Business Process Management là gì? 6 bước thực hiện

Hấp dẫn cả những tập đoàn lớn trên thế giới áp dụng, Business Process Management và những tính năng vượt trội mà chúng mang lại là gì? Cùng Tino Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Business Process Management là gì?

Định nghĩa Business Process Management

Business Process Management (BPM – tạm dịch: quản lý quy trình nghiệp vụ) là một bộ môn sử dụng các phương pháp, công cụ khác nhau để thiết kế, xây dựng mô hình, theo dõi và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Hoạt động này có tác dụng điều phối hành vi nhân sự và toàn bộ hệ thống nhằm tạo ra kết quả tích cực cho chiến lược kinh doanh.

Những quy trình được tạo ra bởi Business Process Management mang tính nhất quán, đồng bộ. Đặc biệt, chúng có khả năng tự động hóa các tác vụ thông thường và tương tác với con người. Business Process Management giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động, tránh lãng phí nguồn tài nguyên và tăng năng suất làm việc.

Đây được xem là một giải pháp ưu việt giúp cải thiện và tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Business Process Management đồng thời khắc phục những lỗ hổng trong quy trình, đưa ra các phán đoán trực quan giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết các vấn đề sai phạm.

Tại sao Business Process Management lại quan trọng?

Business Process Management là giải pháp kinh doanh hiệu quả mà mọi doanh nghiệp nên áp dụng. Giải pháp này sở hữu những kỹ thuật và phương pháp có cấu trúc mang tính nhất quán, giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình theo mong muốn. Nếu không được tối ưu hóa, quy trình kinh doanh sẽ kém hiệu quả và dẫn đến tình trạng “hỗn loạn”. Một số vấn đề mà doanh nghiệp có thể gặp phải nếu không áp dụng Business Process Management:

• Lãng phí thời gian và tài nguyên vào các tác vụ không quan trọng
• Hệ thống kinh doanh dễ phát sinh sự cố hoặc gặp lỗi kỹ thuật bất ngờ
• Thiếu dữ liệu, thông tin quan trọng để đề xuất cho chiến lược kinh doanh
• Năng suất làm việc của nhân viên kém hiệu quả

Business Process Management giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi vận hành công việc, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các hoạt động kinh doanh.

Đặc điểm cơ bản của Business Process Management

• Là một hoặc nhiều hoạt động được thực hiện nhằm hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp
• Không mang tính chất “mì ăn liền”, quy trình luôn được tái cấu trúc
• Là hoạt động liên quan đến cải tiến quy trình làm việc, có thể có hoặc không nhận sự hỗ trợ của công nghệ và các phần mềm tự động hóa
• Chịu sự chi phối bởi người mong muốn và đề xuất cải tiến quy trình, không liên quan đến người thực hiện quy trình đó
• Người chịu trách nhiệm BPM là người có cái nhìn tổng quan nhất về quản lý quy trình nghiệp vụ

5 lợi ích của Business Process Management mang đến cho doanh nghiệp

Thúc đẩy tốc độ kinh doanh

Thị trường được ví như một “đường đua” đầy biến động đòi hỏi doanh nghiệp cần phải ứng biến linh hoạt để giành chiến thắng. Business Process Management chính là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng thị trường. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp dành thời gian “thay da đổi thịt” cho quy trình kinh doanh của mình.

Việc tái cấu trúc và cải tiến quy trình làm việc giúp mô hình kinh doanh trở nên “nhạy bén” hơn với thị trường. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận được kiến thức sâu sắc hơn về những tác động từ việc sửa đổi quy trình hiện tại.

Tiết kiệm chi phí, thúc đẩy doanh thu

Business Process Management tự động hóa các tác vụ đơn giản, tiếp sức cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp khách hàng nhanh chóng tiếp cận sản phẩm/dịch vụ.

Ngoài ra, những giải pháp từ Business Process Management hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ và theo dõi các nguồn lực một cách hợp lý nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thu lại lợi nhuận cao hơn.

Mang lại hiệu quả cao

Business Process Management tạo ra sự tích hợp giữa các hoạt động kinh doanh, mang lại những cải tiến đồng bộ từ đầu đến cuối quy trình. Với những thông tin thu thập được từ Business Process Management, doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện sự kém hiệu quả trong quy trình làm việc và phân bổ lại nguồn lực bổ sung (nếu cần). Điều này mang lại hiệu quả tích cực đối với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Tạo báo cáo trực quan

Một số phần mềm Business Process Management tự động hiển thị chỉ số suất theo thời gian thực, giúp tạo ra tính minh bạch trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, dựa trên bảng kết quả, doanh nghiệp có thể sửa đổi cấu trúc và quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Khả năng bảo mật tốt

Business Process Management toàn diện luôn đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn của pháp luật. Giải pháp này tăng tính bảo mật bằng các ghi lại các thủ tục một cách hợp lý và tạo điều kiện cho doanh nghiệp tuân theo. Doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên bảo vệ thông tin cá nhân và tài sản nguyên vật chất để tránh bị mất mát, trộm cắp hoặc làm dụng.

6 bước thực hiện Business Process Management

Bước 1: Thiết kế

Trước tiên, doanh nghiệp cần phân tích và xem xét các quy tắc kinh doanh trong thời điểm hiện tại. Bạn có thể tham khảo từ các nguồn báo chính thống, những chuyên gia đầu ngành, khách hàng hoặc đội ngũ nhân sự. Sau đó, dựa trên một số yếu tố như: luồng quy trình xử lý, nhiệm vụ, mục tiêu, thủ tục vận hành,…, bạn có thể phác họa quy trình hoàn chỉnh trên mô hình chung. Bước này giúp bạn định hình rõ mục tiêu và hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp.

Bước 2: Mô hình hóa

Trong giai đoạn này, bạn chỉ cần chuyển bản phác họa từ bước 1 sang phần mềm Business Process Management để thử nghiệm và vận hành. Lưu ý, bạn cần chú ý lựa chọn phần mềm BPM phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Bước 3: Thực thi

Bạn có thể thử nghiệm mô hình Business Process Management trực tiếp với nhóm nhỏ người dùng (một phòng ban, một team, một nhóm đối tượng cụ thể,…). Trong quá trình thử nghiệm, bạn cần xem xét những ưu điểm và hạn chế của mô hình, điều chỉnh lại cho đến khi hoàn thiện nhất. Cuối cùng, bạn chỉ cần áp dụng mô hình cho toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.

Bước 4: Theo dõi

Giai đoạn này được thực hiện dựa trên các chỉ số hiệu suất (KPI) thông qua các báo cáo hoặc trang tổng quan. Bạn cần tập trung theo dõi các chỉ số vĩ mô hoặc vi mô của toàn bộ quy trình so với các phân đoạn quy trình.

Bước 5: Tối ưu hóa

Dựa trên thông tin hiệu suất đã theo dõi ở giai đoạn 4, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những hạn chế như: các điểm tắc nghẽn, bất hợp lý , mối đe dọa tiềm tàng trong quy trình,…, hoặc điểm mạnh như: cơ hội tiềm năng để giảm chi phí, cải thiện quy trình. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp thu lại những kết quả chính xác và giá trị nhất cho mình.

Bước 6: Thiết kế lại

Đây là bước cùng của chu trình Business Process Management. Ở bước này, bạn sẽ sử dụng lại kết quả trong giai đoạn tối ưu hóa để tái cấu trúc lại quản lý quy trình nghiệp vụ. Trong một số trường hợp, bước thiết kế lại thường được tích hợp vào bước tối ưu hóa (bước 5).

Business Process Management được xem là “cây hái ra tiền” của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Áp dụng giải pháp này không chỉ tạo nên động lực thúc đẩy sự phát triển mà còn giúp doanh nghiệp tạo ra sự toàn diện trong công cuộc chuyển đổi số.

Những câu hỏi thường gặp về Business Process Management

BPM Tools là gì?

BPM Tools hay Business Process Management Tools là những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mô hình Business Process Management (quản lý quy trình nghiệp vụ) như: công cụ mapping, automation, mô hình hóa, quản lý và tối ưu,… Doanh nghiệp có thể tìm thấy các tổ chức công nghệ thông tin cung cấp BPM Tools trên thế giới như: IBM BPM, Oracle BPM, Nintex, TIBCO Software,…

Business Process Management có phải là một dự án?

Câu trả lời là “Không!”. Business Process Management chỉ đơn giản là một hay nhiều hoạt động phát sinh từ một dự án. Quy trình Business Process Management có thể tái cấu trúc nhiều lần dù dự án đó đã kết thúc.

Business Process Management trong quản lý nhân sự như thế nào?

Business Process Management giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình nhân sự từ đầu đến cuối như: tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng, phê duyệt bảng chấm công,… Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được chi phí, thời gian và sự phức tạp của biểu mẫu, giấy tờ.

Tiêu chuẩn chọn lựa công cụ Business Process Management là gì?

Có khả năng lập sơ đồ quy trình trực quan
Thiết kế theo dạng drag and drop
Kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò, hỗ trợ cho các thiết bị di động
Cho phép đăng nhập một lần
Tích hợp với các phần mềm hiện có của doanh nghiệp, hỗ trợ phân tích và báo cáo
Cơ sở người dùng có hiệu suất lớn

Tại sao phải sử dụng phần mềm Business Process Management (BPM)?

Hiện nay, sử dụng công nghệ gần như là điều kiện tiên quyết của mọi doanh nghiệp hiện đại. Trong cuộc đua chuyển đổi số, doanh nghiệp đầu tư phần mềm, công nghệ đều có sự bứt phá ngoạn mục. Và Business Process Management (quản lý quy trình nghiệp vụ) cũng không ngoại lệ. Có hơn 68% doanh nghiệp đầu tư phần mềm BPM và 56% trong số đó thừa nhận tính năng vượt trội mà phần mềm mang lại (Theo Mordor Intelligence).

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

• Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Tổng đài miễn phí: 1800 6734
• Email: [email protected]
• Website: www.tino.org