Cách viết email gửi bài tập cho giảng viên bằng tiếng Anh
Mục Lục
Top 5 cách viết Email cho Professor đúng chuẩn và chuyên nghiệp
Có rất nhiều tình huống khi bạn cần phải gửi email cho giáo sư của mình như: đặt câu hỏi, hỏi về điểm của bạn, thông báo cho họ về một buổi học bạn nghỉ, v.v. Nếu bạn đang băn khoăn không biết làm thế nào để viết Email đúng chuẩn cho giáo sư, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn, từng bước một. Ở bài viết này MAAS, sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng viết Email và nâng cao sự phản hồi Email của giảng viên.
Nội dung chính
- Top 5 cách viết Email cho Professor đúng chuẩn và chuyên nghiệp
- Các bước
-
Phần 1
Phần 1 của 3:Tạo ấn tượng tốt ban đầu -
Phần 2
Phần 2 của 3:Soạn thảo nội dung email -
Phần 3
Phần 3 của 3:Hoàn tất email - Cách viết email tiếng Anh
- 1. Phần Greeting – Chào hỏi
- 2. Opening comment – Hỏi thăm
- 3. Introduction – Lý do viết thư
- 4. Main point – Nội dung chính
- 5. Concluding sentence – Kết thúc thư
- 6. Signing off – Ký tên
- Trường hợp thân mật
- Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)
- Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)
- Cách viết email nộp bài cho thầy cô bằng tiếng Anh
- 1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng Anh
- I. Tạo ấn tượng tốt ban đầu
- Lời khuyên
- Cảnh báo
- Nguồn và Trích dẫn
- Video liên quan
>>>Cách viết một Scholarship Letter hiệu quả?
>>>Hướng dẫn cách viết Case Study Assignment
Các bước
Phần 1
Phần 1 của 3:Tạo ấn tượng tốt ban đầu
-
1
Kiểm tra giáo trình về câu hỏi. Thường thì thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giảng viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ.[1]
- Giáo trình có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.
- Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn một loạt các sách đọc thì bạn có thể gửi mail về thắc mắc nào đó chưa được giải đáp trong giáo trình.
Thường thì thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giảng viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ.[1]
-
2
Sử dụng tài khoản học tập của bạn. Các giảng viên thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Bằng cách sử dụng tài khoản của nhà trường, lá thư của bạn sẽ ít đi vào hộp thư rác. Ngoài ra, địa chỉ emal mà trường cung cấp trông chuyên nghiệp hơn. Giảng viên sẽ biết được ai là người thực sự gửi email vì tài khoản sinh viên thường dựa trên tên của bạn.[2]
-
3
Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý. Dòng tiêu đề sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước lúc họ đọc thư. Điều này rất hữu dụng vì thầy/cô sẽ dành ra thời gian thích hợp để xử lý nó. Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm.[3]
- Chẳng hạn, bạn có thể viết là “Câu hỏi về bài tập hiện tại” hay “Luận văn tốt nghiệp”.
Dòng tiêu đề sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước lúc họ đọc thư. Điều này rất hữu dụng vì thầy/cô sẽ dành ra thời gian thích hợp để xử lý nó. Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm.[3]
-
4
Mở đầu bằng việc chào hỏi và sử dụng chức danh cùng với họ và/hoặc tên của giảng viên đó. Dĩ nhiên chúng ta đều muốn lao ngay vào vấn đề của mình. Tuy nhiên, khi viết thư cho một giáo viên, bạn cần xem đó là một lá thư trang trọng. Hãy bắt đầu bằng “Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn Dũng,” theo sau là một dấu phẩy. Nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.[4]
- Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể gọi họ là “Thầy Trần Văn Dũng.”
- Bạn có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như “Kính gửi thầy Dũng,” nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân.
Dĩ nhiên chúng ta đều muốn lao ngay vào vấn đề của mình. Tuy nhiên, khi viết thư cho một giáo viên, bạn cần xem đó là một lá thư trang trọng. Hãy bắt đầu bằng “Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn Dũng,” theo sau là một dấu phẩy. Nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.[4]
Phần 2
Phần 2 của 3:Soạn thảo nội dung email
-
1
Nhắc giảng viên nhớ bạn là ai. Các thầy/cô có rất nhiều học trò để theo dõi, vì thế họ sẽ cần bạn tự giới thiệu trước. Hãy cho biết tên, lớp mà bạn học với giảng viên đó, bao gồm cả tiết học cụ thể, ví dụ như “Toán Kinh Tế tiết 2”.[5]
-
2
Tránh lạc đề. Giảng viên là những người bận rộn, vì thế bạn đừng nói lan man. Hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày càng ngắn gọn càng tốt.[6]
- Chẳng hạn, nếu bạn thắc mắc về một bài tập, hãy nói ngay: “Em có một câu hỏi về bài tập mà thầy cho chúng em vào thứ ba vừa rồi. Thầy muốn chúng em làm theo nhóm hay cá nhân?”
Giảng viên là những người bận rộn, vì thế bạn đừng nói lan man. Hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày càng ngắn gọn càng tốt.[6]
-
3
Viết thành những câu hoàn chỉnh. Thư điện tử không phải là một bài viết Facebook hay tin nhắn gửi cho bạn bè. Nghĩa là khi viết thư cho giảng viên, bạn cần sử dụng những câu hoàn chỉnh, bất kỳ điều gì khác hơn sẽ trông thiếu tính chuyên nghiệp.[7]
- Chẳng hạn bạn đừng viết, “Buổi học tuyệt vời thầy ơi… xuất sắc!”
- Thay vì thế, hãy viết, “Thầy đã mang đến cho chúng em một bài giảng vô cùng dễ hiểu vào buổi học trước.”
Thư điện tử không phải là một bài viết Facebook hay tin nhắn gửi cho bạn bè. Nghĩa là khi viết thư cho giảng viên, bạn cần sử dụng những câu hoàn chỉnh, bất kỳ điều gì khác hơn sẽ trông thiếu tính chuyên nghiệp.[7]
-
4
Tập trung vào giọng điệu. Khi bạn liên hệ với giáo viên vào lần đầu, hãy giữ giọng điệu và ngôn ngữ thật chuyên nghiệp. Nghĩa là bạn không được thêm biểu tượng cảm xúc! Nếu cả hai bắt đầu phát triển quan hệ thư từ, bạn sẽ thấy rằng mình có thể thoải mái hơn một chút khi các học kỳ trôi qua. Điều này đặc biệt đúng nếu giảng viên chủ động tỏ ra thân mật hơn (chẳng hạn như gửi cho bạn một biểu tượng cảm xúc trong email).
-
5
Thể hiện yêu cầu một cách lịch sự. Nhiều sinh viên cứ đòi hỏi điều này điều nọ với giảng viên của họ. Bạn sẽ chẳng thể đi đến đâu nếu làm vậy. Thay vì thế, hãy đưa ra vấn đề của bạn như một lời thỉnh cầu mà giáo viên có thể chấp nhận hoặc không.[8]
- Ví dụ, bạn mong muốn giảng viên gia hạn thêm thời gian cho bài luận văn. Đừng nói rằng, “Bà của em vừa mất. Hãy cho em thêm thời gian để nộp bài luận.” Nói thế này sẽ hay hơn, “Em vừa trải qua một tuần khó khăn vì sự ra đi của bà. Thầy/cô có thể cho em thêm thời gian để làm bài luận không?”
Nhiều sinh viên cứ đòi hỏi điều này điều nọ với giảng viên của họ. Bạn sẽ chẳng thể đi đến đâu nếu làm vậy. Thay vì thế, hãy đưa ra vấn đề của bạn như một lời thỉnh cầu mà giáo viên có thể chấp nhận hoặc không.[8]
-
6
Sử dụng dấu chấm câu thích hợp. Đối với email gửi cho bạn bè, bạn có thể bỏ qua việc chia đoạn và các dấu phẩy. Tuy nhiên, khi viết mail cho giáo viên, bạn cần đặt dấu câu ở những vị trí cần có.[9]
-
7
Viết rõ ràng các từ. Trong khi ngôn ngữ nhắn tin ngập tràn khắp internet thì email chuyên nghiệp là nơi mà bạn phải tránh sử dụng chúng. Nghĩa là bạn không được dùng “thui” để thay thế cho “thôi,” hay “j” thay cho “gì”, vân vân. Hãy sử dụng ngôn ngữ thuần Việt.[10]
- Đừng quên kiểm tra chính tả tự động trước khi gửi email.
Trong khi ngôn ngữ nhắn tin ngập tràn khắp internet thì email chuyên nghiệp là nơi mà bạn phải tránh sử dụng chúng. Nghĩa là bạn không được dùng “thui” để thay thế cho “thôi,” hay “j” thay cho “gì”, vân vân. Hãy sử dụng ngôn ngữ thuần Việt.[10]
-
8
Viết hoa một cách hợp lý. Các chữ đầu câu và danh từ thích hợp phải được viết hoa. Không nhầm lẫn sang văn nói và nhớ viết hoa một cách có chọn lọc. Luôn viết hoa những từ cần phải được viết hoa.
Phần 3
Phần 3 của 3:Hoàn tất email
-
1
Chỉ ra hành động mà bạn muốn giáo viên thực hiện. Đảm bảo rằng bạn nói chính xác những gì mà bạn muốn ở giảng viên vào cuối hoặc gần cuối email. Nếu cần gặp họ, hãy hỏi về điều đó.[11]
-
2
Đọc lại toàn bộ thư nhằm kiểm tra ngữ pháp. Rà soát lại email để chắc rằng bạn không bỏ sót lỗi ngữ pháp. Thường thì bạn sẽ bắt gặp một hoặc hai lỗi cần sửa.[12]
-
3
Nhìn lại email dưới quan điểm của giảng viên. Hãy nghĩ về nội dung lá thư để chắc rằng bạn không đòi hỏi khắt khe điều gì. Bên cạnh đó, đảm bảo rằng email của bạn thực sự súc tích. Hẳn là bạn không muốn chia sẻ quá nhiều về đời sống cá nhân của mình vì điều đó không chuyên nghiệp.[13]
-
4
Kết thúc email bằng một lời chào. Bạn đã mở đầu một cách trang trọng nên bạn cũng cần kết thư lịch sự như thế. Sử dụng những câu như “Trân trọng” hay “Chân thành cảm ơn,” theo sau là một dấu phẩy cùng với tên đầy đủ của bạn.[14]
-
5
Kiểm tra email sau một tuần. Sau khi gửi email, bạn không nên làm phiền thầy/cô về câu trả lời. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy hồi âm gì trong vòng một tuần, bạn có thể gửi lại một email khác vì có thể thư của bạn đã bị lẫn lộn ngẫu nhiên ở đâu đó.[15]
-
6
Xác nhận thư trả lời. Một khi thầy/cô hồi âm, bạn cần xác nhận rằng mình đã nhận được thư trả lời. Một câu “Em cảm ơn thầy!” là đủ. Nếu cần thiết, bạn có thể viết một email dài hơn bằng cách sử dụng cấu trúc tương tự để giữ tính chuyên nghiệp. Nếu như vấn đề hay thắc mắc của bạn vẫn chưa được giải quyết thỏa đáng qua email, hãy xin thầy sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.
- Ví dụ, bạn có thể nói, “Cảm ơn vì đã giải đáp thắc mắc cho em. Hẹn gặp lại thầy/cô trên lớp.”
- Nếu muốn gặp trực tiếp giảng viên, bạn có thể viết, “Em cám ơn những chia sẻ của thầy/cô về vấn đề này. Nhưng nếu thầy/cô có thời gian, em có thể đến gặp mặt và trao đổi chi tiết hơn, được không?”
Một khi thầy/cô hồi âm, bạn cần xác nhận rằng mình đã nhận được thư trả lời. Một câu “Em cảm ơn thầy!” là đủ. Nếu cần thiết, bạn có thể viết một email dài hơn bằng cách sử dụng cấu trúc tương tự để giữ tính chuyên nghiệp. Nếu như vấn đề hay thắc mắc của bạn vẫn chưa được giải quyết thỏa đáng qua email, hãy xin thầy sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.
Cách viết email tiếng Anh
1. Phần Greeting – Chào hỏi
Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).
-
Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen
Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:
-
Hi Kelly, Dear Kelly….
Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:
-
“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”
Hỏi sức khỏe (thân mật):
-
How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:
-
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
-
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
-
Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
Thông thường việc viết mail, gửi mail cho thầy cô sẽ khiến bạn phải đầu tư về cả thời gian, công sức hơn rất nhiều, nó không đơn giản là việc gửi tin nhắn cho bạn bè. Đặc biệt, vấn đề học tập lại luôn cần được quan tâm, nó chính là nền tảng vững chắc cho việc làm tương lai của mỗi bạn. Chính vì thế mà mỗi bạn cần phải tự ý thức được việc tương tác với giáo viên thường xuyên hơn để kịp thời trao đổi tình hình học tập. Khi gửi mail cho giáo viên bạn cần phải đảm bảo ngắn gọn, đúng ngữ pháp, hãy cùng cách gửi mail cùng một số vấn đề cần quan tâm đến khi gửi mail cho thầy cô.
1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng Anh
Trước khi tìm hiểu cách viết email bằng Tiếng Anh, người học cần nắm được cấu trúc của một bức thư bao gồm các phần nào và cần thể hiện những nội dung gì bên trong đó? Cụ thể:
- Greeting: Lời chào đầu thư Tiếng Anh (Dear, Hello…)
- Opening comment: Câu mở đầu email Tiếng Anh bằng việc thăm hỏi
- Introduction: Đây là phần giới thiệu lý do bạn soạn email này hoặc lời cảm ơn.
- Main point: Đề cập đến nội dung chính của thư, người viết có thể sử dụng một hay nhiều đoạn văn.
- Concluding sentence: Phần kết thúc email Tiếng Anh bạn cần nêu sự mong đợi phản hồi sớm từ người nhận hoặc mong muốn có một buổi hẹn gặp mặt trong tương lai…
- Signing of: Lời chào kết email Tiếng Anh
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả
I. Tạo ấn tượng tốt ban đầu
1. Kiểm tra giáo trình về câu hỏi.
Thường thì thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giảng viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ.
+ Giáo trình có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.
+ Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn một loạt các sách đọc thì bạn có thể gửi mail về thắc mắc nào đó chưa được giải đáp trong giáo trình.
2. Sử dụng tài khoản học tập của bạn.
Các giảng viên thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Bằng cách sử dụng tài khoản của nhà trường, lá thư của bạn sẽ ít đi vào hộp thư rác. Ngoài ra, địa chỉ email mà trường cung cấp trông chuyên nghiệp hơn. Giảng viên sẽ biết được ai là người thực sự gửi email vì tài khoản sinh viên thường dựa trên tên của bạn.
3. Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý.
Dòng tiêu đề sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước lúc họ đọc thư. Điều này rất hữu dụng vì thầy/cô sẽ dành ra thời gian thích hợp để xử lý nó. Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm.
– Chẳng hạn, bạn có thể viết là “Câu hỏi về bài tập hiện tại” hay “Luận văn tốt nghiệp”.
4. Mở đầu bằng việc chào hỏi và sử dụng chức danh cùng với họ và/hoặc tên của giảng viên đó.
Dĩ nhiên chúng ta đều muốn lao ngay vào vấn đề của mình. Tuy nhiên, khi viết thư cho một giáo viên, bạn cần xem đó là một lá thư trang trọng. Hãy bắt đầu bằng “Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn Dũng,” theo sau là một dấu phẩy. Nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.
+ Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể gọi họ là “Thầy Trần Văn Dũng.”
+ Bạn có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như “Kính gửi thầy Dũng,” nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân.
Lời khuyên
-
Đính kèm hồ sơ resume hay sơ yếu lý lịch của bạn vào email và đề cập đến trong thư rằng bạn có gửi kèm những tài liệu tham khảo.
-
Luôn đọc thư trước khi gửi. Đảm bảo rằng không có lỗi chính tả hay ngữ pháp. Nếu bạn không tự tin lắm thì có thể nhờ ai đó xem lại giúp.
-
Tránh tỏ ra thúc giục bằng việc gửi một email nhắc nhở vào khoảng một hoặc hai tuần trước khi đến hạn và nói với giáo sư rằng hạn chót đang dần đến.
-
Nếu bạn cần một lá thư giới thiệu trong thời gian hơi gấp rút, hãy viết một email ngắn nhằm hỏi xem liệu giáo sư có thời gian để giúp bạn hay không và giải thích tình hình. Nếu nhận được một phản hồi tích cực, bạn có thể viết tiếp một email thứ hai với đầy đủ chi tiết hơn.
-
Luôn nhớ ơn những người đã giúp bạn và sẵn sàng đáp lại điều đó. Chẳng hạn, nếu bạn nhận được công việc trong bảo tàng và đang mở một khóa thực tập hè cho sinh viên, bạn nên gọi điện thông báo cho Tiến sĩ Jones để ông ấy có thể nói với học trò của mình về khóa thực tập.
-
Dùng bút mực hoặc bút bi đen điền vào các phần trong mẫu đơn mà bạn muốn giảng viên sử dụng (nếu có)
-
Mặc dù bài viết này hướng dẫn bạn cách xin thư giới thiệu, nhưng những gì bạn thật sự cần là một lá thư hoàn hảo về bạn. Hãy đọc cách để xin một lá thư giới thiệu tuyệt vời.
-
Nếu có thể, hãy đề nghị giáo sư tiến cử bạn một cách trực tiếp. Điều này nhìn chung sẽ mang tính cá nhân hoá và lịch sự hơn.[10]
Cảnh báo
-
Một số giảng viên có thể cảm thấy khó chịu khi nhận được email nhờ viết thư giới thiệu. Hãy ghé qua văn phòng của thầy/cô, xin lịch hẹn hay gọi cho họ để thể hiện rằng bạn sẵn sàng bỏ thời gian và công sức nhiều hơn thay vì chỉ viết email.
-
Nên nhớ rằng việc này là tùy tâm. Các giáo sư đã phải cống hiến rất nhiều mới xây dựng được danh tiếng của mình. Mỗi khi viết thư giới thiệu, họ đang đặt uy tín của mình vào đó. Nói chung, giảng viên chỉ viết thư giới thiệu cho những người học trò mà họ thực sự tin tưởng.
-
Đừng bao giờ liệt kê danh sách người tham khảo khi chưa có sự đồng ý của họ. Đây là điều hiển nhiên, cho dù bạn đã làm việc với những người này rất nhiều và tin chắc rằng họ sẽ viết thư giới thiệu cho bạn.
-
KHÔNG yêu cầu được đọc bản sao của lá thư trước khi gửi. Như thế là không phải phép, vì thư giới thiệu là sự đánh giá chân thật của giảng viên mà không cần phải giải thích với học trò của mình. Nếu bạn lo rằng thầy/cô sẽ không có điều gì thực sự hay để nói, bạn nên hỏi xem liệu họ có đủ những ấn tượng và thông tin mà cần thiết để viết một lá thư giới thiệu CÓ lợi cho bạn hay không.
-
Nếu giáo sư cho bạn một gợi ý (chẳng hạn như gửi cho bạn một email trước khi hoàn tất lá thư giới thiệu) rằng thư giới thiệu của thầy/cô sẽ không có triển vọng như bạn mong đợi, hãy cảm ơn họ vì sự cân nhắc và nói rằng bạn đã tìm được một người chứng nhận khác.
Nguồn và Trích dẫn
-
↑
https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
-
↑
http://www2.umf.maine.edu/careers/graduate-school-resources/requesting-and-submitting-letters-of-recommendation/
-
↑
http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
-
↑
http://www2.umf.maine.edu/careers/graduate-school-resources/requesting-and-submitting-letters-of-recommendation/
-
↑
http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
-
↑
https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
-
↑
https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
-
↑
http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
-
↑
http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
-
↑
http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
Theo wikihow.vn
—————————-
Hợp Tác Cùng YBOX.VN Truyền Thông Miễn Phí – Trả Phí Theo Yêu Cầu tại http://bit.ly/YBOX-Partnership
![Toni Kroos là ai? [ sự thật về tiểu sử đầy đủ Toni Kroos ]](https://evbn.org/wp-content/uploads/New-Project-6635-1671934592.jpg)
