CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

Chức năng:

Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác: chiến lược tổ chức, nhân sự; tổ chức bộ máy; tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng viên chức và người lao động; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luận chuyển; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách; bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh trật tự; quốc phòng, an ninh, quân sự địa phương theo quy định của pháp luật và quy chế của Nhà trường;
Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác: Kế hoạch – Tổng hợp; văn thư, lưu trữ, hành chính, văn phòng của Nhà trường theo quy định;
Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra giáo dục, thanh tra nội bộ và công tác pháp chế theo quy định hiện hành.
Tham mưu cho Đảng ủy và Hiệu trưởng về các chủ trương, biện pháp, kế hoạch tổ chức các hoạt động nhằm giáo dục toàn diện cho viên chức, người lao động, học viên, sinh viên. Quản lý các hoạt động giáo dục chính trị tư tưởng. Giáo dục ý thức chính trị cho học viên, sinh viên thông qua các hoạt động ở trong và ngoài Trường;
Thực hiện các công tác hành chính của Văn phòng Đảng ủy/Văn phòng Nhà trường/Văn phòng Công đoàn theo chỉ đạo của Ban Thường vụ Đảng ủy, Ban Giám hiệu, Ban Chấp hành Công đoàn Trường.

Nhiệm vụ:
a) Công tác Tổ chức cán bộ:

Đầu mối đề xuất cơ cấu tổ chức của Trường; chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của các đơn vị, thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị trong Trường theo Quy chế tổ chức & hoạt động và Quy hoạch phát triển của Trường đã được phê duyệt;
Tổ chức xây dựng các quy định về phân công, phân cấp trong thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, cá nhân trong Trường theo thẩm quyền được phân cấp;
Tổ chức xây dựng cơ cấu đội ngũ viên chức, quy hoạch lãnh đạo Trường và viên chức quản lý, định mức chỉ tiêu biên chế và nhu cầu nhân lực;
Tổ chức thực hiện các quy trình tuyển dụng, quản lý, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiếp nhận, điều động, luân chuyển, biệt phái, nghỉ hưu, kỷ luật, nâng ngạch, chuyển ngạch, hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ VC-NLĐ, đánh giá VC-NLĐ theo thẩm quyền được phân cấp và theo quy định của pháp luật;
Xây dựng quy chế, quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập hợp nhu cầu và làm các thủ tục đi học, đi công tác… của VC-NLĐ Nhà trường;
Phối hợp xây dựng kế hoạch, tổ chức phong trào thi đua; thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong Trường theo quy định của pháp luật;
Tổ chức quản lý lao động; chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách đối với VC-NLĐ: chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, tai nạn, ốm đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp, chế độ làm việc, chấm công lao động, độc hại…; kiểm tra việc thực hiện chức năng nhiệm vụ, kỷ luật lao động của đơn vị, cá nhân trong Trường; tham gia thực hiện bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ;
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh trật tự an toàn xã hội; phòng-chống tham nhũng; xây dựng danh mục tài liệu mật của Trường. Giám sát, chỉ đạo, quản lý nhân lực của đơn vị dịch vụ hợp đồng bảo vệ tại Trường;
Phối hợp thực hiện công tác quân sự địa phương (dự bị động viên, dân quân tự vệ) trong Trường theo quy định của pháp luật;
Tổng hợp, thống kê, báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất công tác tổ chức, cán bộ theo quy định hoặc theo yêu cầu đột xuất của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc của các cơ quan chức năng khác;
Xây dựng định mức giờ giảng, giờ NCKH cùa giảng viên, NCV hàng năm; làm thủ tục công nhận và quản lý hồ sơ giảng viên thỉnh giảng; các CDNN trong Trường;
Phối hợp giám sát thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ;
Phối hợp với Phòng KHCN&HTPT làm thủ tục và quản lý đoàn ra, đoàn vào.

b) Công tác Kế hoạch – Tổng hợp:

Phối hợp xây dựng chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch phát triển của Trường và tổ chức triển khai chiến lược, quy hoạch, kế hoạch khi được phê duyệt;
Hướng dẫn các đơn vị xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm và kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện quy hoạch, kế hoạch của các đơn vị;
Đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý, hiệu quả thực hiện chiến lược, quy hoạch và kế hoạch của Trường;
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Trường và lịch công tác hàng tuần của Ban Giám hiệu; theo dõi, tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch đề ra;
Theo dõi, thu thập, tổng hợp, phân tích các số liệu, tình hình hoạt động của các đơn vị và của Trường báo cáo Ban Giám hiệu để chỉ đạo điều hành;
Làm các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám hiệu và cấp trên; công bố các số liệu thống kê hàng năm, hàng quý, hàng tháng của Trường;
Làm thư ký cho các hội nghị, cuộc họp chung của Trường và theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

c) Công tác thanh tra – Pháp chế

Thực hiện các hoạt động thanh tra giáo dục trong Nhà trường;
Thực hiện thanh tra, kiểm tra nội bộ, giám sát các hoạt động của Trường trong việc thực hiện chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy chế, quy định của Bộ Y tế, Bộ GD&ĐT và của Trường đề ra. Nghiên cứu, đề xuất và áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thanh tra nội bộ;
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác thanh tra nội bộ của Trường theo năm học; thực hiện các công tác thanh tra nội bộ, pháp chế của Nhà trường theo quy định hiện hành và đề xuất giải quyết các vụ việc khi có dấu hiệu vi phạm;

– Tham mưu và giúp Hiệu trưởng giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của VC-NLĐ và công dân liên quan đến hoạt động của Nhà trường theo quy định.

Tổ chức xây dựng kế hoạch hoạt động, các văn bản quản lý liên quan đến công tác pháp chế của Nhà trường; Nghiên cứu, đề xuất và áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác pháp chế;
Soạn thảo và đề xuất Hiệu trưởng ban hành các văn bản liên quan đến công tác thanh tra nội bộ, pháp chế, công tác phòng, chống tham nhũng của Trường theo quy định hiện hành;

d) Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Tiếp nhận, xử lý, tổ chức quản lý các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ; sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường theo qui định;
Hướng dẫn các đơn vị trong Trường về thể thức các văn bản theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất trong toàn Trường; thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Hiệu trường ban hành; kiểm tra về thể thức các văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, duyệt; theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định;
Dự thảo các văn bản cùa Trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu;
Chứng thực, sao lục các văn bản, văn bằng chứng chỉ, các giấy tờ hành chính của cán bộ, sinh viên và của Trường trong phạm vi được uỷ quyền và theo quy định của Luật Công chứng. Sao chụp các văn bản, tài liệu theo yêu cầu cùa Ban Giám hiệu Nhà trường;
Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho VC-NLĐ, HVSV của Trường theo sự ủy nhiệm của Ban Giám hiệu;
Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các văn bản, hồ sơ, tài liệu chung của Trường. Hướng dẫn viên chức lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ hàng năm theo quy định hiện hành. Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ ở các đơn vị về lưu trữ chung của Trường để chỉnh lý, phân loại, bảo quản, khai thác chung. Phục chế, tu bổ các tài liệu theo quy định; tiêu hủy các tài liệu hết giá trị theo quy định;
Quản lý con dấu và bộ khắc tên cùa lãnh đạo Nhà trường theo quy định hiện hành;
Quản lý hệ thống điện thoại, fax của Trường theo quy định;
Tổ chức và phối hợp tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với Trường;
Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự trong Trường những ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của các cơ quan chức năng; đầu mối tiếp nhận các đơn thư khiếu nại tố cáo của VC-NLĐ, HVSV báo cáo lãnh đạo Nhà trường giải quyết;
Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, các lễ khai giảng, tốt nghiệp của Trường;
Theo dõi, giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vị và của Trường;
Quản lý xe ô tô và xăng dầu theo quy định, đảm bảo phục vụ kịp thời, an toàn và tiết kiệm;
Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, đảm bảo điều kiện làm việc, phương tiện đi lại phục vụ hoạt động và công tác cùa Ban Giám hiệu;
Quản lý Nhà truyền thống ngành Y tế.

đ) Công tác chính trị tư tưởng:

Thường xuyên theo dõi, tổng hợp tình hình tư tưởng của VC-NLĐ, HVSV trong Trường, phản ánh kịp thời, đầy đủ, khách quan cho Đảng ủy, Ban Giám hiệu; đồng thời đề xuất các chủ trương, biện pháp và kế hoạch giáo dục chính trị tư tưởng, giải quyết những vấn đề liên quan đến tư tưởng của VC-NLĐ và người học;
Phối hợp với Ban Tổ chức, Ban Tuyên huấn, Thường trực Đảng ủy Trường tổ chức cho đảng viên và viên chức học tập, quán triệt các chỉ thị, nghị quyết, đường lối, chính sách của Đảng theo quy định;
Phối hợp với tổ chức Công đoàn; Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh- Hội sinh viên; Bộ môn Giáo dục thể chất Nhà trường, tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa. Giám sát các hoạt động chính trị, tư tưởng của Đoàn Thanh niên và Hội sinh viên Nhà trường;
Chủ trì triển khai thực hiện công tác thông tin tuyên truyền để VC-NLĐ, HVSV nắm được tình hình và những chủ trương mới của Trường, của ngành, tình hình thời sự trong nước và quốc tế;
Tổ chức kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm với nhiều hình thức phong phú, thiết thực có tác dụng giáo dục truyền thống, giáo dục lý tưởng cách mạng một cách sâu sắc;
Theo dõi các thông tin của báo, đài có liên quan đến Nhà trường, kịp thời báo cáo cho Đảng uỷ, Ban Giám hiệu và đề xuất biện pháp xử lý thông tin. Là đầu mối cung cấp thông tin cho các đơn vị ngoài Trường;
Phối hợp với các đoàn thể trong Trường xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh với phương châm “kỷ cương, tình thương, trách nhiệm”, có môi trường xung quanh luôn xanh, sạch, đẹp;
Tổ chức giáo dục ngoại khóa theo các chuyên đề: đạo đức, pháp luật, mỹ học, văn hóa, nghệ thuật, môi trường, dân số; phòng chống các tệ nạn xã hội xâm nhập vào Nhà trường, nhất là phòng-chống ma tuý;
Tổ chức sẳp xếp, trang trí và quản lý phòng truyền thống của Nhà trường; lưu giữ, bảo quản các tặng phẩm, vật kỷ niệm, lưu niệm, hiện vật, khen thưởng của Nhà trường;
Cập nhật, cung cấp các thông tin về mảng công tác của đơn vị mình cho Website của Trường;

e) Công tác Văn phòng Đảng ủy, Văn phòng Công đoàn

– Thực hiện công tác Đảng vụ theo chỉ đạo của Ban Thường vụ Đảng ủy. Trước mỗi phiên họp Đảng ủy, văn phòng có trách nhiệm thông báo mời họp đến các Đảng ủy viên và cung cấp trước tài liệu;

– Thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ. Văn bản, hồ sơ, tài liệu công tác Đảng phải chuyển đúng địa chỉ, đúng đối tượng và được lưu tại Văn phòng Đảng ủy theo đúng quy định;

– Quản lý hồ sơ Đảng viên theo quy chế bảo mật;

– Thực hiện nghiêm túc công tác quản lý, xử lý, chuyển giao, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu công tác Công đoàn Trường theo đúng quy định.