nguồn cung. Đây được xem là một thực tế mà hầu như tất cả mọi người đều phải đối mặt ở mức độ cá nhân trong đại dịch.

Còn quá sớm để đoán rằng những thay đổi trong hành vi của người tiêu dùng sẽ tồn tại bao lâu. Tuy nhiên, Rodney Zemmel, lãnh đạo toàn cầu, McKinsey Digital của McKinsey & Company cho rằng: Về phía người tiêu dùng “công nghệ kỹ thuật số đang tăng tốc ở hầu hết các ngành hàng”. Một yếu tố quan trọng cần chú ý là mức độ bắt buộc phải thay đổi. Ví dụ: 3/4 người Mỹ đã thử một hành vi mua sắm mới — sẽ trở lại trạng thái ban đầu nếu có thể.

Chuyển đổi số được xem là mục tiêu và xu thế tất yếu của nhiều doanh nghiệp

Dữ liệu của McKinsey cho thấy sự chuyển đổi số trong doanh nghiệp sang mô hình phát trực tuyến có thể được duy trì mãi mãi. Tuy nhiên sự thay đổi lớn nhất là xung quanh mô hình kinh doanh thực phẩm. Cả nấu ăn tại nhà và mua sắm hàng tạp hóa trực tuyến (thường là lĩnh vực không sử dụng trực tuyến) có thể phổ biến hơn với người tiêu dùng so với trước đây. Các giao dịch không dùng tiền mặt cũng đang bùng nổ.

Về phía B2B, dữ liệu của McKinsey cho thấy rằng hình thức bán hàng từ xa đang ngày càng phát triển. Bên cạnh đó, đối với các CIO, chuyển đổi số trong doanh nghiệp được xem là thử nghiệm nhanh chứ không phải là tùy chọn.

Mark Anderson, giám đốc cấp cao về kiến trúc giải pháp của Equinix, mô tả: Năm nay là một thử nghiệm bắt buộc đối với nhiều thứ mà chúng tôi đã nghĩ đến nhưng từng chưa thử. Ông nhận xét, “Nhiều chuỗi cung ứng chưa được hỗ trợ trên giấy tờ. Chúng tôi đã bắt đầu nghiên cứu các công nghệ như blockchain và Internet of Things”.

Dion Hinchcliffe, Phó chủ tịch và nhà phân tích chính tại Constellation Research, cho rằng: Các giám đốc điều hành CNTT trong các doanh nghiệp hàng đầu hiện nay phải thích ứng với tốc độ thay đổi. Các hành động táo bạo, việc thử nghiệm với các chiến lược đột phá cũng được xem là giải pháp ứng phó với các vấn đề khó khăn.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng đã trở thành mục tiêu chính, đó cũng là một phần quan trọng của chuyển đổi kỹ thuật số. Hinchcliffe gọi trải nghiệm khách hàng liền mạch là “yếu tố khác biệt quan trọng nhất trong cách các doanh nghiệp vận hành”.

4. Đại dịch COVID-19 đã thay đổi chuyển đổi số như thế nào?

Chuyển đổi số là gì? Đại dịch COVID-19 đã thay đổi chuyển đổi số như thế nào? là vấn đề được rất nhiều nhà quản lý quan tâm không chỉ tại Việt Nam mà còn trên toàn thế giới.

Swift của Korn Ferry chỉ ra rằng: “Chúng tôi đã chứng kiến cuộc khủng hoảng COVID nhanh chóng định hình lại “nội dung ” và “phương pháp” trong chương trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp.

“Ngày nay, phần lớn lực lượng nhân sự làm việc từ xa, trải nghiệm của họ với công nghệ kỹ thuật số đã thay đổi từ “rất tốt” thành “cách duy nhất” để hoàn thành công việc. Do đó, nó đang trở thành tâm điểm giải quyết những vấn đề tồn tại lâu nay”. Trong chương trình nghị sự CIO Swift kêu gọi nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số trong đại dịch COVID-19 cao hơn với các giải pháp như:

Mở rộng phạm vi hỗ trợ khách hàng thông qua các công cụ bao gồm chatbots
Sử dụng các công cụ tự động hóa vì tính liên tục của chúng
Tối ưu các hệ thống rườm rà và giảm thiểu các xung đột không cần thiết

Đại dịch COVID-19 khiến việc chuyển đổi số ngày càng trở nên quan trọng

Để đối phó với đại dịch, các CIO cũng chấp nhận quan điểm rằng “Cái hoàn hảo là kẻ thù của cái tốt”, Swift nói thêm: “Không có gì ngăn cản sự cầu toàn bên trong của một cá nhân hoặc một doanh nghiệp giống như một cuộc khủng hoảng toàn diện. Để đối phó với sự tàn phá nghiêm trọng của đại dịch, nhiều doanh nghiệp đã ưu tiên công nghệ chuyển đổi số.”

Tại Việt Nam, đại dịch Covid là động lực để thúc đẩy ngành Bán lẻ chuyển đổi số nhanh và hiệu quả hơn bao giờ hết. Cụ thể, thông tin từ VnExpress “theo khảo sát của Nielsen vào tháng 2/2020, các nhà bán lẻ trực tuyến như Tiki, SpeedLotte… ghi nhận số đơn hàng trung bình trong một ngày tăng ít nhất 2 – 4 lần. Dịch vụ mua sắm trực tuyến của Co.opmart tăng 4 – 5 lần trong cùng giai đoạn.

Hàng loạt siêu thị lớn tại Việt Nam phát triển ứng dụng mua sắm trực tuyến và tích điểm khách hàng như VinID, Big C… hay các cửa hàng bán lẻ triển khai dịch vụ đặt hàng trực tuyến qua website, mạng xã hội…”

Bên cạnh đó, Covid cũng đã thúc đẩy các nền tảng công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa ra đời, định hình rõ ràng hơn tầm quan trọng của chuyển đổi số trong các doanh nghiệp. Cụ thể, hàng nghìn doanh nghiệp đã ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, trực tuyến của FastWork để quản lý từ xa. Với 4 phân hệ: quản trị công việc và dự án, quản trị nhân sự, quản trị nội bộ và quản trị quan hệ khách hàng CRM, FastWork trở thành công cụ phù hợp, hiệu quả để quản lý trong đại dịch Covid 19, bước đầu giúp doanh nghiệp chuyển đổi số.

Ebook Chuyển đổi kỹ thuật số & Covid-19. Ebook phân tích:
– Những tác động của Covid-19 đến Chuyển đổi số, giúp Doanh nghiệp thấu hiểu #sâu_sắc cách Covid-19 làm thay đổi thị trường, nhu cầu khách hàng
– Doanh nghiệp nên phản ứng thế nào với xu hướng Chuyển đổi số hậu Covid-19
– Toàn cảnh chuyển đổi kỹ thuật số tại Việt Nam
Đọc & Tải miễn phí bản PDF chất lượng cao của Ebook

Tìm hiểu về câu chuyện Chuyển đổi số của Công ty TNHH SC Việt Nam

Nhà quản lý, ban lãnh đạo của các doanh nghiệp cần tìm hiểu và có câu trả lời chi tiết nhất về chuyển đổi số là gì? Tham khảo thêm các bài viết tại FastWork để có thêm thông tin về chuyển đổi số doanh nghiệp.

5. Tham khảo các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp SME có nhu cầu số hóa doanh nghiệp nhưng: Không biết bắt đầu từ đâu, hoặc đã triển khai ứng dụng phần mềm nhưng không thành công, phần mềm không thích ứng với quy trình vận hành doanh nghiệp, khó khăn trong xây dựng tính bền vững khi áp dụng phần mềm.

lộ trình số hóa chuyển đổi số doanh nghiệp cho smes

Qua kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp, chia sẻ về vấn đề này, Giám đốc Công nghệ FastWork gợi ý 3 Giai đoạn cơ bản cho SMEs khi bắt đầu hành trình số hóa.

Giai đoạn đầu: Chủ doanh nghiệp bắt đầu số hóa bằng việc lựa chọn những phần mềm có tính năng cần sử dụng hàng ngày, tác động sát sườn tới lợi ích của nhân sự, phần mềm có tính tương tác giữa cấp quản lý và nhân sự – Ví dụ như: phần mềm chấm công, tính lương, theo dõi/làm đơn xin nghỉ phép, phần mềm quản lý đề xuất phê duyệt.

Những ứng dụng này thiết thực với mọi doanh nghiệp và nhân sự, đơn giản trong triển khai, dễ sử dụng, dần dần giúp nhân sự hình thành thói quen sử dụng, làm việc trên môi trường phần mềm, phục vụ cho hoạt động số hóa doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Duy trì sử dụng những ứng dụng giai đoạn 1, dần chuẩn hóa quy trình, doanh nghiệp áp dụng phần mềm sâu hơn. Giá trị của việc đầu tư số hóa doanh nghiệp rõ ràng hơn.

Ở giai đoạn 2 này, với doanh nghiệp Dịch vụ – Thương mại, nhà quản lý có thể cân nhắc ứng dụng các phần mềm chuyên biệt như CRM – hỗ trợ hoạt động quản trị khách hàng, bán hàng.

Với doanh nghiệp lĩnh vực Xây dựng hay Sản xuất ứng dụng sâu các nền tảng quản lý công việc, dự án, thi công…
Triển khai đúng và thành công phần mềm ở giai đoạn 2, chuẩn hóa quy trình sử dụng phần mềm ở cả 2 giai đoạn, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những lợi ích rõ rệt của số hóa đem lại.

Giai đoạn 3: Doanh nghiệp cần duy trì sử dụng những ứng dụng trong giai đoạn 1, giai đoạn 2, liên tục đào tạo nhân viên, tiếp nhận và xử lý những khúc mắc của nhân viên trong quá trình sử dụng phần mềm, đảm bảo các phần mềm được sử dụng liên tục và bền vững.

Bên cạnh đó tùy vào mô hình, quy mô doanh nghiệp, nhà quản lý có thể thêm hoặc bớt những giai đoạn trên khi thực hiện chuyển đối số.

Đặc biệt lưu ý:

Doanh nghiệp SME không nên vội vàng triển khai đồng loạt phần mềm trong mọi hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần có hành lang pháp lý rõ ràng khi triển khai phần mềm.
3 giai đoạn trên giúp SMEs đơn giản hóa chuyển đổi số, đảm bảo sự bền vững khi triển khai phần mềm trong doanh nghiệp.

6. Tham khảo Chuyển đổi số ngành Giáo dục

Giáo dục là 1 trong 8 lĩnh vực cần được ưu tiên thực hiện chuyển đổi số. Theo đó, định hướng Chuyển đổi số ngành Giáo dục của Chính phủ gồm 2 nội dung chính:

Ứng dụng công nghệ để quản lý giảng dạy, học tập, số hóa tài liệu, giáo trình, xây dựng nền tảng tài nguyên giảng dạy
Ứng dụng công nghệ trong hoạt động dạy và học từ xa, cho phép học sinh và sinh viên học trực tuyến. Sử dụng công nghệ để giao và kiểm tra hoạt động chuẩn bị bài học của học sinh

Dựa trên 2 nội dung trên, Bộ Giáo dục và các cơ sở Giáo dục thực hiện Chuyển đổi số thế nào?

Về phía Bộ Giáo dục:

Bộ GD-ĐT cho biết đến nay bộ đã số hóa, gắn mã định danh khoảng 53.000 trường mầm non, phổ thông, gần 24 triệu học sinh và hơn 1,4 triệu giáo viên, cơ sở vật chất, tài chính nhà trường…

Bên cạnh đó, Bộ hợp tác phát triển kho học liệu số dùng chung gồm 5.000 bài giảng E-learning, hơn 2.000 bài giảng trên truyền hình, 200 thí nghiệm ảo, 35.000 câu hỏi trắc nghiệm, gần 200 đầu sách giáo khoa theo chương trình giáo dục phổ thông và trên 7.500 luận án tiến sĩ.

Về phía các cơ sở Giáo dục, các trường có thể xem xét chuyển đổi số theo hướng

Quản lý cán bộ giảng viên, giáo viên bằng các ứng dụng chuyên biệt

Ví dụ, thay vì quản lý và thông tin lịch họp, lịch giảng qua bảng, qua sổ sách hay qua tin nhắn,… thì trường học có thể ứng dụng phần mềm quản lý công việc FastWork. Giảng viên, giáo viên quản lý và nhận thông báo lịch họp, lịch giảng, lịch công tác,… trên phần mềm.

Gửi, quản lý văn bản, thông báo của trường theo hệ thống, tập trung trên một nền tảng
Dạy, học, kiểm tra, đánh giá học sinh/sinh viên trên các nền tảng số, trực tuyến.

Cụ thể, trường học có thể thay thế những tiết học trên giảng đường bằng việc dạy trực tuyến. Thay thế việc điểm danh sinh viên qua bảng excel hay danh sách sinh viên trên giấy bằng các thiết bị điểm danh nhận diện khuôn mặt hoặc phần mềm định danh khuôn mặt qua selfie FastWork.

Quản lý thông tin, hồ sơ của học sinh và sinh viên qua phần mềm
Xây dựng thư viện số
Xây dựng trường Đại học ảo

Thực tế, hiện tại nhiều cơ sở Giáo dục đã và đang thực hiện Chuyển đổi số. Cụ thể như:

Trên đây là những thông tin tổng quan về chuyển đổi số được FastWork biên dịch và tổng hợp. Nếu quý doanh nghiệp đang tìm hiểu về cách thức tiếp cận và thực thi Chuyển đổi số từ đơn giản đến phức tạp, bộ công cụ toàn diện hỗ trợ chuyển đổi số thì đừng quên nhấn Đăng ký tư vấn theo Form dưới đây!