Cách viết thư tiếng anh thương mại chuẩn nhất

Viết thư tiếng anh thương mại là một trong những công việc rất quen thuộc đối với người đi làm khi muốn trao đổi, giao dịch với các đối tác, khách hàng nước ngoài.Tuy nhiên, làm thế nào để viết một bức thư tiếng anh thương mại chuẩn thì không hề dễ dàng chút nào!

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, các giao dịch công việc thường xuyên với các khách hàng, đối tác nước ngoài được trao đổi thông qua thư tín tiếng anh thương mại, người ta gọi là email thay vì trao đổi bằng thư tay. Việc sử dụng loại thư này đem lại nhiều ưu điểm vượt trội, đó là nhanh và tiết kiệm chi phí, từ đó có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng.

Khác với các loại thư bình thường như thư thăm hỏi, thư kết bạn,…thì thư tiếng anh thương mại mang tính chất đặc trưng và khác biệt. Bởi vì mục đích của việc trao đổi qua thư tín là để giao dịch làm ăn của thương gia nên đòi hỏi tính chất của bức thư phải là nghiêm túc, trang trọng và đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết. Vì thế đòi hỏi người viết phải có kỹ năng viết thư tín thương mại đạt chuẩn nhất.

Vậy làm thế nào để viết thư tiếng anh thương mại?

Cấu trúc của một bức thư tiếng anh thương mại, gồm có 3 phần:

• Chào hỏi ( Salutation)

• Nội dung ( body)

• Kết luận ( Conclusion)

1. Chào hỏi ( Salutation)

• Đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…

Ex: Dear Mr. Tom, Dear Ms.Linh, Dear Mrs.Hoa

• Chưa biết tên người nhận: Dear sir/madam

2. Nội dung (Body)

• Đưa ra lý do viết thư:

+Thank you for sending email to us – Cảm ơn vì đã gửi email tới chúng tôi

+ I am writing this letter to inform you that… – Tôi viết thư naỳ để thông báo với anh/chị rằng…

• To confirm…- để xác nhận

• To request about …- để yêu cầu

+ I would like to inform you that…- Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…

+ In reply to your request…- Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…

• Trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó:

+ Thanks for your prompt reply – Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị

+ With reference to you email sent …(date). Regarding to your email requesting for..- Như email đã gửi ngày…..Liên quan đến yêu cầu trong email của anh/chị về…

+ According to our meeting yesterday…- Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…

+ Based on our previous conversation… – Dựa trên cuộc hội thoại trước…

• Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề:

+ We look forward to receiving…- Chúng tôi mong chờ nhận được…

+ Could you please send me…- Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…

+ I would like to receive…- Tôi muốn nhận…

+ I would be grateful if you could …- Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…

+ Could you please provide me…- Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…

+ I would like to request you to…- Tôi muốn yêu cầu anh/chị…

• Trường hợp thông báo:

+ I am pleased to announce that…- Tôi rất vui khi thông báo rằng…

+ I would like to inform that…- Tôi muốn thông báo rằng…

+ You will be pleased to learn that…- Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…

+ I am afraid it would not be possible that…- Tôi e là không thể…

+ I would like to express my dissatisfaction with…- Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…

• Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ:

+ Would you like me to…? – Anh/chị có muốn tôi…?

+ Please do not hesitate to ask/ contact me…- Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…

• Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn:

+ I will contact you again – Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa

+ I will reply you as soon as possible – Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể

+ Please contact me soon – Vui lòng liên lạc với tôi sớm

• Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:

+ Thanks for your help/ consideration – Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị

+ Please find attached…- Vui lòng tìm…

+ Please see the enclosed file of…- Vui lòng xem file đính kèm …

+ I enclosed the file as below…- Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây…

3. Kết luận (Conclusion)

+ We are looking forward to hearing from you

+ Best regards – Thân ái

+ Your sincerely – Trân trọng

Một số chú ý khi viết thư tiếng anh thương mại không thể bỏ qua:

– Không được dùng các từ viết tắt

Ex: I am thay vì dùng I’m; We would thay vì dùng We’d,..

• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…

• Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính

• Đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận

Hy vọng với những gợi ý về cách viết thư chuyên ngành tiếng anh thương mại trên sẽ giúp bạn có thể dễ dàng viết một bức thư nhanh chóng, không mất nhiều thời gian và có thể truyền tải mục đích của mình tới đối tác, khách hàng nước ngoài.