Cách viết email chuyên nghiệp không thể bỏ qua, kèm 5 mẫu cực chuẩn | CakeResume

Việc nắm được cách viết email chuyên nghiệp vô cùng cần thiết và là yêu cầu mặc định của hầu hết các doanh nghiệp đối với mọi cấp bậc, vị trí công việc. Bên cạnh những ứng dụng hòm mail điện tử thông dụng như Outlook, Yahoo, v.v. thì việc sử dụng Gmail chuyên nghiệp cũng được các doanh nghiệp đánh giá cao.

Email cũng được sử dụng thường xuyên với tính chất cá nhân nhưng trong bài viết này, CakeResume chỉ tập trung về cách viết email chuyên nghiệp trong môi trường công sở. 

Cấu trúc chuẩn của mẫu email chuyên nghiệp

1. Địa chỉ email

Điều đầu tiên để viết email chuyên nghiệp là một địa chỉ email chuẩn chỉnh. Bạn có thể dễ dàng tạo email công việc miễn phí với Google để sử dụng, tránh lẫn lộn với email cá nhân. Việc quản lý Gmail chuyên nghiệp cũng giúp bạn dễ dàng tạo thói quen tốt cho việc viết email và theo dõi, sắp xếp email khi số lượng email trao đổi một ngày lớn.

📍Nên sử dụng tên thật để đặt tên email chuyên nghiệp, tránh các biệt danh hay tên giả.

2. Tiêu đề email

Cách viết email trong công việc hiệu quả cần bắt đầu bằng tiêu đề email phải đảm bảo súc tích, ngắn gọn. Bạn cần thể hiện được ý chính của toàn bộ nội dung bạn muốn truyền tải trong tiêu đề này. Bạn có thể sử dụng các keyword nêu bật được thứ quan trọng và dễ gây chú ý. Nếu viết tiêu đề email không chuẩn sẽ dễ gây hiểu nhầm hay khó đạt được sự chú ý của người nhận, từ đó email công việc của bạn dễ bị bỏ qua, hoặc họ sẽ cảm thấy không quan trọng mà xóa bỏ.

• Nếu là email khẩn cấp, có thể mở đầu bằng in hoa và để trong ngoặc, ví dụ (GẤP), [QUAN TRỌNG], | KHẨN |. Tuy nhiên không nên quá lạm dụng nếu trong trường hợp không quá cần thiết, tránh gây ảnh hưởng đến việc duyệt email của người nhận.
• Nếu nội dung email đề cập đến các hồ sơ hoặc có các mã theo dõi, đừng ngần ngại đưa vào tiêu đề email. Điều này giúp cho việc tìm kiếm và theo dõi dễ dàng hơn, thể hiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp và hiệu quả.

Ví dụ tiêu đề mẫu email gửi đối tác:

Tiêu đề: [QUAN TRỌNG] Hợp đồng đợi xét duyệt – Chương trình hợp tác Sama và MayGroup

3. Nội dung chính

Phần nội dung chính trong một email chuyên nghiệp cần bao gồm các mục và thông tin sau:

• Lời chào: Tùy vào hoàn cảnh mà lời chào có thể sử dụng các cách như sau:
  • Kính chào anh/chị,
  • Xin chào anh/chị,
  • Hi (tên người nhận),
  • Dear anh/chị hoặc (tên người nhận),
• Mục đích viết email: Dùng gạch đầu dòng để chia nhỏ các ý chính, hoặc sử dụng câu văn ngắn gọn, súc tích. Có thể sử dụng xuống dòng để tách các nội dung khác nhau trong cùng một email để giúp người đọc dễ theo dõi hơn. 
• Lời cảm ơn: Bạn có thể tham khảo các mẫu email chuyên nghiệp dưới đây:
  • Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc email này, mong có sự phản hồi sớm từ phía anh/chị.
  • Mong rằng những vấn đề tôi đề cập phía trên đều rõ ràng, nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp, đừng ngần ngại trả lời lại email này của tôi.
  • Mong anh chị sẽ nhận được email này và phản hồi chúng tôi sớm nhất có thể.

Ví dụ cách viết email gửi báo cáo cho sếp:

Như đã trao đổi trong cuộc họp hôm nay của phòng Marketing – ban Nội dung, em xin gửi chị Khuê báo cáo kết quả hoạt động quý 2 năm 2023, đính kèm email này dưới dạng file word và pdf theo yêu cầu.

Cần điều chỉnh hay có bất kỳ ý kiến, đóng góp gì, mong chị phản hồi bằng cách trả lời lại email này của em sớm nhất có thể để em kịp thời hoàn thành trong thời hạn đã định.

Rất mong chị có thể dành thời gian đọc và phê duyệt báo cáo, em xin cảm ơn chị trước.

Em chúc chị một ngày làm việc hiệu quả ạ!

4. Chữ ký email

Rất nhiều bạn khi lập email công việc mắc phải thiếu sót: không tạo chữ ký email. Đây là điều tối kỵ vì khi nhìn vào chữ ký email chuyên nghiệp, người nhận sẽ đánh giá được sự nghiêm túc và phần nào thể hiện tác phong làm việc chỉn chu.

Nhất là với những bạn đang xin việc và gửi CV cho nhà tuyển dụng qua email, cần đặc biệt lưu ý tạo chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ mọi thông tin. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn khi họ duyệt hồ sơ, và cũng có thể tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với doanh nghiệp. Vì vậy, cách gửi email đôi khi cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc hoặc trong quá trình xin việc rất nhiều.

Ví dụ chữ ký email:

Tiêu đề: [QUAN TRỌNG] Hợp đồng đợi xét duyệt – Chương trình hợp tác Sama và MayGroup

Thân ái,
Trần Mai Ngọc Lan

+94 923 345 722
[email protected]
Thạc sĩ Quản trị Kinh Doanh – Đại học Ngoại Thương Hà Nội

Cách viết email chuyên nghiệp

✅ Sử dụng ngôn từ trang trọng, lịch sự

Một email chuyên nghiệp nhất định phải đến từ văn phong và cách sử dụng từ ngữ trang trọng, lịch sự. Càng cần lưu ý khi viết email cho sếp, đối tác, khách hàng, v.v., vì họ sẽ đánh giá thái độ và phần nào khả năng của bạn thông qua cách viết email chuyên nghiệp hay không.

✅ Kiểm tra file đính kèm

Cách gửi email thể hiện sự chuyên nghiệp là luôn kèm file đính kèm đúng với những gì đã trình bày. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên đặt tiêu đề file sao cho dễ phân biệt và người nhận cũng dễ theo dõi. Ngoài ra, nhiều mail quên file đính kèm cũng dễ gây mất thời gian cho người nhận như gửi báo cáo công việc cần thiết cho buổi họp các sếp tổng, hoặc gây cản trở cho việc xử lý hồ sơ, v.v.

Ví dụ, bạn là nhân viên sales, khi gửi báo cáo công việc cho sếp, bạn cần double-check các file như:

• Báo cáo doanh thu tuần/tháng…
• Danh sách khách hàng tiềm năng mới   

✅ Trình bày rõ ràng, mạch lạc

Việc trình bày email công việc một cách khoa học sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được thông tin quan trọng và ý chính mà bạn muốn truyền tải. Nếu nội dung email dài và nhiều chủ đề, bạn có thể chia cấu trúc email thành các phần chính với những ý rõ ràng và sử dụng các từ nối sao cho logic.

✅ Hạn chế viết tắt, lưu ý lỗi chính tả

Việc viết tắt sẽ có thể thông cảm nếu bạn viết email cho người quen hoặc mục đích cá nhân, nhưng nên hạn chế viết tắt nếu là email công việc. Ngoài ra, cũng cần kiểm soát lỗi đánh máy, lỗi chính tả, những lỗi nhỏ này dễ gây thiếu chuyên nghiệp.

✅ Luôn đọc lại email trước khi gửi

Cách gửi email đạt hiệu quả nhất chính là bước đọc lại trước khi gửi. Thói quen này sẽ giúp email của bạn tránh được những lỗi đã đề cập phía trên, từ đó giúp email chuyên nghiệp và dễ đọc, nhanh chóng nắm được thông tin cần thiết.

5 mẫu email chuyên nghiệp

🔖 Mẫu email gửi sếp

Dear anh Nam,

Theo như yêu cầu của anh, em gửi anh file đính kèm với email này CV của 3 ứng viên tiềm năng cho vị trí Trợ lý giám đốc hành chính.

Để thuận lợi cho việc đặt lịch hẹn phỏng vấn, anh phản hồi lại email giúp em với 3 lịch trống của anh, mỗi lịch 30 phút, em cảm ơn anh trước.

Mong anh dành thời gian xét duyệt CV và trả lời email này của em sớm.

Chúc anh ngày mới vui vẻ,

Thân ái,
Trần Tuyết Mai

Trưởng phòng Nhân sự | Công ty Samay
[email protected]
+84 567 898 778

🔖 Mẫu email gửi đối tác

Kính chào chị Mai Hương,

Tôi xin phép viết email cho chị sau buổi gặp mặt tại showroom Vinacare cách đây 2 ngày.

Như đã trao đổi và được sự đồng ý của chị, tôi xin gửi kèm email này bản báo giá sản phẩm và trang thiết bị y tế mà công ty GreenLife chúng tôi hiện sản xuất và phân phối.

Nếu chị có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại trả lời email này hoặc liên lạc điện thoại trực tiếp với tôi theo số 097 888 678

Mong nhận được hồi âm từ chị và quý công ty,

Trân trọng,
Nguyễn Văn Nam
[email protected]

Trưởng phòng Kinh doanh
Công ty GreenLife
Khu B CN Hòa Xá, Hà Nội
+84 567 898 778

🔖 Mẫu email gửi khách hàng

Hi Trần Mai Anh,

Cảm ơn vì Mai Anh đã viết email hỏi về sản phẩm ghế văn phòng đa năng của NewHome. Mai Anh có thể tìm thấy chi tiết thông tin về xuất xứ, chất liệu và giá thành của sản phẩm tại file đính kèm.

Nếu Mai Anh cần vận chuyển tận nhà, chúng tôi cũng có dịch vụ hỗ trợ.

Đừng ngần ngại liên lạc với chúng tôi qua email hoặc hotline 08 666 7789 để được tư vấn kỹ lưỡng hơn và trả lời mọi thắc mắc của Mai Anh.

Thân ái,
Vũ Hà My
[email protected]

Phụ trách bán lẻ B2C
Công ty TNHH NewHome
88 Kim Mã, Hà Nội
+84 567 898 778

🔖 Mẫu email giới thiệu sản phẩm

Xin chào anh/chị Quý công ty Phương Nam,

Tôi là Trần Hoài Nam, trưởng phòng Kinh doanh công ty Mặt Trời Mới, chuyên cung cấp sản phẩm từ gỗ thiên nhiên và chế tác thủ công. Được biết Quý công ty đang tìm hiểu về nội thất bên Mặt Trời Mới, tôi xin phép viết email để gửi anh/chị file đính kèm chi tiết các mẫu mã phù hợp với dự án của quý công ty.

Tôi sẵn sàng hỗ trợ anh/chị qua email và điện thoại nếu cần thiết.

Rất mong anh/chị dành thời gian tìm hiểu và sớm phản hồi để chúng tôi có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của Quý công ty.

Trân trọng,
Trần Hoài Nam

Trưởng phòng Kinh Doanh | Công ty Mặt Trời Mới
[email protected]
66 Bà Triệu, HCM
+84 567 898 778

🔖 Mẫu email xin nghỉ việc

Kính gửi chị Mai Hà và phòng nhân sự,

Sau khi đã thỏa thuận và được sự đồng ý từ Giám đốc phòng Multibrand – ông Trần Đức Hoàng Giang, tôi xin gửi kèm email này đơn xin nghỉ việc để trình bày cụ thể lý do và ngày kết thúc hợp đồng.

Tôi xin cam kết lập biên bản bàn giao công việc đầy đủ, đúng thời hạn như đã viết trong đơn xin nghỉ, mong chị và phòng nhân sự sớm xét duyệt để tiến hành làm thủ tục chấm dứt hợp đồng và giải ngân theo quy định của nhà nước và công ty.

Mong nhận được phản hồi và chỉ dẫn chi tiết từ chị và phòng nhân sự giúp tôi hoàn thành hồ sơ.

Chúc chị một ngày làm việc hiệu quả!

Thanks & Regards, 
Hoàng Văn Thái

Chuyên viên Content Marketing
[email protected]
Công ty truyền thông Good Idea
Số 5 Phạm Ngọc Thạch, Hà Nội
+84 756 8274

Đọc thêm: 5 mẫu đơn xin nghỉ việc mới nhất cho 2023

Công cụ tạo CV miễn phí trên CakeResume cung cấp hơn 500 mẫu CV đa ngành nghề và các bài viết về tip làm CV hữu ích. Nhờ đó, bạn có thể tạo CV online dễ dàng mà vẫn vô cùng ấn tượng. Hãy thu hút nhà tuyển dụng và chinh phục công việc mơ ước với bản CV chuyên nghiệp ngay hôm nay!

Tạo CV

— Tác giả bài viết: Moon Tran —