Chức Năng Của Văn Phòng Đại Diện Là Gì?

Doanh nghiệp của bạn đang muốn mở rộng thị trường, tiếp cận thêm đối tác kinh doanh, quảng bá thương hiệu nhưng lại chưa biết nên chọn chi nhánh, hay văn phòng đại diện, mở thêm địa điểm đăng kí kinh doanh. Bài viết này chúng tôi sẽ tập trung làm rõ chức năng của văn phòng đại diện, giúp bạn hiểu hơn để có lựa chọn đúng.

Hiếu đúng về văn phòng đại diện  

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; có nhiệm vụ đại diện, bảo vệ cho lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện (VPĐD) sẽ không thực hiện chức năng kinh doanh.

Trong hoạt động dân sự, pháp luật cho phép pháp nhân được mở VPĐD và văn phòng để thực hiện các nhiệm vụ theo ủy quyển. Ở lĩnh vực thương mại, đối tượng được mở VPĐD bên cạnh pháp nhân còn có cá nhân hoạt động thương mại.

Luật Thương mại quy định rõ thương nhân được đặt VPĐD ở cả trong và ngoài nước. Theo Luật Thương mai, thương nhân bao gồm những tổ chức kinh tế hợp pháp và cá nhân có đăng kí hoạt động thương mại, hoạt động độc lập, thường xuyên. Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với hoạt động của thương nhân.

VPĐD của thương nhân, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Những hoạt động của văn phòng đại diện phải tuân thủ pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiện trước pháp luật của Việt Nam về tất cả các hoạt động của VPĐD.

Trong thực tế, VPĐD thương mại thường được mở ở những nơi cá nhân, tổ chức chưa trực tiếp thực hiện giao dịch thương mại. VPĐD được mở để tiếp cận, tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khả năng khai thác và thị trường tiêu thụ sản phẩm.

Về nguyên tắc, VPĐD không được phép trực tiếp tiến hành, tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh để thu lợi nhuận. Nó chỉ có chức năng xúc tiến cũng như tìm kiếm, thúc đẩy cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của pháp nhân mà mình đại diện. Đặc điểm này giúp phân biệt VPĐD và chi nhánh. Chi nhánh là đơn vị được phép trực tiếp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo ủy quyền và giấy phép hoạt động.

Ngoài ra, chúng ta cũng thường thấy các tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ thành lập VPĐD  tại Việt Nam. Các văn phòng này hoạt động dưới tư cách đại diện, nhân danh các tổ chức trên.

Chức năng của văn phòng đại diện

Trước khi mở văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ chức năng, phương thức hoạt động của nó. Văn phòng đại diện có chức năng là một văn phòng trung gian, chịu trách nhiệm liên lạc với các đối tác. Văn phòng đại diện cũng sẽ thực hiện các hoạt động nghiên cứu và cung cấp thông tin, giúp doanh nghiệp tiếp cận với đối tác và thị trường mới. Văn phòng đại diện cũng tiến hành điều tra thị trường, phát hiện những hành vi ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của công ty; đồng thời đại diện công ty khiếu kiện về những vi phạm nói trên.

Văn phòng đại diện chỉ thay mặt, đại diện doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện thực hiện những chức năng chính như sau:

– Thực hiện công việc phát triển ngành nghề kinh doanh được cấp phép trên địa bàn theo pháp luật hiện hành.

– Thực hiện công việc báo cáo các cơ quan chức năng địa phương. Các báo cáo này thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, nhà nước.

– Thực hiện các báo cáo định kỳ về trụ sở chính. Các công việc này tùy theo quy định riêng của doanh nghiệp.

– Báo cáo kết quả tăng trưởng, chiến lược phát triển của cơ sở về trụ sở chính.

– Tổ chức hạch toán kinh tế. Nguyên tắc là phải hạch toán độc lập.

– Xây dựng, hoàn thiện bộ máy quản lý. Hội đồng quản trị doanh nghiệp sẽ quyết định quy mô của văn phòng đại diện.

– Chức năng của văn phòng đại diện là phối hợp với trụ sở chính, các chi nhánh, cơ sở khác khai thác khách hàng cũng như điều động nhân viên.

– Quản lý  kinh doanh ở địa bàn mà văn phòng đại diện hoạt động.

– Văn phòng đại diện soạn thảo những văn bản hợp pháp để phục vụ cho hoạt động của văn phòng, dựa trên văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

– Chăm lo đời sống cả vật chất lẫn tinh thần cho cán bộ, nhân viên tại cơ sở.

Trên đây là những chức năng của văn phòng đại diện. Thực tế có nhiều doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc, nhưng họ lại băn khoăn xem nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh. Lúc này các doanh nghiệp cần xem xét kĩ chức năng của chi nhánh cũng như chức năng của văn phòng đại diện. Nếu doanh nghiệp chỉ muốn đơn vị phụ thuộc này giúp mình tiếp cận khách hàng, thị trường, đối tác mà không phải trực tiếp kinh doanh thì nên mở văn phòng đại diện. Việc này sẽ tránh những rắc rối liên quan đến việc kê khai thuế phức tạp.

Khi thực hiện các giao dịch với văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cần lưu ý đến thẩm quyền kí kết. Như đã nói ở trên, văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp kí kết, sản xuất kinh doanh. Do vậy, khi kí kết hợp đồng với văn phòng đại diện, bạn cần yêu cầu họ xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp. Giấy ủy quyền này từ trụ sở chính, có nội dung liên quan trực tiếp đến nội dung kí kết. Nếu không, hợp đồng sẽ bị vô hiệu.

Trên đây chúng tôi đã phân tích một số chức năng của văn phòng đại diện. Khi doanh nghiệp mở văn phòng đại diện hay làm việc với văn phòng đại diện cần nắm được chức năng của nó để thực hiện mọi hoạt động theo đúng quy định của pháp luật.

5/5 – (2 bình chọn)

Liên hệ thuê văn phòng