Chi tiết tin

Khái niệm

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Bản chất của việc chứng thực chữ ký là chứng thực hình thức: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên một giấy tờ, văn bản đúng là chữ kỹ của người đã được đặc định bởi các yếu tố nhân thân nêu trong lời chứng (họ và tên, Giấy CMND), cơ quan nhà nước không xác nhận bất kỳ nội dung nào trong giấy tờ, văn bản đó.

Thẩm quyền chứng thực chữ ký

Việc chứng thực chữ ký cũng thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước ở cơ sở, đó là UBND cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện. Cũng tương tự và phù hợp với thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP thì thẩm quyền chứng thực chữ ký được phân cấp khá rõ như sau:

– Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ;

– UBND cấp xã chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký

a) Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình:

– Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác (là các giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, trong đó có ghi rõ các thông tin về họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú và có ảnh, được in hoặc đóng dấu giáp lai vào giấy tờ đó) để chứng minh về nhân thân của mình;

– Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu sẽ ký vào đó và đề nghị cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra, đối chiếu nhân thân của người có yêu cầu chứng thực, bảo đảm người yêu cầu chứng thực đúng là người được cấp CMND, Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân khác đã xuất trình; kiểm tra giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào.

Sau khi người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực ghi rõ địa điểm chứng thực, số chứng thực; ngày, tháng, năm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; khẳng định rõ bằng lời chứng “chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực”; sau đó ký và ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực”. Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều tờ thì phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ, phần chứng thực được ghi tại trang cuối cùng của giấy tờ, văn bản.

Chứng thực chữ ký người dịch

Chứng thực chữ ký người dịch là hoạt động chứng thực chữ ký có tính chất đặc biệt, thể hiện ở các đặc điểm sau đây:

– Thứ nhất, chứng thực chữ ký người dịch giới hạn ở đối tượng có yêu cầu chứng thực – phải là người dịch. Người dịch ở đây hiểu theo nghĩa hẹp – là người làm nhiệm vụ chuyển ngữ các văn bản, giấy tờ để chứng thực, không phải là người dịch theo nghĩa rộng của các lĩnh vực ngoại ngữ, văn học, ngoại giao.

Theo quy định của các văn bản pháp luật hiện hành về chứng thực thì chưa có quy định nào định ra khái niệm người dịch, chỉ có quy định về điều kiện, đó là người dịch phải thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch. Theo hướng dẫn của Thông tư số 03/2008/TT-BTP thì thông thạo tiếng nước ngoài, tức là có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên tại nước ngoài về thứ tiếng nước ngoài cần dịch (Ví dụ: Người dịch tiếng Nga phải là người tốt nghiệp cử nhân trở lên đối với chuyên ngành ngoại ngữ tiếng Nga hoặc là người đã học và có bằng cao đẳng trở lên tại Nga hay một nước khác nhưng ngôn ngữ sử dụng trong quá trình đào tạo và ghi trong văn bằng tốt nghiệp phải là tiếng Nga).

– Thứ hai, giấy tờ, văn bản mà người dịch ký vào để đề nghị chứng thực không phải là văn bản gốc do người dịch lập ra, mà là văn bản phái sinh, được người dịch chuyển ngữ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại: từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Do đó, khi chứng thực chữ ký phải kèm theo bản sao của bản gốc (văn bản được dịch), người dịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch, xác nhận việc đó trong bản dịch, người thực hiện chứng thực chỉ chứng thực chữ ký, không chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

– Thứ ba, về thẩm quyền, chỉ Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch, UBND cấp xã không có thẩm quyền này. 

– Thứ tư, về hình thức, trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ “BẢN DỊCH” vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Phần chứng thực (bao gồm lời chứng của người dịch và lời chứng của người chứng thực) được ghi tại trang cuối cùng của văn bản dịch.