CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ KỸ NĂNG CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TRONG THỜI KỲ CÔNG NGHỆ | Link Power

Trưởng phòng nhân sự (HR Manager) là người có chức năng, nhiệm vụ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp.

Trưởng phòng nhân sự là gì? 

Trưởng phòng nhân sự hay còn gọi là HR Manager, đảm nhận việc quán xuyến các công việc liên quan đến đến nhân sự (tuyển dụng, đào tạo), chính sách, quyền lợi của từng cá thể trong công ty. Bên cạnh đó, họ cũng góp phần gắn kết các cá thể trong công ty xích lại gần nhau, cùng nhau đạt mục tiêu chung. 

Các chức năng và nhiệm vụ của HR Manager

Một nhà quản lý sẽ có 2 chức năng cơ bản là giám sát các chức năng của bộ phận và quản lý nhân viên. Đó là lý do tại sao các nhà tuyển dụng phải thông thạo các kiến thức chuyên ngành như quản lý lương, thưởng và phúc lợi, đào tạo và phát triển, quản hệ giữa nhân viên, tìm kiếm và tuyển dụng. 

Năng lực cốt lõi của những người làm nhân sự bao gồm kỹ năng giao tiếp và khả năng ra quyết định dựa trên kỹ năng phân tích, đánh giá.

Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm chiến lược với tất cả các lĩnh vực liên quan đến nhân sự. Một nhà quản lý nhân sự có chuyên môn sẽ là người vừa có kiến thức kinh doanh và kiến thức quản lý. Trong một tổ chức lớn, HR Manager sẽ là người báo cáo kết quả công việc cho Giám đốc nhân sự hoặc giám đốc nhân sự cấp cao. 

Trong công ty nhỏ, HR Manager sẽ thực hiện tất cả các chức năng của bộ phận hoặc làm việc với trợ lý nhân sự hoặc người phụ trách chung xử lý các vấn đề hành chính. Bất kể quy mô phòng ban hay công ty, người quản lý nguồn nhân lực cần có các kỹ năng để thực hiện mọi chức năng nhân sự, nếu cần.

Quản lý thực hiện các chính sách lương, thưởng và phúc lợi

HR Manager hướng dẫn và chỉ đạo HR Specialist (chuyên viên nhân sự) thực hiện công việc trả lương, thưởng và các phúc lợi. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là lập kế hoạch và xây dựng trả lương, thưởng và xây dựng kế hoạch quản lý hiệu suất (KPI) và cấu trúc trả lương phù hợp cho từng phòng ban. Bên cạnh đó, quản lý việc thực hiện các chế độ và chính sách của nhà nước như sinh đẻ, nghỉ lễ tết…

Ví dụ trách nhiệm của người làm quản lý nhân sự là giám sát việc tuân thủ các chế độ sinh đẻ theo Luật Hôn nhân và Gia đình và tuân thủ các điều khoản bảo mật đối với các hồ sơ y tế của nhân viên. Người làm HR Manager trong công ty nhỏ còn thực hiện các công việc liên quan đến bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe của nhân viên. 

>> Thiết lập, giám sát KPIs hoặc OKRs là một công việc quan trọng của HR Manager. Hiện nay, OKRs được các chuyên gia nhân sự đánh giá là phương pháp quản trị tối ưu. Để lắng nghe các chuyên gia nhiều kinh nghiệm chia sẻ về mô hình này, hãy đăng kí chương trình Webinar OKRs quốc tế HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ THAM DỰ diễn ra ngày 24/02/2023 TẠI ĐÂY

Đào tạo và phát triển  (L&D)

Đào tạo nhân viên bao gồm: đào tạo khi mới nhận việc, đào tạo kỹ năng lãnh đạo và phát triển chuyên môn. Các nhà quản lý nguồn nhân lực tiến hành đánh giá nhu cầu để xác định nhu cầu đào tạo và loại hình đào tạo cần thiết để cải thiện hiệu suất và năng suất. Thông qua các đầu mối là trưởng phòng của mỗi phòng ban để đào tạo các kỹ năng phục vụ cho công việc và phát triển kỹ năng chuyên môn. 

Tìm Hiểu Thêm: “L&D Là Gì? Lộ Trình Phát Triển Của Dân L&D”

Họ cũng nắm vai trò quan trọng vào việc phát triển nhân viên và lập kế hoạch đào tạo chuyên môn. Bên cạnh đó, họ cũng giúp các nhà quản lý cấp cao phát hiện những nhân tài năng của công ty để tiến cử lên vị trí cao cấp hơn. Đối với nhân viên, hõ vẽ ra lộ trình nghề nghiệp để nhân viên có hướng phát triển. 

Xây dựng quan hệ nhân viên hiệu quả

Mặc dù chuyên viên nhân sự sẽ chịu trách nhiệm để giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc, nhưng trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm cuối cùng trong việc trong việc duy trì các quan hệ lao động. 

Các chiến lược sử dụng lao động hiệu quả luôn đi kèm với một môi trường làm việc tuyệt vời nơi nhân viên, người lao động được bảo đảm các quyền lợi, không bị phân biệt đối xử, quấy rối, đảm bảo việc khám sức khỏe định kỳ cho người lao động. Với các nhà quản lý tiến hành điều tra môi trường làm việc và giải quyết khiếu nại cho nhân viên. 

Trưởng phòng Nhân sự cũng có thể là đầu mối liên hệ chính cho cố vấn pháp lý trong các hoạt động giảm thiểu rủi ro và kiện tụng liên quan đến các vấn đề quan hệ nhân viên. Ví dụ về giảm thiểu rủi ro do người quản lý nguồn nhân lực xử lý bao gồm việc kiểm tra các chính sách hiện hành tại nơi làm việc và đào tạo cho nhân viên và người quản lý về các chính sách đó để giảm thiểu tần suất khiếu nại của nhân viên do hiểu sai hoặc hiểu sai các chính sách của công ty.

Một nhiệm vụ chính của Trưởng phòng Nhân sự là cung cấp các giải pháp chiến lược để đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động. Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm giám sát quá trình tuyển dụng và lựa chọn ứng viên. Không chỉ vậy, những người này còn có đảm nhận trách nhiệm đề xuất, tiến cử những nhân viên xuất sắc và phát triển họ để có được vị trí xứng đáng và đóng góp nhiều hơn cho công ty. 

Tham Khảo Thêm: ” Khóa Học Tuyển Dụng Nâng Cao Thời Đại Mới”

Tư vấn chiến lược nhân sự cho phòng/ban, CEO và BOD

Đây là nhiệm vụ tương đối mới, đặc biệt trong thời kỳ công nghệ số. Trưởng phòng nhân không chỉ quanh quẩn ở khu vực hậu trường, mà trực tiếp cùng với các phòng ban khác và BOD/CEO tham gia vào việc hoàn  thành các mục tiêu kinh doanh. 

Mô hình HRBP chủ yếu được áp dụng ở các doanh nghiệp lớn, khi đó có thêm vị trí HRBP Manager (Trưởng phòng tư vấn chiến lược nhân sự). Nhiệm vụ chính của Trưởng phòng HRBP là tư vấn chiến lược nhân sự đối với các phòng ban khác, tham mưu chiến lược nhân sự vào các dự án kinh doanh của công ty trước các CEO và BOD, điều này góp phần đẩy nhanh năng suất, sau cùng là thu về nhiều lợi nhuận hơn.

Kĩ năng của Trưởng phòng nhân sự (HRM) cần có

Những người làm nhân sự giỏi để bước tiếp lên vị trí cấp quản lý cần là người dung hòa giữa cảm xúc và lý trí; kiến thức, tư duy và sự đồng cảm, công minh, công tâm. Trước hết, dưới đây là các kỹ năng để trở thành một nhà tuyển dụng nhân sự giỏi.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo nhân viên là là việc dùng năng lực của mình định hướng, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy mọi người hành động và nhanh chóng đạt được mục tiêu công việc. Những trưởng phòng nhân sự có kỹ năng lãnh đạo giỏi là người có tầm nhìn, có khả năng chiến lược và biết quản lý những nhân viên của mình để đạt được những thành công chung.

Kỹ năng lãnh đạo gồm tổ hợp các kỹ năng như kỹ năng đưa ra quyết định; kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tư duy, kỹ năng truyền cảm hứng, kỹ năng thấu hiểu, truyền động lực… Tất cả các kỹ năng này là vô cùng cần thiết để tạo nên một trưởng phòng nhân sự có tầm nhìn, có tâm, tài và được nhiều người yêu quý. 

Kỹ năng lập kế hoạch

Phối hợp cùng các phòng ban của công ty để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, theo dõi năng lực nhân viên của công ty, từ đó đưa ra bản mô tả công việc và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới. 

Tiếp theo là tham vấn và giám sát quá trình tuyển dụng, hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty. Bên cạnh đó, phối hợp cùng với các phòng ban khác để tổ chức tuyển dụng cho các vị trí khuyết thiếu trong công ty. Trưởng phòng nhân sự sẽ không phỏng vấn trực tiếp ở các vị trí thấp, họ phỏng vấn ở các cấp cao cấp hơn như tổ trưởng chuyên môn, phó phòng, trưởng phòng thì trưởng phòng nhân sự mới trực tiếp tham gia tuyển dụng.

Ví dụ, theo chủ trương và kế hoạch công ty đề ra, trong vài tháng tới sẽ mở thêm một hệ thống kinh doanh, nhiệm vụ của phòng nhân sự lúc này là tính toán xem mỗi chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự, số lượng nhân sự của một hệ thống là bao nhiêu? 

Kỹ năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Trưởng phòng nhân sự tổ chức và hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập, thường công ty chỉ đào tạo ngắn hạn các kỹ năng cần thiết để phục vụ cho công việc. Qua đó, TPNS cũng xác định hướng phát triển và nhu cầu đạo của công ty. 

Đối với các chương trình đào tạo trên 3 tháng, TPNS quyết định có thu học phí của học viên không? Thông thường các công ty sẽ yêu cầu đem bằng cấp về và cam kết làm việc cho công ty trong khoảng thời gian bao nhiêu lâu.

Kỹ năng quản lý và duy trì nguồn nhân lực

TPNS là người đánh giá hiệu quả của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định khen thưởng, trả công. Ngoài ra, họ cũng phối hợp với các trưởng phòng ban khác để ra quyết định đề bạt, luôn chuyển, thôi việc… Họ còn thực hiện chức năng hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.

Có thể nói trưởng phòng nhân sự là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, răn đe, kỷ luật đối với những người vô kỷ luật, thiếu trách nhiệm. Phục vụ cho công tác tuyển chọn, giới thiệu những thành viên xuất sắc trong công ty.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý nhân sự phổ biến nhất hiện nay 

Kỹ năng nắm bắt và triển khai thông tin

TPNS là người đầu tiên nắm bắt tình hình hoạt động và nhân sự của công ty, do vậy họ cần truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả tới nhân viên. Bên cạnh đó, họ cũng cần có một vốn hiểu biết nhất định về các văn bản và  quy định của pháp luật cũng như các vấn đề khác liên quan để đảm bảo công ty làm việc theo đúng yêu cầu của nhà nước.

Chức vụ này còn là cầu nối với các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực, cơ quan phòng cháy chữa cháy..

Tham Khảo Thêm Khóa Học Nhân Sự Nền Tảng “HR Management Foudation” dành cho nhân sự tay ngang có định hướng phát triển lên HRM