Business continuity plan là gì? Lợi ích và cách thực hiện

Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì cần có những chiến lược mang tính tương lai lâu dài. Bên cạnh đó, họ luôn có những kế hoạch thay thế nhau trong những trường hợp gặp rủi ro. Tất cả các chiến lược đó gộp lại thành business continuity plan. Vậy business continuity plan là gì thì hôm nay vieclam123.vn sẽ giới thiệu cho bạn về khái niệm, lợi ích và cách thức thực hiện nhé.

1. Tổng quan về business continuity plan

1.1. Business continuity plan là gì?

Business continuity plan là một thuật ngữ tiếng Anh, có nghĩa là kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây là một bản kế hoạch được phác thảo từ tổng quan đến chi tiết bao gồm những phán đoán và phòng trừ các trường hợp có thể xảy ra trong tương lai. Đồng thời, doanh nghiệp cần có những hướng giải quyết nhất định và triệt để đối với vấn đề dự đoán. Dựa vào bản phác thảo này mà doanh nghiệp có thể ứng phó kịp thời, không làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh.

Business continuity plan là gì?

1.2. Lợi ích của việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục

1.2.1. Đối với nhân viên

Khi có tình huống xấu xảy ra chẳng hạn công ty bị lỗ vốn hoặc đại dịch xảy ra,  nhân viên sẽ là người rất dễ bị dao động và có những tư tưởng lệch lạc như tìm việc mới, kiếm chỗ làm ngon hơn. Thế nhưng, khi công ty đã có kế hoạch kinh doanh liên tục tức là đã có phương án đối phó với những sự cố như ở trên sẽ giúp ổn định tâm lý, củng cố tinh thần làm việc của nhân viên hơn. Họ có cơ sở niềm tin đối với đội ngũ ban lãnh đạo công ty để tiếp tục làm việc.

1.2.2. Đối với khách hàng

Business continuity plan được xem là cuốn bí kíp sinh tồn cho doanh nghiệp để có cách ăn nói với khách hàng của mình trong tình trạng khủng hoảng. Bộ phận đại diện sẽ có thể đảm bảo được năng lực và khả năng phục hồi của doanh nghiệp để lấy lại lòng tin và sự tín nhiệm của những cộng sự trước đó. Từ đó, khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi hợp tác hoặc sử dụng các sản phẩm của chúng ta.

1.2.3. Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi có business continuity plan sẽ đủ khả năng để thích ứng với những khó khăn trong kinh doanh, sản xuất. Họ có thể chắc chắn hơn về những mục tiêu tài chính, mục tiêu kinh doanh, tiến độ công việc và lợi nhuận ổn định hơn. Cũng nhờ đó, doanh nghiệp có thể khẳng định được vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường.

Doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích

2. Các bộ phận cần thiết của Business continuity plan

2.1. Ban lãnh đạo công ty

Ban lãnh đạo là những người không thể thiếu trong một doanh nghiệp, có chức năng quan trọng trong việc phê chuẩn, đánh giá kế hoạch và đưa ra quyết định. Lãnh đạo thường là những người có kinh nghiệm nhiều năm trong việc điều hành doanh nghiệp nên sẽ có những tư duy và quyết định sáng suốt, có tầm nhìn xa trông rộng. Vì thế, các kế hoạch chiến lược phải được các Sếp thông qua thì mới có thể thực hiện.

2.2. Bộ phận phản ứng nhanh

Đây là bộ phận đầu não của công ty, luôn theo sát tình hình thực hiện dự án. Nếu có vấn đề thì họ chính là người đề xuất các phương án chỉnh sửa hoặc tạm dừng các hoạt động nếu cần. Bộ phận này cần phải nhanh nhạy vạch ra cụ thể từng phương án đối phó để các bộ phận khác thực thi.

2.3. Bộ phận ứng phó khẩn cấp và truyền thông

Khi đội phản ứng nhanh đã đề xuất được cách ứng phó thì bộ phận này sẽ là người thực hiện, giữ đầu mối liên lạc giữa các bộ phận. Bộ phận này cũng sẽ tiến hành truyền thông, quảng bá những thông tin cần thiết tới nhân viên, khách hàng, đối tác của doanh nghiệp. Tốc độ xử lý của bộ phận này cũng yêu cầu tương đương với đội phản ứng nhanh.

Bộ phận ứng phó khẩn cấp và truyền thông

2.4. Bộ phận kỹ thuật và IT

Bộ phận kỹ thuật là bộ phận chuyên hỗ trợ những vấn đề về kỹ thuật hoặc tư vấn công nghệ cho hai bộ phận phản ứng nhanh và ứng phó. Mặc dù đóng vai trò hỗ trợ nhưng bộ phận này rất cần thiết trong tổ chức công ty để không xảy ra những trục trặc kỹ thuật, ảnh hưởng đến tốc độ xử lý vấn đề.

3. Quy cách tổ chức thực hiện Business continuity plan

3.1. Xác định tình hình bối cảnh doanh nghiệp hiện tại

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ tình hình bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp. Họ cần xác định mình đang đứng ở đâu trên thị trường, hoạt động kinh doanh có đem lại hiệu quả không, các sản phẩm dịch vụ đã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng chưa, tổ chức hoạt động của mình đã hợp lý hay chưa, v.v… Chỉ khi xác định được tình hình thực tế của doanh nghiệp thì chúng ta mới có thể chuyển sang những bước tiếp theo.

3.2. Xây dựng kịch bản và phân tích rủi ro

Dựa trên bối cảnh doanh nghiệp vừa xác định được mà chúng ta có thể tưởng tượng và xây dựng nên những kịch bản có thể xảy ra với doanh nghiệp của mình như khủng hoảng tài chính, dịch bệnh diễn ra, thất thu tài sản, v.v… Tất cả vấn đề đều cần đặt ra dưới nhiều góc nhìn để thấy được những vấn đề sâu xa. Từ đó, chúng ta phân tích được những rủi ro trong từng diễn biến kịch bản và có những phương án đối phó thích hợp.

Xây dựng kịch bản và phân tích rủi ro

3.3. Hành động thực hiện các phương án

Tiếp theo, chúng ta vẫn thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục. Trong kế hoạch cũng đã nêu rõ ra những gì có thể xảy ra theo từng giai đoạn, từng hoạt động. Tất cả đều có đường đi nước bước rõ ràng. Việc của bạn là thực hiện đúng như kịch bản. Nếu không có trong kịch bản thì cần phản ứng nhanh và ứng phó kịp thời theo các bộ phận được giao.

Trong quá trình hành động chúng ta phải luôn luôn linh hoạt thay đổi phương án phù hợp nhất theo từng bối cảnh. Đồng thời, khi hành động cần tỉ mỉ, cẩn thận để tránh được những sai sót trong quá trình làm việc, ảnh hưởng đến những kế hoạch phía sau.

3.4. Đo lường và đánh giá hành động thực hiện

Sau đó, chúng ta sẽ tiến hành phân tích, đo lường kết quả đạt được khi hành động thực hiện các dự án. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ để có được những đánh giá sát nhất với thực tế. Từ những đánh giá đó chúng ta có thể thấy được hiệu quả làm việc và năng lực thực tế của doanh nghiệp.

3.5. Cải tiến mô hình kinh doanh liên tục

Trong khi thực thi business continuity plan thì chúng ta vẫn có thể thay đổi một số đầu mục để cải thiện mô hình kinh doanh liên tục. Sau khi đánh giá được những hoạt động theo kế hoạch chúng ta sẽ nhận thấy được một vài lỗ hổng. Việc cấp thiết của doanh nghiệp chính là che lấp lỗ hổng này bằng những phương án mới, có tính khả thi hơn. Mô hình kinh doanh liên tục sẽ luôn cần được cải tiến, nếu không doanh nghiệp sẽ luôn dậm chân tại chỗ, không thể cạnh tranh với các đối thủ khác.

Cải tiến mô hình kinh doanh liên tục

Chung quy lại, business continuity plan chính là một bản kế hoạch tổng thể cho từng kịch bản có thể xảy ra đối với doanh nghiệp kèm theo các giải pháp. Với những kiến thức ở trên thì vieclam123.vn tin rằng bạn đã có thể tự tin nói chuyện với mọi người và giải thích được business continuity plan là gì. Hơn nữa, nếu bạn muốn tìm việc làm liên quan đến business continuity plan thì bạn có thể tìm kiếm ngay tại website này nhé.