Cách viết bài PR cho doanh nghiệp hoàn chỉnh trong 8 bước. | Công ty CP tư vấn chiến lược Pharmaco Việt Nam

Chia sẻ :

Viết bài Pr là một hoạt động rất cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. Bước ra một thị trường với nhiều sản phẩm và đối thủ cạnh tranh gắt gao, không ai lại muốn trở nên lép vế. Do đó, hoạt động PR – Truyền thông cho doanh nghiệp lại cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. 

Tuy nhiên, viết ra một bài PR hay, thu hút và chuyển đổi được khách hàng là cả một thử thách. Thậm chí nhiều bài viết PR chưa đạt được mục đích lại mang vào người khủng hoảng truyền thông.

Do vậy, một trong nhưng điều quan trọng nhất của các doanh nghiệp hiện nay là làm sao để viết được một bài PR hoàn chỉnh, thu hút và chuyển đổi được đối tượng mục tiêu.

Với những chia sẻ sau sẽ trình bày cách thức để viết bài PR cho doanh nghiệp hiệu quả nhất. Áp dụng 8 bước dưới đây để bài viết PR cho doanh nghiệp của bạn luôn thu hút và đáp ứng mục tiêu truyền thông.

Viết bài PR là làm gì?

Bài viết PR là một phần của chiến dịch truyền thông doanh nghiệp. Chúng ta sử dụng những bài viết như công cụ dễ dàng nhất để tiếp cận với khách hàng. Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, mọi hoạt động của con người đều xoay quanh Internet. Điều này đồng nghĩa việc khách hàng sẽ tiếp xúc với bạn nhiều nhất là thông qua các thiết bị điện tử …

Viết bài PR là xây dựng bài viết theo mục tiêu mà chiến dịch truyền thông đề ra. Mục tiêu rất nhiều và đa dạng. Do đó, điều bạn cần làm là viết để truyền đạt thông điệp cách tốt nhất, hiệu quả nhất.

Nói tóm lại, viết bài PR cho doanh nghiệp là xây dựng bài viết có bố cục và mục đích phù hợp với chiến lược truyền thông của doanh nghiệp. 

Thế nào là một bài PR hiệu quả?

Nhưng làm sao chúng ta có thể biết được đâu là một bài viết PR hoàn hảo? Một bài viết cho doanh nghiệp phải gồm những yếu tố nào?

Hãy suy nghĩ thật đơn giản. Một bài viết PR hiệu quả sẽ thỏa mãn được mục tiêu truyền thông, chuyển đổi và định hướng được khách hàng. 

Tuy nhiên, để có được bài viết PR mang lại lợi ích là chuyện không hề đơn giản. Viết bài PR cần nhiều nỗ lực hơn chúng ta tưởng. 

Nghệ sĩ kịch câm dùng toàn bộ cơ thể của mình, thậm chí là lông mày để diễn tả cảm xúc và thông điêp. Viết bài PR cũng vậy, chúng ta phải sử dụng tất cả khả năng ngôn từ để truyền tải thông điệp đến khách hàng.

Khách hàng thích bài viết của công ty khác hơn bạn, đồng nghĩa với việc bạn mất khách. Bài viết PR kém, thậm chí phản cảm sẽ mang lại những rắc rối truyền thông gây thiệt hại lớn.

Các bước xây dựng một bài viết PR cho doanh nghiệp

Bạn muốn một bài viết PR hoàn chỉnh, hãy tham khảo những bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu cần viết?

Xác định mục tiêu của bài viết. Là bạn trả lời cho câu hỏi : “Viết bài này để làm gì?”

Bạn phải hiểu được đâu là mục tiêu cuối cùng của bài viết này. Khi đó bạn mới biết được đâu là điều mình cần phải viết. Xác định mục tiêu bạn mới có thể bước tiếp để hoàn thiện bài viết của mình.

Dùng một cuốn sổ tay, hoặc giấy, ghi ra và trả lời cho câu hỏi:

• “Mục đích của bài viết này là gì?”
• “Công ty hy vọng điều gì từ bài viết này?”

Bạn nên xác định thật cụ thể mục tiêu bài viết của mình. Đừng nên ghi quá chung chung. Xác định được chi tiết mục tiêu của mình, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và chiến lược hơn. 

Thông thường bài viết PR vẫn nhắm về những mục tiêu như:

• Viết PR để Push Sales
• Nỗ lực tăng độ nhận diện thương hiệu
• Xử lý khủng hoảng truyền thông

Hãy xác định mục đích viết rõ ràng, trước khi đi bạn phải biết mình cần đến đâu. Viết PR cũng vậy,định hướng tốt thì viết cũng tốt.

Bước 2: Xác định chủ đề cần viết?

Nắm được mục tiêu cách rõ ràng, hãy tiếp tục dòng đặt câu hỏi “bạn cần viết về cái gì?”

Chủ đề là yếu tố quan trọng thứ đến khi bạn lên chiến lược cho một bài viết truyền thông. Tìm hiểu về chủ đề của bạn. Bạn viết về điều gì?

• Thương hiệu,
• Sản phẩm,
• Hay hoạt động doanh nghiệp,
• Chương trình quảng cáo,
• Nhân vật,
• Sự kiện,
• Viết về đối thủ để “dằn mặt” hay thuyết phục khách hàng.

Nắm rõ những thông tin về điều mình chuẩn bị viết, bạn sẽ biết cách diễn đạt và trình bày tốt hơn. Hơn nữa, tùy vào mỗi chủ đề mà người đọc thường có cảm xúc khác nhau. Do đó, xác định mình viết về điều gì giúp chúng ta điều hướng được cách viết tốt hơn.

Bước 3: Đối tượng mục tiêu là ai?

Đối tượng truyền thông mục tiêu là những mối quan hệ mà doanh nghiệp cần xây dựng.

Đối tượng mục tiêu mà bài viết cần nhắm đến luôn phải hiện rõ trong đầu bạn. Bạn phải xác định được:

• Người mình muốn truyền thông là ai?
• Đối tượng tiếp nhận thông điệp của bạn là người như thế nào?
• Họ có sở thích và suy nghĩ ra sao.

Tất nhiên, chúng ta xem xét những yếu tố về con người trên phương diện chung. Nhưng phân tích nhóm đối tượng của mình càng cụ thể, bài viết càng chính xác và hiệu quả hơn.

Người mà bạn nhắm đến phải hiện lên cách rõ ràng.

Nói chuyện với một đứa trẻ, bạn phải nói đơn giản, giàu hình ảnh, dễ hiểu, đứa trẻ đó mới tiếp thu và thích thú. Nói với những người có chuyên môn, kiến thức nhất định, bạn phải có luận cứ và dẫn chứng. Cách nhìn của bạn cũng phải đặc biệt và lý thú. Nhờ đó mà độc giả mới sẵn sàng tiếp nhận những gì bạn truyền đạt.

Bài viết truyền thông cũng tương tự, hãy tìm hiểu và phân tích mọi khía cạnh của đối tượng mục tiêu. 

Viết PR cho một tập thể quá lớn thường kém hiệu quả. Nhắm vào mục tiêu là đối tượng cụ thể nhỏ hơn sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn. Những đối tượng cụ thể sẽ dễ chuyển đổi và tiếp thu thông điệp của bạn hơn.

Mục tiêu truyền thông chỉ có thể được đáp ứng, nếu bạn hiểu được cảm xúc của khách hàng.

Hãy đăt mình vào vị trí của khách hàng và suy nghĩ:” Khách hàng sẽ nghĩ gì sau khi đọc bài viết”,”Họ sẽ cảm nhận như thế nào sau khi đọc bài viết này?”

Bước 4: Thông điệp cốt lõi của bài viết là gì?

Thông thường, người đọc chỉ nhớ một phần rất ít tất cả những gì họ đã đọc. Người viết PR chuyên nghiệp biết đâu sẽ là điều người đọc cần nhớ. Đó chính là thông điệp cốt lõi của bài viết.

Một bài viết quá chung chung và không thể hiện rõ thông điệp sẽ chẳng mang lại lợi ích gì. Chúng ta chỉ tốn thời gian và tiền bạc vào những bài viết PR như vậy. 

Hãy xác định thông điêp của mình. Thông điêp cốt lõi cần ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu và dễ đi vào suy nghĩ của người đọc. Những bài viết có tỷ lệ chuyển đổi cao thường có thông điệp cốt lõi rõ ràng và dễ nhớ. Do đó, độc giả sẽ nhớ được những nội dung quan trọng và hành động chuyển đổi có thể xảy ra.

Hơn nữa, khi viết bài, bạn nên có cách viết và sắp xếp hợp lý, để những gì còn lại trong suy nghĩ của khách hàng là thông điệp cốt lõi mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Bài viết không được lên dàn và dẫn giải cụ thể, người đọc dễ bị rối và không hiểu thông điệp mà bài viết muốn truyền đạt là gì. 

Bước 5: Xác định phong cách viết bài

Phong cách bài viết phụ thuộc vào mục tiêu và đối tượng của bài viết. Sau khi xác định và phân tích những yếu tố quan trọng trên. Bạn hãy suy nghĩ đến cách thức mình thể hiện bài viết PR. 

Hãy cân nhắc sử dụng câu chữ và từ phù hợp. Đối tượng mục tiêu khác nhau có thu hút bởi những phong cách viết khác nhau. Viết cho doanh nhân, bạn không thể dùng giọng văn và phong cách dành cho tuổi teen. Đối tượng mục tiêu là nữ, câu chữ của bạn cũng phải mềm mại và mang phong cách thích hợp hơn. 

Luôn thể hiện quan điểm đa chiều. Một bài viết PR chuyên nghiệp không chỉ chứa đựng toàn lời khen. Một người viết PR chuyên nghiệp cần nắm được tâm lý người đọc và cho họ một trải nghiệm đầy đủ hơn. Nội dung bài viết không chỉ xoay quanh những lợi ích của sản phẩm, nó còn phải giúp người đọc phân biệt được sản phẩm phù hợp với mình.

Dẫn dắt cảm xúc vào bài viết là một yếu tố quan trọng. Bài viết PR của bạn phải có hồn và khiến người đọc cảm thấy sự chân thành. Những bài viết đưa được yếu tố cảm xúc vào câu chữ của mình luôn dễ dàng chuyển đổi người đọc hơn.

Phong cách viết thực sự quan trọng và ảnh hướng đến chất lượng bài đọc của bạn. Một phong cách viết bài hợp chủ đề và người đọc sẽ mang lại hiệu quả tối ưu hơn. 

Bước 6: Phác họa dàn bài, ý tưởng viết bài

Đến đây, bạn dường như có đầy đủ tất cả thông tin cần thiết để viết bài, việc tiếp theo là sắp xếp tất cả chúng lại theo một trình tự cụ thể. 

Trình tự này là dàn bài của bạn.

• Bạn sẽ bắt đầu bài viết như thế nào? Đó là một câu chuyện, câu nói hoặc một câu hỏi để gợi nghĩ cho người đọc.
• Những phần tiếp theo là gì và bạn sẽ dẫn giải ra sao.
• Khi đúc kết, điều bạn muốn người đọc nắm bắt là gì? Họ đọng lại điều gì sau khi đọc bài viết.

Tất cả những dữ liệu và dữ kiện phải được sắp xếp, bố trí cách hợp lý trong bài viết PR. 

Nhìn thấy được bài viết của mình sẽ diễn tiến như thế nào giúp bạn viết nhanh hơn và hoàn thành bài viết tốt hơn. 

Bước 7: Bắt đầu viết

Đây là quãng thời gian bạn cần tập trung nhất. Hãy lựa chọn không gian viết bài thật hợp lý và đảm bảo những hoạt động khác không ảnh hưởng đến bạn. Đừng truy cập mạng xã hội cho đến khi hoàn thành bài viết. 

Với 60% những gì bạn đã chuẩn bị suốt từ khi bắt đầu. Hãy viết theo một mạch ý tưởng cho đến khi bạn không còn gì để viết. Đừng quá quan trọng câu cú, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa nó sau đó.Nhưng ý tưởng và mạch văn là điều bạn cần quan tâm nhất vào thời điểm hiện tại.

Để một bài viết được tốt và hoàn chỉnh, hơn nữa thu hút người đọc. Có đến hàng trăm công thức viết PR để bạn áp dụng, nhưng đây là những công thức mà những người làm Content Marketing chuyên nghiệp thường sử dụng để viết bài PR.

Công thức PAS

• Problem – Xác định vấn đề. Trình bày vấn đề mà người đọc đang gặp phải. Đánh vào nỗi đau của người đọc.
• Agitate – Khuấy động vấn đề. Vấn đề, nỗi đau của người đọc hiện tại như thế nào? Nếu tiếp diễn nó sẽ ra sao? Đây là đoạn viết quan trọng giúp bạn điều hướng được người đọc.
• Solve – Giải quyết vấn đề. Sản phẩm, dịch vụ là lời giải đáp cho nỗi đau của người đọc, đây là đoạn viết mà bạn thỏa mãn người đọc với những giải pháp dành cho vấn đề mà họ đang gặp phải.

Là một trong những  công thức viết PR được sử dụng nhiều nhất hiện nay. PAS dẫn dắt theo lối trực tiếp. Tác động đến cảm xúc của người dùng. So với những công thức viết khác, thì PAS mô tả rõ thực trạng sẽ ra sao nếu vấn đề còn tồn tại.

Bài viết lôi cuốn với công thức 3S

STAR – Ngôi sao: Thông thường, ngôi sao có thể là một nhân vật chính trong câu chuyện mà bạn sẽ dẫn dắt. Ngôi sao là nguồn của bài viết và trung tâm của bài PR. Nhân vật chính có thể là một doanh nhân, nhà khởi nghiệp, anh hùng hoặc công ty, thậm chí là sản phẩm của bạn. Ngôi sao cũng chính là nguồn và cảm hứng dẫn dắt người đọc. 

STORY – Câu chuyện: Khi chọn phong cách 3S, thường chúng ta sẽ dẫn dắt gián tiếp khiến người đọc cảm thấy say mê và hứng thú với câu chuyện trước khi đi vào đề tài và giải pháp chính. Câu chuyện là chúng ta kể lại và diễn giải câu chuyện của Ngôi sao. Họ đã làm gì? Đâu là nguồn ý tưởng của họ. Những khó khăn nào mà ngôi sao đã gặp phải và họ đã đối mặt như thế nào?

SOLUTION – Giải pháp: Những giải pháp mà ngôi sao sẽ làm để giải quyết vấn đề, vượt qua khó khăn và tiếp tục phát triển là gì. Dựa trên những diễn biến câu chuyện đã xây dựng. Bài viết PR đúc kết và đưa ra những cách thức vừa là nguồn cảm hứng và là giải pháp cho người đọc. 

Công thức Strings

Lối viết theo kiểu liệt kê và tổng hợp. Strings dẫn dắt người đọc theo một danh sách các lựa chọn khác nhau. Sự tổng hợp theo phương pháp Strings thu hút người đọc bởi sự phong phú thông tin mà bài viết mang lại, hơn nữa thỏa mãn được người đọc khi học đang tìm kiếm nhiều lựa chọn.

Bước 8: Chỉnh sửa bài viết

Chỉnh sửa là một bước quan trọng với bài viết PR. Những gì chúng ta đã viết ra luôn cần chỉnh sửa đến mức hoàn hảo nhất.

Hãy tập trung vào mạch văn, bạn đọc từ đầu đến cuối bài viết, nếu nó trôi chảy và bạn nhớ được thông điệp cốt lõi của bài viết. Đó là một bài viết PR tốt. Nhưng câu cú và từ ngữ vẫn cần được trau chút để tăng cảm xúc và dẫn dắt người đọc. 

Kết luận về cách viết bài PR cho doanh nghiệp

Bài viết PR là một trong những yếu tố quan trọng trong chiến dịch truyền thông doanh nghiệp. Nếu bạn thể hiện rõ thông điệp và làm khách hàng say mê thông điệp của mình. Bạn sẽ thành công trong việc viết bài PR. Hãy luôn nghĩ về cảm xúc của khách hàng và kết nối điều đó với mục tiêu truyền thông của bạn. Bài viết PR sẽ thu hút và hấp dẫn người đọc.